Czy uważasz się za zapracowanego menedżera?
Jeśli tak, to który opis bardziej do ciebie pasuje?
Miejmy nadzieję, że widzisz, że te dwa sposoby wyjaśniania terminu "zajęty" mają bardzo różne konotacje. Są szanse, że jako menedżer często będziesz zajęty w sensie posiadania rzeczy do zrobienia. Będziesz miał cele i priorytety, a twój zespół będzie szukał u ciebie porady. Jednak ciągłe bycie zajętym jest czymś, czego można zdecydowanie uniknąć, odnosząc sukcesy Strategie zarządzania czasem.
W tym wpisie na blogu podzielimy się naszymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania czasem. Niektóre z nich są stosunkowo łatwe do zastosowania, a inne będą wymagały poważnego przewartościowania nawyków związanych z pracą. Jesteśmy jednak przekonani, że umiejętność efektywnego zarządzania czasem jest warta wysiłku.
Zdecydowanie zalecamy rozpoczęcie pracy nad umiejętnościami zarządzania czasem od przeanalizowania swoich nawyków związanych z pracą. Dlaczego jesteś zajęty? Być może każdego dnia spędzasz godziny siedząc na spotkaniach? A może często zmieniasz kontekst, próbując sprostać nowym zadaniom i wyzwaniom, gdy tylko się pojawią? Spróbuj ocenić swój sposób pracy i dostrzec potencjalne obszary do poprawy.
Jak podejść do takiej analizy? Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowanie do śledzenia czasu pracownikówmożesz polegać na danych historycznych. W przeciwnym razie poświęć kilka dni na zanotowanie tego, co robisz i ile czasu zajmuje Ci wykonanie tego. Możesz także spróbować wyłapać sygnały ostrzegawcze: stres, negatywne informacje zwrotne od zespołu, niemożność wykonania ważnych zadań na czas. Nadal będziemy starać się przekonać Cię do właściwego śledzenia czasu (patrz wskazówka #7), ale szybkie notatki mogą być dobrym początkiem do zrozumienia, dlaczego jesteś tak zajęty.
Czy potrafisz wymienić główne cele, które chcesz osiągnąć w tym tygodniu/miesiącu/kwartale? Czy potrafisz powiedzieć, do którego ogólnego celu przyczynia się twoje bieżące zadanie? Aby być produktywnym menedżerem, powinieneś mieć jasne cele dostosowane do celów firmy i zespołu. Poświęcenie kilku dni na zaprojektowanie celów dla swojego zespołu i siebie może zaoszczędzić wiele czasu na dłuższą metę. Łatwiej będzie utrzymać koncentrację i motywację, gdy wiesz, że pracujesz nad konkretnym, mierzalnym celem. Co więcej, będziesz w stanie skutecznie unikać marnowania czasu - działań, które mogą wydawać się pilne, ale w rzeczywistości mają niewiele wspólnego z sukcesem twojego zespołu.
Teraz, gdy zdefiniowałeś cele, powinieneś nakreślić i ustalić priorytety zadań, które doprowadzą Cię do ich osiągnięcia. Będąc menedżerem, prawdopodobnie będziesz pracować tylko nad niektórymi zadaniami, więc postaraj się wybrać te, które naprawdę wymagają Twojej wiedzy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o technikach ustalania priorytetów, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po priorytetyzacja zadań projektowych.
Skoro już jesteśmy przy temacie priorytetów i zarządzania czasem, absolutnie kluczowe jest, aby pamiętać, że należy trzymać się swoich priorytetów. Ryzykując, że zabrzmi to jak bzdury: nie pracuj nad rzeczami tylko dlatego, że są ekscytujące!
Wyobraźmy sobie następujący scenariusz: jesteś kierownikiem wyższego szczebla w agencji kreatywnej. Rozpocząłeś kariera jako projektant UXi nadal cenisz sobie poczucie płynności podczas pracy nad makietami. Twoja obecna praca wymaga od Ciebie przeglądu wszystkich kreatywnych propozycji przygotowanych przez Twoją agencję i współpracy z zespołem specjalistów UX i ilustratorów. Wierzysz, że są świetni w swojej pracy, ale nadal lubisz, od czasu do czasu, wskoczyć i przejąć niektóre projekty. Tego typu zachowanie to oznaka mikrozarządzaniaale może to również mieć negatywny wpływ na produktywność.
Nie chcemy przez to powiedzieć, że powinieneś poświęcać swoje dni na przyziemne zadania - w końcu twoje główne obowiązki menedżerskie również będą cię ekscytować. Chodzi o to, aby pozostać na dobrej drodze i zbliżyć się o krok do osiągnięcia swoich celów. Jednakże, jeśli czujesz się sfrustrowany swoimi obecnymi obowiązkami i wolałbyś odkryć inną ścieżkę kariery. Ścieżka kariery w innych technologiachMoże to być znak, aby przyjrzeć się bliżej tej potrzebie.
Nowe e-maile pojawiające się w skrzynce odbiorczej, powiadomienia Slack, pracownicy wchodzący do biura z pytaniem "czy mogę zająć chwilę?". - jesteśmy pewni, że większość menedżerów może wymienić wiele potencjalnych zakłóceń występujących w ciągu dnia pracy. Jako menedżer prawdopodobnie nie unikniesz wszystkich rozpraszaczy, ale możesz zarządzać nimi bardziej efektywnie. Ustal pewne zasady, zarówno dla siebie, jak i dla swojego zespołu. Na przykład, możesz zdecydować, że będziesz sprawdzać pocztę e-mail tylko dwa razy dziennie i natychmiast zajmować się wszystkimi pilnymi wiadomościami, zamiast "oznaczać je gwiazdką" i zostawiać na później. Innym pomysłem może być zaplanowanie w kalendarzu okresu "nie przeszkadzać". Może to zdziałać cuda dla twojej produktywności, o ile poświęcisz go na skoncentrowaną pracę.
Niektórzy ludzie najlepiej pracują słuchając muzyki na dźwiękoszczelnych słuchawkach. Inni doceniają małe rytuały na początku sesji pracy w skupieniu - na przykład parzenie zielonej herbaty. Czy potrafisz zidentyfikować rzeczy i okoliczności, które wspierają twoje skupienie? Wiedza o tym, co sprawia, że jesteś w stanie flow, będzie niezwykle pomocna w zarządzaniu czasem, o ile zastosujesz się również do następnej wskazówki.
Gdy zdasz sobie sprawę z tego, co wspiera Twoją produktywność, wykorzystaj to. Jeśli jesteś najbardziej produktywny przed południem, ustaw blok czasowy poświęcony głębokiej pracy. Jeśli zmagasz się z kreatywnymi zadaniami w drugiej połowie dnia pracy, zaplanuj je na wczesne godziny. Znajomość swoich wzorców produktywności i maksymalne ich wykorzystanie to podstawa doskonałego zarządzania czasem.
Dużo rozmawialiśmy o analizowaniu swoich nawyków w pracy i wzorców produktywności. Czy wiesz, co pomoże Ci je zauważyć? Śledzenie czasu pracy. Oczywiście nie mówimy tu o kartach czasu pracy, które podpisujesz pod koniec tygodnia lub miesiąca tylko po to, by przestrzegać wytycznych organizacji. Są one często bezużyteczne do pomiaru czegokolwiek. Ale jeśli wypełniasz swoją kartę czasu pracy w czasie rzeczywistym za pomocą solidnego aplikacja do śledzenia czasuZ tych danych można się wiele nauczyć. Zobaczysz, jak spędzasz czas w pracy: ile czasu poświęcasz na bieżące zadania, zarządzanie zespołem lub potencjalne czynniki rozpraszające. Mając tę wiedzę pod ręką, możesz dokonać optymalizacji: objąć Efektywne zarządzanie spotkaniamiwypróbować różne techniki zarządzania czasemi przesuwać rzeczy w kalendarzu.
Dodatkowa zaleta: jeśli korzystasz ze śledzenia czasu pracy w całym zespole, możesz również uzyskać więcej informacji na temat produktywności swoich pracowników i śledzić postępy ich projektów. Przeczytaj więcej o zarządzanie czasem pracy.
Szukając optymalizacji w swoim harmonogramie, nie powinieneś zapominać o swoim zespole. Oczywiście nadal będziesz potrzebował czasu, aby z nimi porozmawiać, przekazać im informacje zwrotne i pomóc im w rozwoju zawodowym. Dobrym pomysłem jest ustalenie czasu na spotkania indywidualne z wyprzedzeniem, aby o nich nie zapomnieć lub nie zaplanować ich w nieoptymalnym czasie. Więź i komunikacja z zespołem jest ważna z wielu powodów, ale jeden z nich ma bezpośredni związek z zarządzaniem czasem. Wiedząc więcej o mocnych i słabych stronach swoich kolegów z zespołu, będziesz lepiej wiedział, komu powinieneś delegować dane zadanie.
Co dzieje się z Twoim kalendarzem, gdy masz "pusty" dzień? Najprawdopodobniej ludzie zaczynają planować spotkania, burze mózgów, rozmowy kwalifikacyjne z potencjalnymi pracownikami itp. Oczywiście, czasami po prostu musisz wziąć udział w spotkaniu, ale możesz to zrobić na swoich warunkach. Skorzystaj z kalendarza online, aby zablokować czas, który już wiesz, że poświęcisz na określoną aktywność, np. sesje pracy w skupieniu. Nie oznacza to, że powinieneś blokować całe swoje dni tylko dlatego, że nie chcesz być niepokojony przez spotkania lub inne prośby. Jak już wspomnieliśmy, nie będziesz w stanie uniknąć ich raz na zawsze. To, co zdecydowanie możesz zrobić, to umieścić swoje najważniejsze działania w kalendarzu i zostawić trochę czasu dla innych.
Nakreślone cele? Zadania uszeregowane według priorytetów? Świetnie! Teraz nadszedł czas, aby upewnić się, że ty i twoi koledzy z zespołu macie wystarczająco dużo pracy w ciągu dnia. Utrzymanie optymalnego wykorzystanie zasobów ma kluczowe znaczenie: nie chcesz przepracowywać swoich pracowników (lub siebie), ale musisz także unikać niedostatecznego wykorzystania.
Jak to wpływa na zarządzanie czasem? Jako menedżer powinieneś być skłonny do delegowania niektórych zadań swoim kolegom z zespołu. Jeśli nie masz pewności co do ich obciążenia pracą, możesz nieumyślnie wywierać dodatkową presję na kogoś, kto i tak ma już dużo na głowie.
Być może zastanawiasz się teraz: w jaki sposób powinienem śledzić obciążenie pracą i wykorzystanie moich pracowników? Nie chodzi o patrzenie pracownikom głęboko w oczy w poszukiwaniu oznak zmęczenia. A planista zasobów jak Teamdeck zapewnia niezawodny sposób śledzenia harmonogramów ludzi i optymalizowania ich pod kątem lepszej produktywności. Będziesz także mógł monitorować swój własny harmonogram, a gdy zauważysz, że staje się on napięty, możesz z wyprzedzeniem delegować zadania swojemu zespołowi.
Narzędzia do planowania zasobów, takie jak Teamdeck, zapewniają doskonały wgląd w obciążenie pracą zespołu, karty czasu pracy i urlopy. Brzmi jak dobre rozwiązanie dla Twojego zespołu? Napisz do nas i Zaplanuj prezentację produktu z Joanną.
Przepracowanie źle wpływa na samopoczucie i może odbić się na życiu osobistym. Zapracowani menedżerowie są również gorsi w swojej pracy: zarządzaniu zespołami. Badania ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) pokazuje, że "szefowie z większym (w porównaniu z mniejszym) obciążeniem pracą traktowali priorytetowo podstawowe zadania techniczne, a nie sprawiedliwe traktowanie pracowników, w wyniku czego rzadziej byli zgłaszani przez swoich pracowników jako działający sprawiedliwie".
Z pewnością nie chcesz być takim menedżerem. Skorzystaj z naszej listy wskazówek dotyczących zarządzania czasem i wybierz kilka punktów, które najbardziej do ciebie przemawiają. Następnie pracuj nad ich wdrożeniem w ciągu najbliższych kilku tygodni. Prawdopodobnie wkrótce zobaczysz prawdziwą różnicę. Powodzenia!
Jednym z najtrudniejszych zadań dla właścicieli firm i menedżerów zasobów jest planowanie zmian. Zaplanowanie, kto kiedy i nad czym powinien pracować, w oparciu o osobiste preferencje i...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...
