Kiedy jesteś odpowiedzialny za projekt, zazwyczaj dobrze wiesz, co twój zespół musi zrobić, aby spełnić wymagania projektu. Co jednak w sytuacji, gdy klient zaproponuje nową funkcję, choćby najmniejszą, nad którą należy zacząć pracować w ramach istniejącego zakresu projektu?
Czego nauczysz się dzięki temu artykułowi?
Jako kierownik projektu prawdopodobnie znasz ten scenariusz, ponieważ projekty często zmieniają się z powodu opinii użytkowników lub dynamicznych warunków rynkowych. Jest to naturalne i może prowadzić do bardzo pozytywnych rezultatów (na przykład lepszej jakości produktu końcowego). Problem polega jednak na tym, że te nieoczekiwane zmiany mogą skutkować rozszerzeniem zakresu do punktu, w którym masz bardzo niewielką kontrolę nad postępem projektu.
Przyjrzyjmy się bliżej pełzaniu zakresu projektu i omówmy, jak można sobie z nim radzić w karierze kierownika projektu.
Po pierwsze, jaki jest zakres projektu? Zakres w zarządzaniu projektami jest rozumiany jako wszystkie zadania, procesy, działania, wymagania i rezultaty projektu. Mówiąc prościej, jest to cała praca wymagana do ukończenia projektu.
Zakres projektu jest częścią planowania projektu. Wynikiem tej fazy cyklu życia zarządzania projektem jest deklaracja zakresu projektu. Jest to dokumentacja zakresu projektu (nazywana również "deklaracją zakresu" lub "zakresem zadań"), która zawiera ustaloną listę kontrolną dokładnych
Po określeniu zakresu projektu nadchodzi czas na fazę zwaną planem zarządzania zakresem projektu. Określa on wszystkie procesy związane z realizacją projektu i służy jako wytyczne do utrzymania projektu w ramach określonych oczekiwań i ograniczeń.
Najprostszym sposobem na opisanie scope creep jest stwierdzenie, że jest to dodawanie funkcji i wymagań, które wykraczają poza uzgodniony zakres projektu. Obie części tej definicji są ważne, ponieważ zmiana lub rozszerzenie zakresu projektu niekoniecznie jest tym samym, co pełzanie zakresu.
Wręcz przeciwnie, zmiana jest całkowicie normalną rzeczą w zarządzaniu projektami. Zakres projektu rozrasta się, gdy zmiany nie są uzgodnione, a wzrost wymagań projektowych jest niekontrolowany.
Zgodnie z definicją zawartą w PMBOK® Guide (wydanie 5), scope creep to niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez dostosowania do czasu, kosztów i zasobów. Opis ten podkreśla kluczowy czynnik, który powinien pomóc wyobrazić sobie potencjalne konsekwencje scope creep. Mówię o tym, jak te nowe funkcje w zakresie projektu nie są dostosowane do harmonogramu, zasobów lub budżetów. Zasadniczo oznacza to, że każda (lub wszystkie) z tych zmiennych może pójść bardzo źle i zatopić projekt.
Teraz, gdy zdefiniowaliśmy scope creep, omówmy jego główne przyczyny.
Scope creep może być spowodowany kombinacją następujących czynników:
Słaby zakres projektu. Jest to zazwyczaj główny czynnik, który przyczynia się do rozszerzania zakresu projektu. Gdy zakres projektu jest niejasny lub nie istnieje, jak można go kontrolować? Posiadanie jasnej deklaracji zakresu nie jest jednak ostatecznym rozwiązaniem tego wyzwania. Należy zweryfikować zakres i podpisać go ze wszystkimi interesariuszami projektu.
Kolejny problem może wystąpić, gdy nie skonsultujesz wymagań z odpowiednimi osobami w zespole. Na przykład, niektóre wymagania mogą okazać się technicznie niewykonalne, nawet jeśli ich zakres jest jasny, a klient wyraził na nie zgodę. Dlatego tak ważne jest, aby:
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym procesie? Sprawdź nasze przewodnik po zarządzaniu zakresem projektu. Pomoże to w skutecznym zarządzaniu zakresem.
Pełzanie zakresu jest również prawdopodobne, gdy nie masz ustalonych procedur postępowania z żądaniami zmian. A może ustaliłeś pewne zasady kontroli zmian, ale interesariusze nie są ich świadomi. W następnej części tego wpisu na blogu porozmawiamy nieco więcej o zarządzaniu zmianami, aby nie wykoleiły one projektu.
Jedną z mniej oczekiwanych przyczyn pełzania zakresu jest sytuacja, w której członkowie zespołu są pod bezpośrednim wpływem klienta, aby dodać nową funkcję lub rozszerzyć istniejącą. Taka zewnętrzna presja może być trudna do zauważenia dla kierowników projektów, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu nie komunikują jej w przejrzysty sposób.
Innym możliwym zagrożeniem jest sytuacja, w której interesariusze wykazują zróżnicowane zaangażowanie w projekt. Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient nie poświęca zbyt wiele uwagi zakresowi projektu na etapie zbierania wymagań. Być może jest zajęty innymi sprawami lub po prostu nie jest zaangażowany w projekt. Gdy jednak zobaczy pierwsze efekty Twojej pracy, nagle staje się bardziej zaangażowany i zaczyna wymyślać nowe funkcje lub redefiniować cele projektu. Można sobie wyobrazić, jak łatwo może to doprowadzić do rozszerzenia zakresu projektu.
Wreszcie, musimy wspomnieć o wpływach zewnętrznych, które często są poza naszą kontrolą. Trudno jest przygotować się na nieoczekiwane scenariusze, ale jako kierownik projektu powinieneś mieć przygotowane plany awaryjne. Pomogą ci one zarządzać zmianami, nawet jeśli zaskoczą cię one same.
Jak widać, istnieje wiele możliwych przyczyn scope creep - nasza lista zdecydowanie nie jest wyczerpująca. To, o czym należy pamiętać, to fakt, że scope creep może również wystąpić z powodu kombinacji różnych czynników. Dlatego warto wiedzieć, w jaki sposób można potencjalnie uniknąć tego zjawiska.
Na początek powiedzmy, że zmiany zakresu nie są czymś, czego należy unikać za wszelką cenę. Jeśli pracujesz w zwinnym środowisku, to prawdopodobnie spodziewasz się zmian. To, co chcesz złagodzić, to wynik niekontrolowanego wzrostu zakresu. Przyjrzyjmy się kilku strategiom zapobiegania scope creep:
Niektórzy kierownicy projektów mogą uważać, że "stworzenie jasnego zakresu projektu" jest często łatwiej powiedzieć niż zrobić - i mieliby rację. W przypadku wielu projektów, zwłaszcza innowacyjnych, może nie być 100% pewności co do tego, jak będzie wyglądał gotowy produkt. Tak jest w przypadku wielu projektów rozwoju oprogramowania, w których zmiany są często wprowadzane w oparciu o opinie użytkowników i testy. Zespoły projektowe stają przed kolejnym wyzwaniem, gdy decydują się na wykorzystanie najnowocześniejszych technologii lub eksperymentalnych rozwiązań.
Nie oznacza to jednak, że w takich scenariuszach na pewno dojdzie do "scope creep". Nadal możesz zwiększyć swoje szanse na zbudowanie rozsądnego zakresu, zaczynając od tak zwanej fazy odkrywania projektu. Jest to okres, w którym można testować hipotezy, kwestionować założenia lub budować prototypy. Wszystko po to, aby zweryfikować swoje pomysły i sprawdzić, czy proponowane rozwiązania są wykonalne.
Właśnie omówiliśmy kilka najlepszych praktyk unikania scope creep, ale co jeśli już go doświadczasz? Być może zaczęło się od pozornie drobnych wniosków o zmianę, a może interesariusze oczekiwali dodatkowych funkcji od początku projektu. Zarządzanie scope creep jest możliwe, a oto kilka opcji dla Ciebie.
Po pierwsze, scope creep może być zniechęcający, ale nie jest to czas, aby stać się biernym i pokonanym. Projekty, które doświadczają scope creep, wciąż mogą zakończyć się sukcesem.
Upewnij się, że przyjrzałeś się bliżej wszystkim wnioskom o zmiany i dokładnie przeanalizowałeś ich konsekwencje. Oceń, w jaki sposób zmiany wpłyną na budżet i harmonogram projektu. Nawet jeśli Twój zespół wdrożył już daną zmianę, nadal warto zbadać jej potencjalny wpływ na resztę projektu.
Jest to również świetny czas, aby zwrócić uwagę na prognozowanie zasobów. Prośby o zmianę mogły również wpłynąć na ten aspekt projektu. Czy masz wystarczającą liczbę członków zespołu, aby zrealizować ten projekt? Czy konieczne będzie zatrudnienie/outsourcing niektórych osób? Weź pod uwagę dostępność pracowników i obciążenie pracą zespołu pod uwagę (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Nie chcesz nadmiernie wykorzystywać członków zespołu i potencjalnie nawet ich wypalić z powodu rozszerzenia zakresu.
Inną strategią radzenia sobie z rozrostem zakresu jest usunięcie niektórych początkowych wymagań. Jeśli zaległości w projekcie są uszeregowane według priorytetów, powinieneś być w stanie zidentyfikować elementy, które można zamienić na nowo dodane. W rezultacie można zyskać dodatkowy czas i koszty realizacji projektu.
W miarę napływu wniosków o zmiany, zespół może być nieco zdezorientowany co do oczekiwań związanych z projektem. To z kolei może prowadzić do pozłacania i poświęcania jeszcze większej ilości czasu na niektóre zadania. Powinieneś dokładnie sprawdzić, czy każdy z członków zespołu rozumie nowe wymagania projektu.
Nie zapomnij spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy. Pełzanie zakresu wpływa również na to. Być może teraz warto omówić z interesariuszami projektu utworzenie podprojektu (podprojektów) lub uruchomienie MVP? Jedną z wad pełzania zakresu jest to, że zespoły tracą impet, a projekty trwają dłużej niż oczekiwano. Dostarczenie części zakresu projektu jako oddzielnej wersji może pomóc odzyskać ten impet i sprawić, że zespół poczuje się bardziej spełniony. Takie podejście przynosi również korzyści biznesowe: wczesne wydanie MVP (minimum viable product) może pomóc klientowi przetestować produkt i odnieść wczesny sukces wśród klientów.
Wreszcie, nawet jeśli doświadczasz pełzania zakresu, nadal powinieneś regularnie monitorować stan swojego projektu. Raporty z projektów pomoże ci ocena wydajności zespołu i obliczyć skutki rosnącego zakresu.
Scope creep nie jest rzadkim zjawiskiem. Jako kierownik projektu jesteś prawie pewien, że zmierzysz się z nim w pewnym momencie swojej kariery. Połowa respondentów ankietowanych przez Project Management Institute w 2018 roku Ankieta Pulse of the Profession doświadczyło rozszerzenia zakresu w ciągu ostatnich 12 miesięcy. W 2020 r, nowsze wydanie tego raportu wykazały, że firmy, które są bardziej dojrzałe pod względem swoich możliwości, są mniej dotknięte pełzaniem zakresu niż organizacje o niskiej dojrzałości (30% do 47%).
Te spostrzeżenia nie są zaskakujące, ponieważ pełzanie zakresu, choć potencjalnie szkodliwe, jest możliwe do opanowania, zwłaszcza przez dobrze zorientowanych kierowników projektów i kadrę kierowniczą. Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomógł ci odkryć sposoby zarządzania scope creep z korzyścią dla twojego zespołu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami? Sprawdź inne opublikowane przez nas materiały dla kierowników projektów:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...