Rozpoczęcie nowej pracy na stanowisku kierownika projektu może być stresujące: niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy osobą dopiero rozpoczynającą karierę kierownika projektu, prawdopodobnie napotkasz nowe wyzwania. Dobrą wiadomością jest to, że dostałeś pracę, więc twój nowy pracodawca jest przekonany o twoich umiejętnościach zarządzania projektami. Nadszedł czas, aby przygotować się i rozpocząć nową pracę na właściwej stopie. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, jak przygotować się do zabłyśnięcia na nowym stanowisku.
Są rzeczy, które można zrobić przed pierwszym dniem pracy. Po pierwsze, załatw niezbędne formalności. Czy są jakieś dokumenty, które należy dostarczyć do zespołu HR nowej firmy? Warto również dokładnie sprawdzić swoje świadczenia pracownicze. Czasami są one dostarczane z opcjonalnymi pakietami, więc lepiej przemyśleć je wcześniej.
Pamiętaj o logistyce: jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, aby uniknąć niepotrzebnego stresu, jest zaplanowanie i przetestowanie dojazdów do pracy. Upewnij się, że masz jasny pogląd na temat ubioru w nowym biurze, ustaleń dotyczących parkowania, dostępu do budynku itp. Poświęć chwilę na analizę swojego sprzętu. Jeśli pracujesz w biurze, prawdopodobnie czeka na ciebie stacja robocza. Na stanowisku zdalnym możesz być jednak odpowiedzialny za skompletowanie niezbędnego sprzętu. Jeśli w dowolnym momencie tego okresu przed pracą pojawią się pytania. Nie wahaj się skontaktować z nowym pracodawcą.
Zbadanie nowej firmy może być cennym krokiem. To prawda, prawdopodobnie zrobiłeś już trochę poszukiwań przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej, więc masz dobre pojęcie o tym, co robią i jak są zorganizowani. Teraz nadszedł czas, aby lepiej zrozumieć kulturę firmy. Sprawdź firmowe kanały mediów społecznościowych lub przejrzyj podręcznik pracownika, jeśli już go otrzymałeś. Nie zastanawiaj się zbyt długo! To zadanie ma sprawić, że poczujesz się pewniej w związku z nadchodzącą zmianą kariery, a nie sprawić, że będziesz szukał jakichkolwiek "czerwonych flag".
Wreszcie, upewnij się, że wykorzystujesz czas między pracą, aby trochę pożyć i zrelaksować się. Zasłużyłeś na ten czas wolny: wykorzystaj go jak najlepiej! Twoim priorytetem powinno być przybycie do nowego miejsca pracy z dużą ilością pozytywnej energii, nie tracąc snu i starając się przygotować do pracy.
Wdrażanie nowych pracowników jest ważnym procesem we wszystkich organizacjach. Twój nowy pracodawca prawdopodobnie ma ustaloną procedurę lub nawet specjalną ścieżkę dla nowych kierowników projektów dołączających do zespołu. Szczegóły dotyczące wdrażanie projektu Proces ten będzie różnił się w zależności od firmy. Jedno jest jednak pewne: dowiesz się wielu nowych informacji. Aby nie dać się przytłoczyć, postaraj się uwzględnić te cztery aspekty podczas porządkowania nowej wiedzy i zadawania dalszych pytań:
Przejdźmy przez nie jeden po drugim.
Proces. Jeśli masz zarządzać projektami w organizacji, musisz być świadomy wszelkich ustalonych procedur związanych z projektami. Prawdopodobnie omówiłeś już podstawy podczas procesu rekrutacji i znasz np. metodologię zarządzania projektami, którą stosuje Twoja nowa firma. Zapytaj o szablony, zwyczaje dotyczące raportowania, spotkania (w tym spotkania scrum), procedury komunikacji, cykl życia projektu itp. Twoim celem jest zarządzanie projektem w sposób, który jest skuteczny, ale także znany Twojemu zespołowi.
Oczywiście mogłeś zostać mianowany osobą odpowiedzialną za tworzenie nowych procesów i budowanie kultury zarządzania projektami w danej firmie. Warto jednak znać dotychczasowe procesy, aby móc je usprawnić.
Narzędzia. Większość kierowników projektów nie wyobraża sobie wykonywania swojej pracy bez dostępu do oprogramowania, które pomaga im zachować porządek i informować członków zespołu. Być może będziesz musiał nauczyć się korzystać z nowego narzędzia, chyba że Twoja nowa firma korzysta z aplikacji, które już znasz. Najprawdopodobniej będziesz mieć do czynienia z tego typu narzędziami online:
Zobacz także: Zwiększające produktywność aplikacje Slack dla kierowników projektów
Jeśli zarządzasz projektem programistycznym, powinieneś również dowiedzieć się, z jakich narzędzi korzysta Twój zespół (np. narzędzia do śledzenia błędów, repozytoria kodu, narzędzia do tworzenia makiet). Znajomość aplikacji i narzędzi używanych przez członków zespołu jest również niezbędna w wysoce wyspecjalizowanych branżach, takich jak budownictwo. Możesz nie znać się na konkretnej aplikacji, ale powinieneś wiedzieć, co ona robi i kto z niej korzysta. Dzięki temu będziesz w stanie sprawnie komunikować się ze swoim zespołem.
Projekty. Zwykle, gdy zaczynasz pracę jako nowy kierownik projektu w organizacji, dzieje się tak dlatego, że istnieje projekt, który wymaga lidera. Jednym z pierwszych priorytetów powinno być zdobycie jak największej ilości informacji na jego temat. Zakres, harmonogram, wymagania, budżet, ryzyko, zależności: wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć pracę. W zależności od etapu projektu, być może będziesz musiał również porozmawiać ze swoim poprzednikiem: może się zdarzyć, że przejmiesz projekt od kogoś innego. Zapytaj o dotychczasowe postępy, wszelkie problemy, które pojawiły się po drodze, relacje z interesariuszami. Staraj się zachęcać do szczerych odpowiedzi: cukrowanie tylko utrudni ci pracę na dłuższą metę. Przejrzyj dokumentację projektu i oceń, czy jest aktualna i kompletna. Jeśli nie, zapytaj o elementy, co do których nie masz pewności.
Jeśli to możliwe, postaraj się również zebrać informacje o innych projektach Twojej firmy. Być może będziesz w stanie zauważyć pewne wzorce i odkryć obszary poprawy lub ryzyka. W trakcie tego procesu dowiesz się także więcej o członkach swojego zespołu.
Klienci. Każdy projekt ma swoich interesariuszy. Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem wewnętrznym, czy też klient zewnętrzny wynajął Twoją firmę, musisz mieć świadomość, kto to jest. Jedną z kluczowych części roli kierownika projektu jest budowanie dobrych relacji z interesariuszami. Nie oznacza to, że powinieneś być osobą, która się zgadza, wręcz przeciwnie: gdy klient ufa twojemu osądowi, powinno być łatwiej przekonać go do czegoś, czego ty i twój zespół nie popieracie. Poznając swojego klienta, postaraj się dowiedzieć więcej o jego działalności. Cel stojący za projektem, którym zamierzasz zacząć zarządzać, baza użytkowników, wszelkie badania, które przeprowadzili przed uruchomieniem: te spostrzeżenia pomogą ci podejmować lepsze decyzje dotyczące projektu.
Kiedy rozpoczynasz nową pracę w zarządzaniu projektami, odpowiednie przedstawienie się będzie miało ogromne znaczenie. Istnieją trzy grupy współpracowników, o których powinieneś pamiętać:
Twój zespół projektowy. Jak zapewne się domyślasz, relacje kierownika projektu z jego zespołem są kluczowe. Po pierwsze, dowiedz się, kto jest w zespole projektowym i jakie są ich role (zarówno na poziomie firmy, jak i projektu). Aktywnie słuchaj ich spostrzeżeń: mogą powiedzieć ci rzeczy o projekcie lub kliencie, których nie będziesz w stanie dowiedzieć się od osób, które nie pracowały w zespole.
Zachęcanie do przekazywania informacji zwrotnych i szczerej komunikacji. Budowanie kultury przejrzystość projektu pomoże ci rozwinąć zaufanie między tobą a twoim zespołem. Od samego początku staraj się jasno określić swoją rolę jako kierownika projektu i ustal pewne podstawowe zasady. Pomoże ci to utrzymać równowaga między życiem zawodowym a prywatnym i zapobiegać job creep.
Menedżerowie. Spotkanie z szefem jest nieuniknioną (i niezbędną) częścią procesu wdrażania. Jedna z ciekawszych wskazówek dotyczących tej relacji pochodzi od Owena Gadekena, który napisał:
"Być może pytasz teraz: "A co ze spotkaniem z nowym szefem?". Tak, to zawsze jest ważne i prawdopodobnie miałeś już co najmniej jedno spotkanie. Zalecam jednak, aby celowo odłożyć wszelkie kolejne spotkania, dopóki nie będziesz w stanie zebrać wystarczającej ilości informacji, aby dokonać przynajmniej wstępnej oceny swojego projektu; w przeciwnym razie może się okazać, że składasz obietnice lub zobowiązania, których nie możesz dotrzymać. "
Źródło: Gadeken, O. C. (2009). Jesteś nowym kierownikiem projektu: wskazówki na dobry początek. Referat przedstawiony na PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Inni współpracownicy. Prawdopodobnie skorzystasz na poznaniu jak największej liczby współpracowników, zwłaszcza jeśli twoja organizacja zatrudnia mniej niż, powiedzmy, 500 osób (zadanie to może być niemożliwe w dużych korporacjach). Możesz nawet zapytać swój zespół: "kogo powinienem znać?". Jako kierownik projektu możesz potrzebować współpracy z zespołami HR, kierownikami biur, działem sprzedaży, finansów itp. Wiedza o tym, kto jest kim, daje ci dobrą pozycję. Oczywiście powinieneś także poznać innych kierowników projektów i, jeśli to możliwe, znaleźć osobę, która mogłaby zostać Twoim mentorem.
W pewnym momencie będziesz musiał zacząć pracować: w wielu organizacjach będzie to zaledwie kilka dni po wprowadzeniu do organizacji. Przejście między onboardingiem a "prawdziwą pracą" może być trudne, ponieważ przejdziesz od bycia pod opieką do bycia (najprawdopodobniej) zdanym na siebie. Jak poradzić sobie z tym trudnym okresem?
Zestaw wymierne cele oraz priorytetyzarówno dla zespołu projektowego, jak i dla siebie. Taka lista będzie najcenniejszym źródłem informacji w razie wątpliwości.
Podziel się oczekiwaniami z zespołem. Twoi bezpośredni podwładni docenią fakt, że wiedzą, jakie są ich cele i podstawowe obowiązki. Ty natomiast będziesz mieć większą pewność, że Twoja strategia zostanie zrealizowana.
Wyrażaj swoje obawy i opinie, Zwłaszcza, gdy mają one związek z procesami zarządzania projektami. Jasne, nikt nie lubi osoby, która dołącza do zespołu i od pierwszego dnia chce zmienić wszystko o 180 stopni. Ale jest coś, co można powiedzieć o uzyskaniu pary świeżych oczu: możesz po prostu zauważyć więcej niedociągnięć i obszarów do poprawy niż inni. Dopóki komunikujesz się spokojnie i rzeczowo, nie powinieneś mieć kłopotów. Pamiętaj, że to Ty ostatecznie będziesz musiał poradzić sobie z konsekwencjami wadliwych procesów i metod. Prawdopodobnie lepiej jest współpracować z kolegami nad poprawą konkretnych obszarów.
Oto kilka wskazówek, które pomogą ci utrzymać dobrą organizację podczas pierwszych trudnych tygodni w nowej pracy:
Pierwsze tygodnie na nowym stanowisku mogą być trudne. Jeśli jednak będziesz postępować zgodnie z naszymi wskazówkami, powinieneś być w stanie dobrze zrozumieć swoje nadchodzące obowiązki i zadania. W razie wątpliwości zawsze możesz skorzystać z zasobów internetowych dla kierowników projektów. Regularnie publikujemy pomocne przewodniki dla kierowników projektów, więc pamiętaj, aby dodać zakładkę do bloga Teamdeck! A jeśli jeszcze nie wypróbowałeś naszej aplikacji, zarejestruj się, aby zobaczyć, co inni kierownicy projektów są zachwyceni.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...