Trudno wyobrazić sobie agencję, software house czy nawet startup skoncentrowany na produkcie bez kierownika projektu. Dbają oni o to, by projekty, niezależnie od tego, jak są definiowane w danej firmie, były realizowane pomyślnie: na czas i w ramach budżetu. Kierownicy projektów odgrywają kluczową rolę w kierowaniu projektem od jego powstania do ukończenia, zapewniając wszystkim członkom zespołu zgodność z celami i efektywne wykorzystanie zasobów. W tym artykule rzucimy więcej światła na rolę i obowiązki kierownika ds. zasobów, a może nawet przekonamy Cię, że posiadanie osoby odpowiedzialnej wyłącznie za zarządzanie i planowanie zasobów projektu jest cenną inwestycją dla Twojej organizacji.
Menedżer zasobów podczas procesu zarządzania projektem - przypisywanie zasobów [Ekran z Teamdeck - oprogramowania do zarządzania zasobami]
Z drugiej strony, menedżer zasobów to rola, której nie spotyka się tak często w zespołach zarządzania projektami. Nie dlatego, że ich praca nie jest tak ważna: wręcz przeciwnie. Najczęściej jednak wysiłki związane z zarządzaniem zasobami projektu są podzielone na wiele ról. W tym artykule rzucimy więcej światła na rolę kierownika ds. zasobów, a może nawet przekonamy Cię, że posiadanie opisu stanowiska kierownika ds. zasobów osoby odpowiedzialnej wyłącznie za zarządzanie i planowanie zasobów projektu jest cenną inwestycją dla Twojej organizacji.
Zanim zrozumiesz znaczenie, umiejętności, wiedzę i obowiązki związane z menedżerem zasobów, musisz wiedzieć, gdzie są one umieszczone w kontekście projektu i zarządzania projektem.
Jak wielu wie, przez projekt - zwłaszcza w społeczeństwie zarządzania projektami - rozumiemy wiele rzeczy, które obejmują wiele różnych zasobów. Od materiałów i sprzętu, po najważniejsze - ludzi i ich umiejętności. W przypadku projektu należy wyobrazić sobie: rozwój strony internetowej, zmianę projektu butelek - na przykład - w branży piwowarskiej; ekspansję sprzedaży na nowy rynek, budowę tamy na jakiejś rzece itp. Jak można sobie wyobrazić, każdy z nich oznacza wiele osób, rzemiosł, podwykonawców, urządzeń, narzędzi, konfiguracji, zależności, małych kroków i zadań, które składają się na projekt. Ale żaden projekt nie istnieje bez najważniejszego elementu - ludzi. Ludzi - tych, którzy go zlecają i tych, którzy go wykonują. Jak sugeruje Project Management Institute: Zarządzanie projektem to wykorzystanie konkretnej wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu dostarczenia czegoś wartościowego ludziom. Od liderów po pracowników i podwykonawców. Od ludzi, którzy planują, po ludzi, którzy zostali wybrani do uczestnictwa na pewnym etapie projektu. Oczywiście projekty nie są do siebie podobne i wymagają wielu różnych kompetencji. Ale nawet pomimo wielu różnic między nimi, mają one coś wspólnego.
Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą, czy liderem w zarządzaniu projektami marketingowymi, czy reprezentujesz zarządzanie projektami w agencjach kreatywnych, każdy projekt jest uporządkowanym i zorganizowanym procesem. Aby zobrazować to w prosty sposób, użyjmy prostej definicji podanej przez projectmanager.com: Zarządzanie projektami to dyscyplina planowania, wykonywania i kończenia projektów. Każdy termin tej definicji mógłby udawać osobny temat, ale nie to chcielibyśmy podkreślić. To, co powinieneś zobaczyć, to proces.
Powyższa definicja postrzega zarządzanie projektem jako proces składający się z trzech kroków. Proces ten można jednak podzielić na cztery, pięć i sześć kroków. Niemniej jednak, każdy z nich obejmuje kilka innych grup elementów, mniejszych procesów, zadań i - oczywiście - wyzwań. Proces ten ma swój własny termin. Jest to cykl życia zarządzania projektami. Najbardziej rozpowszechniona jest wersja z pięcioma fazami. Opracowany przez Project Management Institute, obejmuje koncepcję i inicjację, planowanie, wykonanie, wydajność/monitorowanie i zamknięcie projektu.
Ponieważ głównym tematem tego artykułu jest zderzenie dwóch ról - kierownika projektu i kierownika zasobów - warto zatrzymać się na chwilę i uważnie przyjrzeć się powyższemu obrazkowi. Dlaczego? Ponieważ menedżer zasobów bierze udział w wielu przedstawionych powyżej fazach i procesach związanych z każdą z nich.
[Źródło: Raport roczny "The State of Project Management", Wellington 2020].
Aby zobrazować znaczenie zarządzania zasobami (lub menedżera zasobów - mówiąc wprost), posłużmy się podsumowaniem corocznego badania The State of Project Management wprowadzonego przez firmę Wellington. Dzięki APM Body of Knowledge zarządzanie wykorzystaniem zasobów definiowane jest jako:
"(...) pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem."
Nie jest to najłatwiejsza definicja, jaką kiedykolwiek stworzono, ze względu na niejednoznaczne terminy, więc może być całkiem dobra do rozprawy akademickiej. Ale bez zbytniego zagłębiania się, ogólną rolą opisu stanowiska kierownika ds. zasobów jest planowanie, harmonogramowanie i przydzielanie najbardziej przydatnych, najbardziej odpowiednich zasobów (głównie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników lub podwykonawców) w celu ukończenia projektu zgodnie z wymaganymi oczekiwaniami oraz wcześniej określonym czasem i budżetem.
Kiedy porównamy definicje zarządzania projektami i zarządzania zasobami, na pierwszy rzut oka dostrzeżemy wiele podobieństw między opisami tych dwóch stanowisk. Jak więc kierownik projektu ma się do menedżera zasobów?
Prawdopodobnie najłatwiejszym sposobem na zrozumienie różnicy między menedżerami zasobów ludzkich a menedżerami projektów jest analiza poziomu, na którym działają:
Kolejnym aspektem odróżniającym PM-ów od RM-ów jest fakt, że kierownik projektu zazwyczaj zajmuje się serią procesów określonych w czasie. Ich projekty mają ustalone ramy czasowe lub np. kalendarze sprintów, których się trzymają. Z drugiej strony kierownik ds. zasobów pracuje w sposób ciągły, ponieważ zazwyczaj jest zaangażowany we wszystkie projekty realizowane w danej firmie.
Menedżer zasobów jest zwykle odpowiedzialny za zarządzanie zasobami!
Menedżerowie zasobów odgrywają kluczową rolę w nadzorowaniu alokacji zasobów, spełnianiu żądań zasobów i zapewnianiu powodzenia projektu, przyczyniając się w ten sposób znacząco do produktywności organizacji i celów strategicznych.
Menedżerowie ds. zasobów współpracują z wieloma zespołami ds. zasobów ludzkich w organizacjach:
Menedżerowie ds. zasobów mogą również oczekiwać współpracy z innymi działami, w zależności od zasobów, wielkości i struktury firmy. Jak ujął to Neil Whitten: RESOURCE MANAGER ma prawie niemożliwą pracę - z wymaganiami przychodzącymi z każdego możliwego do wyobrażenia kierunku - a jednak pracę, która może mieć głęboki wpływ na sukces organizacji.
Efektywne zarządzanie zasobami jest kluczowym czynnikiem w skutecznym zarządzaniu projektami. Znacznie łatwiej jest koordynować projekt, gdy masz zespół, który jest w stanie zaspokoić własne zapotrzebowanie na zasoby (zarówno pod względem umiejętności, jak i dostępności). Firmy zazwyczaj zaczynają zauważać negatywne konsekwencje złego zarządzania zasobami, gdy się rozwijają. W małej organizacji kierownicy projektów mogą przydzielić własne zespoły lub uzyskać poradę od kierownictwa w przypadku konfliktu zasobów. Gdy pojawia się więcej projektów, więcej pracowników i więcej kierowników projektów, jest to dobry moment na wprowadzenie do zespołu kierownika ds. zasobów.
Należy pamiętać, że dedykowany menedżer zasobów jest ogromną pomocą, ale nie jest to jedyny sposób na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących planowania zasobów. Jeszcze przed zatrudnieniem pierwszego kierownika ds. zasobów można wesprzeć kierowników projektów, zapewniając im dostęp do dedykowanego oprogramowania SaaS do zarządzania zasobami.
Eksperci ds. planowania zasobów i odnoszący sukcesy kierownicy projektów wymieniają Teamdeck jako swoje ulubione narzędzie do zarządzania zasobami. Nasza aplikacja pomaga planować zasoby, monitorować ich obciążenie pracą i mierzyć ich wydajność. Kalendarz zasobów Teamdeck pokazuje, kto jest dostępny, kto jest zajęty, a kto jest na wakacjach: przypisywanie ludzi do projektów jest w ten sposób znacznie łatwiejsze. Chcesz zobaczyć nasze narzędzie w akcji? Zaplanuj rozmowę z Anielą.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami, takie jak Teamdeck, pomaga usprawnić proces alokacji zasobów, ułatwiając efektywne zarządzanie nimi. Zmniejsza ryzyko nadmiernego wykorzystania zasobów i zapewnia ich optymalną alokację.
Korzystanie z narzędzi do zarządzania zasobami może znacznie poprawić efektywność zarządzania projektami. Narzędzia te zapewniają jasny obraz dostępności zasobów, umiejętności i alokacji, co pomaga w lepszym planowaniu i realizacji projektów.
Technologia odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu zasobami. Zaawansowane rozwiązania programowe oferują funkcje takie jak śledzenie w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane planowanie i szczegółowe raportowanie, które pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów.
Zarządzanie zasobami nie jest pozbawione wyzwań. Kwestie takie jak niedobór zasobów, ich nadmierne lub niedostateczne wykorzystanie mogą stanowić znaczące przeszkody. Skuteczne zarządzanie zasobami wymaga starannego planowania, ciągłego monitorowania i terminowej interwencji.
Aby sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem zasobami, firmy mogą przyjąć kilka strategii. Obejmują one regularne planowanie wydajności, ciągłe szkolenia i rozwój zasobów oraz korzystanie z zaawansowanych narzędzi do zarządzania zasobami.
Dziedzina zarządzania zasobami nieustannie ewoluuje. Oczekuje się, że pojawiające się trendy, takie jak wykorzystanie sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i analizy danych, zrewolucjonizują sposób zarządzania zasobami w przyszłości.
Podsumowując, role kierowników projektów i menedżerów zasobów są niezbędne do pomyślnej realizacji projektów w każdej organizacji. Podczas gdy ich obowiązki mogą się pokrywać w niektórych obszarach, każda rola wnosi unikalny zestaw umiejętności i perspektyw, które mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów projektu. Zrozumienie tych ról i ich wzajemnego uzupełniania się jest kluczowe dla każdej firmy, która chce poprawić swoje możliwości zarządzania projektami.
Kierownicy projektów: Specjaliści ci są odpowiedzialni za ogólną realizację i ukończenie projektu. Koordynują wysiłki zespołu projektowego, zarządzają harmonogramem projektu, nadzorują budżet i zapewniają, że rezultaty projektu spełniają wymagane standardy. Kierownicy projektów są kluczowymi komunikatorami w ramach projektu, współpracując z interesariuszami, członkami zespołu i partnerami zewnętrznymi, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni i pracują nad tymi samymi celami. Identyfikują również zagrożenia i szanse, podejmując strategiczne decyzje, aby utrzymać projekt na właściwym torze.
Menedżerowie zasobów: Z drugiej strony, menedżerowie zasobów działają na szerszym poziomie. Nadzorują oni alokację i zarządzanie zasobami w wielu projektach w organizacji. Ich głównym celem jest zapewnienie, że odpowiednie zasoby są dostępne we właściwym czasie, z niezbędnymi umiejętnościami, aby sprostać wymaganiom projektu. Menedżerowie zasobów ściśle współpracują z kierownikami projektów w celu rozwiązywania konfliktów, realokacji zasobów w razie potrzeby i wspierania ogólnego procesu planowania zasobów. Odgrywają również kluczową rolę w planowaniu zdolności, rozwoju siły roboczej, a czasem nawet zadaniach związanych z zasobami ludzkimi, takich jak zatrudnianie i szkolenie.
Synergia między menedżerami projektów i zasobów: Współpraca między kierownikami projektów i menedżerami zasobów ma kluczowe znaczenie dla optymalnych wyników projektów. Podczas gdy kierownicy projektów koncentrują się na specyfice poszczególnych projektów, menedżerowie zasobów zapewniają, że zasoby organizacji są efektywnie wykorzystywane we wszystkich projektach. Ta synergia pomaga zrównoważyć obciążenie pracą, uniknąć niedoborów zasobów i zmaksymalizować produktywność zespołu projektowego. Umożliwia również bardziej strategiczne planowanie i lepsze przewidywanie, ponieważ menedżerowie zasobów mogą zapewnić szerszy wgląd w dostępność i ograniczenia zasobów.
Znaczenie oprogramowania do zarządzania zasobami: Korzystanie z dedykowanego oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak Teamdeck, może znacznie zwiększyć wydajność i skuteczność zarówno kierowników projektów, jak i menedżerów zasobów. Narzędzia te zapewniają scentralizowaną platformę do śledzenia dostępności zasobów, umiejętności i zadań. Oferują wgląd w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane planowanie i szczegółowe raportowanie, które są nieocenione przy podejmowaniu świadomych decyzji. Wykorzystując takie oprogramowanie, organizacje mogą usprawnić procesy planowania zasobów, zmniejszyć ryzyko ich nadmiernego lub niedostatecznego wykorzystania oraz zapewnić odpowiednią obsadę projektów.
Radzenie sobie z wyzwaniami i przyszłymi trendami: Skuteczne zarządzanie zasobami nie jest pozbawione wyzwań. Organizacje muszą radzić sobie z takimi kwestiami, jak niedobór zasobów, zmieniające się wymagania projektowe i utrzymywanie równowagi między wieloma projektami. Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom można skutecznie zarządzać tymi wyzwaniami. Regularne planowanie wydajności, ciągłe szkolenia i rozwój oraz wykorzystanie zaawansowanych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, to tylko niektóre ze strategii, które mogą pomóc organizacjom pozostać na czele.
Patrząc w przyszłość, dziedzina zarządzania zasobami będzie dalej ewoluować dzięki integracji nowych technologii. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe mogą na przykład zapewnić analitykę predykcyjną, pomagając menedżerom prognozować zapotrzebowanie na zasoby i identyfikować potencjalne problemy, zanim się pojawią. Takie proaktywne podejście do zarządzania zasobami może prowadzić do bardziej wydajnej realizacji projektów i lepszych wyników.
Przemyślenia końcowe: Ostatecznie zarówno kierownicy projektów, jak i kierownicy zasobów są niezbędni w ramach zarządzania projektami w organizacji. Rozumiejąc ich różne role i wykorzystując ich unikalne mocne strony, firmy mogą osiągnąć bardziej spójne i skuteczne podejście do zarządzania projektami. Inwestowanie w narzędzia i strategie zarządzania zasobami nie tylko wspiera te role, ale także zwiększa ogólną wydajność i sukces organizacji. Poprzez efektywną współpracę i planowanie strategiczne, kierownicy projektów i menedżerowie zasobów mogą doprowadzić projekty do pomyślnego zakończenia, zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów i osiągnięcie celów w pożądanych ramach czasowych i budżetowych. Takie holistyczne podejście do zarządzania projektami i zasobami jest kluczem do wspierania produktywnego i zrównoważonego środowiska projektowego w każdej organizacji.
Kompletny zarządzanie zasobami ludzkimi rozwiązanie dla zespołów stacjonarnych i zdalnych
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...