Wskazówki dotyczące równowagi między życiem zawodowym a prywatnym dla kierowników projektów

Jest coś w roli kierownika projektu, co skłania ludzi do myślenia: brak równowagi między pracą a życiem prywatnym. Wystarczy wygooglować, by zobaczyć liczne artykuły i wątki wskazujące na to, że PM często są przepracowani i zestresowani. 

Panuje powszechna zgoda co do tego, że osiągnięcie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym może być trudne, gdy jest się odpowiedzialnym za zespół projektowy. Niektórzy uważają nawet, że bycie kierownikiem projektu lub menedżer zasobów wymaga przedkładania pracy nad życie osobiste. Nie sądzę, by to drugie było prawdą. I choć PM często zmagają się z długimi godzinami pracy i przepełnioną skrzynką odbiorczą, istnieją sposoby na zmniejszenie tego obciążenia.

Zanim przejdziemy do kilku wskazówek dla kierowników projektów, spróbujmy najpierw zająć się samym znaczeniem "równowagi między życiem zawodowym a prywatnym". Stało się ono hasłem-wytrychem i prawie każdy ma inne jego rozumienie. 

Od "nigdy nie spędzać więcej niż 8 godzin w pracy" do "nie myśleć o pracy po godzinach", przebieg może się różnić. Są też tacy, którzy twierdzą, że nie ma czegoś takiego jak idealna równowaga między życiem zawodowym a prywatnym. 

Niezależnie od punktu widzenia, istnieją pewne wspólne podstawy, co do których prawdopodobnie możemy się zgodzić. Nie jest dobrze, gdy musisz wziąć ogromną ilość nadgodzin, aby nadrobić zaległości w pracy. Lub gdy próbujesz rozmawiać z kilkoma osobami naraz, z których każda domaga się szybkiego rozwiązania swojego pytania. Albo gdy twój projekt rozrósł się do monstrualnych rozmiarów, których realistycznie nie da się ukończyć na czas, a ty masz to okropne poczucie zbliżającej się zagłady. Albo kiedy... Jestem pewien, że rozumiesz ten obraz. 

W tym artykule przedstawię listę wskazówek dotyczących równowagi między pracą a życiem prywatnym dla kierowników projektów, którzy chcą zmienić swój domyślny status z "zajęty" na "efektywny". Jak wiele rzeczy w tej pracy, to również zaczyna się od właściwego planowania. 

Planowanie wydajności  

Krótkoterminowe nad długoterminowymi

Chociaż charakter projektu może determinować skalę planów, które należy sporządzić, twierdzę, że plany krótkoterminowe są tym, co należy traktować priorytetowo. W większości przypadków nie da się zaplanować każdego szczegółu planu rocznego. Zamiast tego należy skupić się na następnym fragmencie pracy: jeśli postępujesz zgodnie ze Scrumem, będzie to następny sprint. Upewnij się, że możesz naprawdę zaangażować się w to, co jest na twoim talerzu w następnej wersji i postępuj zgodnie z planem. Zapewni ci to znacznie większą elastyczność i spokój ducha. To prawda, prawdopodobnie będziesz musiał zaplanować trochę kamienie milowe projektu również w dalszej części liniipowiedzmy pełną mapę drogową projektu. Różnica polega na tym, że mapa drogowa nie jest ustalona w kamieniu, więc ty i twój zespół macie znacznie bardziej realistyczny cel, na którym możecie się skupić w teraźniejszości: plan krótkoterminowy. 

Automatyzacja pracy

Robisz coś więcej niż dwa razy? Zautomatyzuj to! Znaczna część pracy kierownika projektu dotyczy zadań, które są w pewnym stopniu powtarzalne. Nie oznacza to, że są one mniej ważne, wręcz przeciwnie! Niestety, mogą być one również czasochłonne. Przeanalizuj swoje codzienne, tygodniowe i miesięczne obowiązki i zastanów się, w jaki sposób można je zautomatyzować. 

Co mam na myśli mówiąc o automatyzacji? Stworzenie szablonu lub procedury podobnej do listy kontrolnej może być świetnym początkiem. Jeśli chcesz tworzyć pełne przepływy pracy, możesz użyć Zapier lub IFTTT (znajomość programowania nie jest wymagana!). Nawet niewielkie oszczędności czasu zmniejszą twoje zajęcie (i poprawią wydajność). Jeśli jesteś użytkownikiem Slacka, powinieneś zapoznać się z naszym artykułem na temat Najlepsze aplikacje Slack dla kierowników projektówgdzie znajdziesz również kilka pomysłów na zwiększenie produktywności. 

Jakie jest twoje TQ? 

TQ, czyli Technology Quotient, to zdolność do adaptacji, zarządzania i integracji technologii. PMTQ (Project Management Technology Quotient) został uznany przez Instytut Zarządzania Projektami jako nowy kluczowy składnik sukcesu projektów:

Dla każdego, kto jest odpowiedzialny za urzeczywistnianie strategii w świecie nieustannie przebudowywanym przez technologię,

PMTQ będzie niezbędnym zestawem umiejętności.

Pomyśl o swoim związku z technologią. Jedną rzeczą jest być w stanie zarządzać projektem, który jest nierozerwalnie związany z technologią, na przykład tworzeniem oprogramowania. Inną sprawą jest umiejętność wykorzystania oprogramowania na korzyść swoją i projektu. Inteligentne korzystanie z narzędzi online pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i poprawić przejrzystość projektu.  

Chroń swój czas

Określ swoją dostępność 

Kierownicy projektów wydają się mieć tendencję do bycia pierwszymi w biurze i ostatnimi, którzy je opuszczają. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest poszukiwanie możliwości wykonania rzeczywistej pracy (patrz następna sekcja). Ale innym powodem jest potrzeba nadzorowania zespołu i możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym. Z wyjątkiem sytuacji awaryjnych, twoja stała obecność nie powinna być konieczna. Zdecydowanie sugerowałbym określenie swojej dostępności i trzymanie się jej. 

Głęboka praca i godziny pracy

Wspomniałem już, że niektórzy kierownicy projektów lubią przychodzić do biura wcześnie/pozostawać do późna, ponieważ wtedy mogą skupić się na pracy bez zakłóceń. To prawda, bycie kierownikiem projektu wymaga zdrowej dawki komunikacji, ale nie ma potrzeby, aby być Siri swojego zespołu i zawsze być gotowym do odpowiedzi na "szybkie pytanie". Przełączanie kontekstu spowoduje utratę koncentracji. Jeśli nie jesteś w stanie skupić się przez większość dnia, nie wykonasz swoich zadań. 

Postaraj się podzielić swój dzień na przedziały czasowe, w których możesz pracować bez zakłóceń. Możesz nawet ustalić godziny pracy: czas, w którym członkowie zespołu są zachęcani do zadawania pytań. W przejrzystym, dobrze udokumentowanym projekcie powinna to być skuteczna strategia.

Oczywiście, oprócz improwizowanej komunikacji, jest też miejsce na zaplanowaną interakcję: spotkania zespołu. Tutaj piłka jest po twojej stronie. To ty, kierownik projektu, jesteś odpowiedzialny za ustalanie polityki spotkań (i dawanie przykładu). Pierwsza zasada? Planuj spotkania tylko wtedy, gdy są one konieczne i stwórz dla nich jasny cel. Po drugie, pilnuj czasu i wykorzystaj go do maksimum. Zaplanowałeś to spotkanie, aby osiągnąć cel, postaraj się skupić na tym celu i efektywnie wykorzystać czas. Powód, dla którego wielu pracowników nienawidzi spotkań jest to, że jest to "strata czasu". Upewnij się, że tak nie jest w przypadku Twojego zespołu i Twojego czasu. 

Popracuj nad swoim nastawieniem

Wielu kierowników projektów stara się sprostać pewnym oczekiwaniom. Chcą mieć wszystko pod kontrolą, zawsze "być tam dla zespołu" i być stale dostępni dla klienta. 

Problem polega na tym, że te oczekiwania są całkowicie nierealistyczne. Jeśli chcesz w ogóle zacząć myśleć o równowadze między pracą a życiem prywatnym, musisz zapomnieć o wszystko, zawsze, stale. To nie jest dobra etyka pracy i zdecydowanie nie jest to dobry przykład dla zespołu. 

Wreszcie, nie możesz być osobą, która się zgadza, nawet jeśli chcesz uszczęśliwić klienta. To częsty dylemat, ale rozszerzanie zakresu może wykoleić projekt i zrujnować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. 

Przestrzeganie tych wskazówek nie zagwarantuje, że nigdy nie zostaniesz dłużej w biurze, ale da ci solidną podstawę, na której będziesz mógł się oprzeć. Z czasem, w miarę wdrażania kolejnych procesów zwiększających produktywność, powinieneś zauważyć znaczącą zmianę w swoim poziomie zajętości. 

Zasadniczo te wskazówki dotyczące równowagi między życiem zawodowym a prywatnym są również krokami do lepszej efektywności w pracy. Znalezienie "właściwej" równowagi jest trudne, jeśli nie niemożliwe. Dopóki czujesz, że sposób, w jaki pracujesz, jest bardziej zrównoważony, zdecydowanie robisz postępy. Tak trzymać!