Wraz z rosnącą popularnością polityki nielimitowanych urlopów i elastycznych godzin pracy, wydaje się przesądzone, że czasy śledzenia obecności pracowników wkrótce miną, przynajmniej w niektórych branżach.
Będę jednak argumentować, że śledzenie nieobecności jest kluczowym procesem dla firm, które chcą utrzymać przejrzysty harmonogram zespołu i dobrze zbalansowany zespół. obciążenie pracą zespołu. Po prostu nacisk kładzie się mniej na kontrolowanie jednostek, a bardziej na możliwość zaplanowania pracy w optymalny sposób.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- 4 rozwiązania jak oprogramowanie do planowania zasobów pomaga w śledzeniu nieobecności
- jak odpowiednio wybrać system zarządzania urlopami pracowników
- Jak zarządzać obecnością pracowników
- Dlaczego Teamdeck - oprogramowanie do zarządzania zasobami - zostało wybrane jako główne oprogramowanie do śledzenia nieobecności
Niniejszy tekst przedstawia kluczowe kroki, które należy podjąć w celu zbudowania łatwego w utrzymaniu procesu śledzenia nieobecności. Takie podejście wymaga skorzystania z narzędzi cyfrowych, aby zespół mógł z Tobą współpracować. Arkusz kalkulacyjny jest możliwym wyborem, ale ma mniej opcji niż dedykowane narzędzia. oprogramowanie do zarządzania zasobamiAplikacje do zarządzania nieobecnościami są często wyposażone w funkcje raportowania lub obiegu wniosków urlopowych.
Przejdźmy przez najważniejsze kroki wprowadzania zarządzanie urlopami w Twojej firmie. Każdemu punktowi towarzyszyć będzie krótka instrukcja, w jaki sposób Teamdeck może przynieść korzyści.
Ustanowienie polityki urlopowej
Jest to niezbędny krok w tworzeniu wszelkich procesów związanych z czasem wolnym. Być może stworzyłeś już zestaw zasad, które sprawdzają się w Twoim zespole. W takim przypadku możesz przejść do następnego punktu.
Jeśli polityka urlopowa nie została jeszcze stworzona lub jest w trakcie opracowywania, upewnij się, że obejmuje te aspekty:
- Rodzaje nieobecności pracowników (zwolnienie lekarskie, urlop naukowy, urlop macierzyński itp,)
- Rekompensata za każdy rodzaj urlopu (które rodzaje nieobecności są rekompensowane?),
- Liczba płatnych dni urlopu na pracownika (czy zmienia się w czasie?),
- Minimalne wyprzedzenie w przypadku żądania urlopu.
Po opracowaniu zasad zadaj sobie następujące pytania:
- Czy Twoja polityka dotyczy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i/lub freelancerów?
- Czy jest to duża zmiana kulturowa dla pracowników? Czy należy przeprowadzić konsultacje zespołowe?
- Czy polisa obejmuje mniej typowe przypadki? Na przykład, co się dzieje, gdy ktoś nie "wykorzysta" wszystkich swoich dni urlopu w ciągu roku?
Polityka urlopowa musi być jasno zakomunikowana obecnym pracownikom i stać się częścią wdrażania nowych pracowników.
Jak Teamdeck może pomóc w śledzeniu nieobecności?
Jako administrator organizacji możesz wybierać spośród różnych typów nieobecności lub dodawać własne. Typy nieobecności są konfigurowalne: możesz edytować ich nazwy, przypisywać kody kolorów i określać, czy są płatne, czy nie. Teraz, gdy pracownicy muszą poprosić o urlop, muszą po prostu wybrać typ z listy.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Uproszczenie procesu wnioskowania o czas wolny w celu usprawnienia śledzenia nieobecności.
Podnieś rękę, jeśli kiedykolwiek byłeś częścią długiego łańcucha e-maili, gdy próbowałeś zapewnić sobie dzień wolny. Jestem pewien, że większość z was to zrobiła. Nie jest to efektywne i frustrujące zarówno dla pracowników, jak i menedżerów.
Dlatego właśnie należy zaplanować i wdrożyć obieg wniosków o urlop. Idealnym rozwiązaniem jest wyeliminowanie konieczności przesyłania wniosków tam i z powrotem. Można to zrobić za pomocą formularzy wniosków urlopowych, które zawierają wszystkie szczegóły niezbędne do podjęcia decyzji. To samo dotyczy odpowiedzi menedżera: niezależnie od tego, czy wniosek został zatwierdzony, czy odrzucony, pracownik musi zostać powiadomiony tak szybko, jak to możliwe.
Jak Teamdeck może pomóc w śledzeniu nieobecności?
Trwa proces wnioskowania o urlop i jego zatwierdzania w aplikacji, oszczędzając w ten sposób potencjalny chaos komunikacyjny. Pracownicy mogą wnioskować o urlop, klikając wybraną datę i wypełniając krótki formularz.
Menedżerowie od razu otrzymują wniosek i mogą natychmiast na niego odpowiedzieć. Po zatwierdzeniu nowego wniosku o urlop kalendarz zespołu jest odpowiednio aktualizowany.
Uwidacznianie nieobecności kluczowych członków zespołu
Ten punkt można również zatytułować "spraw, by nieobecności były widoczne dla wszystkich członków zespołu", ale zależy to od polityki przejrzystości w miejscu pracy. Chociaż jest całkowicie zrozumiałe, że nie wszyscy członkowie zespołu muszą mieć dostęp do kalendarzy nieobecności innych osób, nie można tego samego powiedzieć o kierownikach projektów, liderach zespołów lub nowych programistach biznesowych. Każdy, kto ma za zadanie planowanie projektów (lub pozyskiwanie nowych - stąd zespół sprzedaży), powinien być w stanie zobaczyć, kto jest dostępny do pracy. W przeciwnym razie prawdziwe możliwości zespołu będą nieznane, co może prowadzić do poważnych błędów w planowaniu.
Posiadanie przejrzystego kalendarza zespołu zwiększa również codzienną wydajność: ludzie nie muszą się dopytywać, aby dowiedzieć się, czy ktoś z ich zespołu pracuje tego dnia, czy nie.
Jak Teamdeck może pomóc w śledzeniu nieobecności?
Podstawową funkcją Teamdeck jest potężny kalendarz zespołu, w którym można zobaczyć dostępność wszystkich osób, zadania i karty czasu pracy. Osoby, które wyjechały na wakacje, można szybko wykryć.
Nie musisz też martwić się o przydzielanie członkom zespołu dłuższych zadań. Dni wolne będą automatycznie pomijane (chyba że określisz inaczej), podobnie jak święta państwowe.
Podsumowanie danych
Jeśli nie stosujesz polityki nielimitowanego urlopu, potrzebujesz sposobu na zbieranie śledzonych nieobecności i porównywanie ich z limitem urlopu każdego pracownika. Może to być prosty arkusz kalkulacyjny lub podsumowanie danych bezpośrednio w wybranym narzędziu do zarządzania zasobami. Upewnij się, że rozróżniasz różne typy nieobecności, ponieważ nie wszystkie z nich będą prawdopodobnie wliczane do rocznego limitu.
Zbieranie danych dotyczących nieobecności może pomóc w lepszym planowaniu pracy zespołu w przyszłości. Spróbuj zidentyfikować powtarzające się wzorce. Być może istnieją okresy, w których zwolnienia lekarskie są znacznie częstsze. Kiedy ludzie wnioskują o najdłuższe urlopy? Takie spostrzeżenia są pomocne przy opracowywaniu kalendarza produkcji na nadchodzące miesiące.
Jak Teamdeck może pomóc w śledzeniu nieobecności?
Teamdeck śledzi czas wolny wszystkich pracowników. Przejdź do sekcji raportów i wybierz Raport czasu wolnego aby wygenerować raport, który odpowie na następujące pytania:
- Ile dni urlopu wykorzystali pracownicy?
- Z jakich rodzajów nieobecności korzystały poszczególne osoby?
- Ile urlopu pozostało każdemu pracownikowi? (W razie potrzeby można wprowadzić inny limit dla każdej osoby).
Chcesz usprawnić proces śledzenia nieobecności w swoim zespole?
Naprawdę nie ma dobrego powodu, aby trzymać się czasochłonnych procedur i polegać na przestarzałych formularzach, jeśli chodzi o śledzenie nieobecności. Solidny proces pomoże ci zarządzać urlopami w wydajny i uporządkowany sposób. Aby uzyskać dodatkowe uprawnienia, warto rozważyć użycie oprogramowania zaprojektowanego w celu uproszczenia tego procesu. Zaplanuj rozmowę z Anielą aby omówić najbardziej efektywne procesy śledzenia nieobecności pracowników dla Twojego zespołu. Ale dla tych, którzy nadal nie są przekonani co do właściwego system zarządzania urlopami - Przeczytaj nasz artykuł.
