Startseite " Blog " Effizientes Ressourcenmanagement mit Teamdeck

Teamdeck ist das Ressourcenmanagement-Software der Wahl für Hunderte von Teams weltweit. Wir glauben, dass der #1 Grund für die Akzeptanz unseres Tools seine Anpassungsfähigkeit ist. Unsere Kunden legen personalisierte Ansichten fest, passen Vorlagen an und erstellen Integrationen, die ihnen helfen, ihre Teams ohne unnötigen Aufwand zu verwalten.

Was werden Sie dank dieses Artikels lernen?

Bei einem effizienten Ressourcenmanagement geht es darum, Ihre Zeit und Energie für Maßnahmen zu nutzen, die für Ihr Team und Ihr Unternehmen einen Unterschied machen. Die Straffung Ihrer Teamdeck-Routine verschafft Ihnen zusätzliche Zeit, um sich auf das Wesentliche Ihrer Arbeit zu konzentrieren. 

Egal, ob Sie ein brandneuer Benutzer von Teamdeck oder ein erfahrener Benutzer sind, Sie sollten in der Lage sein, Ihre Produktivität mit diesen Tipps für effizientes Arbeiten zu verbessern Projektressourcenmanagement

Organisieren Sie Ihre Einstellungen

Teamdeck verfügt über eine Vielzahl von Optionen, aus denen die Nutzer wählen können. Flexibilität ist wichtig, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse haben. Andererseits ist es aber nicht oft der Fall, dass ein Team tatsächlich alle 16 vordefinierten Urlaubsgründe nutzt. 

Teammitglieder mit Eigentümerberechtigung können die vordefinierten Einstellungen ändern. Gehen Sie zu Einstellungen -> Erweitert um mit dem Organisieren zu beginnen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und schauen Sie sich die Listen an:

  • Buchungs-Tags,
  • Stundenzettel-Tags,
  • Urlaubsgründe,

und entfernen Sie diejenigen, die Ihr Team wahrscheinlich nicht verwenden wird. Die Listen sind dann kürzer und für Sie und Ihre Teamkollegen leichter zu durchsuchen. 

Ein effektives Ressourcenmanagementsystem bietet modifizierte Tags für Projektaufgaben
Modifizierbare Buchungskennzeichen

Befürchten Sie, dass Sie irgendwann zusätzliche Anhänger benötigen könnten? Sie können sie jederzeit hinzufügen, Sie müssen sich nicht im Voraus eindecken.   

Benutzerdefinierte Felder für effektives Ressourcenmanagement

Mit Teamdeck können Sie Ihren Teammitgliedern und Projekten benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehr Details über Ihre Teams (Berufsbezeichnung, Standort, Dienstalter) und Ihre Arbeit (Kunde, Budget) angeben.

Der Hauptvorteil von benutzerdefinierten Feldern besteht darin, dass Sie Ihre Ressourcen mühelos aufschlüsseln können. Müssen Sie einen Softwareentwickler finden, der für ein neues Projekt verfügbar ist? Anstatt Ihr Team einzeln zu durchforsten, können Sie sich nur die Personen anzeigen lassen, deren Stellenbezeichnung zu Ihrer Vakanz passt und die in einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind. Diese Funktion wird besonders von größeren Teams und Unternehmen mit mehreren Niederlassungen geschätzt, in denen sich die Teammitglieder nicht so gut kennen.

Benutzerdefinierte Felder sind auch bei der Erstellung von Berichten sehr nützlich. Stellen Sie sich vor, Sie müssen die tatsächlichen Kosten für Ihr Projekt überwachen, aber jeder Mitarbeiter hat einen anderen Stundensatz. Ein benutzerdefiniertes Feld "Projektsatz", das jedem Teammitglied zugeordnet ist, erspart Ihnen eine Menge Zeit beim Durchsuchen von Tabellenkalkulationen. 

Effizientes Ressourcenmanagement - Projektkosten kalkulieren und Projektrentabilität steigern
Multiplizieren Sie den Stundensatz jedes Teammitglieds mit den Daten auf dem Stundenzettel, um die aktuellen Kosten zu ermitteln.

Benutzerdefinierte Ansichten erstellen 

In Teamdeck kann jeder Benutzer mit einer Manager- oder Eigentümerberechtigung mehrere benutzerdefinierte Ansichten des Hauptfensters einrichten. Ressourcenkalender. Sie können im gesamten Unternehmen gemeinsam genutzt werden oder privat bleiben.

Das ist ein entscheidender Vorteil, vor allem wenn Teamdeck von verschiedenen Teams im Unternehmen genutzt wird (PMs, HR, Vertrieb), und das ist fast immer der Fall. 

In der Standardansicht des Kalenders werden für jedes Teammitglied ein paar Zeilen angezeigt:

  • Buchungen
  • Zeiterfassungsbögen
  • Verfügbarkeit
  • Ferien
  • Buchungen/Verfügbarkeit (B/A)
  • Zeiterfassungsbögen/Verfügbarkeit (T/A)

Die Standardansicht ist sehr informativ, aber auch recht umfangreich, vor allem, wenn Sie ein großes Team haben. In den benutzerdefinierten Ansichten können Sie dagegen nur die Daten speichern, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. 

HR-Teams erstellen in der Regel eine separate Ansicht nur für die Urlaubsdaten, während Vertriebsmitarbeiter, die an der Kapazität ihres Teams für neue Projekte interessiert sind, sich auf die Buchungen konzentrieren. Solche Einzweckansichten sind in der Regel viel einfacher zu lesen. 

Optimierung der Ressourcenzuweisung für eine effektive Ressourcenmanagementstrategie
Nur-Urlaub-Ansicht in Teamdeck - Software zur Planung der Ressourcenkapazität.

Wie erstellt man eine benutzerdefinierte Ansicht? Klicken Sie auf den Neue Ansicht über Ihrer Ressourcenliste. Konfigurieren Sie dann die Einstellungen und Filter für Ihre benutzerdefinierte Ansicht.

Genau wie bei den allgemeinen Einstellungen von Teamdeck sollte auch die Kalenderansicht an die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Wenn es in Ihrem Team beispielsweise keine Teilzeitkräfte gibt, können Sie wahrscheinlich auf die Verfügbarkeitszeile verzichten. Das Gleiche gilt für Stundenzettel, wenn Sie diese nicht erfassen wollen.

Masterberichte erstellen 

Es stehen Ihnen 7 Berichtsvorlagen zur Verfügung, die sich für die Berechnung der Auslastung oder die Überwachung von Projektbudgets eignen. Sie können sie an Ihre Anforderungen anpassen. Sobald Sie eine perfekte Berichtsvorlage erstellt haben (z. B. eine für Berechnung der Vertriebs-KPIs), teilen Sie es mit Ihren Führungskollegen. Auf diese Weise sparen sie viel Zeit und es wird ein Standard für die Berichterstattung in Ihrem Unternehmen geschaffen.

Dieser Ansatz ist für unternehmensweite Berichte durchaus sinnvoll. Was ist mit den projektspezifischen Berichten? Ab sofort können Sie bestehende Berichte in Teamdeck nicht mehr duplizieren, so dass Ihre Kollegen Ihren Bericht nicht kopieren können. Sie können jedoch mit den verfügbaren Vorlagen arbeiten, um den Prozess der Berichtserstellung zu beschleunigen. Alternativ können Sie sich auf einen Bericht beschränken und Filter verwenden, um die Daten anzuzeigen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt analysiert werden sollen. Mehrere Personen können denselben Bericht verwenden und nur den Datumsbereich/das Projekt ändern, das sie betrachten.   

Projektressourcenmanagement-Software hilft bei potenziellen Engpässen
Filtern Sie Ihre Berichte, um die relevanten Daten anzuzeigen. Filtern Sie Ihre Berichte, um Ressourcen effizienter zu verwalten.

Integration der Ressourcenmanagementlösung mit Slack oder E-Mail 

Für ein effizientes Ressourcenmanagement ist es wichtig, den Überblick über die Arbeitsbelastung oder die Abwesenheiten Ihres Teams zu behalten. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass Sie alle paar Minuten den Kalender Ihres Teams überprüfen müssen. Sie können Slack- oder E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, die Sie über wichtige Ereignisse (z. B. neue Urlaubsanträge) informieren. 

Am einfachsten ist es, Zapier zu verwenden, da es keine Programmierkenntnisse erfordert. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen möchten, Die öffentliche API von Teamdeck ist für Sie zum Spielen verfügbar. 

Möchten Sie mehr über effektives Ressourcenmanagement mit Teamdeck erfahren?

Die Wahl eines leistungsstarken Online-Kalenderplaner ist eine Sache. Um jedoch wirklich davon zu profitieren, müssen Sie in der Regel Tricks lernen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Der Einstieg in Teamdeck ist einfach, aber wir helfen Ihnen gerne, in kürzester Zeit zum Power-User zu werden. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit unserem Team, um zu besprechen, wie Sie Teamdeck an Ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Effizientes Ressourcenmanagement besser machen

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