In der Wirtschaft gibt es mehrere kritische Ressourcen, die das Wachstum Ihres Unternehmens bestimmen. Eine der wichtigsten ist die Kapazität, d. h. die Frage, wie viel Sie in einer bestimmten Zeit erledigen können. Ein so wichtiger Faktor darf nicht unkontrolliert bleiben, weshalb viele Tools für das Kapazitätsmanagement entwickelt wurden. Aber wie wählt man das beste aus?

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

Das Kapazitätsmanagement ist keine einfache Aufgabe, vor allem weil dieser eine Faktor aus mehreren anderen besteht, die miteinander interagieren. Die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Zeit, Verfügbarkeit und Kompetenzen - jede dieser Angaben beeinflusst die Kapazität Ihres Unternehmens. Deshalb sind Tools zur Kapazitätsplanung so wichtig.

Mit nur zehn Mitarbeitern ist das nicht leicht zu verstehen. Und was ist, wenn Sie 100 oder 200 Mitarbeiter in Ihrer Organisation haben? Um Engpässe, Chaos und Frustration zu vermeiden, brauchen Sie die Unterstützung einer dedizierten Anwendung - vor allem ein Schlachtfeld für jedes Mitglied des Ressourcenplanungsprozesses.

Die grundlegende Rolle der Ressourcenkapazität und der Kapazitätsplanungsinstrumente

Das Gleichgewicht zwischen den verfügbaren Ressourcen (Mitarbeitern) und den Anforderungen des Projekts oder des Kunden - das ist für viele der Kern der Kapazitätsplanung (oder des Kapazitätsmanagements, wenn Sie so wollen) im Projektmanagement. Die Bedeutung der Kapazitätsplanung ergibt sich aus ihrer engen Verbindung mit anderen Bereichen des Projektmanagements: Zeit, Team, Arbeit und Projektressourcenmanagement. Aber lassen Sie uns mit einer allgemeinen Frage zur Kapazität beginnen.

Kapazität ist definiert als die Fähigkeit, etwas zu erreichen, zu speichern oder zu produzieren. Für eine Organisation wäre die Kapazität die Fähigkeit eines bestimmten Systems, innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine bestimmte Leistung zu erbringen. 

"Erreichbarkeit" scheint die wesentliche Frage der Kapazitätsplanung zu sein, vor allem, wenn wir sie mit den unten stehenden Definitionen vergleichen. Der Versuch, eine sehr gute, begründete Antwort auf die Frage "Sind wir in der Lage, etwas zu erreichen?" zu geben, lässt nie nach und ist ein ständiger Ansporn für Optimierungen, Analysen und so weiter. Aus diesem Grund können Kapazitätsplanungstools hilfreich sein.

Werkzeug zur Kapazitätsplanung

Suche nach fähigkeitsbasierten Ressourcen [Quelle: Teamdeck - Resource Management and Capacity Planning Tool]

Um zu wissen, ob Ihr Unternehmen oder ein bestimmter Mitarbeiter über genügend harte und weiche Kompetenzen verfügt, die Sie nicht im Stich lassen - das wird als "Fähigkeit zur Leistung" definiert -, müssen Sie ihm/ihr ziemlich nahe sein.

Die Zeit, die für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird, die Verfügbarkeit oder Reife und die erwartete Erfahrung in einem bestimmten Bereich - das sind einige der Kriterien, die bei der Auswahl berücksichtigt werden. Ressourcen-Kapazitätsplanung Prozess, bei dem Sie versuchen, herauszufinden, ob eine Ressource ein Grund für die Annahme ist, dass der angegebene Mitarbeiter, Ihr Team oder Ihr Unternehmen "leistungsfähig" ist, insbesondere mit Kapazitätsplanungstools.

Definition von Kapazitätsplanung und Bedeutung von Kapazitätsplanungsinstrumenten

Erschwerend kommt hinzu, dass wir nur wissen, dass wir uns im geschäftlichen Umfeld befinden. Zeit ist also nicht der einzige Indikator, der Ihre Entscheidungen bestimmt. Und laut unserem Konkurrenten - dem Anbieter von Kapazitätsplanungsinstrumenten - sind wir damit einverstanden:

Bei der Kapazitätsplanung handelt es sich um einen Managementprozess, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um Projekte fristgerecht, im Rahmen des Budgets und entsprechend den Kundenerwartungen abzuschließen. 

Diese Definition unterstreicht, dass genau qualifizierte Ressourcen (Mitarbeiter) 3 Herausforderungen bewältigen müssen: (begrenzte) Zeit, (begrenztes) Budget und die Erwartungen des Kunden (anders ausgedrückt: Projektanforderungen). Oder anders ausgedrückt: Diese Fähigkeiten müssen gut genug sein, um zur Lösung der genannten Herausforderungen beizutragen. Und die Aufgabe der für die Kapazitätsplanung zuständigen Person besteht darin, die genaue Anzahl der entsprechend qualifizierten Mitarbeiter sicherzustellen. In diesem Zusammenhang sind Tools zur Kapazitätsplanung wichtig.

Kapazitätsplanung und Bedeutung von Kapazitätsplanungsinstrumenten

Ein Teil des Kapazitätsplanungsprozesses besteht darin, festzustellen, was wir haben und wie schnell und wo wir genaue Ressourcen bekommen können.

Bei der Kapazitätsplanung wird ermittelt, ob Sie über die erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten verfügen, um die Arbeit zu erledigen, oder ob das Angebot der Nachfrage entspricht. 

Wie wir sehen, Kapazitätsmanagement ist keine einfache Aufgabe, vor allem weil dieser eine Faktor aus mehreren anderen besteht, die in Wechselwirkung zueinander stehen. Die Anzahl der Mitarbeiter, deren Zeit, Verfügbarkeit, Produktivität, Auslastung sowie harte und weiche Kompetenzen - jede dieser Daten beeinflusst die Kapazität Ihres Unternehmens. Aus diesem Grund können die besten Tools zur Kapazitätsplanung helfen.

Bei nur 5 Mitarbeitern ist das schwer zu verstehen. Und was ist, wenn Sie 15, 35 oder 50 Mitarbeiter in Ihrer Organisation haben?

Top-Ressourcen-Kapazitätsplanungs-Tools und Projektmanagement

Vielleicht wurde es oben noch nicht erwähnt - die Autoren dieses Artikels sind Leute aus dem Softwarehaus. Jedes der unten aufgeführten Tools zur Planung der Ressourcenkapazität wurde von uns geprüft - von Geschäftsführern, Projektmanagern, Entwicklern, Vermarktern usw. Einige von ihnen, als wir noch zum aktuellen Unternehmen gehörten, andere in früheren Phasen unserer Laufbahn.

Werkzeug zur Kapazitätsplanung Teamdeck.io - Software für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Preis: $ 3.99 / Vollmitglied / monatlich

Tools zur Planung der Ressourcenkapazität helfen bei der Überprüfung der Arbeitsbelastung des Teams und der Projektplanung

Verfügbarkeit des Teams Übersicht über die Teamauslastung in Teamdeck.io - Ressourcenmanagement-Tool mit Funktionen zur Planung der Ressourcenkapazität.

Vorteile des Ressourcenmanagement-Tools Teamdeck.io

Nachteile des Ressourcenmanagement-Tools Teamdeck.io


Float - Bekannte Plattform für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanungssoftware

Preisgestaltung: $12.5 für Ressourcenplanung + Zeiterfassung pro Person

Float ist eine beliebte Projektmanagementsoftware mit Aufgabenmanagementfunktion

Vorteile des Float-Projektmanagement-Tools

Nachteile des Float-Projektmanagement-Tools

Float gibt einen tiefen Einblick in jedes Teammitglied eines Projektteams

Float ist eine sehr bekannte Projektmanagement-Software, die auch bei der Planung der Ressourcenkapazität hilft.


Kapazitätsplanungssoftware ProjectCOR - Projektmanagement-Software mit KI-Unterstützung

Preisgestaltung: $40 pro Benutzer pro Monat

Software für die Kapazitätsplanung von Projektoren mit Hilfe künstlicher Intelligenz

ProjectCOR - eine App für die Verwaltung der Kapazität eines Teams oder für das Ressourcenmanagement.


Vorteile von ProjectCOR - Projektmanagementsoftware

Nachteile von ProjectCOR - Projektmanagementsoftware

Verfügbare Kapazität in PROjector

 

Merkmale, die bei der Suche nach Tools zur Planung der Ressourcenkapazität zu berücksichtigen sind

Einfach zu bedienen

Die UX ist oft der Grund, warum einige von ihnen von den Projektmanagern schon nach dem ersten Versuch abgelehnt werden.
Jeder - privat und beruflich - nutzt viele Apps. Im Beruf nutzen wir, je nach Position, viele Schnittstellen. Das schafft Gewohnheiten. Und das ist ein Grund, warum eine Ressourcen-Kapazitätsplanung Die Funktionen des Werkzeugs sind eine Quelle der Irritation.
Achten Sie also darauf, ob das Kapazitätsplanungstool nur wirklich nützliche Funktionen enthält, ob die Schnittstelle für jeden im Unternehmen verständlich ist, ob es einen hohen Automatisierungsgrad aufweist und ob es flexibel genug ist, um auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzugehen. Und - last but not least - fragen Sie sich, ob das Tool auch dann noch nützlich ist, wenn sich Ihre Unternehmensstruktur oder Ihre Geschäftsziele ändern.

Benutzerdefinierte Verfügbarkeit.

In der heutigen Geschäftswelt gibt es immer seltener ein Standardarbeitsmodell, bei dem man von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzt. Die Menschen arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten, in Teilzeit und in verschiedenen Zeitzonen.

Benutzerdefinierte Verfügbarkeit als wichtige Funktion zur Verwaltung der Ressourcenzuweisung

Die Verwaltung der Ressourcenverfügbarkeit ist mit individuellen Einstellungen viel einfacher. [Bildschirm einer Software zur Kapazitätsplanung]

Diese Variablen und Einstellungen sind für eine genaue Kapazitätsberechnung von entscheidender Bedeutung. Das ideale Tool muss daher die Möglichkeit bieten, die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters bei Bedarf anzupassen. Es ist auch wichtig, dass die Nutzer von Kapazitätsplanungs-Tools ihre Verfügbarkeit und Arbeitszeiten bearbeiten können, wenn sich diese ändern.

Berichterstattung

Einige der Anbieter von Kapazitätsplanungssoftware haben viele Berichte im Angebot, aber nur einige davon sind anpassbar.

Unternehmen verwenden je nach Branche oder Unternehmensstruktur unterschiedliche Metriken (Kapazitätsplanungsinstrumente) zur Messung der Effektivität des Unternehmens. Viele Systemanbieter bieten vordefinierte Berichte an, die - so kann man sagen - ein integraler Bestandteil des Angebots sind... so integral, dass sie nicht geändert oder - noch schlimmer - nicht an die Erwartungen der Projektteams angepasst werden können.
Halten Sie also Ausschau nach Anbietern von Kapazitätsplanungstools, die Berichte anbieten, die nicht nur Ihren Erwartungen entsprechen, sondern auch nicht offen für Änderungen sind, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sind die Berichte ausreichend anpassbar? Können sie gemeinsam genutzt und exportiert werden? Es ist einfacher, gute Praktiken in einem Unternehmen zu entwickeln, um Schwachstellen und Stärken zu finden, wenn man die Daten analysieren kann. Ein ideales Tool sollte über umfangreiche Berichtsfunktionen verfügen.

Überblick über die Kapazität

Im Falle eines Kapazitätsplans ist eine wirksame Transparenz der Kapazitätsplanung und/oder der Kapazitätsplanungsstrategie entscheidend.
Der Zugriff auf die Daten mit Hilfe von Kapazitätsplanungsinstrumenten sollte es ermöglichen, sich auf einen kleinen Zeitraum zu konzentrieren, aber auch eine Perspektive über einen größeren Datumsbereich zu erhalten. Teamleiter und Projektmanager planen die Einsätze ihres Teams in Bezug auf die erforderlichen Fähigkeiten, aber auch auf die vorläufigen oder unbestätigten Projekte.
Auch die Sichtbarkeit von Neueinstellungen und der Zeitpunkt, zu dem sie dem Unternehmen beitreten und für die Arbeit verfügbar sind, ist wichtig. Die Arbeit der verschiedenen Abteilungen und Teams ist eng miteinander verbunden, daher sollte das von Ihnen gewählte Tool Einblick in alle wichtigen Informationen bieten. Vor allem die Daten aus der Vertriebsabteilung.

Tags

Für die Kapazitätsabschätzung sind nicht nur Zeit und Anzahl der Mitarbeiter entscheidend, sondern auch deren Kompetenzen.

Tags in Teamdeck - die Lösung zur Ressourcenverfügbarkeit für das Projektmanagement.

Tags Management in Teamdeck.io - die Software zur Kapazitätsverwaltung.


Wie genau macht die Kapazitätsmanagementsoftware den Prozess effizienter? 

Kapazitätsplanungstools werben damit, dass sie "Ihre Arbeitsabläufe optimieren", "Ihre Organisation auf eine ganz neue Ebene heben" und "Ihnen erlauben, Ergebnisse wie nie zuvor zu erzielen". Das sind alles wohlklingende Slogans, aber kommen wir zur Sache. Was bringen Ihnen Kapazitätsplanungstools WIRKLICH?

Nutzung der Ressourcen Ansicht - Ansicht für alle Mitarbeiter des Unternehmens


Dank der Kapazitätsplanungswerkzeuge können Sie sehen, was jeder Mitarbeiter, jedes Team und jede Abteilung derzeit tut und wie viel sie zu tun haben. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, wem Sie mehr Aufgaben zuweisen sollten, damit es nicht zu einer Situation kommt, in der einige Mitarbeiter mit Arbeit überlastet sind und der Rest zu wenig Verantwortung hat.

Benachrichtigungen - über alles oder nur ausgewählte Themen


Die Situation bei den Kapazitäten ist sehr dynamisch. Urlaub, Erledigung von Aufgaben, neue Projekte, neue Mitarbeiter. Dies sind sehr wichtige Faktoren, die Ihre Arbeitsplanungsentscheidungen beeinflussen, daher wäre es sehr schwierig für Sie, dies ohne ausreichende Kenntnisse effektiv zu tun.
Die Kapazitätsplanungssoftware sendet Ihnen aktuelle Benachrichtigungen über Veränderungen oder mögliche Engpässe in Ihrem Unternehmen. Natürlich ist es für viele Kapazitätsplaner sehr wichtig, dass das Ressourcenmanagement-Tool die Möglichkeit bietet, zu entscheiden, welche Benachrichtigung ein- oder ausgeschaltet werden soll.

Zeiterfassungsbögen - wie viel Zeit wurde für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet?


Mit dieser Funktion der Kapazitätsplanungs-Tools können Sie überwachen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden, ob sie Freiraum haben oder im Gegenteil Überstunden machen. Dieses Wissen ist für Sie entscheidend, um die Teamkapazität einzuschätzen und zu entscheiden, welche Projekte und Abteilungen mehr Unterstützung benötigen und wem neue Aufgaben zugewiesen werden können.

Status der Projekte - welche Projekte stehen kurz vor dem Abschluss


Projekte haben in jedem Unternehmen unterschiedliche Prioritäten und Fristen. Als Projektleiter müssen Sie sicherlich mehr als einmal entscheiden, was im Moment am wichtigsten ist und alle Hände voll zu tun hat, um den Auftrag zu erfüllen. Das Kapazitätsplanungstool ermöglicht es Ihnen, den Status Ihrer Projekte zu verfolgen und die Ressourcen entsprechend Ihrem Bedarf zuzuweisen.

Informationen - die Quelle der Optimierung

Man kann nicht etwas verbessern oder gute Strategien mit Hilfe von Kapazitätsplanungsinstrumenten beibehalten, wenn man nicht weiß, ob sie wirksam sind. Und nicht alles lässt sich aus einfacher Beobachtung ableiten. Eine der wichtigsten Funktionen des Kapazitätsplanungswerkzeugs besteht darin, Ihnen Daten zu den wichtigsten Metriken im Zusammenhang mit der Arbeitsplanung zu liefern. Dazu gehören:

Vergleich von Kapazität und Nachfrage

D.h. die Kapazität Ihres Unternehmens im Vergleich zu seinem Bedarf.

Nutzung der Ressourcen

D.h. wie viel des Potenzials Ihrer Organisation genutzt wird, ob irgendwelche Kompetenzen oder Ressourcen fehlen oder sogar zu viele sind.

Vorhersagen

D.h. Vorhersagen darüber, wie Ihre Kapazität in Zukunft aussehen wird, basierend auf den von Ihnen eingebrachten Informationen (geplante Projekte, bevorstehende Veranstaltungen, Neueinstellungen usw.).

Team-Spezifikation

Zeigt an, welche Personen einem bestimmten Projekt zugewiesen sind, ihre Verfügbarkeit, Position und Zuständigkeiten.

Kapazitätsplanungsprozess - Schritt für Schritt

Wir haben bereits erörtert, wie man das beste Kapazitätsplanungstool auswählt und wie es unserem Unternehmen hilft. Ein gutes Tool wird fast die gesamte Drecksarbeit für Sie erledigen, aber um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, müssen Sie zunächst den Prozess der Kapazitätsplanung verstehen. Wir werden ihn nun Schritt für Schritt besprechen.

Schritt 1 - Analyse der aktuellen Situation

Der Ausgangspunkt für die Arbeit mit Kapazitätsplanungsinstrumenten für jeden Prozess in einem Unternehmen ist, dass man weiß, wie er derzeit aussieht. Erst dann können Sie die Stärken und Schwächen beurteilen und entscheiden, was Sie brauchen. Prüfen Sie, wie hoch die Kapazität Ihres Unternehmens ist: wie viele Mitarbeiter haben Sie, wie hoch ist ihre Verfügbarkeit und welche Fähigkeiten haben sie.

Schritt 2 - Bewertung der Nachfrage

Als Nächstes müssen Sie mithilfe von Kapazitätsplanungstools den Bedarf Ihres Unternehmens an verschiedenen Ressourcen ermitteln. Wenn Sie diesen Faktor mit Ihrer Kapazität vergleichen, können Sie leicht erkennen, welche Ressourcen Ihnen fehlen. Dies wird für die Planung Ihrer Wachstumsstrategie von entscheidender Bedeutung sein.

Schritt 3 - Optimierung des Ressourceneinsatzes

In dieser Phase sollten Sie prüfen, ob alle Ressourcen Ihres Unternehmens optimal geplant sind. Vielleicht haben einige Mitarbeiter Kompetenzen, die nicht genutzt werden, oder bestimmte Prozesse nehmen mehr Zeit in Anspruch als nötig, z. B. lange Sitzungen oder Überarbeitungen.

Schritt 4 - sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern

Als Manager eines großen Unternehmens können Sie nicht alles wissen und mitbekommen, und das ist völlig normal. Dennoch ist es nützlich, so viel wie möglich zu wissen, und niemand kann Ihnen so viel über die Abläufe in Ihrem Unternehmen erzählen wie die Mitarbeiter, die daran beteiligt sind. Führen Sie regelmäßig 1:1-Sitzungen durch und holen Sie sich das Feedback Ihrer Mitarbeiter darüber ein, was sie frustriert, was ihnen Schwierigkeiten bereitet, was ihre Zeit verschwendet oder was ineffizient ist. Ihre Sichtweise kann einen großen Einfluss auf Ihre Strategie mit Hilfe von Kapazitätsplanungstools haben.

Schritt 5 - Entwicklung einer Strategie

Jetzt, da Sie wissen, was Ihr Unternehmen hat und braucht, ist es an der Zeit, Lösungen zu planen. Bereiten Sie eine Strategie vor, aus der hervorgeht, was geschehen muss, damit das Unternehmen optimal arbeiten kann. Möglicherweise müssen Sie mehr Mitarbeiter einstellen, Mitarbeiter zur Unterstützung anderer Projekte abstellen oder bestimmte Prozesse umstrukturieren. Nehmen Sie auch wichtige Ziele und Meilensteine in Ihren Plan auf. So können Sie Ihre Fortschritte leichter überwachen.

Schritt 6 - Optimieren, kontinuierlich, immer!


Bewährte Praktiken für die Kapazitätsplanung

Die Optimierung des Kapazitätsmanagementprozesses ist eine Herausforderung, der sich fast jedes Unternehmen stellen muss. Die einen machen es besser, die anderen schlechter, weil sie unterschiedliche Wege wählen, um ihr Ziel zu erreichen, die nicht immer auf die individuellen Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Wir haben jedoch einige universelle Tipps für Sie, um ein Meister der Kapazitätsplanung zu werden.

Das Kapazitätsmanagement ist einer der wichtigsten Prozesse in jedem Unternehmen. Sie ermöglicht es Ihnen, die Effizienz zu steigern, Ihr Budget besser zu nutzen, die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, potenziellen Engpässen vorzubeugen und die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens in- und auswendig zu lernen. Es ist eine Menge Arbeit, aber ihre Auswirkungen können nicht überschätzt werden. Und der Markt bietet perfekt konzipierte Tools, die diesen Prozess komfortabel und intuitiv gestalten.

 

Sind Sie auf der Suche nach einer gut erkennbaren Kapazitätsplanungssoftware zu einem vernünftigen Preis? 

Siehe Teamdeck.io Tool zur Planung der Ressourcenkapazität, ausgewählt von Unit9, Human8, NTT Data

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