Ressourcenmanagement-Software zeigt, wer an was arbeitet, wer freie Kapazitäten hat und ob die von dir geplanten Stunden mit den tatsächlich von deinem Team erfassten Stunden übereinstimmen. Tabellenkalkulationen versagen, sobald du mehr als eine Handvoll Leute über mehrere Projekte hinweg planst: Buchungen überschneiden sich, Urlaubstage werden übersehen und niemand traut den Auslastungszahlen mehr.
Wir haben neun Ressourcenmanagement-Tools verglichen, die Agenturen, Softwarehäuser, Beratungsunternehmen und Projektteams im Jahr 2026 nutzen. Ein Hinweis zur Transparenz: Wir entwickeln „Teamdeck“, daher ist es auf der Liste, aber wir beschreiben jedes Tool danach, wofür es entwickelt wurde – einschließlich der Fälle, in denen ein anderes Tool besser geeignet ist.
Kurze Antwort: Die beste Ressourcenmanagement-Software nach Teamtyp
- Agenturen und IT-Teams, die Terminplanung, Arbeitszeitnachweise und Urlaub in einem Kalender vereinen wollen: Teamdeck
- Kreativagenturen, die einen ansprechenden visuellen Zeitplan wollen: Float
- Kleine Teams, die Mitarbeiter, Räume und Ausrüstung buchen: Resource Guru
- Dienstleistungsunternehmen, die Umsatz und Kapazitäten Monate im Voraus prognostizieren: Runn
- Teams, die eine On-Premise-Lösung oder sehr flexible Terminplanung benötigen: Hub Planner
- Große Dienstleistungsunternehmen, die eine vollständige PSA-Lösung benötigen: Kantata
- Unternehmen, die bereits auf Smartsheet standardisiert sind: Smartsheet Resource Management
- Agenturen, die Budgetierung, Ressourcenplanung und Abrechnung in einer einzigen Agenturplattform vereinen wollen: Productive
- Teams, deren Hauptbedarf in der Zeiterfassung und Rechnungsstellung liegt: Harvest (mit Harvest Forecast)
Ressourcenmanagement-Tools im Vergleich
| Tool | Am besten geeignet für | Ressourcenplanung | Zeiterfassung | Urlaubsverwaltung | Berichterstellung | Preismodell |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Teamdeck | Agenturen, Softwarehäuser, Beratungs- und Projektteams | Ja, gemeinsamer Kalender mit Kapazitätsanzeige | Ja, Arbeitszeitnachweise mit Genehmigungen | Ja, Genehmigungen, Zulagen, Slack-Anfragen | Auslastung, Budget, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung | Pro Nutzer, ab 2 $ (Light) und 6 $ (Full) pro Person und Monat |
| Float | Kreativ- und Marketingagenturen | Ja, visueller Zeitplan | Ja | Freizeit im Zeitplan | Kapazitäts- und Projektberichte | Pro eingeplanter Person |
| Resource Guru | Einfache Buchung von Mitarbeitern, Räumen und Ausrüstung | Ja, mit Terminkonfliktmanagement | Basis | Ja | Auslastungsberichte | Pro Person |
| Runn | Kapazitäts- und Finanzprognosen | Ja | Ja | Geplante Ausfallzeiten | Prognosen, Budgets, Auslastung | Pro Person |
| Hub Planner | Flexible Planung, in der Cloud oder vor Ort | Ja | Ja, Arbeitszeitnachweise | Ja, Urlaubsverwaltung | Konfigurierbare Berichte | Pro Ressource, mit Add-ons |
| Kantata | Große Dienstleistungsunternehmen | Ja, kompetenzbasiert | Ja | Über Integrationen oder Konfiguration | Finanz- und Portfolioberichterstattung | Angebotsbasiert |
| Smartsheet-Ressourcenmanagement | Teams, die bereits Smartsheet nutzen | Ja | Ja | Verfügbarkeit und Urlaub im Kalender | Auslastungs- und Budgetberichte | Teil der Smartsheet-Tarife |
| Produktiv | Agenturen, die eine einzige Plattform für das Agenturmanagement wollen | Ja | Ja | Urlaubsanträge | Rentabilitäts- und Budgetberichte | Pro Nutzer, je nach Tarif |
| Ernte + Ernteprognose | Zuerst Zeiterfassung und Rechnungsstellung | Ja, in Forecast | Ja, im Kernprodukt | Freizeiteinträge | Zeit-, Budget- und Rechnungsberichte | Pro Nutzer, Forecast wird separat abgerechnet |
Funktionsbezeichnungen und Tarife ändern sich häufig. Informiere dich auf der Website des jeweiligen Anbieters über die aktuellen Preise, bevor du dich entscheidest.
So haben wir die Tools bewertet
Wir haben uns die Fragen angesehen, die sich ein Projektmanager, Agenturinhaber oder Betriebsleiter vor dem Kauf einer Ressourcenmanagement-Software stellt:
- Terminplanung: Kannst du Mitarbeiter stundenweise oder prozentual für Projekte buchen, Überbelegungen und freie Kapazitäten auf einen Blick erkennen und vorläufige Arbeiten planen?
- Geplant vs. Ist: Werden die erfassten Zeiten direkt neben dem Zeitplan angezeigt, sodass du gebuchte Stunden mit den tatsächlichen Stunden vergleichen kannst, ohne Daten exportieren zu müssen?
- Verfügbarkeit: Sind Urlaub, Krankheitstage und Feiertage im selben Kalender erfasst, sodass die Kapazitätsangaben korrekt sind?
- Berichterstellung: Kannst du Auslastung, abrechnungsfähigen Anteil, Projektbudgets und Lohndaten ohne Tabellenkalkulation auswerten?
- Akzeptanz: Wird das gesamte Team das System tatsächlich nutzen? Mobile Apps, Slack- und Kalender-Integrationen sind wichtiger als die Anzahl der Funktionen.
- Kosten: Sind die Preise vorhersehbar, wenn das Team wächst, und zahlst du für Mitarbeiter, die nur ihre Arbeitszeit erfassen?
Die 9 besten Tools für das Ressourcenmanagement im Jahr 2026
1. Teamdeck: Ressourcenplanung, Arbeitszeitnachweise und Urlaub in einem Kalender
Am besten geeignet für: Agenturen, Softwarehäuser, Beratungsunternehmen und Projektteams, die Mitarbeiter über viele Projekte hinweg einplanen.
Teamdeck vereint Buchungen, Stundenzettel, Verfügbarkeit und Urlaub in einem Kalender. Projektmanager buchen Mitarbeiter stundenweise ein, sehen freie Kapazitäten und Überbuchungen pro Person und können Konflikte noch vor Wochenbeginn beheben. Teammitglieder erfassen ihre Arbeitszeit entsprechend ihren Buchungen, sodass geplante und tatsächliche Stunden aus einer Quelle stammen. Urlaubsanträge, Genehmigungen und Freistellungen werden direkt neben der Projektarbeit angezeigt, einschließlich der über Slack gesendeten Anträge.
Stärken:
- Ressourcenplanung mit freien Kapazitäten, Überbuchungswarnungen und Meilensteinen
- Stundenzettel und Zeiterfassung mit Genehmigungen sowie einem Vergleich zwischen gebuchten und erfassten Stunden
- Urlaubsverwaltung mit benutzerdefinierten Urlaubsarten, Zulagen und Slack-Anfragen
- Individuelle Berichte zu Auslastung, Projektbudgets, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung
- iOS- und Android-Apps, eine API und Integrationen
- Alle Funktionen in jedem Tarif: „Full Member“ 6 $ und „Light Member“ 2 $ pro Person und Monat, 10 % Rabatt bei Jahresabrechnung. „Light Members“ kosten weniger, da sie zwar Zeiten erfassen und im Zeitplan erscheinen, aber keinen vollen Zugriff auf die App haben.
Was du beachten solltest: Bei Teamdeck stehen Menschen, Kapazität und Zeit im Mittelpunkt. Wenn du Aufgabenlisten, Rechnungsstellung oder eine vollständige PSA-Buchhaltung im selben Tool benötigst, kombiniere es mit deiner Projektmanagement- oder Finanzsoftware.
2. Float: ein visueller Team-Zeitplan für Agenturen
Am besten geeignet für: Kreativ- und Marketingagenturen, die ihre Mitarbeiter Woche für Woche einplanen.
Float ist bekannt für eine übersichtliche, schnelle Zeitplanansicht. Teams buchen Mitarbeiter für Projekte ein, sehen die Kapazitäten, fügen Urlaubstage hinzu und erfassen die Arbeitszeit. Es ist eine beliebte Wahl für Design- und Marketingstudios.
Was du beachten solltest: Vergleiche, wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen und die Erstellung von abrechnungsfähigen Berichten für deine Personalabwicklung funktionieren. Wir vergleichen die beiden Tools ausführlich in „Teamdeck vs. Float“.
3. Resource Guru: einfache Buchungen für Mitarbeiter, Räume und Ausrüstung
Am besten geeignet für: kleine und mittelgroße Teams, die eine unkomplizierte Buchung wünschen, auch für nicht-personelle Ressourcen.
Resource Guru konzentriert sich auf schnelle Terminplanung mit Terminkonfliktmanagement, einer Warteliste für noch nicht zugewiesene Aufgaben und Urlaubsverwaltung. Es lässt sich schnell einführen.
Was du beachten solltest: Wie viel Zeiterfassung und wie detaillierte Berichte du benötigst. Sieh dir unseren Resource-Guru-Vergleich an.
4. Runn: Kapazitätsplanung mit Finanzprognosen
Am besten geeignet für: Beratungsunternehmen und Dienstleister, die Umsatz, Marge und Personalbedarf Monate im Voraus prognostizieren.
Runn verbindet Ressourcenplanung mit Projektfinanzen, sodass du vorläufige Projekte modellieren und die Auswirkungen auf Kapazität und Umsatz sehen kannst. Arbeitszeitnachweise schließen die Lücke zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeit.
Was du beachten solltest: ob dein Team detaillierte Prognosen benötigt oder eine einfachere Routine für die tägliche Planung und Zeiterfassung.
5. Hub Planner: flexible Terminplanung, in der Cloud oder vor Ort
Am besten geeignet für: Unternehmen mit spezifischen Planungsregeln oder der Anforderung, die Lösung auf eigenen Servern zu hosten.
Hub Planner bietet Ressourcenplanung, Arbeitszeitnachweise, Urlaubsverwaltung und Berichterstellung sowie Erweiterungen, die du nach Bedarf hinzufügen kannst.
Was du prüfen solltest: Welche Funktionen sind Add-ons und wie verändert sich der Gesamtpreis, wenn du sie aktivierst?
6. Kantata: eine Automatisierungsplattform für professionelle Dienstleistungen
Am besten geeignet für: große Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, die Ressourcenplanung, Projektfinanzen und Projektabwicklung in einem einzigen Unternehmenssystem benötigen.
Kantata (ehemals Mavenlink) deckt kompetenzbasiertes Ressourcenmanagement, Projektbuchhaltung, Zeit- und Spesenabrechnung sowie Portfolio-Berichterstattung ab.
Was du beachten solltest: Implementierungszeit und -kosten. PSA-Plattformen für Unternehmen erfordern in der Regel ein eigenes Einführungsprojekt.
7. Smartsheet Resource Management: Ressourcenplanung innerhalb des Smartsheet-Ökosystems
Am besten geeignet für: Teams, die bereits Projekte in Smartsheet verwalten.
Früher bekannt als 10.000ft, erweitert Smartsheet Resource Management Smartsheet-Projekte um Teamplanung, Auslastungs- und Budgetverfolgung.
Was du beachten solltest: Wie gut passt es, wenn Smartsheet noch nicht dein Hauptprojekt-Tool ist?
8. Productive: eine All-in-One-Plattform für das Agenturmanagement
Am besten geeignet für: Agenturen, die Vertriebspipeline, Budgetierung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung auf einer Plattform vereinen möchten.
Productive verknüpft die Terminplanung mit Budgets und Rentabilität, sodass Agenturleiter die finanziellen Auswirkungen von Personalentscheidungen erkennen können.
Was du beachten solltest: ob du mehrere Tools auf einmal ersetzen oder die Ressourcenplanung zu den Tools hinzufügen möchtest, die du bereits nutzt.
9. Harvest und Harvest Forecast: Zeiterfassung steht an erster Stelle
Am besten geeignet für: Teams, deren Hauptanforderung eine genaue Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Rechnungsstellung ist.
Harvest ist ein bekannter Zeiterfasser mit Rechnungsstellung. Harvest Forecast, das separat erhältlich ist, ergänzt dies um einen Team-Terminplaner.
Was du beachten solltest: Terminplanung und Urlaubsverwaltung laufen in einem zweiten Produkt, also prüfe, wie die Berichterstattung über Plan- und Ist-Zahlen zwischen den beiden funktioniert.
So wählst du eine Ressourcenmanagement-Software aus
- Beginne mit der Entscheidung, die du schneller treffen möchtest. „Können wir dieses Projekt annehmen?“, „Wer hat nächste Woche Zeit?“ und „Erreichen wir eine abrechnungsfähige Auslastung von 75 %?“ erfordern unterschiedliche Berichte.
- Trage Urlaubstage in denselben Kalender ein wie die Projektarbeit. Die Kapazität ist nur dann genau, wenn Urlaub, Krankheitstage und Feiertage sie automatisch reduzieren.
- Vergleiche geplante mit tatsächlichen Stunden. Tools, die Buchungen und Stundenzettel zusammenführen, zeigen Abweichungen bei den Schätzungen ohne Exporte an.
- Prüfe, wer eine kostenpflichtige Lizenz benötigt. Auftragnehmer und Mitarbeiter, die nur Arbeitszeiten erfassen, sollten nicht so viel kosten wie Projektmanager.
- Teste die Einführung mit einem echten Team. Führe einen zweiwöchigen Test mit einem Team, echten Projekten und echtem Urlaub durch und schau dir dann die Berichte an.
Für einen tieferen Einblick lies das „Resource Management Compendium“, unseren kostenlosen Leitfaden zu Kapazitätsplanung, Auslastung und Ressourceneinsatz.
Ressourcenmanagement-Software vs. Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana oder Monday.com organisieren Aufgaben: Was muss erledigt werden, bis wann und in welchem Status. Ressourcenmanagement-Software organisiert die Zeit der Mitarbeiter: Wer ist verfügbar, wie viele Stunden ist jede Person gebucht und ob das Team Kapazitäten für neue Arbeit hat. Die meisten Teams nutzen beides: Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool, Kapazität, Zeit und Urlaub in einem Ressourcenmanagement-Tool.
FAQ
Was ist Ressourcenmanagement-Software?
Ressourcenmanagement-Software hilft dir dabei, die Zeit der Mitarbeiter projektübergreifend zu planen. Sie zeigt Buchungen, Verfügbarkeit, Urlaub und erfasste Stunden an einem Ort an, sodass Manager Arbeit zuweisen, Überbuchungen vermeiden und die Auslastung auswerten können.
Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Ressourceneinsatzplanung?
Bei der Ressourcenplanung blickt man in die Zukunft: Werden wir im nächsten Quartal genug Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten haben? Die Ressourceneinplanung ist die tägliche Arbeit, bestimmte Mitarbeiter für bestimmte Projekte und Termine einzubuchen. Gute Tools unterstützen beides in einem Kalender.
Welche Ressourcenmanagement-Software eignet sich am besten für Agenturen?
Agenturen benötigen in der Regel eine schnelle Terminplanung, Arbeitszeitnachweise für abrechnungsfähige Stunden und einen Überblick über Urlaubstage. Teamdeck, Float und Productive sind gängige Optionen. Teamdeck vereint Terminplanung, Arbeitszeitnachweise und Urlaub in einem Kalender zu einem Preis pro Nutzer.
Gibt es kostenlose Ressourcenmanagement-Software?
Die meisten Tools bieten eher eine kostenlose Testversion als einen kostenlosen Tarif für Teams an. Teamdeck bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion mit allen Funktionen an – du brauchst keine Kreditkarte, um loszulegen.
Wie misst man die Ressourcenauslastung?
Die Auslastung ist der Anteil der verfügbaren Stunden, die für Projektarbeit aufgewendet werden: erfasste (oder gebuchte) Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, abzüglich der Abwesenheitszeiten. Bei der abrechnungsfähigen Auslastung werden nur abrechnungsfähige Stunden berücksichtigt. Mehr dazu findest du unter „So misst du die Ressourcenauslastung“.
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