Was ist das Schwierigste an der Arbeit eines Projektmanagers? Das Jonglieren mit mehreren Aufgaben? Die Erwartungen der Beteiligten zu erfüllen? Das Navigieren durch schwierige Situationen? Es versteht sich von selbst, dass Projektmanager es nicht leicht haben. Schließlich ist jedes Projekt, das sie übernehmen, anders.
Was werden Sie dank dieses Artikels bekommen:
- Häufigste Herausforderungen im Projektmanagement auf der Grundlage der Kenntnisse von IT-Unternehmen
- die hilfreiche Rolle der Ressourcenmanagement-Software bei der Bewältigung von Herausforderungen im Projektmanagement
- Lösungsvorschläge für die Herausforderungen des Projektmanagements
Sicher, einige Herausforderungen im Projektmanagement sind fast unvermeidlich, aber Sie können sich darauf vorbereiten! Heute besprechen wir einige häufige Herausforderungen im Projektmanagement und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden oder bewältigen können.
Gemeinsame Herausforderungen des Projektmanagements:
Unklare Erwartungen
Hier geht es um Ihre Erwartungen an Ihre Teammitglieder und die Erwartungen der Interessengruppen an die Arbeit des Teams. Obwohl diese beiden Fälle leicht unterschiedlich sind, können Sie ähnliche Strategien anwenden, um beide Herausforderungen zu lösen.
Wenn es um Ihre Kunden geht, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das dem Projekt zugrunde liegende Geschäftsziel verstehen. Was wollen sie erreichen? Wie wird das Projekt dazu beitragen, dieses Ziel zu erreichen? Wenn Sie darauf keine Antworten haben, gibt es immer Probleme beim Projektmanagement.
Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, und wenn Sie bereit sind, eine Bestätigung zu geben den Umfang des ProjektsBesprechen Sie auch die Erwartungen. Manchmal ist es sogar sinnvoll, genau zu umreißen, was außerhalb des Arbeitsumfangs liegt. Damit Ihr Team die Projekterwartungen versteht, sollten Sie es auch ermutigen, Fragen zu stellen und die Gründe für die verschiedenen Aufgaben klar zu erläutern. Denken Sie daran, dass Ihre Teammitglieder auch die Geschäftsziele des Projekts genau verstehen sollten.
Unzureichende Ressourcen
Ressourcenprobleme in Projekten können schwerwiegende Folgen haben. Schließlich brauchen Sie ausreichend kompetente Mitarbeiter, um Ihr Projekt ins Leben zu rufen. Die Probleme können bereits in der Projektplanungsphase beginnen, wenn Sie das Team zusammenstellen wollen.
Wenn Ihr Unternehmen keine Ressourcenkalender alle Mitarbeiter zu verwalten, kann es sehr schwierig sein, geeignete Ressourcen für das Projektteam zu finden. Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, z. B. nach bestimmten Fähigkeiten im Ressourcenpool Ihres Unternehmens zu suchen. Natürlich müssen Sie auch sicherstellen, dass die Personen, die Sie in Ihrem Team haben möchten, in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen.
Auch in diesem Fall ist ein Ressourcenkalender sehr nützlich. Der Überblick über die Kapazität Ihrer Ressourcen (lesen Sie mehr über Ressourcen-Kapazitätsplanung) und die Verfügbarkeit ist ein wesentliches Element des Risikomanagements. Wenn zum Beispiel eines Ihrer Teammitglieder aufgrund unvorhergesehener Umstände ausfällt, können Sie schneller einen Ersatz finden.
Eine wirksame Ressourcenprognose ist auch unerlässlich, wenn Sie einen Ressourcenmangel vermeiden wollen. Sind Sie sicher, dass Sie genügend Mitarbeiter haben, um das Projekt durchzuführen?
Lesen Sie, wie man Verwendung historischer Projektdaten für Prognose der Humanressourcen.
Ungenaue Schätzungen
Zugegeben, die Schätzung von Projekten ist ein komplexes Element der Projekt- und Ressourcenmanagementund Schätzungen sind selten sehr genau. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie einfach aufgeben und davon ausgehen sollten, dass die Prognosen Ihres Teams weit daneben liegen. Es gibt Dinge, die Sie tun können, um die Waage zu Ihren Gunsten ausschlagen zu lassen:
- Sammeln Sie alle Anforderungen, bevor Sie mit der Kalkulation beginnen. Besprechen Sie sie mit den Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team die Art der Anforderungen und mögliche Abhängigkeiten vollständig verstehen.
- Bitten Sie Fachexperten (z. B. Softwareentwickler, Qualitätssicherungsspezialisten usw.), an der Schätzungssitzung teilzunehmen. Ihr Beitrag wird sehr wertvoll sein und Ihnen helfen, genauere Schätzungen zu erhalten.
- Verwenden Sie eine bewährte Technik aus der Projektkalkulation. Hier können Sie mehr erfahren über Projektkalkulation mit Planning Poker und Story Points.
Ausweitung des Geltungsbereichs
Fragt man Projektmanager nach den Herausforderungen des Projektmanagements, so steht die schleichende Ausweitung des Projektumfangs wahrscheinlich ganz oben auf ihrer Liste. Dies ist ein recht häufiges Phänomen, das auftritt, wenn der Projektumfang unkontrolliert wächst. Dies kann durch einen unzureichend definierten Projektumfang, den Druck externer und interner Interessengruppen oder das Fehlen eines definierten Änderungsmanagementprozesses verursacht werden.
Zum Glück haben Sie als Projektmanager mehrere Strategien, um die Ausweitung des Aufgabenbereichs zu bewältigen oder sogar von vornherein zu verhindern. Alles beginnt mit einem gut vorbereiteten Arbeitsumfang. Effektive Management des Projektumfangs hilft Ihnen enorm: Wenn Sie alle Projektanforderungen definiert und validiert haben, können Sie sich auf den Umfang Ihres Projekts verlassen.
Was tun, wenn Sie das Gefühl haben, dass der Umfang Ihres Projekts außer Kontrolle geraten ist? In unserem Leitfaden finden Sie einige hilfreiche Tipps für schleichende Ausweitung des Projektumfangs im Projektmanagement.
Schlechte Kommunikation
Selbst in der - sagen wir mal - Marketing-Projektmanagement Ob in der Industrie oder in Unternehmen, die sich auf Kommunikation spezialisiert haben, es ist schwer, Missverständnisse zu vermeiden, wenn schwache Führung und schlechte Kommunikation auftreten.
Projektmanager müssen effektiv mit den Mitgliedern ihres Projektteams, aber auch mit Kunden, anderen Interessengruppen und sogar mit ihren eigenen Managern kommunizieren. Jede dieser Parteien benötigt möglicherweise einen anderen Kommunikationsstil und andere Kanäle, um mit ihr in Kontakt zu treten. Es ist unerlässlich, dass der Projektleiter einen Kommunikationsplan aufstellt und ihn mit allen Beteiligten teilt.
Definieren Sie die Kommunikationskanäle, stellen Sie einige Regeln für Projektaktualisierungen auf (z. B. Projektstatusberichte), und, was besonders wichtig ist, vermeiden ineffiziente Sitzungen! Es wird dazu beitragen, das richtige Niveau der Projekttransparenz und vermeiden Sie Kommunikationsprobleme bei Ihren Projekten.
Da viele Teams aufgrund der weltweiten Pandemie auf Fernarbeit umgestellt haben, kann die Kommunikation selbst für Unternehmen, die bis dahin gut damit zurechtkamen, zu einer Herausforderung geworden sein. Selbst wenn man eine gute Kamera für Zoom-Meetings nicht genug sein. Ist das auch bei Ihrem Team der Fall? In unserem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die bewährte Praktiken der Fernkommunikation.
Terminkonflikte
Es ist verständlich, dass diese Art von Projektmanagementproblemen schnell das gesamte Projekt zum Entgleisen bringen kann. Wenn Ihr Unternehmen jeweils nur für ein Projekt verantwortlich ist, mag es einfacher erscheinen Konflikte bei der Projektplanung zu vermeiden.
Wenn Sie jedoch Ihre Projektbuchungen nicht mit der Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen abstimmen, können Sie in Schwierigkeiten geraten. Was, wenn sich herausstellt, dass eines der wichtigsten Mitglieder Ihres Projektteams einen zweiwöchigen Urlaub geplant hat und Sie dies bei der Planung des Zeitplans nicht berücksichtigt haben?
Bei mehreren Projekten ist die Vermeidung von Terminkonflikten vielleicht noch schwieriger, aber es ist möglich. Das Wichtigste ist, dass alle Projektleiter Einblick in den Zeitplan der einzelnen Projekte und die Verfügbarkeit von Ressourcen erhalten.
Mit diesen Informationen sind Probleme bei der Terminplanung weniger wahrscheinlich. Sie können eine Online-Kalenderplaner mehrere Projekte ohne Überschneidungen zu planen.
Ungewissheit über den Fortgang des Projekts
Jeder Projektleiter muss in der Lage sein, den Stand des Projekts zu überwachen. Dies hat mehrere Vorteile: Sie können den Überblick über das Budget behalten, die Arbeitsbelastung Ihres Teams überprüfen und möglicherweise Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Marketing-Projektleiter können zum Beispiel ein SEO-Werkzeug mit Ressourcenplanungssoftware um die Effektivität der Mitarbeiter zu analysieren und Lücken in ihrer Leistung zu erkennen. Wenn Sie wissen, wo die Dinge liegen, können Sie datengestützte Projektmanagemententscheidungen treffen. Sie können auch schneller reagieren, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um den Zustand Ihres Projekts zu messen. Wir empfehlen, die folgenden Metriken zu verfolgen:
- Verbrennungsrate - Die Überprüfung, wie schnell das Budget verbraucht wird, ist für Projektleiter sehr wertvoll, da sie schnell feststellen können, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.
- Geschätzte vs. tatsächliche Stunden - ein Vergleich der geschätzten Stunden mit der tatsächlich von Ihren Mitarbeitern aufgezeichneten Zeit ist eine hervorragende Methode, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Nutzung der Ressourcen - Sie können damit die Arbeitsbelastung Ihrer Teammitglieder beurteilen. Sie werden sehen, wer zu viel zu tun hat und Gefahr läuft, überlastet zu werden. Sie werden auch wissen, wer mehr Aufgaben übernehmen könnte.
Ungeeigneter Werkzeugkasten
Werkzeuge zur Projektplanung sollen Ihnen und Ihrem Team helfen, Projekte erfolgreich durchzuführen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch die richtigen Tools für Ihr Unternehmen einsetzen. Andernfalls verschwenden Sie möglicherweise viel Zeit damit, Ihre Mitarbeiter mit Anwendungen vertraut zu machen, die keine spürbaren Auswirkungen auf ihre Arbeit haben.
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der einige Mitarbeiter Ihres Projektteams viel unterwegs sind, z. B. auf dem Weg zum Kunden. Wenn Sie sie bitten, die Zeit mit einer Projektmanagement-Software zu erfassen, die keine mobile Version hat, wird das sehr unpraktisch sein. Außerdem werden ihre Zeiterfassungsbögen wahrscheinlich ungenau sein, da sie sie im Nachhinein ausfüllen werden.
Bevor Sie sich entscheiden, eine neue Anwendung in den Werkzeugkasten Ihres Teams aufzunehmen, sollten Sie zunächst Ihre Bedürfnisse auflisten. Prüfen Sie dann, ob ein bestimmtes Tool diese Anforderungen erfüllt. Lässt es sich in andere Tools integrieren, die Ihr Team verwendet? Kann es an die Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden? Die Verwendung von Tools, die die Arbeitsabläufe Ihres Teams unterstützen, macht das Leben für das Team und den Projektmanager einfacher.
Auch wenn Sie über umfangreiche Projektmanagement-Schulungen Auch wenn Sie keine oder nur wenig Berufserfahrung haben, können Ihnen die oben beschriebenen Probleme leicht einen Strich durch die Rechnung machen und sich negativ auf Ihr Projekt auswirken. Als Projektleiter ist es nützlich zu wissen, wie man ihre Folgen verhindern oder überwinden kann.
Dieser Blog-Beitrag ist wie ein Ausgangspunkt: Wir haben einige allgemeine Herausforderungen im Projektmanagement skizziert, aber es lohnt sich dennoch, sich über jedes einzelne Thema zu informieren. Wir hoffen, dass die Links, die wir neben jeder der oben genannten Herausforderungen aufgeführt haben, Ihnen dabei helfen werden, Ihr Projektmanagement-Know-how weiterzuentwickeln.
