Die Erstellung eines soliden Projektbudgets erfordert viel Planung, ist aber oft nicht ausreichend. Laut Die Umfrage des Project Management InstituteWeniger als 60% der Projekte werden innerhalb ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen. Um zu sehen, wohin Ihr Projekt geht, müssen Sie den Fortschritt verfolgen und prüfen, ob Ihre Schätzungen mit den tatsächlichen Daten übereinstimmen.

Mit Teamdeck behalten Sie den Überblick über das aktuelle Budget Ihres Projekts, den Gewinn Ihres Unternehmens und mögliche Risiken. Sie können diese Erkenntnisse auch mit Ihrem Team oder Ihren Kunden teilen.

Sind Sie bereit, ein datengesteuerter Projektmanager zu werden?

Zunächst einmal haben Sie Ihr Teamdeck-Konto noch nicht eingerichtet, jetzt einschreiben. Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind in der Berichte Abschnitt.

Sie können einen neuen Bericht von Grund auf erstellen (indem Sie auf Benutzerdefiniert erstellen), aber ich schlage vor, eine Vorlage namens "Projektbudget" zu verwenden. Benennen Sie Ihren Bericht und wählen Sie einen geeigneten Datumsbereich.

Vergleichen Sie Ihre Schätzungen mit den tatsächlichen Ergebnissen

Betrachtet man das erste Schaubild, das Buchungen vs. Zeiterfassungsbögenkönnen Sie sehen, wie sich Ihre Schätzungen (Buchungen) mit der tatsächlich für ein bestimmtes Projekt aufgewendeten Zeit vergleichen lassen. Klicken Sie auf Einstellungen -> Gruppe von und wechseln zwischen Projekte und Menschen um denselben Vergleich aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten.

Vergleich der Schätzungen mit den tatsächlichen Ergebnissen

Ein solches Diagramm kann Ihnen helfen, Risiken und Verbesserungsbereiche zu identifizieren, wenn Sie Ihr Projekt wieder auf Kurs bringen wollen.

Überwachen Sie das aktuelle Budget Ihres Projekts und den Gesamtgewinn

Wenn Sie unsere Berichtsvorlage "Projektbudget" verwenden, sehen Sie eine Tabelle namens Budgets. Hier können Sie den Gewinn Ihres Unternehmens berechnen und sehen, wie hoch die Kosten der einzelnen Projekte sind.

Wenn Sie Ihren Bericht von Grund auf neu erstellen, lesen Sie weiter. Sie werden die gleichen Metriken und Formeln wie unten beschrieben verwenden, aber Sie müssen sie zuerst definieren oder aus anderen Berichten importieren. So können Sie benutzerdefinierte Metriken für Ihre Berichte erstellen.

Diese Tabelle wird standardmäßig für Projekte mit einem festen Budget erstellt. Wenn Sie einen Zeit- und Materialvertrag haben, finden Sie im folgenden Abschnitt eine entsprechende Anleitung.

Als erstes müssen Sie mit Ihrem Budgets Tabelle auszufüllen. Es gibt zwei Spalten, die Sie ausfüllen müssen: Projektbudget und Interner Kurs USD. Die erste Zahl steht für das Budget Ihres Projekts: der Betrag, den Ihr Kunde Ihnen für die geleistete Arbeit zahlen wird. Der zweite Wert ist der durchschnittliche Stundensatz, den Sie Ihren Mitarbeitern zahlen. Achten Sie darauf, dass Sie die internen Stundensätze für jede Person, die an dem Projekt arbeitet, separat eingeben.

Verfolgen Sie das Budget Ihres Projekts mit teamdeck

Anschließend werden zwei benutzerdefinierte Metriken für Ihre Projekte berechnet: Gewinn und Kosten. Ihre Kosten bestehen aus dem Geld, das Sie ausgeben, um Ihre Mitarbeiter zu entlohnen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Der Gewinn ist der Geldbetrag, der übrig bleibt, wenn Sie die oben genannten Kosten vom Budget Ihres Projekts abziehen.

Berechnung des Projektbudgets auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams

Rechnen Sie mit Ihren Kunden auf der Grundlage eines Zeit- und Materialvertrags ab? In diesem Fall können Sie kein festes Budget für Ihr Projekt angeben, aber Sie können es auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams berechnen.

Verwenden Sie die Budgets Tabelle (Sie können die Projektbudget Spalte) und fügen Sie eine Spalte mit benutzerdefinierten Werten hinzu, z. B. "Externer Satz".

Benutzerdefinierten Wert hinzufügen - Währung

Sobald die Spalte in Ihrer Tabelle steht, füllen Sie sie aus, je nachdem, wie viel Sie Ihrem Kunden pro Stunde berechnen.

Lassen Sie uns eine weitere Spalte erstellen, die angibt, wie viel Ihr Kunde Ihnen für einen bestimmten Zeitraum zahlen soll. Klicken Sie auf Metriken im oberen rechten Menü Ihrer Tabelle und wählen Sie Benutzerdefiniert hinzufügen -> benutzerdefiniertes Berechnungsfeld hinzufügen.

Erstellen Sie eine Formel mit dem Namen "Umsatz" oder "Einkommen" und dem Datenformat "Währung". Geben Sie nun die Formel ein:

(Timesheets: Zeit / 60) * Benutzerdefinierte Werte: Externer Satz

Beachten Sie, dass Ihre Kosten und Einnahmen für jede ausgefüllte Zeile separat berechnet werden, wenn Sie unterschiedliche Sätze für verschiedene Personen angeben:

Füllen Sie den Budgetbericht für Ihr Projekt aus

Jetzt haben Sie Ihre Umsatz berechnet, müssen Sie auch die Formel von Gewinn. Ändern Sie es von:

Benutzerdefinierte Werte: Projektbudget - Summe(verschachtelt(Gruppe:Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Kosten USD))

zu

Summe(verschachtelt(Gruppe:Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Einnahmen)) - Summe(verschachtelt(Gruppe:Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Kosten USD))

Das war's! Ihr Gesamtgewinn ist fertig.

Erhalten Sie mehr Einblicke in die Zeiterfassungsdaten Ihres Teams

Mit den Berichten von Teamdeck können Sie die erfasste Zeit Ihres Teams auflisten, aber auch tiefer in die Stundenzettel eindringen. Jeder von Ihren Mitarbeitern erfasste Zeiteintrag kann mit einer "Beschreibung" versehen werden - einem Kommentar des Teammitglieds zu einem bestimmten Eintrag. Sie können diese Beschreibungen in Ihren Projektbudgetbericht importieren. Fügen Sie einfach eine Spalte "Stundenzettel-Beschreibung" zu einer der Tabellen in Ihrem Bericht hinzu:

Stundenzettel-Beschreibungen

Sie können auch die Buchungsbeschreibungen Ihres Teams einsehen und sie mit den Kommentaren auf dem Stundenzettel vergleichen:

Beschreibungen von Buchungen und Stundenzetteln

Eine solche Analyse kann Ihnen helfen, Unterschiede zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeit zu erkennen und besser zu verstehen, wie das Projektbudget ausgegeben wird.

Visualisieren Sie die Verbrennungsrate

Sie können ein Liniendiagramm zu Ihrem Bericht hinzufügen, um die Verbrennungsrate Ihres Projekts zu analysieren.

Wählen Sie Buchungen: Zeit und Zeiterfassungsbögen: Zeit als die Metriken, die Sie visualisieren und verwenden möchten Filter um die entsprechenden Projekte auszuwählen.

Ein solches Diagramm hilft Ihnen zu verstehen, wohin sich Ihr Projekt entwickelt. Haben die tatsächlichen Ergebnisse die Schätzungen überschritten? Ist das Budget Ihres Projekts dadurch gefährdet? Erkennen Sie die alarmierenden Muster, sobald sie auftauchen.

Visualisieren Sie die Verbrennungsrate Ihres Projekts

Informieren Sie andere über den Fortschritt Ihres Projekts

Mit Teamdeck können Sie Berichte mit Ihren Teammitgliedern oder externen Stakeholdern teilen. Alles, was Sie tun müssen, ist auf Aktie und entscheiden Sie, für wen Sie Ihren Bericht freigeben möchten. Personen, die über ein teamdeck-Konto verfügen, können Bearbeitungsrechte für Ihren Bericht erhalten, während andere ihn einsehen können.

Gemeinsame Nutzung von Berichten

Erstellen Sie Ihren eigenen Bericht

Sind Sie ein datengesteuerter Projektmanager? Die Analyse der Erkenntnisse kann Ihnen helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, damit Sie Projekte effektiver verwalten. Wenn Sie Teamdeck verwenden, haben Sie die Echtzeit-Informationen über die Leistung Ihres Teams jederzeit zur Hand: Jetzt loslegen![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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