İster bir yazılım şirketinde ister bir kreatif ajansta çalışıyor olun, projelerin birileri kod tabanına son taahhütü gönderdiğinde veya müşteri çalışmanıza "iyi görünüyor" yanıtını verdiğinde sona ermediğini muhtemelen çok iyi biliyorsunuzdur. Elbette, proje yaşam döngüsünün teslimat kısmı bitmiş olabilir, ancak şimdi bir projeyi düzgün bir şekilde kapatma zamanı. Bu blog yazısında, bir projenin sonunda şirketinizin proje yönetimi süreçlerine dahil etmeniz gereken en önemli adımlardan bazılarını göstereceğiz.

Öncelikle, bir proje kapanış sürecini neden önemsemeniz gerektiğine değinelim.

Bir proje kapanış sürecinin yürürlükte olması neden önemlidir?

Bir proje kapanış süreci, projeye dahil olan herkesin aynı sayfada olmasını ve projenin resmi olarak bitmesini sağlamak için yararlıdır. Projeyi düzgün bir şekilde kapatmazsanız ne olur? Yeni başlayanlar için, artık bu tür talepler için zamanın geçtiğinin farkında olmayan müşteriden hala değişiklik talepleri alabilirsiniz. Bir projeyi kapatmak şu açıdan da avantajlıdır proje kaynak yöneti̇mi̇ perspektif. Çalışanlarınızı zaten tamamlanmış bir projede gereksiz yere meşgul etmeyeceksiniz - yeni görevler üzerinde çalışmakta özgür olacaklar. Son olarak, projeye geri dönüp bakma ve neyin doğru gittiğini ve neyin geliştirilebileceğini değerlendirme fırsatınız olacak.

Peki ya çalışanlarınız? Başarılı olsun ya da olmasın, bir projeden sonra kapanış sürecine katılmak, onlara bir kapanış hissi verecek ve ekip moralini artıracaktır.

Proje kapanış kontrol listesi - hEkibinizin proje kapanış prosedürünü tasarlamaya nasıl başlayabilirsiniz?

Proje kapanışı için birleşik bir süreç oluşturmak istiyorsanız, mevcut durumun kapsamlı bir analiziyle başlamak isteyebilirsiniz. 

Proje yönetim ekibiyle bir araya gelin ve proje yaşam döngüsünün sonuna doğru gerçekleştirecekleri faaliyetleri tartışın. Birlikte farklı yaklaşımların artılarını ve eksilerini analiz edebilir ve şirketinizin ihtiyaçlarına uygun bir prosedür oluşturabilirsiniz.

Bir projenin kapanış aşamasına neleri dahil etmeyi düşünmelisiniz?

Her şeyden önce, gereksinimler listesini gözden geçirmeli ve proje ekibinin tüm çıktıları hazırladığından emin olmalısınız. Proje kapanış süreci, projeyi devretmeye hazır olduğunuzda başlayabilir.

Çıktıları resmi olarak teslim edin

Tüm çıktıları gerekli belgelerle birlikte resmi olarak aktarmak için müşteriyle iletişime geçin. Sürecin başlarında farklı proje unsurlarını devrediyor olabilirsiniz. Bu tamamen normaldir. Sadece müşterinizin tüm çıktılara erişebildiğinden emin olmanız gerekir. URL'leri, oturum açma bilgilerini ve parolaları paylaşmayı da unutmayın.

Bir sonraki adım müşteriden resmi bir onay almaktır. İdeal olarak, proje ekibinizin çalışmasının müşteri tarafından kabul edildiğine dair yazılı bir beyanınız olmalıdır - bir e-posta yeterli olacaktır. Onay alamazsanız, daha sonra hoş olmayan bir sürprizle karşılaşabilirsiniz: herhangi bir sorun varsa, bunları şimdi ele almak daha iyidir.

Bu aynı zamanda müşteriden geri bildirim almak için mükemmel bir fırsattır. Müşterinizle görüşmek için bir arama planlayabilirsiniz. geriye dönük toplantı müşteri ile. Böyle bir görüşmeden sonra, muhtemelen gelecekteki iyileştirmeler için bazı eylem noktalarına ve potansiyel olarak web sitenize koymak için güzel bir referansa sahip olacaksınız.

Evrak işlerini halledin

Bir proje yöneticisinin proje yaşam döngüsü boyunca ilgilenmesi gereken birçok proje belgesi vardır. Kapanış aşaması, tüm bunları düzenlemek ve yarım kalmış işlerin kalmadığından emin olmak için harika bir andır.

Bir proje üzerinde çalışan kişiler, projenin tüm ayrıntılarını bildiklerini düşünebilirler. Muhtemelen şimdilik durum böyledir, ancak birkaç ay sonra müşteri teknik bir ayrıntı sormak istediğinde ne olacak? Projeyle ilgili tüm belgelerin düzgün bir şekilde düzenlenmiş olması çok daha iyidir.

Ayrıca, farklı satıcılarla veya serbest çalışanlarla proje sözleşmelerini resmi olarak kapatmalısınız. Onlara ödeme yapmayı unutmayın!

Projeyi gözden geçirin

Daha önce de belirtildiği gibi, proje kapanışı ekibinizin performansını değerlendirmek için mükemmel bir andır. Proje yönetimi veya kaynak yönetimi yazılımınıza gidin ve proje raporlarını analiz edin. İşte nelere yakından bakabileceğinize dair birkaç fikir:

  • Tahminler ve gerçekler: Ekibinizin tahmini saatlerini proje için harcadıkları gerçek zamanla karşılaştırın. Herhangi bir model fark edebiliyor musunuz? Örneğin, projenin az tahmin edilen belirli bir aşaması var mıydı? Ya da belki de bazı ekip üyelerinin işlerinin başlangıçta az tahmin edildiğini ve görevlerini bitirmek için daha fazla zamana ihtiyaç duyduklarını fark edebilirsiniz. Bu tür içgörüler ekibinizin sonraki projelerini planlamak için çok değerlidir. 
Çalışanlar tarafından harcanan çalışma saatleri

Kullanım Teamdeck Tahminler ve gerçekleşmeler raporu oluşturmak için.

  • Kaynak kullanımı:  tüm ekip üyelerinizden eşit bir şekilde yararlanılıyor muydu? Belki de bazıları çok fazla mesai yaparken, diğerlerinin yapacak çok işi yoktu? Her iki durum da ekip morali için iyi değildir. Neyse ki, iyileştirme alanlarını belirlediğinizde, bir sonraki projeleriniz için ekipleri daha iyi planlayabileceksiniz.
eki̇p kullanim raporu

Teamdeck ayrıca şunları yapmanıza yardımcı olabilir kaynak kullanımını hesaplayın.

Faturalandırılabilir saatlerin yanı sıra faturalandırılamayan zamanın da hesaplanması, ekibinizin üretkenliğini artırmak söz konusu olduğunda daha fazla iyileştirme fikri bulmanıza yardımcı olabilir.

Projeyi gözden geçirirken, çıkarılan dersleri ve geleceğe yönelik fikirleri tartışmak için bir proje ekibi toplantısı da düzenlemelisiniz.

Proje ekibinizin çabalarını takdir edin

Birçok ajans veya yazılım şirketinde olduğu gibi, şirketiniz aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyorsa, belirli bir projenin yeni tamamlandığı herkes için açık olmayabilir. Bir proje yöneticisinin, projenin tamamlandığını duyuran ve ekibinin sıkı çalışmasını takdir eden şirket çapında bir mesaj göndermesi iyi bir fikir olacaktır. Her ekip üyesinin başarılarını vurgulamaya çalışmalı ve herkesi dahil ettiklerinden emin olmalıdırlar. Böyle bir jest kesinlikle çalışanınızın kendisini değerli ve fark edilmiş hissetmesini sağlayacaktır.

Pandemi, proje ekibi için bir kutlama etkinliği düzenlemenize engel olsa da, yine de onlarla biraz eğlenmeye çalışmalısınız. Sanal bir kutlama bile yoldaşlığı geliştirmek için eğlenceli bir fırsat olabilir.

Alınan dersleri belgeleyin ve paylaşın

Şimdiye kadar projeyi proje ekibiyle enine boyuna tartıştınız, müşteriden geri bildirim aldınız ve verilere baktınız. Büyük olasılıkla şirketinizin gelecekteki projelerine fayda sağlayabilecek değerli, eyleme geçirilebilir içgörülere sahipsiniz. Bunları belgelemeniz ve şirketinizin proje yönetiminden sorumlu diğer kişilerle paylaşmanız çok önemlidir.

Ek olarak, proje etrafında biraz pazarlama vızıltısı yaratmak için harika bir andır: ekibinizin çevrimiçi portföyüne koyun, bir vaka çalışması yayınlayın. Bu tür adımların planlanmış olması avantajlıdır; aksi takdirde, diğer projeler ve görevler arasında asla yapılamayabilirler.

Ekibinizin rezervasyonlarını kaldırın

Ekip arkadaşlarınızın projenin hazır olduğunu bildiğinden emin olsanız bile, onları bu görevden resmi olarak serbest bırakmalısınız. Şirketinizin kaynaklarına bakarken veya online takvim planlayıcıbu çalışanlar artık tamamlanan proje için rezerve edilmemelidir.

Teamdeck ile ekibinizin'uygunluğunu kontrol edin - uzak ekipler için kiralama

Ekibinizin kaynak takvi̇mi̇ günceldir. Bu şekilde, diğer proje yöneticileri onları yeni projeler için rezerve edebilir. 

Bir proje kapanış süreci oluşturmaya hazır mısınız?

Kapanış sürecindeki farklı adımları okurken, muhtemelen bu aşamanın biraz zaman alacağını fark etmişsinizdir. Bu, proje başlamadan önce bu tür prosedürleri uygulamaya koymak için bir başka nedendir. Bir projeyi kapatmanın ortalama kaç saat sürdüğünü bildiğinizde, proje maliyetlerini tahmin ederken bunu hesaba katabilirsiniz.

Bu blog yazısının, şirketinizin ihtiyaçlarına uygun etkili proje kapatma adımları planlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz. Ekibinizin gelecekteki projelerine kesinlikle fayda sağlayacaktır.

Proje kapatma sürecine yardımcı olacak bir yazılım mı arıyorsunuz?

Hill-Knowlton veya Stormind Games'ten proje yöneticileri tarafından seçilen kaynak planlama yazılımı.

İlgili gönderiler