Ev " Blog " Etkili Kaynak Yönetimi - Bir Proje Yöneticisi Perspektifi

Bir projeyi planlarken, her zaman onu tamamlamak için gereken kaynakları düşünmeniz gerekir. Projenin teslimatı için gerekli rollerin ve becerilerin bir listesini oluşturmak, şirketinizde uygun kişileri aramak, programlarını ve iş yüklerini yönetmek - tüm bunlar kaynak yönetimiyle ilgilidir. Nasıl başarılı bir şekilde yapılır? Bu blog yazısı, proje tabanlı bir ortamda kaynakları yönetmek için size bazı en iyi uygulamaları sağlayacaktır.

Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?

Not: Bir kaynak, belirli niteliklere sahip bir kişi, bir ekipman parçası veya hatta bir miktar zaman veya para olabilir. Ancak bu makalede, yalnızca proje ekibi yönetimi olarak anlaşılan kaynak yönetimine odaklanacağız.

Proje yönetiminde kaynak yönetimi nedir?

En son PMBOK® kılavuzu bunu güzel bir şekilde ifade ediyor:

Proje Kaynak Yönetimi, projenin başarıyla tamamlanması için gereken kaynakların belirlenmesi, elde edilmesi ve yönetilmesi süreçlerini içerir. Bu süreçler aşağıdakilerin sağlanmasına yardımcı olur doğru kaynaklar mevcut olacak proje yöneticisine ve proje ekibine doğru zamanda ve yerde.

Bu şekilde, proje kaynak yöneti̇mi̇ Proje ihtiyaçlarının tanımlanması ve uygun kaynakların temin edilmesinden ekibinizin proje boyunca yönetilmesi ve performanslarının ölçülmesine kadar farklı süreçlerde yol almanızı gerektirir.

Etkin kaynak yönetimi
Proje yönetim yazılımının yardım eli olmadan etkili kaynak yönetimi mümkün mü? [Kaynak yönetimi yazılımından ekran]

Etkili kaynak yönetimi, projenin başarılı bir şekilde teslim edilmesini gerektirir: zamanında, bütçe dahilinde ve gereksinimlere uygun olarak. Bunu başarmak kolay değildir. Neyse ki, işi tamamlama şansını artırmak için proje yaşam döngüsünün farklı aşamalarında atabileceğiniz birkaç adım vardır. Bu makalede, başarılı kaynak yönetiminin en iyi uygulamalarından bazılarına daha yakından bakacağız.

1. Projenin içini dışını bilmeden etkili bir kaynak yönetimi mi?

Bir proje yöneticisi olarak veya kaynak yöneticisiProjenin kendisi hakkında oldukça meraklı olmanız gerekir. Arkasındaki iş hedefi nedir? Hangi kullanıcı ihtiyaçlarını karşılamaya çalışıyorsunuz? Müşteri için nihai hedef nedir? Bu soruları yanıtladıktan sonra, projenin kapsamını bilmenin ötesinde (elbette bu da gereklidir) projeyi daha iyi anlayacaksınız. Bu aşamada hazırlanmak için harcadığınız ekstra çabanın karşılığını daha sonra alabilirsiniz: yeni başlayanlar için, müşteriyle farklı senaryoları tartışırken daha fazla argümanınız olacak, ancak iyi bilgilendirilmiş bir PM'nin ekip için de son derece yararlı olduğunu unutmayın.

Müşteriler/paydaşlar hakkında da bilgi edinmeye çalışın. Belki de bazı meslektaşlarınız onlarla daha önce işbirliği yapmıştır? Tercih edilen süreçler, araçlar, iş etiği açısından ne beklemeniz gerektiği hakkında ne kadar çok şey bilirseniz, gelecekte karşılaşacağınız zorluklarla başa çıkmak için o kadar donanımlı olursunuz.

Etkin kaynak yönetimi
Becerilere dayalı çizelgeleme, tüm etkili kaynak yönetimi süreçlerinde yer alır

Son olarak, olası kısıtlamalar hakkında da bilgi alın. Zaman çizelgesi veya bütçe hususlarının farkında olmak, yol boyunca daha iyi kararlar vermenize yardımcı olacaktır.

2. Projenizi tamamlamak için kimin ve neyin gerekli olduğunu anlayın

Projenin ne hakkında olduğu konusunda iyi bir fikriniz olduğunda, proje tahminleri oluşturmaya başlamaya hazırsınız demektir. Proje görevlerini yerine getirmek için gereken kaynakların (örneğin roller) bir listesini oluşturmanız gerekir. Ardından, ihtiyaç duydukları kapasiteyi tahmin etmeniz gerekecektir.

Elbette, burada PM deneyiminizden faydalanabilir ve tahminlerin oluşturulmasına katkıda bulunabilirsiniz. Ancak, diğer insanlardan bu sürece katılmalarını ve uzman görüşlerini sunmalarını istemekten çekinmeyin.

3. Etkili kaynak yönetimi için temel zorluk olarak gerekli kaynaklar hakkında iyi bir fikir edinin?

İşte bu noktada işler biraz içinden çıkılmaz bir hal alabilir. Neden mi? Şirketinizin büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak, yüzlerce veya binlerce çalışandan oluşan bir havuzu keşfetmeniz gerekebilir.

Neyse ki, sürecin bu kısmının kaynak yönetimi yazılımı kullanılarak ele alınması da nispeten kolaydır. Kapasiteleri, uygunlukları ve yetkinlikleriyle birlikte bir kaynak listesine sahip olduğunuzu düşünün. Tek yapmanız gereken, projenizin taleplerine uyan bu kaynakları rezerve etmek. Kaynak çizelgeleme yazılımıBizim Teamdeck'imiz de bunlardan biri, tam olarak bunu yapıyor.

Kuruluşunuzun kaynaklarını becerilere/ofis konumlarına/kıdeme veya ihtiyaç duyduğunuz diğer özel boyutlara göre filtreleyebilirsiniz. Uygun kişilerden oluşan havuzdan, proje için düşündüğünüz süre boyunca uygun olanları seçersiniz. Anlaşma tamam!

Etkili kaynak yönetimi için iyi kaynak yönetimi çözümleri gerekir

Teamdeck, mevcut kaynakları iş unvanlarına veya proje oranlarına göre filtrelemenize olanak tanır. Önemli ölçüde basitleştirir kaynak tahsisi

Projeye kimi atayacağınıza karar verirken aşağıdaki hususları göz önünde bulundurmak isteyebilirsiniz:

  • Bütçe - bazı hesaplamalar yapın ve hangi kaynakların bütçe açısından en mantıklı olduğunu görün. Örneğin, daha deneyimli bir kişiyle daha yüksek ücretlerle çalışmanız daha iyi olabilir, çünkü uzmanlıklarının zaten bazı maliyetleri azaltması muhtemeldir. Tersi bir senaryo da mümkündür; bu nedenle farklı rotaları dikkatlice değerlendirmeniz gerekir.
  • Potansiyel ekip üyelerinin geçmiş deneyimleri (yine, kaynak yönetimi yazılımı veya sadece kaynak planlayıcısı orada toplanan tüm geçmiş veriler burada işe yarayabilir) - daha önce benzer bir projede çalışmışlar mı? Eğer öyleyse, bu bir avantaj olabilir - benzer koşullar altında başarılı olmaları muhtemeldir. Öte yandan, farklı ve potansiyel olarak daha heyecan verici bir şey üzerinde çalışma şansı elde etmek çalışanın kendisi için daha ilgi çekici olabilir.
  • Potansiyel değişiklikler - örneğin projenin uzunluğu açısından bazı değişiklikleri hesaba katmaya çalışın. Bunu akılda tutarak, projenin planlanan süresi boyunca müsait olan ancak tahmini bitişten sadece birkaç gün sonra uzun bir tatile çıkan bir ekip arkadaşına büyük ölçüde güvenmek muhtemelen iyi bir fikir değildir. Zaman çizelgeniz değişirse, elinizde önemli bir zorluk olacaktır.

4. Doğru adımla başlayın

İyi bir ilk izlenim bırakmak için sadece bir şansınız olduğunu söylemek klişe olabilir, ancak etkili kaynak yönetiminde proje başlangıcı aşaması kesinlikle çok önemlidir. Bu, ekibinizi tanıdığınız ve varlığınızı ortaya koyduğunuz zamandır. Aşağıdaki noktaları ele aldığınızdan emin olun:

  • Projenin kapsamını ve istenen sonucunu ekibinize iletin,
  • rollerine ilişkin beklentileri belirleyin: herkesin proje kapsamında ne yapması gerektiği konusunda tamamen net olmasını istersiniz,
  • Ekibinizle ve müşteriyle iletişim kurmak için bir plan oluşturun (örneğin, günlük stand-up'lar ve haftalık sprint değerlendirmeleri),
  • Ekibinizdeki herkesin gerekli tüm araçlara (hem çevrimiçi hem de çevrimdışı) erişebildiğinden emin olun.

Proje yaşam döngüsü boyunca, ancak özellikle yeni bir projenin başlangıcında yararlı bulabileceğiniz bu kaynak listesine bir göz atın:

  • Ekibinize karşı nasıl daha dürüst olabileceğinizi öğrenin: proje şeffaflığı
  • Bunlarla harika bir çevrimiçi çalışma ortamı oluşturun Üretkenliği artıran Slack Uygulamaları.
  • Kaynak planınız serbest çalışanları veya yarı zamanlı katkıda bulunanları içeriyor mu? Nasıl yapılacağını öğrenin yarı zamanlı çalışanları yönetmek etkili bir şekilde.
  • Ya ekibinize ek kişiler atamanız gerekiyorsa? Yeni ekip üyelerini proje ekibinize bu şekilde dahil edebilirsiniz.

5. Değişimi kucaklayın 

Çevik bir proje yönetimi metodolojisinde çalışıyorsanız, muhtemelen proje değişikliklerinden korkmuyorsunuzdur. Sağlıklı bir esneklik dozu işin ayrılmaz bir parçasıdır ve örneğin gelen kullanıcı geri bildirimlerine tepki vermek, nihayetinde projenin başarısını etkileyen şeydir.

Ancak, diğer değişiklikler kesinlikle hoş karşılanmamaktadır: kaynak kapasite planlaması burada iyi bir örnek olabilir. İnsanlar hastalanır, iş değiştirir, bacaklarını kırar vs. Ekibinize yeni kaynaklar tahsis etmeye veya mevcut ekip üyelerinin dahil olduğu kapasiteyi değiştirmeye hazırlıklı olmalısınız.

Esnek proje planlaması burada da işe yarayacaktır: en kötü/en iyi durum senaryolarına dayalı cömert tahminler oluşturuyorsanız, değişim meydana geldiğinde muhtemelen çok ihtiyaç duyulan kıpırdama alanına sahip olursunuz.

6. Ekibinizin performansını ölçün

Veriye dayalı proje yönetimi, PM'leri yaptıkları işte daha etkili hale getirmesi gibi basit bir nedenden dolayı, muhtemelen yakın gelecekteki projelerde daha fazla ilgi görecektir. Veri, ekibiniz hakkında bilgi ve kalıpların kaynağıdır. Ayrıca önsezilerinizi doğrulayabilir ya da çürütebilir. Son olarak, bir noktaya değinmeye çalışırken daha iyi bir argüman yoktur. Kararlarınızı verilerle destekleyebiliyorsanız, kararlarınızı uygularken kendinizi çok daha rahat hissedersiniz.

Öte yandan, neyi nasıl ölçeceğinizi bilmeden veri toplamak sizi gürültü içinde kaybolma riskiyle karşı karşıya bırakır. Yeni başlayanlar için, proje kaynaklarınızın performansını ölçmenize olanak tanıyan verileri toplamak isteyebilirsiniz (BTW tüm bu raporlar Teamdeck ile kolayca oluşturulabilir):

  • Proje ölçümü kaynak kullanımı. Ekip kullanımının iki farklı yönünü takip edebilirsiniz. İlk olarak, kaynaklarınızın toplam kullanılabilirliğini proje programıyla karşılaştırın. Bu size ekibinizin planlanan kullanımının ne olduğunu gösterecektir. Bu hesaplama mümkün olduğunca erken yapılmalıdır, çünkü iyileştirilmesi gereken alanları ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir (örneğin, potansiyel aşırı kullanım nedeniyle bir çalışandan diğerine geçirilen görevler).
    Ekibiniz proje üzerinde çalışmaya başladıktan ve zamanlarını kaydettikten sonra, gerçek ekip kullanımını hesaplamak için zaman çizelgelerini kullanabilirsiniz. İş yükünün eşit olarak bölünüp bölünmediğini görmek için takip edilen süreyi ekibinizin uygunluk durumuyla karşılaştırın.  
Proje planlaması sırasında kaynak kullanımı kaynak yönetimi zorluklarını çözer

Kullanım düzeyini gösteren çubukların yüksekliği sayesinde, daha iyi kullanılabilecek kişileri hızlı bir şekilde tespit edebilirsiniz. 

  • Tahminleri gerçeklerle karşılaştırın. Tahmini çalışma saatlerini ekibiniz tarafından kaydedilen gerçek saatlerin yanına koymak size proje planınızın doğruluğunu gösterecektir. Tahminlerin ve gerçekleşenlerin mükemmel bir şekilde eşleşmesini beklememelisiniz; bu alıştırmanın amacı ilk planlarınızın hatalı olduğunu kanıtlamak değildir. Biz daha çok bu tutarsızlıkların nerede ve ne zaman ortaya çıktığını öğrenmekle ilgileniyoruz. Belki de projenin büyük ölçüde küçümsenen belirli bir bölümü vardır. Bunu ölçmek, zayıf noktaları belirlemenize ve bunları erkenden optimize etmenize olanak tanır.

  • Proje bütçesini takip edin. Ekibinizin projeye harcadığı her saat bütçeye dahil edilir, bu nedenle gerçek harcamaları tahmini bütçeye göre kontrol etmek de isteyebilirsiniz. Bu, bir öncekine çok benzer bir hesaplamadır (tahminler ve gerçekler). Buradaki fark, ekibinizin proje için harcadığı saatlere parasal bir değer atamanız gerektiğidir.
Teamdeck ile proje bütçesinin yanma oranını görselleştirin

Etkili kaynak planlaması ve yönetimi, projeyi gerçekten iyi anlamayı ve sadece görevlerin yerine getirilmesi açısından değil, aynı zamanda optimum iş yükü ve ekip kullanımının sürdürülmesi açısından da ilerlemeyi aktif olarak izlemeyi içerir. Bu çok yönlü bir süreçtir, ancak doğru teknolojiyle bu karmaşıklığın üstesinden başarıyla gelebilirsiniz.

Teamdeck'in misyonu etkili kaynak yönetimini mümkün kılmaktır - farklı büyüklükteki ekipler için bunu çok daha kolay hale getirmek. Uygulamamızın iddialı inşaat projelerinde çalışan, yaratıcılığın sınırlarını zorlayan veya kar amacı gütmeyen etkili kampanyalarla dünyayı daha iyi hale getiren ekipleri bir araya getirmek için kullanılmasından son derece gurur duyuyoruz.

Eğer işinizi kolaylaştırmak istiyorsanız kaynak tahsisi ve kaçının zamanlama çakışmalarıTeamdeck sizin için doğru araç olabilir - bugün kaydolun. Sizi müşteri listemize katmaktan büyük mutluluk duyacağız.

Daha etkili bir kaynak yönetimi stratejisine ihtiyacınız olmadığından emin misiniz?

Proje ile zamandan ve paradan tasarruf edin kaynak planlama yazılımı ve kaynak yönetimi süreçlerinin etkinliğini artırmak

İlgili gönderiler