Şirketler genellikle aşağıdakiler için çok çaba harcarlar kaynak tahsisi. Görevlerinin şirket için değerli (genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe, özellikle de insanları aynı anda gerçekleşen birden fazla projeye atamanız gerektiğinde bu gerçekten zorlaşır.

Makale içeriği:

Tahsis çabalarınızın başarılı olup olmadığını kontrol etmenin en kolay yollarından biri, ekibinizin kaynak kullanımını ve kaynak kapasitesini izlemektir. Size çeşitli kaynak kullanım metriklerini ve formüllerini tanıtmadan önce, kaynak kullanımını anlaşılır bir şekilde tanımlamak istiyoruz. Bu nedenle bu makalede - diğerlerinde olduğu gibi - proje yöneticileri tarafından kullanılan tanımların, anlamların ve terimlerin karşılaştırmasını sunuyoruz.

Çalışan veya kaynak kullanımına ilişkin bilgiler "aşırı kullanım" ve "eksik kullanım" terimleriyle bağlantılıdır. Her ikisinin de farkında olmalısınız. Neden? Bir proje sırasında çok fazla iş veya görev (çoklu görev), projenin tamamen veya düşünülen işlevlerle bitirilmesini sağlamaz. Başlamadan önce Gartner'ın araştırmadan çıkardığı sonuca bir göz atın BT Proje Ekibinizin Aşırı Yüklenmesini Nasıl Önleyebilirsiniz?İnsanlara aşırı yüklenmek genellikle geri teper, performansı düşürür ve hataları artırır. Gartner araştırması, daha düşük kullanım oranına sahip ekiplerin iş değeri sunma süresini 30% veya daha fazla azaltabileceğini göstermektedir. Bunu bilerek, kaynak kullanım oranlarını kapatmak ve dikkatli tutmak mantıklıdır.

Kaynak performansı ve proje başarısı ekibin kullanım oranlarına bağlıdır

Proje yönetiminde kaynak kullanımının rolü

Kaynak kullanımı proje yönetim sürecinin neresinde?

Proje Yönetimi Enstitüsü'nün (PMI) tanımından hareketle, proje yönetimi, "insanlar için değer taşıyan" bir şey üretmek için belirli bilgi, yetkinlik, beceri, cihaz, araç, yazılım, süreç ve tekniklerin kullanılması olarak anlaşılmaktadır. Proje yönetiminin sahip olduklarımızı kullanarak bir şeyler yapmakla ilgili olduğu kolayca yorumlanabilir. Zihinsel ve fiziksel olarak.

Alaycı olmak istersek, "insanlara verilen değer" ifadesinin muğlaklığını kullanabilir ve önerilen PMI proje kavramının, siyasi veya dini bir hareket de dahil olmak üzere sosyal bir hareketin yaratılması anlamına da gelebileceğini söyleyebiliriz.

Ancak yukarıda bahsedilen PMI tanımına kıyasla, Proje Yönetimi Derneği'nin önerisi daha titiz kabul edilebilir. Sonuncusu, zaman ve bütçe gibi tarafsız ve ölçülebilir kriterleri vurgulamaktadır.

İş dünyasında her ikisi de - pazarlığa açık olsa da - belirli bir proje çerçevesi dayatır. İster bir müşteri ödevinden isterse bir şirket yöneticisinin pazarlama departmanına sunduğu bir ödevden bahsediyor olalım, ödev beklenen ya da gerçek anlamda ticari olarak uygulanabilir bir zaman dilimi içinde tamamlanmalı ve bir yatırım getirisi sağlamalıdır. APM'ye göre: Proje yönetimi, kararlaştırılan parametreler dahilinde proje kabul kriterlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için süreçlerin, yöntemlerin, becerilerin, bilginin ve deneyimin uygulanmasıdır. Proje yönetimi, sınırlı bir zaman ölçeği ve bütçe ile sınırlandırılmış nihai çıktılara sahiptir. Dolayısıyla, sadece yönetimin aksine, proje yönetiminde projelerden bahsedersek, her biri bitirilmesi gereken her proje için zaman ve bütçe gibi talepler içerir. Bazı proje kaynakları örnekleri (birkaç gereksinimle birlikte) aşağıda gösterilmiştir:

$100 000 bütçe dahilinde 12 ay içinde bir marka konumlandırmasının (yeni BTL materyal dağıtımı dahil) yenilenmesi

Yukarıdaki örneklere bakarak, her bir projede ne kadar çok sayıda adım, idari görev ve prosedürün yer aldığını hayal edebiliriz. İlgili becerilere sahip kaç kişi bunların her birinin parçası olur?

Dolayısıyla, yukarıda da belirtildiği gibi, proje yönetimi sürecin uygulanmasıdır. Ya da doğrudan söyleyebiliriz: proje bir süreçtir. Ve bu süreç proje yönetimi yaşam döngüsü olarak adlandırılır. İnternette bu sürecin 3, 4, 5, hatta 6 ve 7 aşamaya ayrıldığını görebilirsiniz. Ancak en popüler olanı bahsedilen PMI'a aittir ve 5'i varsayar.

Kaynak kullanımı, ekip ve çalışan performans yönetiminin bir parçasıdır

Gördüğünüz gibi, her aşama bir görev grubudur ve her aşamanın arkasında birçok farklı konu ve zorluk vardır. Ayrıca - özellikle proje yöneticisi olarak rollerinin en başında olanlar için - bu aşamaların her zaman kronolojik olarak ele alınmaması gerektiğini de eklemek gerekir. Bazı unsurlar daha erken başlatılabilirken, diğerleri proje boyunca devam eden bir süreçtir (örneğin performans yönetimi veya - bu makalenin konusuyla ilgili olarak daha kesin olmak gerekirse - kaynak planlama aracı kullanımı). Ve bunların her biri - bir şekilde - süreç boyunca optimize edilir. Kaynak seviyelendirme, kaynak tahsisini dengelemek ve proje yaşam döngüsü boyunca aşırı kullanım veya yetersiz kullanımdan kaçınmak için kullanılan önemli bir tekniktir.

Ana konuya geri dönecek olursak, PY'nin yaşam döngüsü sürecinin neresinde kaynak kullanımı önemlidir?

Sürecin 5 aşamasından kaynak kullanımı üçüncü aşamada yer almaktadır. İzleme ve kontrol aşamasının bir parçası olarak, daha doğrusu performans yönetiminin bir parçası olarak.

Liderler için kaynak kullanımı, performans yönetimindeki en değerli ve faydalı metrik ve KPI'dır.

Performans yönetimindeki en değerli ölçütler - kaynak kullanımı ve kaynak tahsisi

Bildiğimiz gibi, kaynak planlama ve kaynak çizelgeleme, bir proje planının başarılı olmasını sağlamak için çok önemlidir. Kaynakların verimli bir şekilde kullanılması, bu bulmacaların bir başka parçasıdır veya - söylemek istediğimiz gibi - kaynak yönetimi. Kaynak tahsisi - basitçe söylemek gerekirse - bir göreve yetenekli bir kaynağın atanması anlamına gelirken, kaynak kullanımı, bu kaynağın atanan görev sırasında harcadığı etkinliği ve zamanı ölçer (faturalandırılabilir veya stratejik çalışma, faturalandırılamayan saatler/dakikalar, yönetici saatleri/dakikaları, vb.)

Kaynak kullanımı sağlam bir çerçeveye sahipse, proje yöneticisi kaynakları yeniden planlar

Kaynak kullanımı, proje yöneticilerinin ve kaynak yöneticilerinin çalışanlarının bir proje sırasında zamanlarını nasıl harcadıklarını öğrenmelerine yardımcı olan bir göstergeye karşılık gelir. Bu bilgi sayesinde, üretkenliği ve karlılığı artıran çok daha verimli kaynak kullanımı yargıları ve kararları alırlar. Kaynak kullanımı, her bir çalışanın üretkenliğini ve/veya tüm ekibin kullanım oranı formülünü ölçer. Çalışanlarınızın aşırı mı yoksa az mı kullanıldığını izler ve iş yükü yönetimi politikasını belirler.

Daha doğru bir ifadeyle, proje yöneticileri ve iş perspektiflerinden kaynak kullanım oranını hesaplamak, bir çalışanın faturalandırılabilir görevler veya projeler için kullanılan mevcut zamanının yüzdesini tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Kaynak kullanım oranları, ekibinizin zamanının ne kadarının faturalandırılabilir görevlere harcandığını ve her ekip üyesinin ne kadar üretken olduğunu gösterir. Kaynak tahmini, proje yöneticilerinin mevcut kullanım ölçümlerine dayanarak gelecekteki kaynak ihtiyaçlarını tahmin etmelerine yardımcı olur.

Başka bir deyişle, kaynak kullanımı, tüm ekibinizin veya belirli çalışanların tamamen dolu olup olmadığını gösteren bir metriktir. Projeyi planlama ve şirketteki mevcut kaynaklardan en iyi şekilde yararlanma sürecini ifade eder.

Örneğin, bir kişinin zaten aşırı kullanıldığını ve kafasında çok fazla şey olduğunu bildiğinizde, projenize uyacak benzer bir beceri setine sahip başka birini arayabilirsiniz. Bu metrik aynı zamanda yeterince kullanılmayan kişilerin belirlenmesine de yardımcı olur, böylece onlara yeni projeler atayabilirsiniz.

Kaynak kullanımı nasıl hesaplanır? 

Bunu anlamanın tek yolu, seçenekleri gözden geçirmek ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmektir. Kaynak optimizasyon teknikleri, kaynak kullanım hesaplamalarınızın verimliliğini ve doğruluğunu artırmanıza yardımcı olabilir.

Tipik kaynak kullanım formülü şöyledir:

Kaynak kullanım oranı = Meşgul zaman / Kullanılabilir zaman

Yüzde olarak ifade edilen bu değer, ekibinizin zamanının ne kadarını çalışarak geçirdiğini gösterir.

Kulağa basit gelse de, kaynak kullanımını ölçmeye çalışırken ortaya çıkan birkaç soru vardır. Hesaplamanızı gerçek çalışma süresine mi dayandırmalısınız (zaman çizelgeleri) veya daha ziyade planlanmış çalışma süresi? Peki ya tatiller ve ücretli izin? Ekibinizin kaynak kullanım planını ne sıklıkla takip etmelisiniz? İyi tanımlanmış bir kaynak tahsis stratejisi, kaynak kullanım oranı hesaplamalarınızın doğruluğunu önemli ölçüde etkileyebilir.

Verimlilik verilerini artırmak için aktif projelerin kaynak kullanım oranını oluşturun

Cevap: duruma göre değişir. O kadar çok değişken var ki evrensel olarak iyi bir çözüm önermek neredeyse imkansız. Bunu anlamanın tek yolu, seçenekleri gözden geçirmek ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmektir.

Rezervasyonları ekibinizin müsaitlik durumu ile karşılaştırın

Kaynak kapasitesi kullanımını ölçmenin bir yolu, kullanılabilirliklerini planlanan çalışma saatleriyle karşılaştırmaktır.

Etkili kaynak planlaması, rezervasyonların ekip mevcudiyetiyle uyumlu olmasını sağlamak için çok önemlidir.

Kaynak kullanımı = Planlanan çalışma saatleri (rezervasyonlar) / Mevcut saatler

Proje yönetimi faaliyetleri sırasında kullanım oranları değişiyor

Bu yöntemin temel avantajı, puan çok düşükse, planlarınızı yine de optimize edebilmenizdir. Programınıza gidin ve projelerinizin doğru planlanıp planlanmadığını görün. Kapsamlı bir kaynak tahsis planı, tüm kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını ve boşlukların en aza indirilmesini sağlamaya yardımcı olabilir. Belki de bazı kişilerin rezervasyonlarında boşluklar vardır ya da örneğin bir projede 1 kişi tam zamanlı çalışabilecekken iki geliştiriciniz haftada 4 saat çalışıyordur?

Ekibinizin programındaki boşlukları nasıl doldurabileceğinizi belirleyin. Belki de bir Ar-Ge projesi başlatmalı ya da inovasyon izni vermelisiniz? Bu sadece üretkenlik kaybını önlemenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda insanların katılımını sağlamak için de iyi bir yoldur. Yetersiz istihdam çalışanlarınız için sandığınızdan daha sinir bozucudur.

Çok fazla işi olan insanlara dikkat edin. Görevlerinin zamanında teslim edilememe riski vardır (ayrıca, yorgun olmalarını istemezsiniz). Fazla iş yapmaları, yeni ekip üyeleri işe almanız gerektiğini gösterebilir.

Son olarak, tahmini kaynak kullanımını hesaplamak, satış ekibinizin üretim hattınızda ne kadar yer kaldığını görmesi için kolay bir yoldur. Bu şekilde iş fırsatlarını kaçırma (veya zamanında teslim edemeyeceğiniz projeleri üstlenme) olasılığınız azalır.

Sonuç olarak, rezervasyonlara dayalı kaynak kullanım puanınızı analiz etmek, kaynak kullanımını ve tahsisini optimize etmenize ve iyileştirmenize ve satış veya işe alım ihtiyaçlarını tahmin etmenize yardımcı olur.

Zaman çizelgelerini ekibinizin müsaitlik durumu ile karşılaştırın

Kaynakları ölçmenin ve optimum kullanım oranlarına ulaşmanın bir başka yolu da ekibinizin kayıtlı saatlerini (zaman çizelgeleri) mevcut saatleriyle karşılaştırmaktır. Birçok kişi bunun kaynak kullanımının nasıl hesaplanacağını kesin olarak göstermenin tek yolu olduğuna inanır, çünkü sadece tahminlere göre değil, gerçek çalışma saatlerine göre çalışırsınız. Kaynak takibi, zaman içinde kaynak kullanımını doğru bir şekilde izlemek ve kaydetmek için gereklidir.

Kaynak kullanımı = Kaydedilen çalışma saatleri / Kullanılabilir saatler

Birçok kişi kaynak kullanımının nasıl hesaplanacağını kesin olarak göstermenin tek yolunun bu olduğuna inanmaktadır, çünkü sadece tahminler değil, gerçek çalışma saatleri üzerinde çalışıyorsunuz.

Bu geçmişe dönük bir puan olduğundan, puanınız hayal kırıklığı yaratsa bile genellikle hasarı geri alamazsınız. Ancak gelecekte daha iyi kararlar almanıza yardımcı olur.

İyi bir proje planı, kaynakların doğru kullanıldığı ve gelecekteki projeler için iyi bir başlangıç noktası olduğu anlamına gelir

Ekip kaynak kullanımına ilişkin geçmiş veriler farklılık gösterir ve fazladan kişi işe almanız (veya mevcut ekip üyeleriniz için fazladan görevler bulmanız) gerekip gerekmediğine dair iyi bir gösterge olabilir. Çalışanlarınızın ne kadar üretken olma eğiliminde olduğunu da kontrol edebilirsiniz.

Benim tavsiyem, kaynak kullanımını hesaplamak için her iki yöntemi de kullanmak olacaktır. Gerçek (kaydedilen) kullanım ile tahmini (rezervasyonlara dayalı) kullanımı karşılaştırın ve farkları analiz edin. Bunlar iş yükü tahmini veya proje yönetimi sorunlarına işaret edebilir. Tahmini kullanım puanının üzerinde veya altında tekrarlanan kişi veya proje olup olmadığını kontrol edin. Bu tür bir analiz, iyileştirme alanlarını tespit etmenize ve harekete geçmenize olanak tanır. Kaynak kullanım analizi, proje yöneticilerinin kalıpları anlamasına ve gelecekteki projeler için veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olur.

"Kullanılabilirlik" nasıl tanımlanır ve kaynak kullanımının sonuçları için neden önemlidir? 

Artık kaynak kullanımını hesaplamak için farklı formüller bildiğinize göre, işleri biraz daha karmaşık hale getirmenin zamanı geldi. Şimdiye kadar "kullanılabilir saat" terimini kullandık. Ama bu ne anlama geliyor? Kullanılabilirliği çalışanınızın işte olduğu süre olarak mı düşünmelisiniz? Yoksa tatilleri ve resmi tatilleri de dahil etmeli misiniz?

İlk başta, izin süresini genel kullanılabilirliğe dahil etmenin mantığa aykırı olduğunu düşünebilirsiniz, sonuçta insanlar açıkça mevcut o zaman. Bununla birlikte, sabit ücretle çalışıyorsanız, çalışanlarınıza bu süre için tazminat ödemeniz gerekebileceğini göz önünde bulundurun.

Bir işveren olarak, ekip üyelerinizin gerçekte ne kadar zaman harcadığını görmek isteyebilirsiniz. Hesaplamanıza izin süresini de dahil etmeye karar verirseniz, ekibinizin ideal kaynak kullanım oranının en yoğun tatil aylarında (Aralık ve Ağustos) önemli ölçüde daha düşük olabileceğini unutmayın. Kaynak kullanılabilirliği planlaması, en yoğun tatil dönemlerinde bile ihtiyaç duyulduğunda doğru kaynaklara sahip olmanızı sağlamaya yardımcı olur.

Bazı şirketler sabit saat sayısı olarak 2080'i kullanmaktadır (52 hafta * 40 saat). Diğerleri ise belirli bir yıldaki mevcut çalışma saatlerinin gerçek sayısını hesaplar. Daha gelişmiş filtreleme yapmak istiyorsanız (örneğin, tatil saatlerini dahil etmek, resmi tatilleri hariç tutmak, dikkate almak yarı zamanlı çalışanlar), kaynak yönetimi yazılımı kullanmayı düşünmelisiniz.

Üretken kullanım ve faturalandırılabilir kaynak kullanımı

"Müsait saatler" tanımınız hazır olduğunda, "çalışma saatleri" olarak adlandırdığınız şeyin ne olduğunu düşünmelisiniz. Çalışanlarınızın işle ilgili faaliyetler için harcadıkları tüm saatlerden mi bahsediyorsunuz, örneğin dahili bir proje oluşturmak gibi? Ya da belki de müşterilerinizden ücret alabileceğiniz şeyler üzerinde çalışarak geçirdikleri saatlerden.

Tüm yoğun saatleri dikkate alan "üretken kullanım" ve "faturalandırılabilir kullanım" olarak adlandırılan hesaplamaları yapabilirsiniz. İkincisi özellikle ajanslar, danışmanlıklar veya yazılım evleri için değerlidir: müşterileri için projeler üzerinde çalışan şirketler. Faturalandırılabilir kullanım ile çalışanlarınızın gerçekten para kazandıran işlere ne kadar zaman ayırdığını ölçebilirsiniz. Kaynak faturalandırması, müşteri projeleri için faturalandırılabilir saatleri izlemek ve yönetmek için çok önemlidir.

Kaynak kullanımını gerçek zamanlı olarak ölçün

Kaynak kullanılabilirliğini ve kullanımını ölçmek için kullanacağınız formülü belirlemiş olabilirsiniz, ancak sürekli değişen verileri hesaba katmanız gerekir. İnsanların gelecekteki müsaitlik durumu, her izin istediklerinde veya hastalandıklarında değişir ve bu da rezervasyonlarınızı etkiler.

Verilerinizin düzenli olarak güncellenmesi ve ekip kullanım puanınızın da gerçek zamanlı olarak ayarlanması gerektiğini düşünmek için her türlü neden vardır. Bunu takip etmenin en kolay yolu kaynak yönetimi yazılımı kullanmaktır. Gerçek zamanlı kaynak yönetimi, mevcut verilere dayalı olarak kaynak tahsisinde dinamik ayarlamalar yapılmasına olanak tanır. Teamdeck'i, işinize odaklanabilmeniz için çabalarınızı otomatikleştirebilecek bir kaynak yönetimi aracı olarak geliştirdik. proje yönetimi görevleri.

Kaynak yöneticileri için gerçek zamanlı kullanım raporları

Kaynak yönetimi yazılımı kaynak kullanımına nasıl yardımcı olur?

Teamdeck hesaplamalarınız için üç tür veri noktası kullanır:

Teamdeck ile kaynak kullanımını takip edin

Bu şekilde tahmini ve gerçek ekip kullanımını hesaplayabilir ve daha sonra bunları karşılaştırabilirsiniz. Bu yazılım, verilerinizi görselleştirmenize ve bireysel ekip üyelerinizle (veya müşterinizle) paylaşmanıza olanak tanıyan bir raporlama paketi ile birlikte gelir. Kaynak yönetimi araçları, kaynak kullanımını izlemek, analiz etmek ve optimize etmek için kapsamlı özellikler sağlar.

Kaynak kullanımına yardımcı olacak bir yazılım mı arıyorsunuz?

Teamdeck.io sayesinde etkin kaynak kullanımı

İlgili gönderiler