Como líder de uma empresa ou de uma equipe, sem dúvida você está ciente do efeito que os KPIs podem ter sobre o moral e o desempenho da sua equipe. Indicadores de desempenho cuidadosamente selecionados ajudarão todos na sua equipe a ver se estão no caminho certo. Além disso, eles ajudam a manter o foco de todos nas métricas que importam e representam bem os objetivos do projeto.
O que você receberá com este artigo:
- Valores, diferenças e tipos de indicadores-chave de desempenho
- Útil em métodos de processos de gerenciamento de projetos para calcular KPIs
- O papel do software de gerenciamento de recursos no gerenciamento de desempenho
As métricas típicas de recursos humanos incluem monitorar se há alta rotatividade ou quanto tempo leva para preencher os cargos vagos. Por outro lado, as métricas de gerenciamento de recursos estarão intimamente ligadas à medição dos efeitos de planejamento de recursos e gerenciamento de projetos.
O monitoramento regular de suas principais métricas é fundamental, pois permite que você resolva os problemas imediatamente e, possivelmente, evite que o projeto dê errado. Sua equipe também apreciará a abordagem orientada por dados para o gerenciamento de recursos, pois isso significa que eles provavelmente terão cronogramas mais equilibrados.
Na primeira parte desta postagem do blog, listaremos algumas métricas essenciais relacionadas a gerenciamento de recursos de projetos. Você saberá como eles podem ser úteis para você e de onde tirá-los. Mais tarde, falaremos um pouco sobre o Teamdeck, que é o melhor ferramenta de gerenciamento de recursos que facilita o rastreamento de todas essas métricas em sua empresa.
Estimativas versus dados reais
A comparação dos valores estimados que você elaborou na fase de planejamento do projeto com os resultados reais é uma ótima maneira de verificar se o projeto está indo de acordo com o planejado. Recomendamos que você verifique tanto o tempo que seus funcionários gastam em um determinado projeto quanto o custo gerado por ele. Em seguida, compare-os com suas estimativas.
Horas estimadas vs. horas reais trabalhadas por membro da equipe
Ao planejar um projeto e alocação de recursosSe o projeto for concluído, você estima o número de horas que cada membro da equipe dedicará a ele. Após o início do projeto, você deve comparar regularmente essas estimativas com as horas reais registradas pelos membros da equipe.
Como isso pode ser útil?
É um excelente método para identificar os primeiros sinais de atrasos no projeto: se alguém gastar muito mais tempo em uma determinada tarefa do que o esperado, isso poderá afetar significativamente o cronograma do projeto. Você também pode usar essas métricas para o planejamento estratégico de recursos em seus projetos futuros. Quando você conhece o ritmo típico de cada um, é mais fácil estimar o tempo de cada um.
Custo estimado vs. custo real por membro da equipe (variação de custo de recursos)
Naturalmente, você também deseja analisar os custos gerados pela mão de obra da sua equipe. Ferramentas robustas de gerenciamento de recursos, como o Teamdeck, permitem que você atribua taxas horárias ou diárias a cada um dos funcionários e crie rastreamento de custos do projeto relatórios com base em suas planilhas de horas e nas de sua equipe.
Como isso pode ser útil?
Compreender os custos atuais de seus projetos é fundamental para manter sua empresa lucrativa. Sabendo que um determinado projeto provavelmente acabará sendo mais caro, você pode agir com base nessa informação. Por exemplo, você pode negociar o orçamento com seu cliente ou alterar o valor do projeto. o escopo do projeto.
Horas faturáveis vs. não faturáveis
Por falar em lucratividade, você também deve prestar atenção ao detalhamento das horas faturáveis e não faturáveis em seus projetos. Calcule os dois números e veja quanto do tempo da sua equipe é gasto em atividades não faturáveis, como tarefas administrativas, reuniões gerais ou sessões de treinamento.
Como isso pode ser útil?
Se as pessoas registrarem muitas horas não faturáveis, isso pode ser um sinal de que você precisa otimizar alguns processos em sua empresa. Talvez você possa organizar menos reuniões em toda a empresa? Como alternativa, observar uma alta porcentagem de horas não faturáveis relacionadas a projetos pode ser um motivo para renegociar alguns aspectos do contrato com o cliente. Por exemplo, você poderia concordar em tratar alguns tipos de horas como faturáveis, mesmo que não tenha cobrado por elas até o momento.
Utilização de recursos
A utilização da capacidade de recursos é uma das métricas mais importantes que você pode acompanhar em sua empresa. Afinal de contas, você não quer que sua equipe fique sobrecarregada, mas também não quer deixar algumas pessoas sem atribuições. Existem duas maneiras de calcular utilização de recursose você pode usá-los em dois estágios diferentes do ciclo de vida do projeto.
Ao planejar o projeto, calcule a utilização planejada
A fórmula para a utilização planejada é simples. Leve em conta as reservas estimadas de seus funcionários (por exemplo, 50 horas por projeto por mês) e divida esse valor pela capacidade planejada das pessoas (quanto tempo elas estarão disponíveis em um determinado período). É claro que a execução desse cálculo será mais fácil quando você tiver um aplicativo de gerenciamento de recursos que armazene a capacidade e as reservas dos recursos. (Algumas outras palavras sobre planejamento da capacidade de recursos).
Como isso pode ser útil?
O gerenciamento eficaz de recursos não é possível se você não prestar atenção à criação de cronogramas equilibrados para a sua equipe. É imprescindível verificar como estão as programações planejadas em relação à capacidade dos seus recursos. (E essa é a razão pela qual somos considerados uma ferramenta de planejamento de capacidade também). No estágio de planejamento do projeto, você provavelmente ainda tem algum espaço de manobra. É possível realocar algumas pessoas ou dividir a reserva entre mais membros da equipe.
À medida que o projeto for acontecendo, monitore a utilização real
Esse KPI é muito semelhante ao anterior. A única diferença é que, em vez de reservas, você leva em consideração as planilhas de horas (horas reais). Como resultado, você obterá um valor percentual da utilização real da sua equipe.
Como isso pode ser útil?
Você deve monitorar a utilização dos recursos regularmente. Infelizmente, é comum que o trabalho não seja igualmente equilibrado entre todos. Algumas pessoas simplesmente têm muito mais trabalho do que outras. No entanto, pode acontecer de você ter recursos perfeitamente equipados para realizar um determinado trabalho, mas que, por exemplo, não foram considerados na etapa de planejamento de recursos. Obviamente, as pessoas que precisam trabalhar mais do que o necessário capacidade podem se frustrar e até mesmo deixar o emprego. É interessante notar que as pessoas que são subutilizadas também não estão satisfeitos.
Como medir os KPIs de gerenciamento de recursos?
Você provavelmente pode imaginar que calcular todos esses indicadores de desempenho em uma planilha seria tedioso. Além disso, o objetivo de monitorar as métricas de gerenciamento de recursos é utilizar dados confiáveis, aos quais você não tem acesso quando, por exemplo, sua empresa não usa sistemas de monitoramento de tempo ou de gerenciamento de licenças.
A maneira mais eficiente de monitorar os KPIs mencionados acima é rastreá-los em uma ferramenta que sua empresa usa para o gerenciamento de recursos. Há várias ferramentas de gerenciamento de recursos disponíveis no mercado, portanto, você deve ser capaz de encontrar a solução certa para sua empresa. Estamos excepcionalmente orgulhosos do Teamdeck, o aplicativo que criamos quando percebemos que não havia nenhuma solução amigável para agências que combinasse software de planejamento de projetos, controle de tempo dos funcionáriose lsistema de gerenciamento de beirais características.
Como o Teamdeck pode ajudá-lo a monitorar as métricas de gerenciamento de recursos? Em primeiro lugar, trata-se de um aplicativo em que você pode planejar e gerenciar o trabalho da sua equipe sem complicações. Há um calendário de recursos - uma única fonte de verdade em relação aos seus colegas de equipe:
- reservas
- planilhas de horas
- disponibilidade diária
- férias.
Usando o calendário de recursos do Teamdeck, você pode responder facilmente às seguintes perguntas:
- Quem está trabalhando em qual projeto?
- Temos capacidade suficiente para lidar com um novo projeto?
- Quem está disponível para participar do meu projeto (e tem as habilidades necessárias)?
- Quem está sobrecarregado de trabalho e quem tem tempo para assumir mais tarefas?
Como você pode ver as planilhas de horas das pessoas no calendário de recursosPara que eles possam controlar o tempo, deve haver uma maneira de fazê-lo. Com o Teamdeck, eles podem usar um conveniente aplicativo móvel de controle de horas ou inserir suas entradas de horas manualmente no calendário, por exemplo, no final de cada dia de trabalho.
Também projetamos recursos de gerenciamento de férias para garantir a máxima conveniência para todos os envolvidos. Cada funcionário pode enviar uma solicitação de férias com apenas alguns cliques, diretamente do calendário de recursos. As pessoas responsáveis pelo gerenciamento de recursos também veem essa solicitação no aplicativo e podem responder imediatamente. Todas as férias aceitas aparecem no calendário imediatamente para evitar possíveis conflitos de agendamento.
Quando se trata de medir vários KPIs, você certamente apreciará o conjunto de relatórios do Teamdeck. Nós o projetamos para ajudar os líderes de equipe, gerentes de projeto e especialistas em RH a criar relatórios personalizados de projetos e equipes.
Você configura o relatório uma vez e depois pode monitorá-lo regularmente durante todo o projeto. Os dados serão atualizados automaticamente à medida que as pessoas fizerem mais registros de tempo, as reservas mudarem etc.
O mais importante é que você pode inserir valores de fora do Teamdeck nos seus relatórios, por exemplo, as taxas horárias dos seus recursos ou os orçamentos dos projetos. As fórmulas flexíveis possibilitam a realização de análises ainda mais avançadas.