Qual é o objetivo final dos gerentes de projeto? Entregar seus projetos com sucesso. Os próprios gerentes de projetos admitem que isso não acontece com muita frequência: de acordo com a última pesquisa Pulse of the Profession, menos de 60% dos projetos são concluídos no prazo ou dentro do orçamento original.
O que você obterá com este artigo:
Papel do software de gerenciamento de recursos em processos de planejamento de capacidade de recursos
O objetivo do planejamento da capacidade de recursos
Conhecimento sobre a diferença entre planejamento de recursos e planejamento de capacidade
O que fazer para aproximar um planejamento de capacidade eficaz
O gerenciamento eficaz da capacidade de recursos pode ajudar as empresas a aumentar esses números. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o planejamento da capacidade de recursos no gerenciamento de projetos, mas também abordaremos as vantagens do gerenciamento da capacidade em nível de empresa. Vamos começar com algumas definições necessárias.
Pesquisa baseada em habilidades e atribuição de pessoas a tarefas [Tela do software de planejamento de recursos]
Sem fazer uma introdução desnecessária, a capacidade se refere à habilidade de atingir, executar ou produzir. Se usarmos a perspectiva da empresa, isso significa a capacidade de atingir ou produzir em uma dose específica de tempo. Mas, se formos mais a fundo e usarmos um ponto de vista operacional, descobriremos que a capacidade é entendida como uma quantidade de recursos de entrada disponíveis para produzir um resultado relativo em um período de tempo - podemos ler em managementstudyguide.com. Isso geralmente é chamado de capacidade de produção, que engloba o nível de capacidade de recursos necessários para atender à demanda do cliente, incluindo matérias-primas, equipamentos e mão de obra.
Mas esse não é o único significado relacionado ao tópico deste capítulo. Vamos comparar alguns outros entendimentos de planejamento de capacidade.
No Projectmanager.com, lemos que o planejamento da capacidade é um processo que estabiliza os recursos disponíveis para atender às solicitações ou às necessidades de capacidade da tarefa. O que pode ser entendido como uma espécie de relação entre alguém que tem acesso a recursos suficientes e as demandas dos projetos e suas expectativas em relação aos recursos.
Parece que a Saviom - nossos concorrentes no mercado de software de planejamento de capacidade de recursos - também compartilha da mesma opinião: O planejamento da capacidade de recursos é a previsão da lacuna entre a capacidade e a demanda por recursos. Do ponto de vista da Mavenlink, o planejamento da capacidade de recursos assume três aspectos desse processo. Primeiro, definir a quantidade de trabalho que os recursos são capazes de fazer. Segundo, a identificação e a indicação do tipo de trabalho que esses recursos podem realizar. O terceiro - combinar esses recursos com os recursos atualmente utilizados para atender às expectativas e demandas do projeto.
Como podemos ler no blog do Wrike: O planejamento de capacidade é o processo de antecipar os requisitos comerciais futuros de uma organização ou cliente. O planejamento da capacidade também visa a garantir que os recursos com os conjuntos de habilidades necessários sejam disponibilizados para atender às demandas em evolução dos clientes e dos negócios. Nessa perspectiva, que também representa nossa abordagem, recursos não significam equipamentos, software, laptops, materiais de construção, salas, orçamento e assim por diante. Quando se busca o planejamento de capacidade no gerenciamento de projetos, vê-se o indivíduo, o membro da equipe e o funcionário. Você vê os indivíduos com um conjunto específico de habilidades. Alguém com as habilidades relevantes necessárias para atender aos requisitos de um projeto.
O planejamento eficaz da capacidade consiste em garantir recursos com um conjunto adequado e específico de habilidades
No nível do projeto, o planejamento da capacidade consiste em determinar se há recursos suficientes para concluir um determinado projeto. Sua função é garantir que a empresa (ou associação) tenha os recursos esperados necessários para um projeto ou tarefa, esperados em um momento previsto, que sejam capazes de concluir o projeto com os requisitos esperados no momento previsto.
Em outras palavras, o planejador de capacidade de recursos deve ser capaz de fornecer uma visão geral clara de quantos recursos são necessários para atingir uma meta indicada (uma subtarefa, uma tarefa, um projeto).
Em outras palavras, o planejamento da capacidade de recursos consiste em prever o intervalo entre a capacidade e a demanda de recursos. Portanto, aqueles que controlam o planejamento da capacidade levarão em conta fatores como horas de trabalho, domínio, habilidades e a média de todo o trabalho. Para calcular a capacidade da sua equipe, é necessário conhecer a disponibilidade e a carga de trabalho atual.
Uma das etapas do processo de planejamento da capacidade de recursos [Tela do Teamdeck]
Para ser direto: se compararmos planejamento de capacidade e recursos para o gerenciamento de recursos, a primeira pode ser reduzida a "antecipar requisitos comerciais futuros e certificar-se de que temos os recursos necessários para iniciar um projeto". Enquanto O planejamento de recursos é "escolher e atribuir recursos específicos para e durante um projeto ou tarefa".
Pode-se dizer também que o planejamento de capacidade é a inspeção para verificar se os membros da equipe, as funções e o domínio necessários estão indiscutivelmente disponíveis para realizar o trabalho que está chegando, antes de realmente programar o trabalho. Já o planejamento de recursos consiste em escolher, atribuir e programar a partir dessa caixa de seleção. A estratégia de lead envolve a criação de capacidade excedente para atender à demanda prevista, garantindo que os recursos estejam disponíveis para acomodar a demanda crescente e os projetos futuros.
A comparação do planejamento de capacidade, planejamento de recursos e programação de recursos. [Fonte: www.kelloo.com]
O planejamento de recursos tem mais a ver com a coordenação da força de trabalho em tempo real: você atribui pessoas a projetos enquanto monitora a utilização dos recursos. Como podemos ver, o planejamento de recursos significa o gerenciamento, a liderança e a coordenação dos recursos necessários para concluir uma tarefa ou projeto.
O que você geralmente faz quando é designado para gerenciar um novo projeto? Como você monta uma equipe e se certifica de que a disponibilidade dos membros da sua equipe é suficiente para concluir todas as tarefas? Os gerentes de projeto que tentam garantir que tenham recursos suficientes à sua disposição devem seguir as etapas a seguir:
Reunir requisitos e estimativas do projeto. Você precisa entender o que deve ser feito para entregar o projeto com sucesso. Qual é o escopo técnico? Quais funções são necessárias para a equipe do projeto? Quais são as estimativas de tempo para esse projeto?
Identificar os recursos disponíveis. Analise a disponibilidade de recursos e determine quais pessoas que se encaixam nos critérios do seu projeto podem fazer parte da equipe.
Alinhar a capacidade com as necessidades do projeto. Decida quem será designado para o projeto e quantas horas devem ser reservadas para ele. Idealmente, você deve reservar esses recursos, mesmo que o projeto ainda não tenha começado. Considere o uso de uma estratégia de atraso, que envolve atender à demanda real em vez da demanda prevista.
Para um exemplo de planejamento de capacidade, considere um fabricante de alimentos que precisa aumentar a produção durante as épocas de pico. Ele planeja sua força de trabalho e seus recursos para atender ao aumento da demanda. Da mesma forma, uma agência de TI pode alocar desenvolvedores adicionais em um projeto para garantir a entrega no prazo.
Observação: em algumas empresas, o gerente de recursos será responsável pela maior parte do processo de planejamento de capacidade. O gerente de projeto é solicitado a solicitar funções ou habilidades específicas, e o gerente de recursos analisará a capacidade dos recursos.
Os gerentes de projeto devem ser capazes de avaliar os requisitos de seus projetos, mas analisar a disponibilidade de recursos pode ser mais desafiador sem visibilidade do pool de funcionários. Felizmente, as organizações geralmente têm à disposição um planejador de capacidade de recursos, que pode simplificar todo o processo gerenciamento de recursos de projetos trabalhar efetivamente em vários projetos e preparar estratégias de planejamento de capacidade de longo prazo.
O planejamento da capacidade das ferramentas é fundamental para garantir e alocar as ferramentas e os equipamentos necessários para o trabalho futuro. Ele envolve a previsão das necessidades de recursos, a compreensão das novas ferramentas que podem ser necessárias e a garantia de que as ferramentas estão sendo usadas corretamente e valem o investimento.
Os planejadores de capacidade de recursos, como o Teamdeck, fornecem um único pool de recursos com informações sobre a disponibilidade e a carga de trabalho de todos (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Como gerente de projeto, você pode filtrar as funções necessárias para atender às demandas do seu projeto e verificar quando essas pessoas estão disponíveis.
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Um calendário de recursos para toda a empresa é uma ferramenta fundamental para o planejamento bem-sucedido da capacidade.
Para evitar conflitos de recursos, você pode reservar membros selecionados da equipe com antecedência. Se o seu projeto ainda não estiver confirmado, você poderá adicionar reservas provisórias. Outros gerentes de projeto verão que essas pessoas provavelmente serão atribuídas ao seu projeto, caso ele acabe acontecendo. Assim que receber o sinal verde, você terá um grupo de pessoas prontas para começar a trabalhar no projeto, além de um cronograma visível para outros gerentes no aplicativo de gerenciamento de recursos da sua empresa.
Adicione reservas provisórias para planejar o cronograma do seu projeto com bastante antecedência.
Software de gerenciamento de recursos** facilita a avaliação da capacidade dos recursos. Você não só pode ver se as pessoas já foram atribuídas a outros projetos, mas também pode tirar férias ou feriados em sua conta. Você poderá calcular a capacidade real da sua equipe e decidir se está pronto para entregar o projeto no prazo proposto.
Você também terá a chance de levar em conta as finanças. Alguns aplicativos de gerenciamento de recursos (inclusive o Teamdeck) permitem que você armazene informações sobre as tarifas da sua equipe. Use os relatórios do Teamdeck para calcular quanto dinheiro você precisa alocar no orçamento para garantir a equipe que deseja contratar para o seu projeto. Antes de se comprometer com essa equipe, certifique-se de que pode pagar por ela com o orçamento atual do projeto. A verificação cruzada da capacidade dos recursos com os custos estimados é outra maneira de garantir o sucesso de seu projeto.
Ambas as equipes têm capacidade suficiente para entregar um determinado projeto. Os custos estimados, no entanto, diferem significativamente. Felizmente, você pode avaliar vários cenários com o Teamdeck.
O planejamento da capacidade deve ajudá-lo a evitar o excesso de trabalho e a subutilização da sua equipe. No entanto, ainda é útil monitorar regularmente a utilização dos recursos no início do projeto. Confira nosso guia para medição da utilização da equipe. Ou - se você estiver curioso sobre aspectos do gerenciamento de projetos - leia o ferramentas de planejamento de capacidade e técnicas.
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Alinhar a demanda do projeto com a capacidade da sua equipe é uma parte essencial dos esforços de gerenciamento de projetos, mas uma estratégia de planejamento de capacidade beneficia toda a organização, não apenas as equipes de produção. Ao gerenciar um amplo portfólio de projetos, você não deve se esquecer do gerenciamento de capacidade. Ele permitirá que você tome melhores decisões de alocação de recursos e também dará suporte a outras partes da empresa:
O planejamento da capacidade da força de trabalho é fundamental para garantir que haja um número suficiente de funcionários com as habilidades certas e nas funções certas para atender à demanda. Ele também ajuda a identificar as necessidades de pessoal, considerando a redução de pessoal ou a realocação de funcionários para atingir os objetivos organizacionais e evitar o esgotamento no local de trabalho.
As equipes de RH têm uma visão geral clara das necessidades de recrutamento e dispõem de tempo suficiente para contratar ou treinar novos funcionários. O planejamento da capacidade ajuda a evitar gargalos de recursos no futuro.
As equipes de vendas têm mais visibilidade do pipeline de produção, de modo que sabem se há espaço para mais projetos em um determinado período.
Os especialistas em finanças podem calcular as previsões de lucro com base na capacidade planejada e nos projetos reais atribuídos à equipe.
Pense: A sua empresa tem procedimentos estabelecidos para a capacidade excessiva ou insuficiente da equipe? Caso contrário, levante essa questão na próxima reunião da equipe de gerenciamento de projetos. Talvez você possa encontrar soluções como iniciativas de P&D para quando tiver funcionários disponíveis e nenhum projeto para trabalhar? Afinal de contas, subutilização não é bom para o moral dos funcionários.
O planejamento da capacidade também é apreciado pelos funcionários. Essa abordagem estratégica do gerenciamento de recursos significa que não se espera que os membros da equipe trabalhem além de sua capacidade. Além disso, os funcionários sabem que sua disponibilidade é visível e respeitada pelos gerentes. Não é provável que eles sejam designados para um projeto urgente no meio das férias de verão.
Além disso, a incorporação do excesso de capacidade ao seu planejamento pode ajudar a cobrir o aumento da demanda e evitar desvios de escopo, garantindo que os requisitos de recursos previstos pela previsão de demanda sejam atendidos.
Por fim, se sua empresa usar um aplicativo de gerenciamento de recursos, seus funcionários saberão o que está por vir na agenda deles: qual é o próximo projeto em que trabalharão, quanto tempo levará, etc.
Esperamos que este artigo o tenha convencido de que o planejamento de capacidade é gerenciável e necessário. Se você se esquecer de verificar a capacidade da sua equipe, seu projeto estará em risco: não é provável que você o entregue no prazo sem ter pessoas qualificadas suficientes. Ao mesmo tempo, você pode exceder seu orçamento se acabar terceirizando uma força de trabalho extra. Felizmente, ambos os cenários podem ser evitados quando você compara a capacidade com a demanda. Lembre-se de aproveitar o software de gerenciamento de recursos de projetos para tornar todo o processo mais robusto.
Quer ver como o planejamento de capacidade é simples com o Teamdeck? Agende uma chamada com Anielauma de nossas especialistas em sucesso do cliente. Ela mostrará como você pode tomar melhores decisões estratégicas graças a um gerenciamento eficaz dos recursos do projeto.
O planejamento eficaz da capacidade não é uma atividade isolada; ele deve ser integrado à estrutura estratégica mais ampla da organização. Ao alinhar o planejamento da capacidade com os objetivos comerciais gerais, as organizações podem garantir que seus esforços de gerenciamento de projetos contribuam para o sucesso a longo prazo. Veja a seguir como integrar estrategicamente o planejamento de capacidade à sua organização:
Alinhar-se com as metas estratégicas: O planejamento da capacidade deve apoiar as metas estratégicas da organização. Isso envolve entender como a alocação de recursos se alinha com os objetivos comerciais mais amplos, como expansão do mercado, desenvolvimento de produtos ou eficiência operacional. Certifique-se de que os projetos que estão sendo planejados estejam alinhados com essas metas estratégicas e ajuste a alocação de recursos de acordo.
Promover a colaboração entre departamentos: O planejamento eficaz da capacidade exige a colaboração de vários departamentos. Por exemplo, a equipe financeira precisa alinhar as previsões orçamentárias com a alocação de recursos, enquanto o RH deve coordenar os esforços de recrutamento e treinamento. Incentive a comunicação e a colaboração regulares entre os departamentos para garantir que o planejamento de recursos seja abrangente e esteja alinhado às necessidades gerais da empresa.
Implementar práticas ágeis: A integração de práticas ágeis ao planejamento de capacidade pode aumentar a flexibilidade e a capacidade de resposta. As metodologias ágeis enfatizam o planejamento iterativo e a adaptabilidade, permitindo que as equipes ajustem os recursos à medida que os requisitos do projeto evoluem. Essa abordagem ajuda a gerenciar a incerteza e melhora a capacidade de responder às mudanças nas demandas do projeto.
Aproveite a análise de dados: Utilize a análise de dados para informar as decisões de planejamento de capacidade. Os dados históricos do projeto, as métricas de utilização de recursos e a análise de desempenho podem fornecer informações valiosas sobre as necessidades e tendências de recursos. As ferramentas de análise avançada podem ajudar a prever os requisitos futuros de capacidade e otimizar a alocação de recursos com base em insights orientados por dados.
Desenvolver uma estrutura de planejamento de capacidade: Estabeleça uma estrutura formal de planejamento de capacidade que defina processos, responsabilidades e ferramentas. Essa estrutura deve incluir diretrizes para previsão, alocação de recursos e monitoramento. Uma abordagem estruturada garante consistência e eficiência nos esforços de planejamento de capacidade em toda a organização.
Apesar de sua importância, o planejamento de capacidade geralmente apresenta vários desafios. A abordagem eficaz desses desafios pode melhorar significativamente os resultados do planejamento:
Demanda imprevisível: Um dos maiores desafios do planejamento de capacidade é gerenciar a demanda imprevisível. Para atenuar isso, crie flexibilidade em seus processos de planejamento de capacidade. Use o planejamento de cenários para se preparar para vários cenários de demanda e desenvolva planos de contingência para lidar com possíveis flutuações nos requisitos do projeto.
Restrições de recursos: Recursos limitados podem restringir sua capacidade de atender às demandas do projeto. Priorize os projetos com base na importância estratégica e aloque os recursos de acordo. Considere o treinamento cruzado de funcionários para aumentar a versatilidade dos recursos e reduzir a dependência de conjuntos de habilidades específicas.
Precisão dos dados: Dados precisos são essenciais para o planejamento eficaz da capacidade. Certifique-se de que os dados usados para o planejamento sejam atuais e confiáveis. Implemente processos para atualizações e validações regulares de dados para manter a precisão das informações sobre disponibilidade de recursos e carga de trabalho.
Lacunas de comunicação: As falhas de comunicação entre os gerentes de projeto e outras partes interessadas podem levar a uma alocação de recursos desalinhada. Estabeleça canais de comunicação claros e verificações regulares para garantir que todas as partes interessadas sejam informadas sobre as necessidades de recursos e os requisitos do projeto.
Integração com sistemas existentes: A integração do planejamento de capacidade com os sistemas existentes de gerenciamento de projetos e de recursos pode ser um desafio. Certifique-se de que suas ferramentas de planejamento de capacidade sejam compatíveis com outros sistemas e que os dados fluam perfeitamente entre eles para evitar duplicação e erros.
Com a evolução da tecnologia e das práticas de gerenciamento de projetos, várias tendências estão moldando o futuro do planejamento da capacidade de recursos:
Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquina: A IA e o aprendizado de máquina estão sendo cada vez mais usados para aprimorar o planejamento de capacidade. Essas tecnologias podem analisar grandes quantidades de dados para prever as necessidades de recursos, otimizar a alocação e identificar possíveis problemas antes que eles surjam. As ferramentas orientadas por IA podem oferecer previsões e recomendações mais precisas com base em dados históricos e padrões.
Plataformas de gerenciamento integrado de recursos: A tendência de plataformas integradas de gerenciamento de recursos está crescendo. Essas plataformas combinam gerenciamento de projetos, planejamento de recursos e gerenciamento financeiro em uma única solução. Essa integração melhora a visibilidade, simplifica os processos e aprimora a tomada de decisões, fornecendo uma visão abrangente da capacidade dos recursos e das demandas do projeto.
Modelos de trabalho remoto e híbrido: O aumento dos modelos de trabalho remoto e híbrido introduz novas considerações para o planejamento da capacidade de recursos. As organizações precisam adaptar seus processos de planejamento para levar em conta os membros remotos da equipe, fusos horários variados e arranjos de trabalho flexíveis. As ferramentas e estratégias que dão suporte à colaboração virtual e ao gerenciamento de recursos se tornarão cada vez mais importantes.
Maior foco no bem-estar dos funcionários: Há uma ênfase crescente no bem-estar dos funcionários no planejamento da capacidade. As organizações estão reconhecendo a importância do equilíbrio entre vida pessoal e profissional e estão incorporando essas considerações em seus processos de planejamento de recursos. Essa tendência inclui o monitoramento da carga de trabalho para evitar o esgotamento e a garantia de que a alocação de recursos apoie um ambiente de trabalho saudável.
Rastreamento de recursos em tempo real: O rastreamento de recursos em tempo real está se tornando mais predominante, permitindo que as organizações monitorem continuamente a utilização e a disponibilidade dos recursos. Esse recurso permite um planejamento de capacidade mais dinâmico e responsivo, pois os gerentes podem fazer ajustes com base em dados em tempo real e nas necessidades emergentes.
O planejamento da capacidade de recursos é um componente vital do gerenciamento de projetos bem-sucedido e sua importância vai além dos projetos individuais, impactando toda a organização. Ao integrar estrategicamente o planejamento da capacidade às práticas comerciais mais amplas, enfrentar os desafios comuns e ficar a par das tendências futuras, as organizações podem melhorar sua capacidade de entregar projetos dentro do prazo e do orçamento. O aproveitamento de ferramentas e tecnologias avançadas, a promoção da colaboração entre departamentos e o foco no bem-estar dos funcionários são fundamentais para obter um planejamento eficaz da capacidade de recursos. A adoção dessas práticas levará a projetos mais bem-sucedidos, à utilização otimizada de recursos e a um desempenho organizacional geral mais forte.
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