Gerenciamento eficaz de recursos - uma perspectiva do gerente de projetos

O Teamdeck permite que você filtre os recursos disponíveis por cargos ou taxas de projeto. Isso simplifica drasticamente alocação de recursos. 

Ao decidir quem designar para o projeto, talvez você queira levar em conta as seguintes considerações:

• O orçamento - faça alguns cálculos e veja quais recursos fazem mais sentido do ponto de vista orçamentário. Pode ser que, por exemplo, seja melhor trabalhar com uma pessoa mais experiente com taxas mais altas, pois é provável que o conhecimento dela reduza alguns custos de qualquer forma. Um cenário oposto também é possível; é por isso que você precisa estimar cuidadosamente as diferentes rotas.
• Experiências anteriores de possíveis membros da equipe (novamente, software de gerenciamento de recursos ou apenas planejador de recursos pode ser útil aqui com todos os dados históricos coletados lá) - eles já trabalharam em um projeto semelhante antes? Se sim, isso pode ser um trunfo - é provável que ele se saia bem em condições semelhantes. Por outro lado, no entanto, pode ser mais interessante para o próprio funcionário ter a chance de trabalhar em algo diferente e potencialmente mais empolgante.
• Possíveis mudanças - tente levar em conta algumas mudanças em termos de, por exemplo, duração do projeto. Com isso em mente, provavelmente não é uma boa ideia confiar muito em um colega de equipe que está disponível para o período planejado do projeto, mas que sai de férias prolongadas poucos dias após o término estimado. Se o cronograma mudar, você terá um desafio significativo em suas mãos.

4. Comece com o pé direito

Dizer que você só tem uma chance de causar uma boa primeira impressão pode ser um clichê, mas no gerenciamento eficaz de recursos, a início do projeto é absolutamente crucial. É quando você conhece sua equipe e estabelece sua presença. Certifique-se de cobrir os seguintes pontos:

• comunicar o escopo e o resultado desejado do projeto à sua equipe,
• Defina as expectativas em relação às funções: você quer que todos saibam perfeitamente o que precisam fazer no projeto,
• elaborar um plano de comunicação com sua equipe e com o cliente (por exemplo, reuniões diárias e revisões semanais de sprint),
• garantir que todos os membros da sua equipe tenham acesso a todas as ferramentas necessárias (on-line e off-line).

Dê uma olhada nesta lista de recursos que podem ser úteis durante todo o ciclo de vida do projeto, mas especialmente no início de um novo projeto:

• Saiba como ser mais honesto com sua equipe: transparência do projeto
• Crie um ótimo ambiente de trabalho on-line com estes Aplicativos do Slack que aumentam a produtividade.
• Seu plano de recursos envolve freelancers ou colaboradores de meio período? Saiba como gerenciar funcionários de meio período efetivamente.
• E se você precisar designar mais pessoas para a sua equipe? Esta é a maneira de integrar novos membros à sua equipe de projeto.

5. Aceitar a mudança 

Se você estiver operando em uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos, provavelmente não tem medo de mudanças no projeto. Uma dose saudável de flexibilidade é parte integrante do trabalho e reagir, por exemplo, ao feedback do usuário que chega é o que, em última análise, influencia o sucesso do projeto.

Entretanto, outras mudanças certamente não são tão bem-vindas: planejamento da capacidade de recursos seria um bom exemplo aqui. As pessoas ficam doentes, mudam de emprego, quebram as pernas, etc. É preciso estar preparado para alocar novos recursos à sua equipe ou alterar a capacidade na qual os membros atuais da equipe estão envolvidos.

Planejamento flexível de projetos também será útil aqui: se você estiver criando estimativas generosas com base nos piores/melhores cenários, provavelmente terá a margem de manobra necessária quando ocorrerem mudanças.

6. Avalie o desempenho da sua equipe

O gerenciamento de projetos orientado por dados provavelmente ganhará muita força nos projetos do futuro próximo, pela simples razão de que ele torna os gerentes de projetos mais eficazes no que fazem. Os dados são a fonte de informações e padrões sobre sua equipe. Eles também podem confirmar ou desmentir seus palpites. Por fim, não há melhor argumento quando se está tentando defender um ponto de vista. Se for capaz de apoiar suas decisões com dados, você se sentirá muito mais à vontade para executá-las.

Por outro lado, a coleta de dados sem saber o que medir e como corre o risco de se perder no meio do ruído. Para começar, talvez você queira coletar dados que lhe permitam medir o desempenho dos recursos do seu projeto (BTW, todos esses relatórios podem ser facilmente criados com o Teamdeck):

• Medir o projeto utilização de recursos. Você pode acompanhar dois aspectos diferentes da utilização da equipe. Primeiro, compare a disponibilidade total de seus recursos com o cronograma do projeto. Isso lhe mostrará qual é a utilização planejada da sua equipe. Esse cálculo deve ser feito o mais cedo possível, pois pode ajudá-lo a descobrir áreas que devem ser melhoradas (por exemplo, tarefas transferidas de um funcionário para outro devido à possível superutilização).
  Quando a sua equipe estiver trabalhando no projeto e registrando o tempo, você poderá usar as planilhas de horas para calcular a utilização real da equipe. Compare o tempo registrado com a disponibilidade da sua equipe para ver se a carga de trabalho está dividida igualmente.  

Com a altura das barras significando o nível de utilização, você pode identificar rapidamente as pessoas que poderiam ser mais bem aproveitadas. 

• Compare as estimativas com os dados reais. Colocar as horas de trabalho estimadas ao lado das horas reais registradas pela sua equipe mostrará a precisão do seu plano de projeto. Você não deve esperar que as estimativas e os dados reais correspondam perfeitamente; o objetivo desse exercício não é provar que seus planos iniciais estavam errados. Estamos mais interessados em saber onde e quando essas discrepâncias ocorrem. Talvez exista uma parte específica do projeto que tenha sido grosseiramente subestimada. Medir isso permite que você identifique os pontos fracos e os otimize com antecedência.

• Acompanhar o orçamento do projeto. Cada hora de trabalho que sua equipe coloca no projeto é contabilizada no orçamento, portanto, convém também verificar os gastos reais em relação ao orçamento estimado. Esse é um cálculo muito semelhante ao anterior (estimativas vs. valores reais). A diferença aqui é que você precisa atribuir um valor monetário às horas gastas pela sua equipe no projeto.