Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Sorgen Sie dafür, dass sie die Software, die Ihr Team verwendet, schnell verstehen. Da Teamdeck von den meisten Mitarbeitern unserer Kunden täglich genutzt wird, ist es wichtig, dass sie die Struktur des Tools so schnell wie möglich verstehen. 

Vereinfachen Sie den Orientierungsprozess in Ihrem Unternehmen, indem Sie diesen Leitfaden an Ihre neuen Mitarbeiter weitergeben. Sie können auch eine pdf-Version herunterladen hier und senden Sie es an Ihr Team. Dieser Artikel wird auch für Ihre bestehenden Mitarbeiter hilfreich sein, wenn Ihr Unternehmen gerade erst mit Teamdeck anfängt. 

Hinweis: Dies ist ein Leitfaden für Benutzer mit reguläre Genehmigungen für Teammitglieder, Mitarbeiter, die ihren Zeitplan einsehen, ihre Zeit erfassen und Urlaub beantragen können, aber keine anderen Personen mit Teamdeck verwalten können. 

Teamdeck.io ist die Software zur Ressourcenplanung

Teamdeck ist eine umfassende Lösung für das Ressourcenmanagement. Sie hilft Unternehmen, die Arbeit ihrer Teams zu planen, ihre Auslastung zu überwachen und die Leistung des Unternehmens zu analysieren. 

Unser Ziel ist es, die Effizienz von Unternehmen zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhalten. Wir glauben, dass dies durch eine optimale Arbeitsbelastung, Transparenz am Arbeitsplatz und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreicht werden kann. Teamdeck ist darauf ausgelegt, alle drei Aspekte zu fördern. 

Aus der Sicht des Mitarbeiters ist Teamdeck ein Werkzeug, um:

  • Kontrollieren Sie Ihre Arbeitszeit
  • Planen Sie Ihre Verfügbarkeit am Arbeitsplatz und Ihre freie Zeit
  • Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über Ihre bevorstehenden Aufgaben
  • Verstehen Sie Ihren persönlichen Produktivitätsstil
  • Optimieren Sie die Kommunikation mit Ihren Managern

Gehen wir die Funktionen von Teamdeck durch, beginnend mit dem Kernelement dieses Tools: einem Kalender, mit dem Sie Ihre Zeit planen und verfolgen können.

Aber zuerst müssen Sie Ihr Konto aktivieren, um sich anzumelden. 

Ein Mitarbeiter-Onboarding-Prozess mit Teamdeck.io

Sie beginnt mit einer E-Mail mit dem Titel Sie sind zum Teamdeck-Arbeitsbereich eingeladen. Das bedeutet, dass jemand möchte, dass Sie dem Teamdeck-Konto seines Unternehmens beitreten. 

Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche loslegen Schaltfläche. Im nächsten Schritt müssen Sie Ihr Teamdeck-Konto erstellen (wenn Sie neu bei Teamdeck sind) oder sich mit Ihren bestehenden Anmeldedaten anmelden. Sobald Sie eingeloggt sind, werden Sie aufgefordert, auf die Einladung annehmenund treten Sie damit dem Konto Ihres Unternehmens bei. 

Ein perfekter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter
Der Ablauf eines Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses wird durch eine der vielen Funktionen in Teamdeck.io unterstützt

Verwalten Sie Ihren Kalender 

Wenn Sie die Registerkarte Kalender aufrufen (sie ist im oberen Menü verfügbar), sehen Sie Ihren Namen und optional die Namen Ihrer Teammitglieder. Dies hängt von den Richtlinien Ihres Unternehmens ab. 

Neben jedem Namen gibt es Zeilen, die durch verschiedene Symbole gekennzeichnet sind. Gehen wir sie der Reihe nach durch:

Ein effektiver Onboarding-Prozess
In Unternehmen mit sehr langfristigen Zielen basiert der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter meist auf einem gut vorbereiteten Onboarding-Programm

Buchungen - Hier sehen Sie Ihre Buchungen, d.h. Arbeitseinsätze. Sie können von Ihren Managern hinzugefügt und bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine Buchung, um mehr Details über Ihre anstehenden Aufgaben zu erfahren. 

Hinzufügen einer neuen Buchung zu Teamdeck
Buchungen, Zuweisungen, Auslastung, Prognosen usw. - Einstellungsmanager und neue Mitarbeiter sollten auf derselben Seite stehen und sich über die Aufgaben und Ergebnisse der Arbeit informieren

Zeiterfassungsbögen - Dies ist der Bereich für Ihre erfassten Zeiteinträge, also die Zeit, die Sie für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Sie können Einträge in der Zeile "Stundenzettel" hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Im nächsten Abschnitt dieses Artikels erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung mit Teamdeck unter Verwendung einer mobile Zeiterfassung app. 

Verfügbarkeit - die Anzahl der Arbeitsstunden, für die Sie an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen. Wenn Sie ein Vollzeitbeschäftigter sind, kann diese Zeile nicht bearbeitet werden. 

Ferien - das Feld für Ihre persönliche Abwesenheit. Alle Abwesenheiten, ob bezahlt oder nicht, werden hier angezeigt. 

Buchungen im Vergleich zur Verfügbarkeit (B/A) & Zeiterfassungsbögen im Vergleich zur Verfügbarkeit (T/A) - Diese Zeilen machen es einfach, potenzielle und tatsächliche Überstunden zu erkennen. Wenn Buchungen und Stundenzettel Ihre tägliche Verfügbarkeit überschreiten, werden die Balken B/A und T/A rot. 

Erstellen einer benutzerdefinierten Kalenderansicht

Sie können die Ebene der Informationen, die in Ihrem Teamdeck-Kalender angezeigt werden, ändern. Um Ihre Standardansicht zu bearbeiten oder eine neue hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der oberen linken Ecke Ihres Kalenders. Als nächstes können Sie die Elemente auswählen, die Sie in Ihrer Kalenderansicht behalten möchten. 

Sie können die Ansicht auch von Personen auf Projekte umstellen: Wenn Sie Letzteres wählen, sehen Sie eine Liste von Projekten und Buchungen mit den Namen der Personen. 

Ein guter Onboarding-Prozess sorgt für die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter und dafür, dass sich diese wertgeschätzt fühlen.

Zeiterfassung

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Zeiterfassungsbögen auszufüllen:

  1. Verwenden Sie eine mobile Zeiterfassung um Ihre Arbeitszeit im Auge zu behalten. Wählen Sie ein Projekt aus, an dem Sie gerade arbeiten, klicken Sie auf spielen wenn Sie Ihre Aufgaben beginnen und stoppen Sie den Timer, wenn Sie fertig sind. Ihre Zeiteinträge werden automatisch gespeichert.
    Die mobile App von Teamdeck ist verfügbar für Android und iOS Geräte.
mobile Zeiterfassung
Mobile Zeiterfassung hilft bei der Messung der Mitarbeiterleistung und des Mitarbeiterengagements
  1. Fügen Sie Zeiteinträge manuell hinzu. Rufen Sie den Kalender auf, wählen Sie ein Datum im Feld Zeiterfassungsbögen Zeile und klicken Sie sie an. Sie sehen dann eine Schublade, in der Sie weitere Details zu Ihrem Zeiteintrag angeben können.  
Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter hilft bei der Orientierung in der neuen Arbeitsumgebung

Antrag auf Freistellung

Teamdeck wird verwendet für Abwesenheitsmanagement von vielen Unternehmen. Es ist praktisch, weil die Mitarbeiter selbst Urlaub beantragen können. Die Vorgesetzten müssen diese Anträge nur genehmigen oder ablehnen: alles geschieht innerhalb der App, so dass keine E-Mail-Threads usw. erforderlich sind. 

Ihre Abwesenheit wird von Ihren Teamleitern bestätigt und von den für die Ressourcenplanung zuständigen Personen bemerkt. Dies hilft den Unternehmen, Planungskonflikte ein für alle Mal zu beseitigen. 

Um eine Auszeit zu beantragen, müssen Sie auf ein Datum (oder eine Reihe von Daten) in Ihrem Kalender klicken (im Fenster Ferien Zeile). Füllen Sie dann ein Antragsformular aus und warten Sie auf eine Systembenachrichtigung über den Status Ihres Antrags. 

Am ersten Tag lernen die neuen Mitarbeiter die Werte des Unternehmens, die Büromaterialien, die Unternehmenspolitik und die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte kennen, wenn sie das Stellenangebot annehmen.
Abwesenheitsmanagement, Verfügbarkeitsmanagement - was auch immer, aber zu wissen, wer da ist, wann er/sie zurückkommt, oder - noch weitergehend - ob die Erfahrung des Mitarbeiters mit den Erwartungen des Projekts übereinstimmt - alles in der 1-Ressourcenplanungssoftware

TIPP: Wenn Sie wissen, wer für Ihre Urlaubsanträge zuständig ist, können Sie diese Person aus der Dropdown-Liste auswählen. Andernfalls wird Ihr Antrag von allen Teamdeck-Benutzern mit Manager und Eigentümer Berechtigungen in Ihrer Organisation. 

Es gibt noch mehr zu entdecken

Da Sie nun die wichtigsten Funktionen von Teamdeck kennen, können Sie das Tool weiter erkunden. Es gibt zwei weitere Optionen, die wir heute durchgehen werden:

Verwalten Sie Ihre tägliche Verfügbarkeit

Diese Funktion ist in der Regel für Teilzeitbeschäftigte und Freiberufler reserviert. Wenn Sie vollzeitbeschäftigt sind, werden Sie sie wahrscheinlich nicht brauchen. 

Die Verfügbarkeit Zeile in Ihrem Kalender können Sie Ihre tägliche Verfügbarkeit festlegen. Fügen Sie Zeiträume hinzu, in denen Sie frei arbeiten können. Sie können mehrere Verfügbarkeitszeiträume pro Tag erstellen. Haben Sie einen festen Zeitplan? Ihre Verfügbarkeitszeiten können sich jede Woche wiederholen. 

Analysieren Sie Ihre Arbeit

Berichte ermöglichen es Ihnen, tiefer in Ihre Daten einzutauchen. Sie können Ihre abrechenbaren Stunden überwachen oder Buchungen mit der tatsächlich für ein bestimmtes Projekt aufgewendeten Zeit vergleichen, um Ihre Schätzungen zu bewerten.

Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und seine Ergebnisse können den Zeitaufwand für das Team eines Mitarbeiters messen.
Geschätzte Buchungen im Vergleich zur tatsächlichen Zeit, die in Teamdeck.io verfolgt wird

Wenn Sie Ihrem Unternehmen Rechnungen auf der Grundlage Ihrer Zeiterfassungsbögen stellen, können Sie den Geldbetrag in den Berichten leicht berechnen. 

Bericht zur Gehaltsabrechnung

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Unser Kundensupport-Team beantwortet gerne Ihre Fragen zu unserer App. Sie können uns jederzeit eine Nachricht im Chat schicken. 

Rationalisierung des Einführungsprozesses von Mitarbeitern mit einem Ressourcenplaner

Planen Sie eine persönliche Produkttour mit unseren Beratern - prüfen Sie die Ressourcenplanungssoftware, die bei bekannten Unternehmen wie Hill-Knowlton bekannt ist.

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