Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Sorgen Sie dafür, dass sie die Software, die Ihr Team verwendet, schnell verstehen. Da Teamdeck von den meisten Mitarbeitern unserer Kunden täglich genutzt wird, ist es wichtig, dass sie die Struktur des Tools so schnell wie möglich verstehen.
Vereinfachen Sie den Orientierungsprozess in Ihrem Unternehmen, indem Sie diesen Leitfaden an Ihre neuen Mitarbeiter weitergeben. Sie können auch eine pdf-Version herunterladen hier und senden Sie es an Ihr Team. Dieser Artikel wird auch für Ihre bestehenden Mitarbeiter hilfreich sein, wenn Ihr Unternehmen gerade erst mit Teamdeck anfängt.
Hinweis: Dies ist ein Leitfaden für Benutzer mit reguläre Genehmigungen für Teammitglieder, Mitarbeiter, die ihren Zeitplan einsehen, ihre Zeit erfassen und Urlaub beantragen können, aber keine anderen Personen mit Teamdeck verwalten können.
Teamdeck ist eine umfassende Lösung für das Ressourcenmanagement. Sie hilft Unternehmen, die Arbeit ihrer Teams zu planen, ihre Auslastung zu überwachen und die Leistung des Unternehmens zu analysieren.
Unser Ziel ist es, die Effizienz von Unternehmen zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhalten. Wir glauben, dass dies durch eine optimale Arbeitsbelastung, Transparenz am Arbeitsplatz und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreicht werden kann. Teamdeck ist darauf ausgelegt, alle drei Aspekte zu fördern.
Aus der Sicht des Mitarbeiters ist Teamdeck ein Werkzeug, um:
Gehen wir die Funktionen von Teamdeck durch, beginnend mit dem Kernelement dieses Tools: einem Kalender, mit dem Sie Ihre Zeit planen und verfolgen können.
Aber zuerst müssen Sie Ihr Konto aktivieren, um sich anzumelden.
Sie beginnt mit einer E-Mail mit dem Titel Sie sind zum Teamdeck-Arbeitsbereich eingeladen. Das bedeutet, dass jemand möchte, dass Sie dem Teamdeck-Konto seines Unternehmens beitreten.
Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche loslegen Schaltfläche. Im nächsten Schritt müssen Sie Ihr Teamdeck-Konto erstellen (wenn Sie neu bei Teamdeck sind) oder sich mit Ihren bestehenden Anmeldedaten anmelden. Sobald Sie eingeloggt sind, werden Sie aufgefordert, auf die Einladung annehmenund treten Sie damit dem Konto Ihres Unternehmens bei.
Wenn Sie die Registerkarte Kalender aufrufen (sie ist im oberen Menü verfügbar), sehen Sie Ihren Namen und optional die Namen Ihrer Teammitglieder. Dies hängt von den Richtlinien Ihres Unternehmens ab.
Neben jedem Namen gibt es Zeilen, die durch verschiedene Symbole gekennzeichnet sind. Gehen wir sie der Reihe nach durch:
Buchungen - Hier sehen Sie Ihre Buchungen, d.h. Arbeitseinsätze. Sie können von Ihren Managern hinzugefügt und bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine Buchung, um mehr Details über Ihre anstehenden Aufgaben zu erfahren.
Zeiterfassungsbögen - Dies ist der Bereich für Ihre erfassten Zeiteinträge, also die Zeit, die Sie für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Sie können Einträge in der Zeile "Stundenzettel" hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Im nächsten Abschnitt dieses Artikels erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung mit Teamdeck unter Verwendung einer mobile Zeiterfassung app.
Verfügbarkeit - die Anzahl der Arbeitsstunden, für die Sie an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen. Wenn Sie ein Vollzeitbeschäftigter sind, kann diese Zeile nicht bearbeitet werden.
Ferien - das Feld für Ihre persönliche Abwesenheit. Alle Abwesenheiten, ob bezahlt oder nicht, werden hier angezeigt.
Buchungen im Vergleich zur Verfügbarkeit (B/A) & Zeiterfassungsbögen im Vergleich zur Verfügbarkeit (T/A) - Diese Zeilen machen es einfach, potenzielle und tatsächliche Überstunden zu erkennen. Wenn Buchungen und Stundenzettel Ihre tägliche Verfügbarkeit überschreiten, werden die Balken B/A und T/A rot.
Erstellen einer benutzerdefinierten Kalenderansicht
Sie können die Ebene der Informationen, die in Ihrem Teamdeck-Kalender angezeigt werden, ändern. Um Ihre Standardansicht zu bearbeiten oder eine neue hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der oberen linken Ecke Ihres Kalenders. Als nächstes können Sie die Elemente auswählen, die Sie in Ihrer Kalenderansicht behalten möchten.
Sie können die Ansicht auch von Personen auf Projekte umstellen: Wenn Sie Letzteres wählen, sehen Sie eine Liste von Projekten und Buchungen mit den Namen der Personen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Zeiterfassungsbögen auszufüllen:
Teamdeck wird verwendet für Abwesenheitsmanagement von vielen Unternehmen. Es ist praktisch, weil die Mitarbeiter selbst Urlaub beantragen können. Die Vorgesetzten müssen diese Anträge nur genehmigen oder ablehnen: alles geschieht innerhalb der App, so dass keine E-Mail-Threads usw. erforderlich sind.
Ihre Abwesenheit wird von Ihren Teamleitern bestätigt und von den für die Ressourcenplanung zuständigen Personen bemerkt. Dies hilft den Unternehmen, Planungskonflikte ein für alle Mal zu beseitigen.
Um eine Auszeit zu beantragen, müssen Sie auf ein Datum (oder eine Reihe von Daten) in Ihrem Kalender klicken (im Fenster Ferien Zeile). Füllen Sie dann ein Antragsformular aus und warten Sie auf eine Systembenachrichtigung über den Status Ihres Antrags.
TIPP: Wenn Sie wissen, wer für Ihre Urlaubsanträge zuständig ist, können Sie diese Person aus der Dropdown-Liste auswählen. Andernfalls wird Ihr Antrag von allen Teamdeck-Benutzern mit Manager und Eigentümer Berechtigungen in Ihrer Organisation.
Da Sie nun die wichtigsten Funktionen von Teamdeck kennen, können Sie das Tool weiter erkunden. Es gibt zwei weitere Optionen, die wir heute durchgehen werden:
Diese Funktion ist in der Regel für Teilzeitbeschäftigte und Freiberufler reserviert. Wenn Sie vollzeitbeschäftigt sind, werden Sie sie wahrscheinlich nicht brauchen.
Die Verfügbarkeit Zeile in Ihrem Kalender können Sie Ihre tägliche Verfügbarkeit festlegen. Fügen Sie Zeiträume hinzu, in denen Sie frei arbeiten können. Sie können mehrere Verfügbarkeitszeiträume pro Tag erstellen. Haben Sie einen festen Zeitplan? Ihre Verfügbarkeitszeiten können sich jede Woche wiederholen.
Berichte ermöglichen es Ihnen, tiefer in Ihre Daten einzutauchen. Sie können Ihre abrechenbaren Stunden überwachen oder Buchungen mit der tatsächlich für ein bestimmtes Projekt aufgewendeten Zeit vergleichen, um Ihre Schätzungen zu bewerten.
Wenn Sie Ihrem Unternehmen Rechnungen auf der Grundlage Ihrer Zeiterfassungsbögen stellen, können Sie den Geldbetrag in den Berichten leicht berechnen.
Unser Kundensupport-Team beantwortet gerne Ihre Fragen zu unserer App. Sie können uns jederzeit eine Nachricht im Chat schicken.
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