Wenn Sie ein Projekt planen, müssen Sie immer auch an die Ressourcen denken, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Die Erstellung einer Liste von Rollen und Fähigkeiten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, die Suche nach geeigneten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, die Verwaltung ihres Zeitplans und ihrer Arbeitsbelastung - all das gehört zum Ressourcenmanagement. Wie kann man das erfolgreich tun? In diesem Blogbeitrag finden Sie einige Best Practices für die Verwaltung von Ressourcen in einer projektbasierten Umgebung.
Was erhalten Sie dank dieses Artikels:
Anmerkung: Eine Ressource kann eine Person mit bestimmten Qualifikationen, ein Gerät oder sogar ein bestimmter Betrag an Zeit oder Geld sein. In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch ausschließlich auf das Ressourcenmanagement im Sinne des Projektteam-Managements.
Das neueste PMBOK®-Handbuch drückt es sehr schön aus, indem er sagt:
Projektressourcenmanagement umfasst die Prozesse zur Ermittlung, Beschaffung und Verwaltung der für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlichen Ressourcen. Diese Prozesse helfen sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen werden zur Verfügung stehen an den Projektleiter und das Projektteam zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Als solche, Projektressourcenmanagement müssen Sie verschiedene Prozesse durchlaufen: von der Definition des Projektbedarfs und der Beschaffung geeigneter Ressourcen bis hin zum Management Ihres Teams während des gesamten Projekts und der Messung seiner Leistung.
Ein effektives Ressourcenmanagement setzt voraus, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird: pünktlich, im Rahmen des Budgets und entsprechend den Anforderungen. Das ist kein leichtes Unterfangen. Zum Glück gibt es verschiedene Maßnahmen, die Sie in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus ergreifen können, um die Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts zu erhöhen. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf einige der besten Praktiken für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement.
Als Projektleiter oder Ressourcenmanagermüssen Sie sehr neugierig auf das Projekt selbst sein. Was ist das Geschäftsziel dahinter? Welche Bedürfnisse der Nutzer sollen erfüllt werden? Was ist das Ziel für den Kunden? Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, werden Sie das Projekt besser verstehen, als wenn Sie nur seinen Umfang kennen (was natürlich auch notwendig ist). Der zusätzliche Aufwand, den Sie in dieser Phase in die Vorbereitung stecken, kann sich später auszahlen: Zunächst einmal haben Sie mehr Argumente, wenn Sie verschiedene Szenarien mit dem Kunden besprechen, aber bedenken Sie, dass ein gut informierter PM auch für das Team äußerst hilfreich ist.
Versuchen Sie auch, viele Informationen über die Kunden/Stakeholder zu sammeln. Vielleicht haben einige Ihrer Kollegen bereits mit ihnen zusammengearbeitet? Je mehr Sie darüber wissen, was Sie in Bezug auf die bevorzugten Verfahren, Werkzeuge und Arbeitsethik erwartet, desto besser sind Sie für künftige Herausforderungen gerüstet.
Erkundigen Sie sich schließlich auch nach möglichen Einschränkungen. Wenn Sie sich über den Zeitplan und das Budget im Klaren sind, können Sie auf dem Weg dorthin bessere Entscheidungen treffen.
Sobald Sie eine gute Vorstellung davon haben, worum es bei dem Projekt geht, können Sie mit der Erstellung von Projektschätzungen beginnen. Sie müssen eine Liste der Ressourcen (z. B. Rollen) erstellen, die für die Erfüllung der Projektaufgaben benötigt werden. Dann müssen Sie abschätzen, in welchem Umfang diese Ressourcen benötigt werden.
Natürlich können Sie hier von Ihrer Erfahrung als PM profitieren und zur Erstellung der Schätzungen beitragen. Scheuen Sie sich jedoch nicht, andere Personen zu bitten, sich an diesem Prozess zu beteiligen und ihr Expertenurteil abzugeben.
Dies ist der Punkt, an dem die Dinge ein wenig überwältigend werden können. Warum? Nun, je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise einen Pool von Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern untersuchen.
Glücklicherweise ist auch dieser Teil des Prozesses mit Hilfe von Software für das Ressourcenmanagement relativ einfach zu bewältigen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Liste von Ressourcen mit deren Kapazität, Verfügbarkeit und Kompetenzen. Alles, was Sie tun müssen, ist, diese Ressourcen zu buchen, die den Anforderungen Ihres Projekts entsprechen. Software für die Ressourcenplanung, zu denen auch unser Teamdeck gehört, tun genau das.
Sie können die Ressourcen Ihres Unternehmens nach Qualifikationen/Bürostandorten/Seniorität oder nach anderen von Ihnen gewünschten Kriterien filtern. Aus dem Pool der geeigneten Mitarbeiter wählen Sie einfach diejenigen aus, die in dem von Ihnen gewünschten Zeitraum für das Projekt verfügbar sind. Abgemacht!
Teamdeck ermöglicht es Ihnen, verfügbare Ressourcen nach Jobtiteln oder Projekttarifen zu filtern. Es vereinfacht dramatisch Ressourcenzuweisung.
Bei der Entscheidung, wen Sie mit dem Projekt beauftragen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
Es mag ein Klischee sein, zu sagen, dass man nur eine Chance hat, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, aber im effektiven Ressourcenmanagement ist die Projektauftakt Phase ist absolut entscheidend. In dieser Phase lernen Sie Ihr Team kennen und stellen Ihre Präsenz unter Beweis. Achten Sie darauf, dass Sie die folgenden Punkte abdecken:
Werfen Sie einen Blick auf diese Liste von Ressourcen, die Sie während des gesamten Projektlebenszyklus, aber insbesondere zu Beginn eines neuen Projekts hilfreich finden können:
Wenn Sie mit einer agilen Projektmanagement-Methodik arbeiten, haben Sie wahrscheinlich keine Angst vor Projektänderungen. Ein gesundes Maß an Flexibilität ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit, und die Reaktion auf z. B. eingehendes Nutzerfeedback beeinflusst letztendlich den Erfolg des Projekts.
Andere Änderungen werden jedoch nicht so sehr begrüßt: Ressourcen-Kapazitätsplanung wäre hier ein gutes Beispiel. Menschen werden krank, wechseln den Arbeitsplatz, brechen sich die Beine, usw. Sie müssen darauf vorbereitet sein, Ihrem Team neue Ressourcen zuzuweisen oder die Kapazität zu ändern, in der die derzeitigen Teammitglieder tätig sind.
Flexible Projektplanung ist auch hier von Nutzen: Wenn Sie großzügige Schätzungen auf der Grundlage der schlimmsten und besten Szenarien erstellen, haben Sie wahrscheinlich den dringend benötigten Spielraum, wenn Veränderungen eintreten.
Datengestütztes Projektmanagement wird wahrscheinlich in naher Zukunft eine große Rolle bei Projekten spielen, und zwar aus dem einfachen Grund, dass PMs dadurch effektiver arbeiten können. Daten sind die Quelle von Informationen und Mustern über Ihr Team. Sie können auch Ihre Ahnungen bestätigen oder entkräften. Schließlich gibt es kein besseres Argument, um einen Standpunkt zu vertreten. Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Entscheidungen mit Daten zu untermauern, werden Sie sich bei deren Ausführung viel wohler fühlen.
Wenn Sie hingegen Daten sammeln, ohne zu wissen, was Sie wie messen sollen, laufen Sie Gefahr, im Rauschen unterzugehen. Für den Anfang möchten Sie vielleicht Daten sammeln, die es Ihnen ermöglichen, die Leistung Ihrer Projektressourcen zu messen (alle diese Berichte können übrigens leicht mit Teamdeck erstellt werden):
Anhand der Höhe der Balken, die den Grad der Auslastung anzeigen, können Sie schnell erkennen, welche Personen besser eingesetzt werden könnten.
Wirksam Ressourcenplanung Dazu gehört, das Projekt wirklich gut zu verstehen und den Fortschritt aktiv zu überwachen, nicht nur im Hinblick auf die Erledigung der Aufgaben, sondern auch auf die Aufrechterhaltung einer optimalen Arbeitsbelastung und Teamauslastung. Es ist ein vielschichtiger Prozess, aber mit der richtigen Technologie können Sie diese Komplexität erfolgreich bewältigen.
Teamdeck hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein effektives Ressourcenmanagement zu ermöglichen - um es für Teams unterschiedlicher Größe viel einfacher zu machen. Wir sind sehr stolz darauf, dass unsere App genutzt wird, um Teams zusammenzustellen, die an ehrgeizigen Bauprojekten arbeiten, die Grenzen der Kreativität ausreizen oder mit wirkungsvollen gemeinnützigen Kampagnen buchstäblich die Welt zum Besseren verändern.
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