Ein Projektmanager ist aus einer Agentur, einem Softwarehaus oder sogar einem produktorientierten Start-up-Unternehmen nicht wegzudenken. Sie sorgen dafür, dass Projekte, wie auch immer sie in einem bestimmten Unternehmen definiert sind, erfolgreich abgeschlossen werden: pünktlich und innerhalb des Budgets. Projektmanager sind von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, ein Projekt vom Beginn bis zum Abschluss zu steuern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf die Ziele ausgerichtet sind und die Ressourcen effizient genutzt werden. In diesem Artikel werden wir die Rolle und die Aufgaben des Ressourcenmanagers näher beleuchten und Sie vielleicht sogar davon überzeugen, dass eine Person, die ausschließlich für die Verwaltung und Planung von Projektressourcen zuständig ist, eine wertvolle Investition für Ihr Unternehmen darstellt.

Was unsere Leser von diesem Artikel haben

  • Unterschiede zwischen den Fähigkeiten und Aufgaben von Ressourcenmanagern und Projektmanagern.
  • Bedeutung von Ressourcenmanagement-Software für die Verwaltung von Projektressourcen.   

Ressourcenmanager während des Projektmanagementprozesses - Zuweisung von Ressourcen [Bildschirm von Teamdeck - Software für Ressourcenmanagement]

Ein Ressourcenmanager hingegen ist eine Rolle, die man in Projektmanagementteams nicht so häufig sieht. Das liegt nicht daran, dass ihre Aufgabe nicht so wichtig ist, ganz im Gegenteil. In den meisten Fällen ist die Verwaltung der Projektressourcen jedoch auf mehrere Rollen verteilt. In diesem Artikel werden wir die Rolle des Ressourcenmanagers näher beleuchten und Sie vielleicht sogar davon überzeugen, dass eine Stellenbeschreibung für einen Ressourcenmanager, der ausschließlich für die Verwaltung und Planung von Projektressourcen zuständig ist, eine wertvolle Investition für Ihr Unternehmen darstellt.


Was ist die Rolle des Ressourcenmanagers?

Suche nach einem Ressourcenmanager im Projektmanagementprozess

Bevor Sie die Bedeutung, die Fähigkeiten, das Wissen und die Aufgaben eines Ressourcenmanagers verstehen, müssen Sie wissen, wo sie im Kontext eines Projekts und des Projektmanagements angesiedelt sind. 

Die Definition eines Projekts

Wie viele wissen, verstehen wir unter einem Projekt - insbesondere in der Projektmanagement-Gesellschaft - viele Dinge, die viele verschiedene Ressourcen einbeziehen. Von Materialien und Ausrüstung bis hin zu den wichtigsten - Menschen und ihren Fähigkeiten. Stellen Sie sich ein Projekt vor: die Entwicklung einer Website, die Neugestaltung des Flaschendesigns in der Bierindustrie, die Ausweitung des Vertriebs auf einen neuen Markt, der Bau eines Staudamms an einem Fluss usw. Wie Sie sich vorstellen können, gibt es viele Einzelpersonen, Gewerke, Unterauftragnehmer, Geräte, Werkzeuge, Konfigurationen, Abhängigkeiten, kleine Schritte und Aufgaben, die ein Projekt ausmachen. Aber kein Projekt existiert ohne das wichtigste Element - die Menschen. Die Menschen - diejenigen, die es in Auftrag geben und diejenigen, die es durchführen. Wie das Project Management Institute sagt: Projektmanagement ist der Einsatz von spezifischem Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um den Menschen etwas Wertvolles zu liefern. Von den Führungskräften bis zu den Mitarbeitern und Unterauftragnehmern. Von den Personen, die den Zeitplan aufstellen, bis hin zu den Personen, die ausgewählt werden, um in einer bestimmten Phase des Projekts mitzuwirken. Natürlich sind die Projekte nicht alle gleich und erfordern viele verschiedene Kompetenzen. Aber auch wenn es viele Unterschiede zwischen ihnen gibt, haben sie doch etwas gemeinsam.


Der Projektmanagementprozess

Ob Sie nun ein Spezialist oder eine Führungskraft im Marketing-Projektmanagement sind, ob Sie das Projektmanagement für Kreativagenturen vertreten, jedes Projekt ist ein geordneter und organisierter Prozess. Um dies auf einfache Weise darzustellen, lassen Sie uns eine einfache Definition verwenden, die von projektmanager.de: Projektmanagement ist die Disziplin der Planung, Durchführung und des Abschlusses von Projekten. Jeder Begriff dieser Definition könnte so tun, als wäre er ein separates Thema, aber das ist nicht das, was wir betonen möchten. Was Sie sehen sollten, ist der Prozess. 


Den Lebenszyklus des Projektmanagements verstehen

Nach der obigen Definition ist Projektmanagement ein Prozess, der aus drei Schritten besteht. Dieser Prozess kann jedoch in vier, fünf und sechs Schritte unterteilt werden. Jeder dieser Schritte umfasst jedoch einige andere Gruppen von Elementen, kleinere Prozesse, Aufgaben und - natürlich - Herausforderungen. Der Prozess hat seinen eigenen Begriff. Es ist der Lebenszyklus des Projektmanagements. Und die am weitesten verbreitete ist die Version mit fünf Phasen. Sie wurde vom Project Management Institute entwickelt und umfasst die Phasen Konzeption und Initiierung, Planung, Durchführung, Leistung/Überwachung und Projektabschluss.

Projektmanagement-Phasen

Warum sprechen wir über den Lebenszyklus des Projektmanagements?

Da das Hauptthema dieses Artikels das Aufeinandertreffen von zwei Rollen - Projektmanager und Ressourcenmanager - ist, lohnt es sich, ein wenig zu verweilen und das obige Bild genau zu betrachten. Und warum? Weil ein Ressourcenmanager an vielen der oben gezeigten Phasen und an den Prozessen in jeder Phase beteiligt ist.


[Quelle: Jahresbericht "The State of Project Management", Wellington 2020].

Was ist Ressourcenallokation und -management?

Um die Bedeutung des Ressourcenmanagements (oder des Ressourcenmanagers - um es direkt zu sagen) zu veranschaulichen, verwenden wir eine Zusammenfassung der jährlichen Studie The State of Project Management der Firma Wellington. Dank des APM Body of Knowledge ist das Management der Ressourcennutzung definiert als:

"(...) Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen wie Personen und ihre Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass interne und externe Ressourcen effektiv, zeit- und budgetgerecht eingesetzt werden."


Vereinfachung der Rolle eines Ressourcenmanagers

Es handelt sich nicht gerade um die einfachste Definition, die je gemacht wurde, da sie mehrdeutig ist und sich daher gut für eine akademische Dissertation eignen könnte. Aber ohne zu sehr in die Tiefe zu gehen, besteht die allgemeine Rolle der Stellenbeschreibung des Ressourcenmanagers darin, die nützlichsten und am besten geeigneten Ressourcen (meist entsprechend qualifizierte Mitarbeiter oder Subunternehmer) zu planen, zu terminieren und zuzuweisen, um ein Projekt mit den geforderten Erwartungen und dem vorher festgelegten Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen.


Projektmanagement und Ressourcenmanagement im Vergleich

Wenn wir die Definitionen von Projektmanagement und Ressourcenmanagement vergleichen, werden wir - auf den ersten Blick - viele Ähnlichkeiten zwischen den Berufsbildern der beiden erkennen. Wie verhält sich also ein Projektmanager zu einem Ressourcenmanager?

Ressourcenmanager vs. Projektmanager - Was ist der Unterschied zwischen ihnen?

Der Unterschied zwischen Personalmanagern und Projektmanagern ist wohl am einfachsten zu verstehen, wenn man die Ebene analysiert, auf der sie arbeiten:

  • Projektmanager arbeiten auf Projektebene: Sie leiten ein einzelnes Projekt (oder mehrere Projekte). Sie sind dafür verantwortlich, dass das Projekt vom Projektteam abgeschlossen wird.
  • Ressourcenmanager arbeiten auf Unternehmensebene: Sie sind für die Zuweisung geeigneter Ressourcen für mehrere Projekte verantwortlich.
  • Darüber hinaus kümmert sich ein Personalleiter um Sozialleistungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterengagement, Personalschulung, Einarbeitung und Einstellung, was sich von den Aufgaben eines Ressourcenmanagers unterscheidet.

Ein weiterer Aspekt, der PMs von RMs unterscheidet, ist die Tatsache, dass ein Projektmanager in der Regel mit einer Reihe von zeitlich begrenzten Prozessen zu tun hat. Ihre Projekte haben feste Zeitpläne oder z. B. Sprint-Kalender, an die sie sich halten. Ein Ressourcenmanager hingegen arbeitet kontinuierlich, da er in der Regel in alle Projekte eines Unternehmens eingebunden ist.


Typische Aufgaben eines Ressourcenmanagers

Ein Ressourcenmanager ist in der Regel für die Verwaltung von Ressourcen zuständig!

  • Ressourcenplanung und -zuweisung. Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihrer bisherigen Erfahrung, ihrer Verfügbarkeit oder ihres Projektbudgets.
  • Planung der Ressourcenkapazität. Ressourcenmanager müssen sicherstellen, dass die Ressourcen ihrer Organisation über genügend Kapazität verfügen, um anstehende Projekte zu realisieren.
  • Unterstützung der Projektmanager bei der laufenden Verwaltung der Projektressourcen. Ein Projektmanager ist oft die erste Person, die Probleme erkennt: Überbeanspruchung der Mitarbeiter, ungleichmäßige Arbeitsbelastung oder Überstunden. Ein Ressourcenmanager kann eingreifen und den Projektmanagern helfen, indem er Ressourcen neu zuweist, Ziele oder Anforderungen anpasst oder dem Team neue Mitarbeiter zuweist.
  • Einstellung neuer Mitarbeiter. Da er die Anforderungen jedes Projekts kennt, ist der Ressourcenmanager oft die beste Person, um Mitarbeiter mit projektspezifischen Qualifikationen einzustellen.
  • Ressourcenmanager können auch für personalbezogene Prozesse zuständig sein: Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Ausbildung. Das alles hängt von der Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens ab.

Ressourcenmanager spielen eine entscheidende Rolle bei der Überwachung der Ressourcenzuteilung, der Erfüllung von Ressourcenanfragen und der Sicherstellung des Projekterfolgs und tragen damit wesentlich zur Produktivität und zu den strategischen Zielen des Unternehmens bei.


Zusammenarbeit mit anderen Teams

Ressourcenmanager arbeiten mit verschiedenen Personaldienstleistern in Unternehmen zusammen:

  • HR - sie müssen eng zusammenarbeiten, um geeignete Mitarbeiter einzustellen und ihre Aufgaben festzulegen. 
  • PMO/Produktion - Festlegung von Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter innerhalb eines Projekts.
  • Vertrieb - Planung der Teamkapazität und Prognose des Einstellungsbedarfs. 

Je nach den Ressourcen, der Größe und der Struktur des Unternehmens müssen die Ressourcenmanager auch mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Wie Neil Whitten es ausdrückte: DER RESSOURCE MANAGER hat eine fast unmögliche Aufgabe - mit Anforderungen aus allen erdenklichen Richtungen - und doch eine Aufgabe, die einen tiefgreifenden Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben kann.


Wann sollte ein Ressourcenmanager ernannt werden?

Ein effizientes Ressourcenmanagement ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Projektmanagement. Es ist viel einfacher, ein Projekt zu koordinieren, wenn das Team in der Lage ist, seine eigenen Ressourcenanforderungen zu erfüllen (sowohl in Bezug auf die Fähigkeiten als auch auf die Verfügbarkeit). Unternehmen bemerken die negativen Folgen eines schlechten Ressourcenmanagements in der Regel erst, wenn sie wachsen. In einer kleinen Organisation ist es durchaus möglich, dass PMs ihre eigenen Teams zuweisen oder sich bei Ressourcenkonflikten von der Geschäftsleitung beraten lassen. Wenn es mehr Projekte, mehr Mitarbeiter und mehr PMs gibt, ist es an der Zeit, einen Ressourcenmanager in Ihr Team aufzunehmen.

Denken Sie daran, dass ein eigener Ressourcenmanager eine enorme Hilfe ist, aber er ist nicht die einzige Möglichkeit, um bessere Entscheidungen bei der Ressourcenplanung zu treffen. Noch bevor Sie Ihren ersten Ressourcenmanager einstellen, können Sie Ihre Projektmanager unterstützen, indem Sie ihnen Zugang zu einer speziellen SaaS-Ressourcenmanagement-Software geben. 


Führen Sie mit Teamdeck einen Ressourcenmanager in Ihrem Unternehmen ein

Ressourcenplanungsexperten und erfolgreiche Projektmanager nennen Teamdeck als ihr bevorzugtes Ressourcenmanagement-Tool. Unsere App hilft dabei, Ressourcen zu planen, ihre Auslastung zu überwachen und ihre Leistung zu messen. Der Ressourcenkalender von Teamdeck zeigt an, wer verfügbar ist, wer beschäftigt ist und wer im Urlaub ist: Die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten ist auf diese Weise viel einfacher. Möchten Sie unser Tool in Aktion sehen? Vereinbaren Sie einen Termin mit Aniela.

Die Bedeutung von Software für das Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement-Software wie Teamdeck hilft, den Prozess der Ressourcenzuweisung zu rationalisieren und erleichtert so die effektive Verwaltung von Ressourcen. Sie verringert die Wahrscheinlichkeit einer Überbeanspruchung und stellt sicher, dass die Ressourcen optimal zugewiesen werden.

Vorteile der Verwendung von Ressourcenmanagement-Tools

Der Einsatz von Ressourcenmanagement-Tools kann die Effizienz des Projektmanagements erheblich verbessern. Diese Tools bieten einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit, die Fähigkeiten und die Zuweisung von Ressourcen, was zu einer besseren Planung und Durchführung von Projekten beiträgt.

Die Rolle der Technologie im Ressourcenmanagement

Technologie spielt bei der Ressourcenverwaltung eine entscheidende Rolle. Moderne Softwarelösungen bieten Funktionen wie Echtzeitverfolgung, automatische Planung und detaillierte Berichte, die dabei helfen, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen.

Herausforderungen im Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement ist nicht ohne Herausforderungen. Probleme wie Ressourcenknappheit, Überbeanspruchung und Unterbeanspruchung können erhebliche Hürden darstellen. Ein effektives Ressourcenmanagement erfordert sorgfältige Planung, kontinuierliche Überwachung und rechtzeitiges Eingreifen.

Strategien für ein effektives Ressourcenmanagement

Um die Herausforderungen des Ressourcenmanagements zu bewältigen, können Unternehmen verschiedene Strategien anwenden. Dazu gehören die regelmäßige Kapazitätsplanung, die kontinuierliche Schulung und Entwicklung von Ressourcen und der Einsatz fortschrittlicher Ressourcenmanagement-Tools.

Zukünftige Trends im Ressourcenmanagement

Der Bereich der Ressourcenverwaltung entwickelt sich ständig weiter. Aufkommende Trends wie der Einsatz von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Datenanalyse werden die Art und Weise, wie Ressourcen in Zukunft verwaltet werden, voraussichtlich revolutionieren.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl die Rolle des Projektmanagers als auch die des Ressourcenmanagers für die erfolgreiche Durchführung von Projekten in jeder Organisation von wesentlicher Bedeutung sind. Auch wenn sich ihre Zuständigkeiten in einigen Bereichen überschneiden, bringt jede Rolle einzigartige Fähigkeiten und Perspektiven mit, die für das Erreichen der Projektziele entscheidend sind. Das Verständnis dieser Rollen und ihrer gegenseitigen Ergänzung ist für jedes Unternehmen, das seine Projektmanagementfähigkeiten verbessern will, von entscheidender Bedeutung.

Projektleiter: Diese Fachleute sind für die gesamte Durchführung und den Abschluss eines Projekts verantwortlich. Sie koordinieren die Bemühungen des Projektteams, verwalten den Projektzeitplan, überwachen das Budget und stellen sicher, dass die Projektleistungen den erforderlichen Standards entsprechen. Projektmanager sind die wichtigsten Kommunikatoren innerhalb eines Projekts. Sie stellen die Verbindung zu Interessengruppen, Teammitgliedern und externen Partnern her, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten. Sie erkennen auch Risiken und Chancen und treffen strategische Entscheidungen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Ressourcen-Manager: Auf der anderen Seite sind Ressourcenmanager auf einer breiteren Ebene tätig. Sie beaufsichtigen die Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen für mehrere Projekte innerhalb des Unternehmens. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit und mit den erforderlichen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Ressourcenmanager arbeiten eng mit Projektmanagern zusammen, um Konflikte zu lösen, Ressourcen bei Bedarf neu zuzuweisen und den gesamten Ressourcenplanungsprozess zu unterstützen. Sie spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Kapazitätsplanung, der Entwicklung des Personalbestands und manchmal sogar bei personalbezogenen Aufgaben wie Einstellung und Schulung.

Die Synergie zwischen Projekt- und Ressourcenmanagern: Die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern ist entscheidend für optimale Projektergebnisse. Während sich die Projektmanager auf die Besonderheiten der einzelnen Projekte konzentrieren, sorgen die Ressourcenmanager dafür, dass die Ressourcen des Unternehmens projektübergreifend effizient genutzt werden. Diese Synergie trägt dazu bei, die Arbeitsbelastung auszugleichen, Ressourcenengpässe zu vermeiden und die Produktivität des Projektteams zu maximieren. Sie ermöglicht auch eine strategischere Planung und eine bessere Vorausschau, da Ressourcenmanager einen umfassenderen Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Beschränkungen geben können.

Die Bedeutung von Software für die Ressourcenverwaltung: Der Einsatz einer speziellen Software für das Ressourcenmanagement, wie z. B. Teamdeck, kann die Effizienz und Effektivität sowohl der Projektmanager als auch der Ressourcenmanager erheblich steigern. Diese Tools bieten eine zentrale Plattform für die Nachverfolgung von Ressourcenverfügbarkeit, Fähigkeiten und Zuweisungen. Sie bieten Einblicke in Echtzeit, automatische Planung und detaillierte Berichte, die für fundierte Entscheidungen von unschätzbarem Wert sind. Durch den Einsatz solcher Software können Unternehmen ihre Ressourcenplanungsprozesse verbessern, das Risiko einer Über- oder Unterauslastung verringern und sicherstellen, dass die Projekte angemessen besetzt sind.

Bewältigung von Herausforderungen und Zukunftstrends: Ein effektives Ressourcenmanagement ist nicht ohne Herausforderungen. Unternehmen müssen sich mit Problemen wie Ressourcenknappheit, sich ändernden Projektanforderungen und der Aufrechterhaltung eines Gleichgewichts zwischen mehreren Projekten auseinandersetzen. Mit den richtigen Strategien und Instrumenten lassen sich diese Herausforderungen jedoch wirksam bewältigen. Regelmäßige Kapazitätsplanung, fortlaufende Schulung und Entwicklung sowie der Einsatz fortschrittlicher Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind einige der Strategien, die Unternehmen dabei helfen können, die Nase vorn zu haben.

Mit Blick auf die Zukunft wird sich der Bereich des Ressourcenmanagements durch die Integration neuer Technologien weiter entwickeln. KI und maschinelles Lernen können beispielsweise vorausschauende Analysen liefern, die Managern helfen, den Ressourcenbedarf vorherzusagen und potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen. Dieser proaktive Ansatz für das Ressourcenmanagement kann zu einer effizienteren Projektdurchführung und besseren Ergebnissen führen.

Abschließende Überlegungen: Letztlich sind sowohl Projektmanager als auch Ressourcenmanager für das Projektmanagement einer Organisation unverzichtbar. Wenn Unternehmen ihre unterschiedlichen Rollen verstehen und ihre einzigartigen Stärken nutzen, können sie einen kohärenteren und effektiveren Ansatz für das Projektmanagement erreichen. Investitionen in Tools und Strategien für das Ressourcenmanagement unterstützen nicht nur diese Rollen, sondern steigern auch die Gesamteffizienz und den Erfolg des Unternehmens. Durch effektive Zusammenarbeit und strategische Planung können Projektmanager und Ressourcenmanager Projekte zum erfolgreichen Abschluss bringen und sicherstellen, dass die Ressourcen optimal genutzt und die Ziele innerhalb des gewünschten Zeitrahmens und Budgets erreicht werden. Dieser ganzheitliche Ansatz für das Projekt- und Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zur Förderung einer produktiven und nachhaltigen Projektumgebung in jeder Organisation.

Eine vollständige Management der Humanressourcen Lösung für Innendienst- und Außendienstteams

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