Die Gig-Economy ist auf dem Vormarsch. Innerhalb der letzten 5 Jahre, 3,7 Millionen neue Freiberufler erschienen allein auf dem US-Markt. Dieser Trend dürfte sich als Teilzeitjob fortsetzen, da Teilzeitarbeit vor allem bei jüngeren Arbeitnehmern beliebt ist. Laut einer Umfrage von Upwork aus dem Jahr 2018 sind 42% der US-Arbeitnehmer zwischen 18 und 34 Jahren Freiberufler. 

Was erhalten Sie dank dieses Artikels:

  • Über die Rolle der Ressourcenmanagement-Software bei der Verwaltung von Teilzeitbeschäftigten
  • Wie man Teilzeitmanagement richtig betreibt, um das Unternehmen zum Erfolg zu führen

Die Verwaltung von Teilzeitbeschäftigten und Freiberuflern ist in der IT-Branche ein alltägliches Phänomen. Die Gig-Economy ist in allen Branchen auf dem Vormarsch, IT ist immer noch die Hochburg der Freiberufler33% der Arbeitnehmer geben an, dass Gigwork ihre primäre oder sekundäre Einnahmequelle ist. 

Kein Wunder also, dass IT-Projektleiter regelmäßig mit der Leitung von Teams betraut werden, die sich aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten zusammensetzen. Auch wenn dies als Herausforderung angesehen werden kann, gibt es einige bewährte Taktiken, die das Management von Teilzeitkräften einfacher und effektiver machen. 

Beachten Sie, dass sich dieser Artikel auf das tägliche Management von Mitarbeitern konzentriert, z. B. die Leitung eines Projektteams. Um überhaupt Teilzeitbeschäftigte einstellen zu können, muss Ihr gesamtes Unternehmen kulturell und prozessual vorbereitet sein. 

Konzentrieren wir uns zunächst darauf, was Sie als Manager tun können, um ein positives und produktives Arbeitsumfeld für Ihre Teilzeitmitarbeiter zu schaffen. 

Top-Unternehmen, die sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitbeschäftigte einstellen

Legen Sie einige Grundregeln fest

Manche Menschen sehen in der Festlegung von Regeln ein Zeichen für einen unflexiblen Führungsstil. In Wirklichkeit aber fühlen sich die Mitarbeiter selbst viel wohler in einem transparentes Arbeitsumfeldin denen klare Erwartungen formuliert werden. 

Achten Sie darauf, die folgenden Aspekte von Teilzeitbeschäftigten zu besprechen:

  • Alle unternehmensweiten Richtlinien, die Ihr Team betreffen.
  • Welche Rolle spielen sie bei dem Projekt? Wer ist noch Teil des Teams?
  • Die wichtigsten Kommunikationskanäle.
  • Wiederkehrende Treffen, an denen sie teilnehmen sollten (persönlich oder offline).
  • Voraussichtliche Verfügbarkeit (sollte sie sich mit den Arbeitszeiten des Teams überschneiden?)
  • Wie lange im Voraus muss ihr Zeitplan geplant werden?
  • Arbeitsberichte und Zeiterfassung - wie sollen sie ihre Arbeit erfassen?

Wenn man solche Dinge im Vorfeld bespricht, lassen sich mögliche Missverständnisse in der Folgezeit vermeiden.

Die Arbeitsaufgaben und regelmäßigen Treffen der Mitarbeiter sollten in einem Zeitplan festgehalten werden

Verständnis für den Zeitplan für Teilzeitbeschäftigte

Um Teilzeitkräfte verwalten zu können, müssen Sie wissen, wann und wie lange sie verfügbar sind. Es ist wichtig, dass eine Verfügbarkeit erstellen/Ressourcenkalender wo Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten festlegen können. Je nach Ihrer Vereinbarung können sie ihn selbst ausfüllen oder erst Ihre Zustimmung zu ihrem Zeitplan einholen. 

Teilzeitbeschäftigte haben eine begrenzte Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit von Teilzeitkräften ist ein Teil des Teamdeck-Kalenders. Personen mit festen Teilzeitplänen können Regeln für die Wiederholung ihrer wiederkehrenden Verfügbarkeit festlegen.

Es gibt noch einen weiteren Aspekt, um den Zeitplan Ihres Mitarbeiters zu verstehen. Teilzeitbeschäftigte arbeiten aus einem bestimmten Grund Teilzeit. Manche wollen mehr Zeit für ihre Nebenbeschäftigungen oder persönliche Angelegenheiten haben. Manche leben auf diese Weise für eine Weile oder länger, weil sie es müssen, andere, weil sie es wollen. Dennoch - flexible Zeitpläne und hilfreiche Ressourcenmanagement-Software oder Mitarbeiter-Management-System ein immanenter Bestandteil eines Unternehmens werden.

Es könnte von Vorteil sein, die Situation Ihres Teammitglieds zu verstehen (ohne zu neugierig zu sein) und zu wissen, inwieweit sein Zeitplan flexibel ist. Auf diese Weise wissen Sie besser, dass Sie keinen Anruf einplanen sollten, der mit seinen anderen Pflichten kollidiert. Arbeitgeber unterzeichnen eine Teilzeitbeschäftigung und Teilzeitmitarbeiter, um eine optimale Arbeitsbelastung zu erreichen

Aufrechterhaltung einer optimalen Arbeitsbelastung

Zu wissen, wer wann verfügbar ist, macht Ressourcenplanung viel einfacher. Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgaben der Mitarbeiter so zu planen, dass sie ihren Fähigkeiten und den Anforderungen Ihres Projekts entsprechen. 

Natürlich sollten Sie sicherstellen, dass die geplanten Buchungen die Verfügbarkeit Ihres Mitarbeiters nicht überschreiten, aber das ist nur die eine Hälfte der Aufgabe. Die andere besteht darin, Ihren Projektplan durchzugehen und alle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben Ihres Teilzeitbeschäftigten und den Aufgaben des restlichen Teams zu untersuchen. Sie wollen nicht, dass das gesamte Team auf ein Asset wartet, das von einem freiberuflichen Designer in ein paar Tagen erstellt werden soll. Sie erwarten wahrscheinlich auch nicht, dass dieser Designer in seiner Freizeit arbeitet (es sei denn, Sie haben vereinbart, dass er ein paar Überstunden machen darf).  

Sobald das Projekt geplant ist, müssen Sie die tatsächliche Arbeitsbelastung zu überwachen Ihrer Teammitglieder (lesen Sie über Workload-Management). Für Menschen, die im Büro arbeiten, ist es einfacher, aber bei Teilzeitbeschäftigten, die aus der Ferne arbeiten, kann es schwierig sein, Anzeichen für eine Unter- oder Überauslastung zu erkennen (lesen Sie über Ressourcenauslastung). Deshalb werden Sie vom Einsatz von Tools und Techniken profitieren, die die Sichtbarkeit der Mitarbeiter erhöhen. Zeiterfassung für Mitarbeiter, bei ordnungsgemäßer Durchführungist eine solche Technik. Sie ermöglicht es Managern, die tatsächliche Arbeitsbelastung ihres Teams zu verstehen. Die Mitarbeiter wiederum haben das Gefühl, dass ihre Bemühungen wahrgenommen werden. 

Ressourcenkalender helfen, Überstunden oder Terminkonflikte zu erkennen

Zeiterfassungsbögen helfen Projektleitern, die tatsächliche Auslastung ihres Teams zu verstehen. Überstunden sind dank der roten Balken leicht zu erkennen.

Wir bei Teamdeck sind der Meinung, dass eine optimale Arbeitsbelastung eine der drei Säulen der Teamzufriedenheit ist (die anderen sind Transparenz und Work-Life-Balance). Wenn Sie alle drei ankreuzen, können Sie davon ausgehen, dass alle Ihre Mitarbeiter, einschließlich Teilzeitkräfte und Freiberufler, mit ihrem Arbeitsplatz zufriedener sind. 

Teilzeitbeschäftigte sollten die gleichen Leistungen erhalten wie Vollzeitbeschäftigte

Machen Sie sie zu einem Teil Ihres Teams

Auch wenn die Arbeit Ihrer Mitarbeiter sorgfältig geplant und hinreichend analysiert ist, müssen Sie ihnen das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein, wenn das Projekt reibungslos verlaufen soll. 

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, ein Gefühl der Kameradschaft unter Ihren Teammitgliedern zu schaffen: von Kennenlernspielen bis hin zu Team-Retreats. Sie dürfen jedoch nicht vergessen, Ihre Teilzeitbeschäftigten in den eigentlichen Projektlebenszyklus einzubeziehen. Sie sollten über alle Aktualisierungen informiert und an den Entscheidungen des Teams beteiligt sein. 

Wenn projektweite Besprechungen oder Workshops stattfinden, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zur Verfügung stehen. Es scheint oft, dass die Zeit von Freiberuflern und Teilzeitkräften zu kostbar ist, um sie für Besprechungen aufzuwenden: Man kann sie immer noch hinterher einweisen. Wenn das der Fall ist, ist die Besprechung vielleicht gar nicht nötig, und es ist besser, wenn mehrere Teammitglieder nur ein Update darüber erhalten. Menschen mit unterschiedlicher Verfügbarkeit in Ihrem Team zu haben, kann sich tatsächlich positiv auf die Effizienz Ihres Teams auswirken. 

Apropos Effizienz: Versuchen Sie, Tools zu verwenden, die asynchrone Zusammenarbeit unterstützen. Wenn Sie freiberufliche Grafikdesigner oder Illustratoren mit der Erstellung visueller Elemente für Ihre Marke beauftragen, möchten Sie deren Arbeit in der Regel überprüfen. Verwendung von Personalverwaltungssoftware Mit Online-Korrekturfunktionen, wie z. B. ProofHub, können Sie Ihre Vorschläge direkt auf dem überprüften Material anbringen. Die Freiberufler, mit denen Sie zusammenarbeiten, können Ihr Feedback schnell verstehen, ohne dass sie per E-Mail oder Telefon hin- und hergehen müssen. Auch für die Verwaltung von Remote-Teams ist dies äußerst nützlich. 

Wir haben Vartika Kashyap, CMO von Proofhub, über die Bedeutung des Managements von Remote-Mitarbeitern befragt:

Ohne ProofHub waren die Daten von Remote-Teams über mehrere Plattformen verstreut - sie verwalteten Fälligkeitsdaten und Aufgaben per E-Mail, chatteten über eine andere Plattform, erhielten Updates am Telefon, Feedback zu Entwürfen war verwirrend und verlor sich in langen E-Mail-Threads, und es gab keinen einzigen Ort für die Arbeits- und Leistungsübersicht. ProofHub vereint alle Tools, die Teams, Manager und Kunden benötigen, unter einem Dach. Alison Dalziel von Localise beschrieb die Verwaltung von Remote-Teams ohne ProofHub sogar als "Hunde und Katzen". "ProofHub hat unser Problem der Unterstützung von Projekten aus der Ferne gelöst", fügte sie hinzu.

Der Hauptgrund, warum Unternehmen Teilzeitbeschäftigten ihre Aufmerksamkeit schenken, ist die Fähigkeit, das Unternehmen wachsen zu lassen.

Sind Sie bereit, Teilzeitkräfte effektiv zu verwalten?

Im Grunde unterscheidet sich die Führung von Teilzeitbeschäftigten nicht so sehr von der Führung eines Teams von Vollzeitbeschäftigten, vor allem von Remote-Vollzeitbeschäftigten. In beiden Fällen sind eine reibungslose Kommunikation, gegenseitiges Verständnis und eine Portion Einfühlungsvermögen von großer Bedeutung. 

Bei Freiberuflern und Teilzeitkräften müssen Sie jedoch besonders aufmerksam sein, da viele Probleme unbemerkt bleiben können. Es ist leicht, einen überlasteten Mitarbeiter zu übersehen, wenn er nicht im Büro arbeitet und seine Stunden nicht erfasst werden. Nutzen Sie verschiedene Möglichkeiten, um die Sichtbarkeit der Mitarbeiter zu erhöhen, damit Sie immer den Überblick über ihre aktuelle Situation behalten. 

Suchen Sie nach Tools, die Ihnen bei der Verwaltung von Teilzeitstellen helfen?

Einsatz von Ressourcenplanungssoftware, die von bekannten Unternehmen verwendet wird

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