Burada, Teamdeck blogunda, aşağıdakiler de dahil olmak üzere iş stratejilerini tartışma eğilimindeyiz zaman yöneti̇mi̇ strateji̇leri̇Daha etkili proje ve kaynak yönetimi için. Bunların başarısı genellikle iş yerinde zamanınızı nasıl yöneteceğinizi bilmenize bağlıdır. Bu nedenle bir hafta sürecek bir test yapmaya karar verdik: üç kişinin bazı popüler zaman yönetimi tekniklerini denemesini ve sonuçları açıklamasını sağladık. Deneyimizde daha fazla değişken var, çünkü üçümüz de farklı istihdam şekillerine sahibiz (tam zamanlı, yarı zamanlı ve serbest). Bunun da ötesinde, hepimizin günlük işlerimizde biraz farklı görevleri var, bunların hepsini aşağıda okuyacaksınız.
Bizim için de faydalı olması amacıyla, gerçekten etkili olacağına inandığımız teknikleri bulmaya çalıştık. Ne de olsa daha üretken olmak istiyorduk. Üç farklı zaman yönetimi tekniği seçtik:
Bu zaman yönetimi tekniklerine ilişkin izlenimlerimizi kaydetmek için deney boyunca günlük tuttuk. İşte hikayelerimiz:
Ania
İçerik oluşturucu
Serbest Çalışan
Test ettiğim zaman yönetimi tekniği: Derin Çalışma (Cal Newport'un Kitap)
Ana öncül:
Cal Newport kitabında, yüzeysel işler olarak adlandırılan işleri tamamen ortadan kaldırmak da dahil olmak üzere birkaç yaklaşımdan bahsediyor. Benim görevim her gün oldukça fazla sayıda yüzeysel iş yapmamı gerektirdiğinden, derin iş planlamasının ritmik felsefesini benimsemeye karar verdim. Temel olarak, her gün kesintisiz iki blok derin çalışma planlayacağım ve aralarda yüzeysel görevler üzerinde çalışacağım.
Derin çalışma zaman dilimlerim 90 ila 120 dakika sürecek. Bu süre zarfında sadece bana tahsis edilen bir görev üzerinde çalışacağım. Telefonum ve SM bildirimlerim kapalı olacak ve masamdan kalkmak istememem için içmek için biraz taze su bulunduracağım.
Beklentiler:
Derin çalışma yöntemini denemek için gerçekten sabırsızlanıyorum. Hiç "dikkati dağılmış köpek yavrusu" gifleri gördünüz mü (örneğin bu)? Ben o köpek yavrusuyum. İş açısından en büyük zorluğum, çoklu görev yapmaya çalışmadan veya bir hafta kadar daha yapmam gerekmeyen bir şeyi kontrol etmeden elimdeki göreve odaklanmak.
Derin çalışma tekniğinin yazarı bunu şu şekilde tanımlamaktadır Bilişsel açıdan zorlu bir göreve dikkati dağılmadan odaklanma becerisi. Bu, dikkati dağılmış benliğime biraz gerçek olamayacak kadar iyi geliyor ama aynı zamanda üzerinde çalışmak için harika bir hedef.
Birinci gün:
Derin çalışma seanslarımla ilgili ilk gözlemim, çok kısa bir süre gibi göründükleriydi. Günde 3 saatlik süper odaklı çalışma kulağa o kadar da etkileyici gelmiyor. Ancak bu 180 dakikanın sonuçları tatmin edici olmaktan çok daha fazlasıydı: Çok şey başardım!
İnternette gezinmeyi gerektirmeyen tek bir görevim olduğunda derin çalışmanın benim için en etkili olduğunu çok çabuk fark ettim. Bugünkü bloklardan biri için ana görevim olan bir blog yazısı yazmak harika gitti. Öte yandan bir makaleyi araştırmak biraz daha yapılandırılmamış hissettirdi. Ne zaman hala konuyu araştırdığınızı ve ne zaman sadece konuyla az çok ilgili ilginç bir parça okuduğunuzu söylemek zor.
İkinci gün:
Önceki günkü deneyimlerime dayanarak, bugünkü derin çalışma seanslarımın ikisini de sade bir şekilde yazmaya ayırmaya karar verdim. Telefon yok, sosyal medya yok, internet yok (en sevgili dostum eş anlamlılar sözlüğü hariç).
Vay canına, çok hızlı geçti! Beklediğimden çok daha fazlasını yaptım. Normalde yazarken ruh halime çok dikkat ederdim ve en ufak bir yorgunluk belirtisinde ara verirdim. Bu iyi bir taktik gibi görünüyor, çünkü yazımın kalitesinin düşmesini istemiyorum. Ancak derin bir çalışma söz konusu olduğunda, seansın sonuna kadar devam etme konusunda daha kararlı hissettim.
Yorgunluk belirtilerinden bahsetmişken, benim için en bariz olanı, tek bir cümleye veya başlığa odaklanmaya başladığımda ve ardından herhangi bir etki görmeden bunu birçok kez mükemmelleştirmeye çalıştığımda ortaya çıkıyor. Bu tür bir zihinsel döngünün aslında beni derin odaklanmamdan uzaklaştırabileceğinin farkındaydım. Bugün, çözümü bulmaya çalışmak yerine, sadece bir "geliştirilecek" notu düşüp yoluma devam ediyorum. Bu, her şeyi çok daha üretken hale getirdi.
3. gün:
İlk oturum yazmaya ayrılmıştı, bu yüzden tanıdık geldi ve harika geçti.
Öğle yemeği saatinde bazı işlerimi halletmem gerekti, bu yüzden ikinci derin çalışma seansıma ancak 16:30 civarında başlayabildim. Biraz yorgundum: işler beni yordu + öğle yemeğinde hamburger yedim ki sonrasında kestirmeyi planlamıyorsanız bu pek iyi bir fikir değil, ama hey, bakalım!
Bugünkü ikinci oturum InDesign'da bazı e-kitap düzenleri oluşturmaya ayrılmıştı. Bu tür şeyleri kendi başıma yapmayı çok tatmin edici buluyorum, bu yüzden Adobe araçlarını kullanmayı öğrenmeye ve daha yetkin hale gelmeye çalışıyorum. Yapımcımın coşkusu öğleden sonraki durgunluğumu tamamen ortadan kaldırdı ve hatta derin çalışma modunda başlangıçta planladığımdan daha fazla zaman geçirdim.
Bu arada, derin çalışma seanslarım için alarm kurmak üzere yerleşik iPhone zamanlayıcısını kullanıyorum.
4. Gün:
İlk seans harikaydı (müşterilerime göndermem gereken makaleleri düzeltmek) ancak görevi 90 dakika sınırından çok önce bitirdim. Hemen tamamen farklı bir göreve başlamak istemedim, bu yüzden ikinci seansı uzatmaya ve bunun yerine 105 dakika yapmaya karar verdim.
Derin çalışma seansları sırasında dikkatimin dağılmamasının değerini artık tamamen anlıyorum. Bugünkü yüzeysel çalışma görevleri (e-postaları yanıtlamak, bazı belgeleri düzenlemek, bir Facebook grubu için basit bir afiş oluşturmak) gerekenden çok daha uzun sürdü, çünkü odaklanma düzeyime o kadar dikkat etmiyordum. Belki de yüzeysel çalışma görevleri için de bir zaman sınırı oluşturmak iyi bir fikir olabilir?
5. gün:
Bir kez daha, günün en başında beni meşgul eden bazı sığ işlerle mücadele ettim. Kendime bir not: Gelen kutumu kontrol etmeden önce günün ilk derin çalışma seansından geçmem gerekiyor.
Bunun dışında, bugün Cuma olmasına ve haftanın ilk bölümüne göre biraz daha tembel hissetmeyi beklememe rağmen bugün gerçekten farklı hissetmedim. Hayır, öyle olmadı - derinlemesine çalışmanın gün, saat veya yerden bağımsız olarak aynı adımları izlemenizi gerektirmesini seviyorum. Üretkenliği gerçekten destekliyor.
Son izlenimler:
Bu zaman yönetimi tekniği konusunda gerçekten heyecanlıyım. Derin çalışma, iş günlerimi uzatmadan hafta için planladığım her şeyi yapmamı sağladı. Aslında tam tersi, normalden daha fazla zaman ayırabildim. Dikkatimi dağıtmama kuralı, bazı zorlu görevleri normalden çok daha kısa sürede bitirmemi sağladı.
Derin çalışmayı denemeye devam etmeyi planlıyorum: belki günde üçüncü bir seans ekleyebilirim ya da 2 saat uzunluğunda yapabilirim? Tek zayıflığım, sığ çalışma zamanımda tamamen eski dikkat dağıtıcı yöntemlerime geri dönmemdi. Bunun üzerinde kesinlikle çalışmalıyım.
Bu tekniğin ekip halinde çalışanlar için uygulanmasının kolay olup olmayacağından emin değilim, ancak günlük programlarını kontrol eden serbest çalışanlar için kesinlikle tavsiye edebilirim.
Joanna
Müşteri Başarı Uzmanı
Yarı zamanlı çalışan
Test ettiğim zaman yönetimi tekniği: Pomodoro (tarafından geliştirilmiştir Francesco Cirillo 1980'lerin sonunda)
Ana öncül: Seçtiğim görevler üzerinde 25 dakika boyunca (bu bir pomodoro) kesintisiz çalışacağım, ardından 5 dakika ara vereceğim. 4 pomodorodan sonra daha uzun bir ara vereceğim ve sonra baştan başlayacağım.
Beklentiler:
Üniversitedeyken 45 dakika boyunca kesintisiz çalışır ve çalışma seansları arasında 5 dakikalık molalar verirdim. Sanırım bu da benzer olacak.
Bu tekniği deneyeceğim için heyecanlıyım. Endişelendiğim tek şey, görevlerimi 25 dakikalık zaman bloklarına bölmenin zor olacağı. Müşterilerle etkileşim kurmak benim en büyük önceliğim, bu yüzden Pomodoro'nun sabit programı yüzünden bundan vazgeçmek istemiyorum.
Birinci gün:
Biraz kafam karıştı - yöntem hakkında günlük tutmak mola sayılır mı sayılmaz mı? Bu benim uzun (25 dakika) molam ve bunu ilk izlenimlerimi rapor etmek için kullanmaya karar verdim. Tabii ki bu tekniğin kendisiyle ilgili bir sorun değil, daha çok benim planlamamla ilgili.
Her neyse, 25 dakikalık çalışma seanslarını günlük toplantılarla veya Adrianna ile yapılan görüşmelerle uyumlu hale getirmek zor. Bu düzenli görüşmelerin hiçbiri tam 25 dakika sürmüyor ve o pomodoronun geri kalanı için görev bulmakta zorlanıyorum.
Pomodoro seanslarımı zamanlamak için kullandığım uygulama, odaklanmama yardımcı olan bir tik tak sesine sahip. Öte yandan, ofis konuşmalarının gürültüsünü engellemek için çok sessiz, ayrıca müzikle iyi uyum sağlamıyor.
Daha hızlı çalıştığımı hissediyorum çünkü 25 dakikalık pomodoro süresinin sonuna yetişmek istiyorum. Aslında kendime meydan okuyorum.
"Yapılacaklar" listem, belirli bir görevin süresini az tahmin ettiğim için birkaç kez düzenlendi. Başlangıçta 25 dakika olarak tahmin ettiğim bir işi bitirmek için 3 pomodoro daha eklemem gerekti.
Bir işi bitirmek için sadece 2 dakikaya ihtiyacım olduğunu bildiğim halde zamanlayıcım sadece 11 saniyem olduğunu gösterdiğinde biraz stresli oluyor. Ayrıca bugün bir molayı kaçırdım çünkü yanlışlıkla o saate bir müşteri görüşmesi planlamışım.
2. Gün
Bugün, Pomodoro tekniğini kendi çalışma tarzıma göre uyarlamaya karar verdim. Uzun molaları 15 dakikaya indirdim. Bugün için "yapılacaklar" listemi oluştururken, önceliklerinin yanı sıra planladığım toplantıları da dikkate aldım. Bunun da ötesinde, her görevin yanına planlanan başlangıç ve bitiş zamanlarını yazdım:
10:00 - 10:25 - GÜNLÜK
10:30 - 10:55 - Product Hunt kampanyamız hakkında LinkedIn mesajları gönderme
Kullandığım uygulama (Focus Keeper) sabit bir mola uzunluğuna sahip (ücretsiz sürümde), bu yüzden onu sadece pomodorolarımı zamanlamak için kullanıyorum, molaları değil. Ayrıca tik tak sesinden de vazgeçtim. Dünden çok daha az endişeliyim ve hala çok verimli çalışıyorum. Müzik dinlemek odağımı korumama yardımcı oluyor. Bugün bir kez bile ofis konuşmaları dikkatimi dağıtmadı!
Sonuç olarak, uygulama gözümün önünde ve onu pomodorolarımı zamanlamak için kullanıyorum ama bir seansı tam olarak, örneğin 11:30'da bitirmem gerektiğini bilmek her şeyi daha az soyut hale getiriyor. İdeal olarak bir pomodoro içinde tam bir müşteri demosu planlamayı bile başardım.
Her seferinde 4 pomodoro için bir "yapılacaklar" listesi oluşturuyorum. Uzun aradan sonra sonraki 4 seansı planlıyorum. Bu şekilde daha esnek oluyorum ve listemin daha az düzenlemeye ihtiyacı oluyor.
Bir şey daha var - zaman 25 dakikalık parçalara bölündüğünde uçup gidiyor!
3. gün:
Pomodoro, beklenmedik bir durum olduğunda o kadar da iyi değildir: oturumun ortasında internet kesintisi veya ofiste hemen denenmesi gereken yeni vegan atıştırmalıklar veya masanızın yanında 6 kişi ayakta toplantı yaptığında.
Dördüncü gün:
4. gün yok - Ben yarı zamanlı bir çalışanım, unuttun mu?
5. gün:
Bugün 25-5-25 çalışma ritmini tutturmakta gerçekten başarısız oldum. Kısmen iptal edilen bir toplantı, kısmen de 10 dakikalık acil görevler yüzünden.
Bence 25 dakika benim için çok kısa bir çalışma süresi. Ara vermek daha çok rahatsız edici olur. Akış durumuna geçmeyi kolay buluyorum ve oradayken işi bitirmeyi tercih ediyorum. Ortalama olarak günde 5 saat çalışıyorum ve sık sık uzun molalara gerçekten ihtiyacım olmadığını hissediyorum. Daha önce 25 dakikalık bir mola vermeyi denedim ve açıkçası zaman kaybı gibi geldi. Bir şeyler atıştırmak için çalışma günü başına sadece bir uzun molaya ihtiyacım var.
Biraz Pomodoro-övgüsü zamanı:
Bir "yapılacaklar" listesi oluşturmak harika ve görevleri bir sonraki güne taşımadan tamamlamama yardımcı oluyor.
Son izlenimler:
İyi bir şey:
Kötü olan:
Son bir düşünce: Bu zaman yönetimi tekniği en iyi ekip arkadaşlarınız bunu takip ettiğinizi bildiğinde işe yarar. Örneğin, bir pomodoroya günlük bir standup sığdırmak istediğinizi anladıklarında, bunu uzatmaya daha az eğilimli olacaklardır. Ve kim bilir, belki onlar da üretkenliklerini artıracaklardır!
Adrianna
Büyüme Müdürü
Tam zamanlı çalışan
Test ettiğim zaman yönetimi tekniği: En yüksek enerji saatleri
Ana öncül: Enerjimin en yüksek olduğu saatleri (en üretken olduğum zamanlar) bulmaya çalışacağım ve işimin büyük kısmını bu saatlerde yapacağım.
Beklentiler:
Ne bekliyorum? İşimi daha iyi planlamak için en üretken olduğum zamanı bulmak. Sabah 9'dan akşam 5'e kadar sürekli çalışmak size bu alanda çok fazla seçenek sunmuyor. Bu yeni bir şey olacak, bu yüzden bunu yapmak için gerçekten heyecanlıyım!
Birinci gün:
Sabah 5'te uyanmayı başardım, Slack'i açtım ve bir rapor yazmaya başladım. İlk üç saat son derece verimliydi, kesinti yoktu, bayıldım.
Akşam 5'te bir telefon görüşmesi planlamıştım, bu yüzden gün ortasında daha uzun bir mola verdim (12 saatten fazla çalışmaya hevesli değildim). Mola büyük bir başarısızlığa dönüştü. Ekibin standart çalışma saatleriyle çakıştığı için çok sayıda mesaj ve soru aldım, ayrıca bazı görsel varlıkları gözden geçirmem gerekti. Bazı görevleri akşam geç saatlere bıraktım, bu nedenle gün içindeki toplam çalışma sürem 10 saatin üzerinde olacak.
Güncelleme: Akşam o kadar yorgundum ki sadece bir saatlik bir çalışma yapabildim. Haftanın ilerleyen günlerinde akşam geç saatlerin enerjimin en yüksek olduğu zaman olup olmadığını kontrol etmem gerekecek.
İkinci gün:
Önceki günün yorgunluğunu hâlâ hissediyordum ama erken kalkıp çalışmayı başardım. Akşam seansı gerçekleşmedi çünkü gün içinde çalışmak için çok fazla zaman harcadım.
3. ve 4. gün:
Bazı şeyleri değiştirdim: Sabah seanslarıma sadık kaldım ama biraz daha geç başladım (8 civarı). Öğlen 1'e kadar çalıştım ve sonra sadece Slack mesajlarını yanıtladım. Bu sefer akşam seanslarını deneyebildim ve gerçekten verimli oldu.
Sonuç olarak, bunun bir iletişim meselesi olduğunu düşünüyorum. Ekibiniz 8'den 4'e kadar çalıştığında, en azından kısmen müsait olmanız gerekir. Gerçekten belirli bir görevi yapmaya odaklanmanız gerekiyorsa, bu yöntemi şiddetle tavsiye ederim, ancak önce ekibinize X'ten Y'ye kadar müsait olmayacağınızı bildirin ve onları hazırlayın.
5. gün:
5. Gün biraz zordu, 8'den 4'e kadar normal çalışma saatlerinde hazır bulunmam ve meşgul olmam gerekiyordu, planlanmış birkaç toplantım vardı ve onları atlayamazdım. Bu aynı zamanda bana iş yerinde ne kadar esnek olmam gerektiğini ve enerjimin en yüksek olduğu saatleri ofis programına göre nasıl ayarlayabileceğimi gösterdi.
Son izlenimler:
Kişisel üretkenliğimin en yüksek olduğu saatleri bulabildiğim için mutluyum (başlangıçtaki hedefim buydu). Farklı saatler denedim: sabahın erken saatleri ve akşamın geç saatleri.
Enerjimin en yüksek olduğu saatler mi? Şafak sökerken (alarm sonrası 10 dakikalık inkar aşaması hariç).
Dezavantajı ise bu yaklaşımın bir ekiple çalışmaya pek uygun olmaması. Bir Büyüme Yöneticisi olarak, karar vermek veya geliştirme ekibinden gelen soruları yanıtlamak için hazır olmam gerekiyor.
Destek arayalım:
İşletme sahipleri ve kaynak yöneticileri için en zor görevlerden biri vardiya planlamasıdır. Kimin ne zaman ve ne üzerinde çalışacağını, kişisel tercihlerine ve çalışma koşullarına göre planlamak oldukça zorlayıcı ve zaman alıcı olabilir.
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.
