Şirketiniz Kaynak Yönetimi ile Nasıl Tasarruf Edebilir?

Birçok şirket şu anda küresel salgın ve bunun ekonomik sonuçlarına yanıt olarak maliyet optimizasyonu fikirleri arıyor. İK maliyetlerini en aza indirmeye çalışırken, ekipler aşağıdakilere karar veriyor işe alımların dondurulması ya da İK teknolojilerini daha etkin bir şekilde kullanarak kârlılıklarını koruyabilir ve işten çıkarmaları önleyebilirler. Mevcut teknolojiden daha iyi yararlanma ruhuyla, size işletmelerin aşağıdaki yöntemlerle işletme maliyetlerini nasıl azaltabileceklerini göstermek istiyoruz proje kaynak yöneti̇mi̇.

İpuçlarımız birçok farklı sektörde işe yarayacaktır, ancak aynı anda birden fazla müşteri için çalışan şirketler (ajanslar, danışmanlıklar, yazılım evleri) bu ipuçlarını özellikle yararlı bulacaktır. Çünkü aynı anda birden fazla projeyle uğraştığınızda, kaynakları planlamak ve yönetmek çok zordur.

Öncelikle kaynak yönetimini tanımlayalım.

Kaynak yönetimi nedir?

Bizim için rehber proje kaynak yöneti̇mi̇olarak tanımladık. Elinizdeki sınırlı kaynakları en verimli şekilde kullanmak. Ne tür kaynaklardan bahsediyoruz? Elbette insanlar, aynı zamanda ekipman parçaları, odalar, araçlar veya işinizin niteliğine bağlı olarak başka bir şey. Ancak bu blog yazısında insan kaynakları yönetimine odaklanacağız.

Kaynaklarınızı en verimli şekilde kullanmak, onları verimli bir şekilde kullanmanız anlamına gelir, doğru insanları doğru projelere tahsis etmek (kaynak tahsisi)ve optimizasyon fırsatları bulmak için ekibinizin çalışmalarını analiz edin. Sonraki birkaç paragrafta göreceğiniz gibi, bu adımlar işletme maliyetlerini düşürmek için çok önemlidir.

Kullanma iyi kaynak planlama yazılımı size çok yardımcı olacaktır. Elbette uygulama tüm işlerinizi sizin yerinize yapmayacak, ancak işleri verimli bir şekilde yapmanızı sağlayarak bu süreçte zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacak. Bu blog yazısında, aşağıdaki ekranları göreceksiniz Teamdeckdünya çapında ekipler tarafından kullanılan bir uygulama.

Etkili kaynak yönetimi tasarruf etmenize nasıl yardımcı olacak?

Gelişmekte olan TeamdeckEksiksiz bir kaynak yönetimi uygulaması olarak, müşterilerimizle sık sık kaynak yönetiminin bütçeleri üzerindeki etkisi hakkında konuşuyoruz.

Apptension, çalışanlarının işlerini planlamak ve yönetmek için Teamdeck'i kullanan ilk şirketlerden biriydi. Apptension'ın Finans ve İnsan Kaynakları Müdürü Piotr Bandosz bize şunları söyledi

Teamdeck olmadan, yaygın yönetimsel mücadelelerle uğraşmak için çalışanların aylık $11,130 zamanını boşa harcıyorduk. Teamdeck bu israfı $1,249.50'ye düşürmemize yardımcı oldu, bu da bize ayda $9,880.50 tasarruf sağlıyor.

Apptension 50 kişilik bir ekiptir, bu nedenle daha büyük bir şirket yönetiyorsanız, daha da fazla tasarruf bekleyebilirsiniz. Bu nasıl mümkün olabilir? Ayrıntılara geçelim - kaynak yönetimini uyguladığınızda nasıl tasarruf edersiniz?

Geliştirilmiş kaynak kullanımı

Neden kaynak kullanımı bu kadar önemli? Kısaca: hem işverene hem de çalışanlara fayda sağlar. Örneğin eksik istihdamı düşünün. Görev bekleyen insanlar şirket için maliyet yaratır ama aynı zamanda kendileri çok hayal kırıklığına uğrarlar. Öte yandan, aşırı kullanım şu sonuçlara yol açabilir çalışan tükenmişliği ve daha fazla ödeme yaparsanız işveren için ekstra maliyetler fazla mesai. Oldukça basit: Optimum kullanım ile gereksiz maliyetler oluşturmazsınız ve ekip üyeleriniz dengeli ekip iş yükü.

Kaynak yönetimi, iyi kaynak kullanımını sürdürmenin anahtarıdır. Aşağıdakilere dikkat etmenizi gerektirir kaynak planlaması ve daha fazla görev üstlenebilecek çalışanlara iş atama. Tüm ekip üyelerinizin rezervasyonlarını kaynak takvi̇mi̇az veya fazla kullanılan kişileri tespit etmek çok daha kolaydır.

Daha iyi proje karlılığı

Kaynak yönetiminin projelerin karlılığını etkilemesinin nedenlerinden biri, belirli bir görev için en iyi kişileri seçmenize yardımcı olmasıdır. Ekibiniz diyelim ki on kişi olduğunda bu yeterince kolay görünür. Peki ya 200'den fazla çalışanı yönetiyorsanız?

Kaynak yönetimi araçları Teamdeck gibi araçlar size yetenek havuzu hakkında iyi bir genel bakış sunar. Yeni bir projeye katılmak için kimlerin uygun olduğunu görürsünüz, ancak ekip üyelerinizi becerilere, iş kıdemine veya konuma göre de filtreleyebilirsiniz. Bir proje üzerinde mümkün olan en iyi kişiler çalıştığında, projenin başarılı olma olasılığı daha yüksektir.

Yine de, en iyi yetenekleriniz projeyi son teslim tarihi ve bütçe dahilinde teslim etmeyi başarsa bile, bunun çok az karlı olduğu ortaya çıkabilir. Her şey müşteriyle üzerinde anlaştığınız bütçeye ve faturalandırma yöntemine bağlıdır.

Örneğin, saat bazında faturalandırma yaptığınızda (zaman ve malzeme), ekibinizin faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan zamanını analiz etmeye değer. Çalışan zaman takibi kaynak yönetiminin önemli bir yönüdür. Kişisel düzeyde (örneğin, kişinin iş yükünün yeniden ayarlanması) ve proje ve hatta organizasyon düzeyinde iyileştirmeler yapmanıza olanak tanır.

Ekibinizin zaman çizelgesi raporu ve faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatlerin dağılımının ne olduğunu görün. Ardından, bu oranı kendi lehinize nasıl iyileştirebileceğinizi düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Örneğin, proje ekiplerinizin uzun süren toplantılarda veya proje raporlaması gibi idari görevlerde çok fazla zaman harcadığını fark edebilirsiniz. Nerede para kaybettiğinizi tam anlamıyla göreceksiniz.

Bunu nasıl düzeltebilirsiniz? Şirketinizin iç süreçlerini iyileştirmek bir fikirdir. Bir diğeri de gelecekteki bütçelere farklı bir şekilde yaklaşmak ve örneğin daha büyük bir tampon ayırmak olabilir.

Gereksiz iletişimin ortadan kaldırılması

İletişim, özellikle uzaktan çalışmaya geçiş yapan şirketler için kritik önem taşır. Eğer siz de bu durumdaysanız, şu konudaki blog yazımıza göz atmak isteyebilirsiniz uzak eki̇pler i̇çi̇n etki̇li̇ i̇leti̇şi̇m.

Ancak, iletişimin sinir bozucu ve zaman alıcı olabileceği de bir gerçektir. Örnek mi? Bir ekipten sorumlu olduğunuzu ve iş arkadaşınızla aşağıdaki konuşmayı yaptığınızı düşünün:

• Haftaya bir gün izin alabilir miyim?
• Bir bakalım. Ne kadar izin hakkınız var?
• Hiçbir fikrim yok ama geçen ay zaten bir miktar hastalık izni almıştım. İzin almamda bir sakınca var mı?
• İK ekibine sorayım ve size geri döneyim.

Bir başka örnek de insanların belirli bir günde neye odaklanmaları gerektiğinden emin olamamalarıdır. Şaşırtıcı gelebilir, ancak özellikle bir hafta içinde birden fazla projeyi destekleyen roller için (örneğin, illüstratörler, DevOps uzmanları) bu nadir görülen bir durum değildir.

Yeterince masum görünüyor, ancak benzer konuşmalar çalışanlarınızın haftalarından saatler çalabilir. Bu ileri geri konuşmaları ortadan kaldırmak ve bunun yerine iş veya tatil zamanını planlamak ve yönetmek için verimli sistemlere sahip olmak harika olmaz mıydı? İşte bu noktada kaynak yönetimi araçları işe yarar.

Ekibiniz kaynak yönetimine bağlı olduğunda, çalışanların gelecek günler için önceliklerini kontrol etmeleri kolaydır. Tatil ödenekleri ve talepleri de sorunsuz bir şekilde ele alınabilir. Şirket olarak paradan tasarruf edersiniz ve ekip üyeleriniz kendileri için önemli olan iletişime odaklanabilir.

Doğru kaynak tahmini

Hiç pahalı bir işe alım sürecinden geçip, sonuçta yapacak çok fazla işi olmayan bir çalışanı işe aldığınız oldu mu? Ya da belki de birkaç projeyi güvence altına aldınız ancak yeterli projeye sahip olmadığınızı fark ettiniz. kapasite ve ekstra maliyetle serbest çalışanlar veya dış kaynak ekipleri işe almak zorunda kaldı? Kaynak tahmini ile her iki senaryodan da kaçınılabilirdi. Bu, kaç kaynağa ne zaman ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmeye çalışmanız anlamına gelir.

Kaynak yönetimi size şu konularda nasıl yardımcı olabilir i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇?

Öncelikle, yöneticileriniz ekibinizin kapasitesi ve mevcut iş yükü hakkında daha iyi bir görünürlüğe sahip olur, böylece üretim hattını buna göre planlayabilirler. İkinci olarak, kalıpları belirlemek için ekibinizin zaman çizelgelerindeki geçmiş verileri analiz edebilirsiniz. Örneğin, birçok ajans mevsimsel bir kaynak talebi yaşar: daha fazla işin olduğu aylar vardır. Bunu önceden bilmek, bir kaynak sıkıntısına hazırlanmanıza ve bir işe alım süreci başlatmanıza veya bir dış kaynak şirketiyle daha iyi bir anlaşma için pazarlık yapmanıza olanak tanır. Bu şekilde harcamalarınızı optimize edebilir ve mali durumunuzu daha iyi planlayabilirsiniz.

Kaynak yönetimi pahalı mı?

Bir krizle karşı karşıya kaldığınızda, ilk içgüdünüz harcamalara sınır koymak olabilir. Umutsuzca tasarruf etmek istediğinizde bir kaynak yönetimi uygulamasına yatırım yapmak mantığa aykırı görünebilir, değil mi? Gerçekte, yönetim ekibiniz etkili kaynak yönetimine bağlı olduğu sürece kaynak planlamasi ve yöneti̇mi̇yatırımın geri dönüşü yüksek olmalıdır.

Teamdeck sayesinde her ay $10k tasarruf ettiklerini tahmin eden Apptension şirketini ele alalım. Peki bunun için ne kadar harcıyorlar? Bir kişi için bir lisans $3.99'a mal oluyor, yani 50 kişilik bir ekip her ay $199.50 ödüyor. Gördüğünüz gibi, bu, kaynaklarının etkin yönetimi sayesinde elde edebildikleri tasarrufun sadece bir kısmı.

Şirketiniz için yatırım getirisinin nasıl olacağını mı merak ediyorsunuz? Bu konuda sohbet edelim! Aniela ile bir görüşme planlayın: kaynak yönetimi ihtiyaçlarınızı tartışacak ve Teamdeck'in işletme maliyetlerini azaltmanıza nasıl yardımcı olabileceğini gösterecek.

Teamdeck.io - kaynak yönetimi için özel çözüm