Ev " Blog " Teamdeck ile Zaman Çizelgesi Raporu Oluşturma

Bazen iyi ustalaşmış zaman yöneti̇mi̇ strateji̇leri̇ yeterli değil. Peki çalışan saatlerini nasıl takip ediyorsunuz? Çalışan saatlerini nasıl takip ediyorsunuz? Kullanıyor musunuz çalışan zaman takip yazılımı ve raporları analiz etmek? Saatleri kaydetmeye ayrılmış bir Excel sayfanız veya gerçek bir kağıt zaman çizelgeniz var mı? Ya da belki de çeşitli projeler için harcanan zamanı hiç takip etmiyorsunuz?

Makale şunları içermektedir:

Teamdeck'te biz biliyoruz ki etkili zaman çizelgesi yönetimi şirket için avantajlar sunarken, çalışanlar için de faydalıdır. Süreç şeffaf ve verimli olduğunda her iki taraf da daha iyi durumda olur. Bu makalede, Teamdeck'in raporlama özelliklerini kullanarak nasıl güçlü bir zaman çizelgesi raporu oluşturacağınızı öğreneceksiniz. Bu rapora dayanarak maaş bordrosunu hesaplayabilir, müşterilerinize fatura kesebilir ve ekibinizdeki üretkenlik modellerini anlayabilirsiniz.

Ancak, bir zaman çizelgesi raporunun nasıl oluşturulacağını göstermeden önce, zaman çizelgelerinin kendileri hakkında birkaç kelime. Zaman çizelgesi, belirli bir çalışanın belirli bir müşteri için belirli bir zaman dilimi ve/veya görev veya proje boyunca çalıştığı takip edilen süreleri içeren verileri içeren bir tablodur. Bu amaçla, zaman çizelgelerini kaydetmek için birçok farklı yöntem kullanılır. Kağıttan, özel zaman çizelgesi yazılımından, çalışan zaman izleme uygulamasından veya zaman izleme ve zaman çizelgesi raporları özelliklerine sahip kaynak planlayıcısından.

Basit bir zaman çizelgesi raporu oluşturma

Ekibinizin zaman çizelgelerine dayalı temel bir rapor oluşturmak için, kaydedilen saatlerine erişmeniz gerekir. Teamdeck, zaman izleme özellikleri sunar (aşağıdakiler dahil mobil zaman takip cihazı), böylece çalışanlarınızın takip edilen zaman verilerini kullanarak raporlar oluşturabileceksiniz.

Teamdeck ile zamanı nasıl takip edeceğinizden emin değil misiniz? Bizim BİLGİ TABANI yardımcı olur. 

Zaman çizelgesi raporunuzu oluşturmaya başlamaya hazır mısınız? Teamdeck'te oturum açın ve raporlama bölümüne gidin - bunu üst menüde bulabilirsiniz. Şimdi, üzerine tıkladığınızda Yeni rapor oluşturun, iki seçeneğiniz olacaktır:

  • rapor şablonu kullanma
  • özel bi̇r anali̇z oluşturun

Raporlama şablonları kesinlikle yararlı olsa ve işinizi hızlandırsa da, bu makalede zaman çizelgesi raporlarını sıfırdan nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz. Devam edin ve tıklayın özel oluştur.

Ayrıntılı zaman çizelgesi raporu ve her çalışanın harcadığı çalışma saatleri yeni bir rapor oluşturarak başlar
Zaman çizelgesi raporu oluşturma [Kaynak: Teamdeck - zaman takibi ve zaman çizelgesi raporu özelliklerine sahip kaynak planlama yazılımı]

Artık boş bir rapor oluşturduğunuza göre, onu kolayca verilerle besleyebilirsiniz. Adlandırmayı ve uygun bir tarih aralığı seçmeyi unutmayın (her iki unsur da her zaman düzenlenebilir).

Yeni bir tablo ekleyerek başlayalım (tıklayın tablo ekle) ekibinizin zamanıyla ilgili temel bilgileri içeren bir tablo oluşturun. Zaman çizelgelerinin yeni tablonuzda Rezervasyonlar, Uygunluklar ve Tatil verileriyle birlikte zaten listelendiğini fark edeceksiniz. Yalnızca zaman çizelgesi bilgilerini analiz etmek istiyorsanız, çöp kutusu simgesine tıklayarak diğer sütunları kaldırabilirsiniz. Sonunda farklı projelere bölünmüş bir tablo elde etmelisiniz.

Detaylı zaman çizelgesi örneği içeren projeler raporu, geçmiş ekip performansı hakkında bilgi verir
Belirli projelere ve ekip üyelerine ayrılmış zaman çizelgesi verileri

Ekibinizdeki belirli kullanıcı ve çalışanların günlüğe kaydedilen saatlerini mi görmek istiyorsunuz? Tablonuzdaki verilerin gruplanma şeklini değiştirmeniz yeterlidir:

Teamdeck'te rapor verilerini gruplama
Zaman çizelgesi raporlarına dayalı olarak fazla mesai saatlerinin yönetilmesi

Yukarıdaki ekrana bakın. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, ekibinizin iş yükünü ve ekip performansını daha iyi anlayabilmeniz için bilgileri kişilere, projelere, haftalara vb. göre gruplayabilirsiniz (daha fazla bilgi için i̇ş yükü yöneti̇mi̇).

Böyle bir tablo, çalışan maaş bordrosunu hesaplamak için bir temel oluşturabilir. Ayrıca verileri, örneğin yalnızca belirli projeleri içerecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Böyle bir rapor, saat başına ücret alıyorsanız müşteri faturanıza harika bir ektir.

Raporunuza daha fazla öğe eklemek istiyorsanız sağ alt köşedeki artı simgesine tıklayın. Bir çizgi grafik veya çubuk grafik oluşturarak zaman çizelgesini görselleştirin. Ekibinizin toplam kaydedilen süresinde farklı projelerin oranını da kontrol etmek isteyebilirsiniz. Bir pasta grafik burada yardımcı olacaktır:

Proje bütçesi hakkında daha iyi bilgi edinmek için farklı projeler için harcanan çalışan süresi
Takip edilen zaman dağılımı özet raporu çalışılan saatleri ve görevleri gösterir

Verileri farklı görselleştirme yöntemleriyle analiz etmek, yeni içgörüleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir - örneğin, bir projenin ekibinizin zamanının 30%'sine sahip olduğu gerçeği, ancak boru hattındaki diğer işleriniz kadar karlı değildir.

Zaman çizelgelerinizi özel kategorilere ayırın (faturalandırılabilir/faturalandırılamayan saatler vb.)

Çalışanlarınızın kayıtlı saatlerine erişmek kesinlikle değerlidir, ancak bu verileri derinlemesine incelemek daha da faydalı olabilir. Yukarıdaki paragrafları okuduktan sonra, verilerinizi temel kategoriler (kişiler, projeler, zaman dilimleri) halinde nasıl gruplandıracağınızı biliyorsunuz. Şimdi, biraz daha sofistike olmanın ve kendi başınıza oluşturabileceğiniz özel kategorileri tanıtmanın zamanı geldi. Bu özel içgörüler şu şekilde oluşturulabilir:

  • zaman çizelgesi etiketleri
  • özel alanlar

Bu ikisi arasındaki fark nedir? Zaman çizelgesi etiketleri, izlenen her zaman girişine eklenebilir, bu nedenle kaydedilen saatleri kendileri tanımlarlar. Zaman çizelgesi etiketlerinin yaygın örnekleri şunlardır faturalandırılabilir, faturalandırılamaz ve fazla mesai ancak zaman çizelgesi görünümüne daha fazla bilgi sağlamak için kendi etiketlerinizi ekleyebilirsiniz. Özel alanlar ise projeleri ya da kişileri tanımlar.

Müşterilerimizin çoğu, işgücünü yetkinliklerine göre farklı kategorilerde gruplandırabilmek için "İş unvanı" özel alanını kullanıyor. Ayrıca, özellikle birden fazla şirket için birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız, projelerinizi farklı "Müşteri" kategorilerinde gruplamak isteyebilirsiniz.

Kuruluşunuzun Ayarlar bölümünde hem etiketleri hem de özel alanları yönetebilirsiniz.

Zaman çizelgesi etiketleri
Varsayılan zaman çizelgesi etiketleri ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde düzenlenebilir

Tüm verilerinizi gruplandırabileceğiniz özel kategorilere sahip olmak neden yararlıdır?

Her şeyden önce, şirketiniz için 100% anlam ifade eden bir görünüm oluşturmanıza olanak tanır. Örneğin, şirketinizin farklı ofis konumlarındaki zaman çizelgelerini karşılaştırabilirsiniz.

Zaman çizelgesi etiketleri, verileri detaylandırmanıza ve seçtiğiniz bir kategoriyi izlemenize olanak tanır: örneğin, şu şekilde etiketlenmiş zaman çizelgelerini bir arada gruplayabilirsiniz fazla mesai, faturalandırılabilir ya da hatta ev ofi̇si̇Belirli bir kırılımın kuruluşunuz için anlamlı olup olmadığı.

Özel zaman çizelgeleri raporu

Ekibinizin zaman çizelgeleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Her zaman girişinin açıklamasını raporunuza aktarmak için "Zaman çizelgesi açıklaması" adlı bir sütun ekleyebilirsiniz. Açıklamalar, ekip üyelerinizin zaman çizelgesi girişlerini yaparken yaptıkları yorumlardır. Bu açıklamaları görmek, ekibinizin zaman çizelgelerindeki belirli eğilimlere tam olarak neyin neden olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Teamdeck - temel özellikleri her bir ekip üyesinin çalışma saatlerini ve müsaitlik durumunu analiz etmeye yardımcı olan ajans zaman takip uygulaması
Teamdeck'te ekip kullanımı ve zaman çizelgesi açıklamaları - zaman izleme ve zaman çizelgeleri özelliklerine sahip kaynak planlayıcısı

Teamdeck uzmanları ile bir danışma randevusu alın. En karmaşık raporları bile ayarlamanıza yardımcı olacağız.

Ekibinizin fazla mesai oranını analiz edin

Zaman takibinin faydalarından biri de çalışanlarınızın fazla mesailerini takip edebilmenizdir. Teamdeck ile bunu yapmanın bir yolunun, çalışanlarınızdan bir zaman çizelgesi etiketi kullanmalarını istemek olacağını zaten belirtmiştik fazla mesai fazladan çalıştıkları her zaman.

Ancak, doğru etiketlemeye güvenmek zorunda kalmadan da fazla mesai hesaplayabilirsiniz. Nasıl mı? İhtiyacınız olan tek şey tahmini çalışma saatlerinin (veya mevcut saatlerin) sayısı ve tabii ki gerçek/günlüğe kaydedilen saatlerin sayısıdır.

Teamdeck şu konularda yardımcı olur fazla mesai yönetimi aynı zamanda. Hem mevcut saatleri saklamanıza olanak tanır (çalışanlarınızın kullanılabilirlik yanı sıra tahmini çalışma saatleri (rezervasyonlar). Elinizde bu tür veriler olduğunda, ekibinizin fazla mesaisine ilişkin doğru bir rapor oluşturabilirsiniz. Adım adım oluşturalım.

  • Yeni bir rapor başlatın (özel bir rapor).
  • Yeni bir tablo ekleyin ve bırakın Rezervasyonlar ve Zaman Çizelgeleri sütunlarını kullanabilirsiniz (Rezervasyonlar yerine Kullanılabilirlik seçeneğini kullanabilirsiniz). 
Fazla mesai raporu toplam kaynak, rezervasyon ve zaman çizelgesi sayısını gösterir
  • Şimdi, fazla mesai için yeni bir sütun oluşturmamız gerekiyor. Bunu oluşturmak için metrikler, sonra özel ekle ve özel hesaplama alanı ekle. Bu seçenek, Teamdeck'te bulunan verilerden türetilen kendi metriklerinizi tanımlamanıza olanak tanır. Fazla mesai nasıl hesaplanır? Planlanan saatlerin üzerinde çalışılan saat sayısı olarak tanımlanabilir. Dolayısıyla, Zaman Çizelgesi süreniz Rezervasyon süresinden büyükse, fazladan çalıştığınız anlamına gelir.

İçinde Özel hesaplama alanı ekleme formunda, veri biçimini şu şekilde değiştirin Zaman ve aşağıdaki formülü girin: Zaman çizelgeleri: Zaman - Rezervasyonlar: Zaman. Tıklayın Kaydet ve Başvur.

Kaynak planlama yazılımında fazla mesai saatlerine genel bakış
  • Zaman çizelgesi raporunuzda artık yeni bir sütun olduğunu görebilmeniz gerekir: Fazla Mesai. Ancak, Zaman Çizelgesi verilerinin Rezervasyon verilerinden daha düşük olduğu satırlarda bazı negatif değerler olduğunu fark edebilirsiniz. Muhtemelen bu bir sorun değildir, ancak bunu temizlemenin bir yolu vardır.
  • Fazla Mesai sütununuzun yalnızca pozitif sayıları göstermesini istiyorsanız, bunu özel hesaplama alanı formunda tekrar tanımlayabilirsiniz. Aşağıdaki gibi tanımlanabilecek bir If deyimi oluşturmamız gerekir: fazla mesai varsa (yani zaman çizelgesi saatlerinin sayısı rezervasyonların sayısından fazlaysa), fazla mesai değerini girin, aksi takdirde "0" girin. Bu if ifadesi için tam formül şöyledir (lütfen bunu hesaplama alanına yazın, doğrudan yapıştıramazsınız):

    if ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)

Tahmini işe alım ihtiyaçları

İster Fazla Mesai zaman çizelgesi etiketini ekstra saatlerin bir işareti olarak kullanmaya ister Fazla Mesai sütununu kendiniz hesaplamaya karar verin, kimin ve hangi koşullar altında fazla mesai yapmak zorunda kaldığını daha iyi anlamak için verileri farklı şekillerde gruplayabilirsiniz.

Potansiyel kullanım durumlarından biri, tablonuzu İş Unvanlarına göre gruplamak (bu özel bir alandır) ve ardından hangi rollerin iş için fazladan saat harcadığını görmek olabilir. Bu şekilde şunları yapabilirsiniz i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇ ve işe alım ihtiyaçlarını karşılamak veya kaynak tahsisi.

Ekibinizde fazla mesai
Ekibinizdeki fazla mesai saatleri ve çalışma süreleri iş pozisyonlarına ve departmanlara bölünmüştür

Yukarıdaki fazla mesai saatleri raporuna bakarak, muhtemelen bu şirketin ek pazarlama uzmanları işe alması gerektiğini söyleyebiliriz, çünkü bu roldeki mevcut çalışanların çok fazla fazla mesaisi var.

Verilerle desteklenen kararlar almaya hazır mısınız? Teamdeck ile zaman çizelgesi raporu

Teamdeck'te bir raporu kaydettiğinizde, rapor kontrol panelinizde kalır. Verilerdeki yeni kalıpları görmek ve potansiyel iyileştirme alanlarını tespit etmek için raporunuzu düzenli olarak gözden geçirin.

Bu bilgileri ekibinizle paylaşmak ister misiniz? Tıklayarak doğrudan uygulamada yapın shayeniden. Ayrıca verileri dışa aktarabilir veya raporunuza bir bağlantı oluşturabilirsiniz, böylece müşterileriniz veya bordro uzmanları gibi harici kuruluşlardan kişiler tarafından erişilebilir.

Teamdeck raporları ile yapılabileceklerin ve analiz edilebileceklerin neredeyse hiçbir sınırı yoktur. En önemlisi, raporlama özellikleri uygulamanın tüm kullanıcıları için mevcuttur. İster 15 ister 150 çalışanınız olsun, güçlü zaman çizelgesi raporlarını kendi avantajınıza kullanabileceksiniz.

Teamdeck sayesinde zaman çizelgesi raporunuzu birkaç dakika içinde oluşturun

İlgili gönderiler