Zaman Takibinin Faydaları: İşte Şirketinizin Zaman Takibinde Neden Başarısız Olduğu

Bir şirket veya startup yönetiyorsanız, her ayrıntısını takip etmek isteyebilirsiniz. Yazılım geliştiricileri, tasarımcılar ve proje yöneticileri işe alıyorsanız, çalışma saatlerini takip etmek muhtemelen günlük olarak yaptığınız şeydir. İş yerinde en sevdiğiniz görev olmayabilir, göz korkutucu ve sinir bozucu olabilir, ancak çoğu profesyonel hizmette bir zorunluluk haline geldi.

Zaman takibi, çalışanların üretkenliğini yönetmeye, belirli bir görev için harcanan zamanı izlemeye ve sonuçta şirketteki işgücünün gelecekteki dağılımını daha iyi optimize etmeye yardımcı olur.

Daha da önemlisi, müşterilere gerçekte ne için ödeme yaptıklarını göstermeye yardımcı olur.

"Zaman takibi, saat başına fatura kesen profesyoneller için bir gerekliliktir" - Fast Company

En azından bunu yapmak için ana sebep bu.

Zaman takibi neden mantıklı?

Araştırmalar, zaman yönetiminden yararlanmayan şirketlerin Her yıl ortalama $18,000.

Small Business Trends'e göre, doğru uygulandığı takdirde, zaman takibi şirketinizin hem ekipler hem de müşteriler karşısında daha verimli ve şeffaf olmasına yardımcı olabilir:

"Uygun zaman ve proje takip yazılımı, şirketlerin çalışanlarının katkılarını anlamalarına ve bu katkıların artık ölçülmesi gereken daha zorlu ölçütlere rağmen hesaba katmalarına yardımcı olabilir."

İdeal olarak, zaman takibi işgücü atarken veya gelecekteki projeleri tahmin ederken tahminleri azaltabilir ve şirketin bütçeyi daha iyi planlamasına yardımcı olabilir.

Ancak McKinsey & Company raporunun da belirttiği gibi gerçek çok daha farklıdır:

"Ortalama olarak, büyük BT projeleri bütçeyi yüzde 45 ve zamanı yüzde 7 aşarken, öngörülenden yüzde 56 daha az değer sağlıyor. Yazılım projeleri, maliyet ve program aşımı açısından en yüksek riski taşıyan projelerdir."

Şimdi düşünüyor olabilirsiniz:

Neden, çalışma saatlerini takip etmek bu kadar gerekliyse, bunun benim için iyi olmayabileceğini söylüyorsunuz?

Hemen açıklayacağım.

Zaman takibi mantıklı olmadığında

Birçok şirket şunları uygular çalışan zaman takip yazılımı bunu yapmak için.

Michał Bielak, 'Proje yöneticisinin zaman takibi rehberi' adlı kitabında çok önemli bir duruma dikkat çekiyor:

"...zaman takibi doğru şekilde uygulanmadığında çalışanlarınızın bunalmasına ve aslında biraz bile daha üretken olmamasına neden olabilir."

Bu, geliştiriciler topluluğunda gerçek bir sorundur ve Bay Anne Dev tarafından 'Ben Kötü Bir Geliştiriciyim, Tek Makul Açıklama Bu' adlı kitapta çok iyi ifade edilmiştir. Kendisinin ne kadar sindirildiğini, korktuğunu ve hatta utandığını anlatıyor. zaman yöneti̇mi̇ uygulamalari yüzleşti:

"Kendimi bok gibi ve kızgın hissediyordum. Ekibim için bir yük gibi hissediyordum. Ve bir müşteriyle dört saatlik öğle yemeğini dört saatlik kodlama ile karşılaştırmanın saçmalık olduğunu hissettim. Ama düşük performansım konusunda haklılar mıydı? Yoksa ben kendi değerimi ve üretkenliğimi inkâr mı ediyordum?"

Bu sorunun boyutunu Medium'da aldığı yanıtlardan ve yorumlardan görebilirsiniz. Hacker News topluluğu. Diğer geliştiriciler de yaptıkları iş hakkında yanlış değerlendirildiklerini ve yazılım geliştirmenin zor bir iş olduğunu ve her zaman kesin saatlerle ölçülemeyeceğini ya da diğer projelerle kıyaslanamayacağını anlamayan insanlar tarafından yanlış değerlendirildiklerini hissettikleri için onun için üzülüyorlar.

Zaman takibinin tehlikeleri

Peki hem çalışanlarınızı kızdırmadan hem de zaman takibinden en iyi şekilde nasıl yararlanabilirsiniz?

En iyi yol, bu beş yaygın hatadan kaçınmaktır:

1. Zaman takibinde zaman kaybı

Birçok çalışan için zaman takibi bir aksaklıktır. Sadece zaman çizelgelerini doldurmak için fazladan zaman ayırmaları gerekir.

Proje yöneticileri için Harvest veya Basecamp gibi birçok yazılım aracı var, ancak bunlar kullanıcıların çalışma saatlerini takip etmek için belirli formları doldurmayı unutmamalarını gerektiriyor. Bu tür raporlar hatalı olabilir, bu konuya birazdan değineceğim, ancak çalışanlar için de zaman alıcıdır.

Bununla birlikte, Toggl gibi herhangi bir zaman çizelgesi doldurmayı gerektirmeyen gerçek zamanlı izleme araçları vardır. Bunun yerine, çalışanlar ihtiyaç duyduklarında izleyiciyi başlatır ve durdurur. Bu, gerçekten iş yapmalarını sağlar ve biraz hayal kırıklığı yaratır.

2. Her şeyi takip etmemek

Mükemmel değiliz - bunu kabul edelim. Hata yaparız, yalan söyleriz ya da unuturuz. Peki geriye dönük olarak elektronik tabloları doldurmaya dayalı zaman takibi nasıl doğru olabilir?

Başka bir araştırma iş yerindeki zamanımızı takip ederken faturalandırılamadıkları için saymadığımız ne kadar çok şey olduğunu göstermektedir: bunlar çoğunlukla e-postalar, toplantılar veya ekip içi iletişimdir. Örneğin e-postaların sayılmaması ciddi para kayıplarına yol açmaktadır.

Harvard Business Review'a göre, ABD ekonomisi 50 milyon saat ya da günde $7.4 milyar verimlilik kaybediyor. Bunun nedeni, insanların e-postaları okumak ve yanıtlamak için harcadıkları zamanı iş zamanı olarak takip etmeyi unutmalarıdır.

3. Ekibi zamanlarını takip etmeleri için motive etmemek

Zamanı takip etmek yapmaktan hoşlandığımız bir şey değildir. Birçoğumuz için bu doğal değildir, hatta mantıklı bile değildir.

Çalışanları aşağıdakilerin önemi konusunda eğitmek bir yöneticinin görevidir proje zaman takibi ve onlara nasıl düzgün yapılacağını göstermek için.

Michał Bielak'ın Başbakanlık kılavuzunda dediği gibi:

"Bir gün ekip üyelerinizi bir odada toplayıp, "Bundan sonra işinizin nasıl gittiğini görmek için bu BT zaman takip yazılımını kullanacağız. Buraya tıklayın, şimdi şuraya tıklayın, mükemmel, teşekkürler, toplantı bitmiştir".

Bağlam eksikliği, bu makalede daha önce bahsedilen Bay Anne Dev'in tarif ettiği gibi durumlara yol açabilir: insanlar zaman çizelgelerine koydukları zaman konusunda kendilerini kötü hissetmeye başlayabilir, tüm süreç hakkında hayal kırıklığına uğrayabilir ve öfkelenebilirler.

4. Görevi bitirdikten sonra zaman takibi

Bundan daha önce biraz bahsetmiştim - çalışanlar zaman çizelgelerini görevi bitirdikten sonra doldurma eğilimindedir, bu da tahminlere ve varsayımlara yol açar.

Kesin olmayan zaman takibine dayalı raporlar yanıltıcıdır ve şirketin hem yönetsel hem de mali sıkıntılar yaşamasına neden olur.

Daha da kötüsü, çalışanların 9,1%'si zaman çizelgelerini haftada bir kez doldururken, 3,6%'si bunu ayda bir kez yapıyor ve bu da girdikleri verilerde daha da fazla yanlışlığa neden oluyor. Çalışanlarınıza zaman çizelgelerini düzenli olarak doldurmalarını hatırlatın veya gerçek zamanlı takip araçlarına geçin.

5. Yanıltıcı raporlar oluşturmak

Zaman çizelgelerinden elde ettiğiniz veriler hatalıysa kaynaklarınızı nasıl tahsis edebilirsiniz?

Çalışanlarınızın belirli görevlere ne kadar zaman ayırdığını tam olarak bilmeden, gelecekteki projeleri eksik veya fazla tahmin edebilirsiniz, bu da şirketinizin bütçesini bile etkileyebilir.

Proje yönetiminde doğru proje tahmini çok önemlidir, bu nedenle bu kararları yanlış verilere dayanarak vermek istemezsiniz.

Kaynak yönetimini göz önünde bulundurun

Zaman takibi, çalışanlarınızın görevler için kaç saat harcadığını takip etmenizi sağlarken, kaynak yönetimi, iş kapasitesine ve mevcut ekip üyelerine göre kaynaklarınızı etkili bir şekilde tahsis etmenize yardımcı olur.

Bu şekilde, çalışanları çok fazla işle boğmayacağınızdan ve diğer ekiplerde aynı anda kesinti yaşanmasını önleyeceğinizden emin olursunuz.

Bu basit fikirden yola çıkarak, aşağıdaki konularda yardımcı olan basit bir kaynak planlama aracı olan Teamdeck.io'yu oluşturduk zaman çizelgesi raporları veya aşağıdakilerin uygulanması ile zaman yöneti̇mi̇ strateji̇leri̇. Yazılım geliştirme alanında sağlam bir geçmişe sahip olarak, şirket akışının yanı sıra çalışanların ve müşterilerin memnuniyetini sağlamak için son ve gelecek projelerde işgücünü doğru bir şekilde tahsis etmenin ne kadar önemli olduğunu anlıyoruz.

Bir kaynak planlama aracını uygulamaya koymanın nedeni, tüm sürece odaklanmaya başlamak ve ekibiniz hakkında üst düzey bir genel bakış elde etmektir. Böyle bir aracı kullanarak tüm çalışanları aynı anda kontrol edebilir, atandıkları projeleri, tatilleri ve izin günlerini izleyebilirsiniz.

Görev odaklı zaman takibi büyük resmin göz ardı edilmesine yol açabilir, oysa kaynak yönetimi işgücünü yalnızca belirli bir görev için harcadıkları zamana göre değil, kullanılabilirliklerine ve çalışma kapasitelerine göre daha iyi tahsis etmenize yardımcı olur.

Şirketiniz için neyin işe yaradığını öğrenin

Sizi zaman takibi ya da kaynak çizelgeleme yöntemlerinden birini seçmeye ikna etmeye çalışmıyorum (her ikisini de kullanmak son derece mantıklıdır), ancak zaman takibinin tehlikelerinin, özellikle de kurumda doğru şekilde uygulanmadığında, daha fazla farkına varacağınızı umuyorum.

Şirketinizde zaman takibinden en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, bu birkaç adımı izlemeyi unutmayın:

• çalışanlarınızı rahatsız etmemek için bunu olabildiğince basit hale getirin
• Ekibinizi faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz her faaliyeti takip etmeleri için eğitin
• ekibinize zamanlarını düzenli olarak takip etmelerini hatırlatın
• doğru verileri takip ettiğinizden emin olun