Projeleri yönetmek, kendi payına düşen zorluklarla birlikte gelir. Zor paydaşlardan kaynak sıkıntısına kadar, bir proje yöneticisi zor durumların üstesinden nasıl geleceğini bilmelidir. Bunu daha da zorlaştıran şey, proje yöneticilerinin genellikle çok sayıda görev ve katı son teslim tarihleriyle mücadele etmesidir.
Aslında, birçok proje yöneticisi Dijital Proje Yöneticisi tarafından yakın zamanda yapılan anket itiraf etti Yeterli zamana sahip olmamak en büyük zorluklarıydı.
Hermione Granger'ın zaman döndürücüsünün satın alınabilir olmasını dileyen bir proje yöneticisiyseniz, size iyi haberlerimiz var. Hayır, sihirli malzemelerle ilgili değil. Zamanınız hakkında. Sağlam uygulamalardan yararlanarak ve kuruluşunuzdaki proje yönetimi süreçlerini iyileştirerek işinizi büyük olasılıkla optimize edebilirsiniz. Ayrıca, profesyonel hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır.
Etkili proje yöneticilerinin ana hedefleri nelerdir? Yeni başlayanlar için, projelerini zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek istiyorlar. Ek olarak, risk yönetimi, proje tahmini veya ekip iletişimi gibi süreçleri iyileştirmeyi umarlar. Bu hedeflere ulaşmaya nasıl yaklaşabilirsiniz?
Sorun çözme, liderlik ve proje yönetimi becerileriniz üzerinde çalışmaya devam etmelisiniz. Yine de, Bazen sadece zamandan tasarruf etmenizi ve daha akıllıca çalışmanızı sağlayacak bir araca ihtiyaç duyarsınız. Bu blog yazısında size nasıl yapılacağını göstereceğiz Teamdeck, tam bir kaynak yöneti̇m yazilimiproje yaşam döngüsü boyunca proje yöneticilerine yardımcı olur.
Etkili bir proje yöneticisi, projenin her aşamasının genel başarı ve etkisine katkıda bulunduğunu bilir. Elbette her projenin kendine özgü özellikleri ve zorlukları vardır, ancak ana proje aşamaları aynı kalır. Teamdeck gibi bir uygulamanın proje yöneticilerinin işlerini her adımda optimize etmelerine nasıl yardımcı olabileceğini görelim.
Proje liderleri aşağıdakilerin farkındadır kaynak tahsisi projenin başarısının ayrılmaz bir parçasıdır. Doğru insanları doğru projelere yerleştirirseniz, önünüzde sorunsuz bir proje olması daha olasıdır.
Ekip üyelerini projelere tahsis etmek bir proje yöneticisi olarak sorumluluklarınızdan biriyse, bunun çok göz korkutucu bir görev olabileceğini bilirsiniz. Şirketiniz küçükken muhtemelen tüm çalışanları tanıyorsunuzdur, ancak kaynak havuzu büyüdükçe kolayca kaybolabilir ve merak etmeye başlayabilirsiniz: "Bu proje için doğru kişi kim olabilir?"
Teamdeck size bir şirket çapında kaynak takvimi çalışanların bir listesini görebilirsiniz. Yine de, onları ekibinize dahil etme konusunda bilinçli bir karar vermek için sadece isimlerinden ziyade onlar hakkında daha fazla bilgi sahibi olmanız gerekir. Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlı olarak, özel kategoriler ekleyebilir ve ekip üyeleriniz hakkında daha fazla bilgi girebilirsiniz: teknik becerileri, kıdem seviyeleri, konumları vb. Bir proje yöneticisi olarak, belirli bir kişinin şirketinizde daha önce hangi projelerde yer aldığını da görebilirsiniz, bu da aşağıdaki durumlarda faydalı olabilir kaynak tahsisi benzer bir proje için.
Proje yöneticilerinin projeyi planlarken karşılaştıkları bir diğer zorluk da tahminleri bir zaman çizelgesine dönüştürmektir. Elbette, tasarım aşamasının örneğin 120 saat süreceğini biliyorsunuz, ancak bunun üç hafta olduğunu varsayamazsınız. Resmi tatilleri, çalışanların tatillerini ve insanların mevcut kapasitelerini hesaba katmanız gerekir. İnsanların mevcut rezervasyonları ve planlanan izinleri hakkında veriler içeren bir kaynak takvimi burada çok değerli olacaktır. Bir proje programının haritasını kolayca çıkarabilir ve önemli proje tarihleriyle uyumlu olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.
Etkili proje yöneticileri, farklı bir ajans tarafından koordine edilen bir pazarlama kampanyası gibi, ekibinizin göz önünde bulundurması gereken harici teslim tarihlerini müşterinize sormanız gerektiğini bilir. Bu tarihlerden bazılarını müşterinizle müzakere etmeniz veya proje kapsamını değiştirmeniz gerekebilir, ancak bunu projenin başında bilmek daha iyidir.
Proje başladıktan sonra, iyi bir proje yöneticisinin sürecin farklı yönleri hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Teamdeck, ekibinizin değişen müsaitlik durumunu yönetmekten bütçeyi denetlemeye kadar verimli bir şekilde çalışmanıza yardımcı olacaktır.
Etkili proje yöneticileri, bir proje zaman çizelgesi planlamanın bir şey olduğunu bilirler, ancak yine de parmağınızı nabzın üzerinde tutmanız ve gerekirse ayarlamalar yapmanız gerekir. Projenizin zaman çizelgesini ve insanların / işlerin gidişatını takip etmenize yardımcı olacak şeylerden biri kaynak kapasitesi ekip üyelerinizin tatil programlarına ilişkin görünürlüktür. Teamdeck size bu fırsatı sunar - izin verilen tatilleri ve i̇zi̇n talepleri̇ kaynak takviminde.
Tüm devamsızlıklar çok önceden planlanamayacağından, yeni izin talepleri hakkında bilgilendirilmeniz en iyisidir (Slack aracılığıylaörneğin). Birine çift rezervasyon yapmaktan kaçınabileceksiniz, ayrıca gerektiğinde tüm programı düzenleme şansınız olacak.
Dengeli kaynak kullanımı ekibinizin refahı için çok önemlidir. Çalışanlar çok fazla çalıştıklarında en iyi işlerini yapamazlar. Ancak, az kullanılıyor ekibinizi de mutsuz eder. Ayrıca, bu iki durum da iş için iyi değildir. Bir proje yöneticisi olarak kaynak kullanımını izlemelisiniz. Bu, şu durumlarda daha kolaydır fazla mesai Teamdeck'te olduğu gibi açıkça işaretlenmiştir. Yetersiz kullanımı tespit etmek de kolaydır çünkü insanların tam olarak ne kadar kapasitesi kaldığını görürsünüz.
Merkezi bir kaynak takvimi aracılığıyla insanların kullanımını takip etmek neden önemlidir? Bir proje zaman çizelgesi raporu İşi yapmak mı? Proje raporları kesinlikle faydalıdır. Bu blog yazısının bir sonraki bölümünde bunlar hakkında daha fazla konuşacağız. Ancak, yalnızca yönettiğiniz projeyi değil, ekibinizin toplam iş yükünü de izlemeniz gerekir (bkz. i̇ş yükü yöneti̇mi̇).
Bir çalışanın projeniz için zaman çizelgelerine "doğru" sayıda saat girdiği ve yeni çalışan eğitimi gibi diğer projeler için fazladan zaman harcadığı bir durum düşünün. Yalnızca projenizin zaman çizelgelerini analiz ederseniz bunu kolayca gözden kaçırabilirsiniz. Teamdeck'in kaynak takvi̇mi̇Bununla birlikte, herhangi bir kişinin dahil olduğu tüm projeleri göreceksiniz.
Bütçeyi kontrol etmek başarılı proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. PM'lerin proje sırasında herhangi bir anda o ana kadar ne kadar maliyet oluştuğunu bilmeleri gerekir. Bu hesaplamaların kesin olması için, ekip üyeleri işlerini ideal olarak gerçek zamanlı olarak takip etmelidir.
Teamdeck burada nasıl yardımcı olabilir? Yeni başlayanlar için, çalışanların bir mobil zaman izleyici veya bir web uygulaması kullanarak zaman çizelgelerini doldurmaları için uygun bir yol sunuyoruz. Bunun da ötesinde, bir proje mali̇yetleri̇ raporu Bu rapor, zaman çizelgesinde her yeni zaman girişi olduğunda otomatik olarak güncellenecektir. Bu büyük bir zaman tasarrufu sağlar: böyle bir raporu projenin başında bir kez kurarsınız ve sonra tekrar hesap yapmak yerine düzenli olarak kontrol edersiniz.
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz faaliyetler söz konusu olduğunda doğru dengeyi kurmak çok önemlidir. Sonuçta, çalışanlarınız faturalandırılamayan görevlere çok fazla zaman harcarsa, proje kârsız hale gelebilir. Bir proje yöneticisi olarak, aşağıdakilerin dökümünü bildiğinizde bir avantaj elde edersiniz faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatler. Teamdeck ile bu mümkün.
Ekibiniz zaman girişlerini yaptığında, zaman girişlerini aşağıdaki gibi etiketlerle etiketleyebilirler onaylanmiş fazla mesai̇, faturalandirilamayan, ar-gevb. Şirketinizin ihtiyaçlarını karşılamak için kendi etiketlerinizi tanımlayabilirsiniz. Bir proje lideri, ekibindeki farklı etiketlerin dağılımını görebilir zaman çizelgesi raporu.
Proje boyunca, muhtemelen aşağıdakileri iyileştirmek için fikirler geliştireceksiniz proje iş akışı yönetimi veya proje yönetimi süreçlerini ayarlamak. Bazen ekip üyelerinizin kendileri farklı optimizasyon fikirleri önerecektir. Örneğin, müşteri iletişiminin değerli zamanlarının çoğunu aldığını bildirebilirler. Şirketiniz Teamdeck kullandığında, belirli bir gözlemin doğru olduğundan emin olmak için her zaman verileri inceleyebilirsiniz. Zaman çizelgesi etiketleri, ekibinizin müşteri toplantılarına tam olarak ne kadar zaman harcadığını gösterebilir, böylece iyileştirme için yer olup olmadığını bilirsiniz.
Projenin kapanışı bir proje yöneticisinin geriye dönüp tüm projeyi analiz edebildiği zamandır. Oluşturulmasını önerdiğimiz raporlardan biri de tahmini ve gerçek saatlerin karşılaştırılmasıdır.
Ekibinizin tahminlerinin doğru olup olmadığını görmenize ve planlanan saatler ile takip edilen saatler arasındaki en önemli tutarsızlıkların olduğu aşamaları belirlemenize olanak tanır. Örneğin, tasarım aşamasının farklı projelerde herkesin bildiği gibi düşük tahmin edildiği ortaya çıkabilir. Belki de bu aşamayı tahmin etmekten sorumlu kişiler ilk tahminlerine ekstra bir tampon eklemelidir?
Böyle bir analiz sadece sizin için değil, diğer PM'ler ve şirketinizin yönetimi için de faydalı olacaktır. Herkesin geçmişteki hatalardan kaçınmasına ve şirketinizin gelecekteki projelerinde başarılı proje yönetimi uygulamalarının mevcut olmasını sağlamasına yardımcı olabilir.
Harika bir uygulama, liderlik becerilerinin veya ekip üyelerinizle bağlantı kurma yeteneğinin yerini almaz. Bununla birlikte, üretkenliği artırmanıza, endişe verici kalıpları zamanında tespit etmenize veya otomatikleştirmek proje yönetimi görevlerinizden bazıları. Sonuç mu? Şirketinizin kârlılığını ve ekibinizin refahını olumlu yönde etkileyen etkili bir proje yönetimi süreci.
Başarılı bir proje yöneticisi olmak ister misiniz? Teamdeck'i bir deneyin! 30 günlük ÜCRETSİZ Deneme Alın.
Her 5 kişiden sadece 1'i (18%) kullanışlı bir zaman yönetimi yöntemine sahiptir. Zaman yönetimi stratejileri ve proje zaman yönetimi araçları, size verilen işleri sahip olduğunuz zaman içinde halletmenize yardımcı olur. Proje yöneticisi olarak çalışmak,...
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...