Bir proje yöneticisi olarak, optimum bir proje programı oluşturmanın zor olduğunu yeterince iyi biliyorsunuz, ancak proje ve kaynak yöneti̇mi̇ yazilimi ve teknikler elinizin altında. Yine de bazı zamanlama sorunlarıyla karşılaşmanız olasıdır. Aynı anda birden fazla projeyi teslim etmekten sorumlu bir şirkette çalışıyorsanız işler daha da karmaşık hale gelir. Bu durumda program çakışmaları ve çifte randevulu çalışan ihtimali daha da yüksektir.
Neyse ki, aşağıdaki en iyi uygulamaları takip ederek programla ilgili çatışmaların çoğundan kaçınabilirsiniz kaynak ve proje yönetimi. Projelerinizi daha başarılı bir şekilde yönetmek için aşağıda bazı ipuçlarını listeledik.
Proje zamanlama çakışmalarının tatsız gelişi
Her iki terim de kesinlikle bilinmektedir. İş hayatında olduğu kadar özel hayatta da iki önemli tarihin ya da iki önemli olayın çakışması gibi durumlar hiçbir insanın hayatında yeni bir şey değildir. Ancak çoğunlukla böyle bir durum hiçbir zaman işlerin daha iyi ya da daha kolay gitmesini sağlamaz.
Genel olarak, bir proje yönetimi ortamında, bir ekip üyesi veya bir çalışan aynı anda ikiden fazla göreve veya çift vardiyaya atandığında zamanlama çatışmaları ortaya çıkar. Böyle bir durum iki şeyin kaynağıdır ve her birinin arkasında kendi zorlukları vardır.
İşten ayrılma konularını ele alan birçok araştırma, ilk 5 neden arasında her zaman zamanlama ya da başka bir deyişle esneklik meselesinin yer aldığını göstermektedir. Araştırmanın özetini okuyacak olursanız PEW Araştırma Merkezi ya da şu Gallup'un araştırmasıSonuçlar aynıdır. Çalışan programı, bağlılık ve sadakat açısından kararını belirler.
Her ikisi de işi ve projeleri tamamlamayı etkileyebilir mi? Kesinlikle evet. Zamanlama çatışmalarını iyi idare etmek, daha yükseği hedefleyen proje yöneticileri arasında bir başka beceri setidir.
Proje planlama çatışmaları neden ortaya çıkar?
Proje planlama sorunlarının en yaygın nedenlerinden bazılarını özetlemek için bir dakikanızı ayıralım. Bunları anladıktan sonra, proje yönetimi sürecinizdeki iyileştirme alanlarını belirlemek daha kolay olacaktır.
- Yanlış tahminler. Birkaç saat sürmesi gereken bir görev bir hafta sürdüğünde, programınız muhtemelen zarar görecektir.
- Yetersiz kaynak tahmini. Projenizi daha en başında başarıya ulaştırabilecek ya da başarısızlığa uğratabilecek bir başka faktör daha vardır. Projenizi teslim etmek için gereken tüm kaynakları önceden hesaba katmazsanız, programınızda gecikmelere veya aynı anda gerçekleşen diğer projelerle çakışmalara neden olabilir.
- Öngörülemeyen proje bağımlılıkları. Projenizin programı kağıt üzerinde iyi görünebilir, ancak planlamadığınız bağımlılıklar zaman çizelgesini ayarlamanızı gerektirebilir.
- Projenin kapsamını küçümsemek. Tüm paydaşlardan gereksinimleri toplamadan ve proje kapsam yöneti̇mi̇İş hedeflerine ulaşmak için yapılması gerekenleri hafife alma şansınız yüksektir.
- Farklı proje yöneticileri arasında program görünürlüğünün olmaması. Bu, birden fazla projesi olan şirketler için ortak bir sorundur: ajanslar, yazılım evleri, danışmanlıklar. Ne yazık ki, farklı PM'ler ve ekip liderleri arasındaki görünürlük ve iletişim eksikliği neredeyse her zaman bazı zamanlama çatışmalarına yol açacaktır.
Zamanlama çakışmalarını önlemek için ne yapabilirsiniz?
Kabul etmek gerekir ki, bazı koşullar sizin kontrolünüz dışında gelişebilir. Örneğin mevcut durumu ele alalım. Bu blog yazısını yayınladığımız sırada (Haziran 2020), koronavirüs pandemisi nedeniyle binlerce veya daha fazla proje programı askıya alındı veya tamamen hurdaya çıkarıldı. Projenizin başına gelebilecek her şeyi kontrol edemezsiniz. Bu, zamanlama çatışmalarını uzak tutmak için bazı önleyici proje yönetimi önlemleri almamanız gerektiği anlamına gelmez.
Projenizin ve programının görünürlüğünü artırın.
Proje faaliyetlerinin ve bunlar üzerinde çalışan ekip üyelerinin görünürlüğünü artırmanın en kolay yolu, bir kaynak, bir online takvim planlayıcı. Tüm çalışanların veya belirlenmiş çalışanların hangi proje için insanların rezerve edildiğini, kimin boş zamanı olduğunu (ve yetişmekte zorlanan başka bir ekibe katılabileceğini), kimin müsait olmadığını vb. görebileceği bir alandır. Teamdeck, şirketlerin ekiplerini ve projelerini daha iyi yönetmelerine yardımcı olmak için geliştirdiğimiz bir araçtır:
Merkezi bir kaynak takvimi, özellikle aynı anda birkaç proje üzerinde çalışan şirketler tarafından takdir edilecektir. Birkaç programınız, son teslim tarihiniz, proje ekibiniz olduğunda, çakışmaları veya çakışmaları önlemek çok daha zordur. Diyelim ki proje ekibinize yeni bir kişi eklemek istiyorsunuz. Diğer projelerin programını görmediğinizde, yalnızca ek iş yükünü yöneteceklerini varsayabilirsiniz. Tek bir "zamanlama gerçeği" kaynağı ile, her PM yeni bir proje planlarken veya mevcut olanı ayarlarken zamanlama çatışmalarından aktif olarak kaçınabilir.
Kaynak tahsisine daha fazla dikkat edin.
Başarılı olmak için kaynak tahsisiEkibiniz için ne tür insanlara ihtiyacınız olduğunu belirlemelisiniz. İstenen becerileri nelerdir? Mesleki deneyim önemli bir rol oynayacak mı? Belki de çalışanların müşteriyle yüz yüze görüşmesi gerekeceği için belirli coğrafi konumlar daha iyi olacaktır? "Rüya ekibiniz" için çeşitli gereksinimleriniz olabilir ve bunları açıkça belirtmeniz önemlidir. Yukarıda listelenen faktörlere dikkat etmeden ilk uygun insan grubuna rezervasyon yapmanın riski, daha sonra kaynakları yeniden tahsis etmeniz gerekecek ve potansiyel olarak zamanlama sorunlarına neden olacaktır.
Elbette, ekibinizin kişisel programlarının projenin zaman çizelgesiyle uyumlu olup olmadığını da kontrol etmek istersiniz. Projeniz aşağıdaki özelliklere sahipse bunu kolayca yapabilirsiniz planlama aracı izin verilerini de saklar (Teamdeck saklar). Elbette, programınızı her zaman insanların tatillerine göre planlayamazsınız: önemli olan bu devamsızlıkların farkında olmaktır, aksi takdirde programla ilgili bir sorun yaşarsınız.
Ekip üyelerinizle etkili bir şekilde iletişim kurun.
Açık iletişim ve sorumluluk duygusu proje şeffaflığı ekip üyelerinize proje tahmin aşamasından itibaren yardımcı olacaktır. Ekip üyelerinizden 100%'yi kesin olarak bulmalarını beklememelisiniz tahminlerSağladıkları varsayımların en azından olasılık dahilinde olması gerekir. Nasıl yardımcı olabilirsiniz? Proje yöneticilerinin proje tahminini desteklemek için yapabileceği şeylerden biri, ekibin projeyi tam olarak anladığından emin olmaktır: iş hedefleri, son kullanıcı ihtiyaçları ve tüm işlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler. Bu, çalışanlarınızın daha gerçekçi tahminler oluşturmasına yardımcı olacaktır.
Ekibinizdeki görevler ve roller arasındaki bağımlılıkları belirleyin.
Farklı görevler arasındaki bağımlılıkları akılda tutmak bir şeydir, ancak projedeki farklı roller arasındaki bağımlılıkları da hatırlamanız gerekir. Ön uç geliştiriciniz ancak tasarımcı kendi payına düşeni teslim ettiğinde proje üzerinde tam olarak çalışabilecektir. Bir kişi görevlerini yerine getirmekte gecikirse, diğer kişiler de rolleri arasındaki bağımlılıklar nedeniyle bunu takip edebilir.
Ekibinizin bu bağımlılıkların farkında olduğundan emin olun. Böyle bir farkındalık, tahmin aşamasında daha iyi kararlar almalarına ve daha sonra görevlerini önceliklendirmelerine yardımcı olacaktır.
Diğer proje yöneticileriyle işbirliği yapın ve niyetlerinizi iletin.
Şirketinizdeki diğer projelerin programlarında, özellikle de aynı kaynak havuzunu kullanıyorsanız, bir miktar görünürlüğe ihtiyacınız olduğundan daha önce bahsetmiştik. Peki ama diğer insanların niyetlerini nasıl görebilirsiniz? Yeni bir proje için hazırlandığınızı ve ekibi kurmak üzere olduğunuzu düşünelim. Çalışanlar listesini gözden geçiriyorsunuz ve size çok uygun birini görüyorsunuz. Müşteriden resmi bir başlama onayı alır almaz onu projeye atamaya karar veriyorsunuz. O gün geldiğinde, hoş olmayan bir sürprizle karşılaşıyorsunuz: başka bir Başbakan bu çalışanı kendi projesi için çoktan ayırtmış. Keşke ekibin belirli bir yapısına "hak tanıyabilseydiniz"...
Teamdeck ile niyetlerinizi iletebilir ve çalışanları geçici olarak rezerve edebilirsiniz; rezervasyonunuza özel bir etiket eklemeniz yeterlidir. Ayrıca, örneğin belirli bir rezervasyonda farklı aciliyet veya güven düzeylerini ifade etmek için özel etiketler de oluşturabilirsiniz. Tüm bunlar, başka bir projenin programıyla çakışmaları önlemek içindir.
Projenizin ilerleyişini izleyin.
Projenin ilerleyişini izlemek ve raporlamak, proje yönetiminin çok önemli bir parçasıdır: paydaşları hızlı bir şekilde bilgilendirmenize ve aynı zamanda projenin sağlığını daha iyi anlamanıza olanak tanır. Kaynak ve proje planlama yazilimiTeamdeck de dahil olmak üzere, genellikle proje faaliyetleri, kaydedilen zaman, kaynak kullanımı vb. hakkında raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Programınızı ayarlamak zorunda kalmamak için bunları kullanın.
Örneğin, çalışanlarınız tarafından takip edilen gerçek zamanı düzenli olarak kontrol etmeniz ve ilk tahminlerle karşılaştırmanız gerekir. Her şey plana göre az çok gidiyor mu? Harika! Öte yandan, tahminler ve gerçekler arasındaki tutarsızlık, gelecekteki programlama sorunlarının bir göstergesi olabilir.
