Ajanslar veya yazılım şirketleri gibi aynı anda bir veya birden fazla proje yürüten şirketlerin planlama çabalarının etkili olduğundan emin olmaları gerekir. Bunu yapmanın bir yolu da faturalandırılabilir kullanım oranını ölçmektir. Bu blog yazısında, sağlam bir sistem kullanarak kullanım oranını nasıl hesaplayacağınızı göstereceğiz. kaynak yöneti̇m yazilimi - Teamdeck. Ama önce, bu metriği izlemenin işletmeniz için neden faydalı olabileceğini açıklayalım.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
Müşterilerinize "zaman ve malzeme" modelini kullanarak saat bazında fatura kestiğinizde, ekibinizin tüm çalışma saatlerinin toplam faturaya dahil edilmediğini bilirsiniz. Faturalandırılabilir saatler genellikle çalışanlarınızın faturalandırılabilir faaliyetler için harcadıkları zamanı içerir: örneğin, müşteriler için yazılım geliştirmek veya kampanyaları için metin yazmak. Bununla birlikte, genellikle eğitim oturumları, müşteri tekliflerinin hazırlanması, dahili projeler üzerinde çalışma vb. içeren faturalandırılamayan işleri de hesaba katmanız gerekir.
Elbette, faturalandırılamayan işler işletmenizi ayakta ve çalışır durumda tutmak için gerekli olabilir. Yine de şunları yapmalısınız sayısına dikkat edin ve faturalandırılabilir saatleri hesaplama ve şirketinizin kârlı kalmasını sağlamak için faturalandırılamayanları da hesaba katın. Oran bozulursa, para kaybetmeye başlayabilirsiniz - sonuçta hala çalışanlarınıza ödeme yapmanız ve operasyonel maliyetleri karşılamanız gerekir.
Genel çalışan kullanımını zaten izliyorsanız, faturalandırılabilir kullanımı izlemeye başlamanız gerekip gerekmediğini merak ediyor olabilirsiniz.
Bak, ne zaman hesaplamak kaynak kullanımıgenellikle bir kişinin çalıştığı saat sayısı ile toplam kapasitesini karşılaştırırsınız. Bu size çok şey anlatır: aşırı çalışan ekip üyelerini tespit edebilir veya az kullanılan kişileri belirleyebilirsiniz. Ancak, zaten bildiğiniz gibi, tüm saatler eşit yaratılmamıştır. Birinin meşgul olması, yaptığı işin şirketinizin kârına doğrudan katkıda bulunduğu anlamına gelmez. Öte yandan, faturalandırılabilir kullanımı izlediğinizde, faturalandırılabilir faaliyetlere harcanan herkesin uygunluk oranının ne olduğunu görebilirsiniz.
Bu, herkesin faturalandırılabilir kullanımının mümkün olduğunca yüksek olması gerektiği anlamına gelmez. Sonuçta, şirketinizde muhtemelen müşteri projelerinde hiç çalışmayan insanlar vardır. Onlar için, iş yüklerinin dengeli olduğundan emin olmak için genel kullanıma güvenebilirsiniz. Ancak, müşteri işlerine katkıda bulunan ekip üyeleri söz konusu olduğunda, faturalandırılabilir kullanım oranları size değerli bilgiler verebilir.
Her şeyden önce, kullanım oranlarını izlemek aşağıdakileri değerlendirmenizi sağlar proje yöneti̇mi̇nde zamanlama. Öncelikle faturalandırılabilir görevler üzerinde çalışması gereken birinin kullanım oranı 20% ise, bu durum programlarının en iyi şekilde planlanmadığını gösterebilir. Belki de proje tahmi̇nleri̇ doğru değildi ve bu çalışanın işini yapmak için ayrılan zamanın tamamına ihtiyacı yoktu. Belki de gereksiz olabilecek çok fazla toplantıya katılıyorlardır. Her iki durumda da optimizasyon için yer vardır.
Farklı bir durum düşünün: bir çalışanın faturalandırılabilir kullanım oranının 110% olduğunu varsayalım. Bu, kapasitelerinin izin verdiğinden daha fazla zaman harcadıkları anlamına gelir. Bir projenin son teslim tarihinden hemen önce fazladan birkaç saat çalışmayı gerektirmesi alışılmadık bir durum değildir. Yine de, fazla çalışan bir çalışanı zamanında fark etmezseniz, hayal kırıklığına uğramaları ve hatta şirketinizden ayrılmaya karar vermeleri riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.
Son olarak, faturalandırılabilir kullanımın hesaplanması, hangi rollerin ne zaman yüksek talep gördüğünü değerlendirmek için mükemmel bir yoldur. Bu tür içgörüler aşağıdakilerin doğru bir şekilde yapılmasını mümkün kılar i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇ ve işe alım süreçlerini doğru zamanlamalıdır.
Bunu zaten tahmin etmiş olabilirsiniz, ancak güvenilir kaynak kullanım verileri toplamak için ekibinizin bir zaman izleme aracı kullanması gerekir. Bu olmadan, doğru bilgilerden ziyade tahminlerle uğraşırsınız. Tabii ki, daha da fazlası var faydaları acente zaman taki̇p yazilimiEğer henüz denemediyseniz, kesinlikle bir deneyin!
Ekibinizin zaman çizelgeleri size farklı projelerde ne kadar zaman harcandığı hakkında bilgi sağlayacaktır. Ancak, yalnızca faturalandırılabilir işleri dikkate almak için, çalışanlarınızın kaydedilen zaman girişlerini faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak işaretlemelerine olanak tanıyan bir araca ihtiyacınız vardır.
Teamdeck, ekip üyelerinizin böyle bir ayrım yapmasına olanak tanır. Zaman girişlerini "faturalandırılabilir", "fazla mesai", "evden çalışma" vb. olarak işaretlemek için zaman çizelgesi etiketlerini kullanabilirler. Etiketler size bağlıdır; ihtiyaçlarınıza uygun özel etiketler ve simgeler seçebilirsiniz.
Ekibiniz zamanlarını Teamdeck ile takip ettiğinde ve zaman çizelgesi etiketlerini kullandığında, kolayca faturalandırılabilir bir kullanım raporu oluşturabilirsiniz.
Üst menüdeki raporlar bölümüne gidin, ardından yeni bir rapor eklemek için sağ alt köşedeki artı simgesine tıklayın. "Özel oluştur "u seçin - bir şablonu temel alarak değil, sıfırdan bir rapor oluşturacağız.
Başlığınıza bir ad verin ve uygun tarih aralığını seçin. Şimdi raporunuza grafikler ve tablolar eklemeye başlama zamanı. Ekip üyesi başına harcanan faturalandırılabilir zamanı gösterecek basit bir çubuk grafikle başlayalım. "Grafik ekle" ve "çubuk grafik ekle "ye tıklayın. Varsayılan olarak, herkesin rezervasyonlarının, zaman çizelgelerinin, tatil saatlerinin ve müsaitlik durumunun bir karşılaştırmasını göreceksiniz. "Metrikler "e tıklayın (üç sütunlu simgedir) ve gereksiz metriklerin işaretini kaldırın. Bunun yerine, "Zaman çizelgesi etiketleri" kategorisine gidin ve "Faturalandırılabilir "i seçin.
Bu basit grafik, her bir kişinin kaç faturalandırılabilir saat kaydettiğini görmenizi sağlar. Ancak, faturalandırılabilir kullanım oranının ne olduğu konusunda size fazla bir bağlam sunmaz. Bu grafiğe başka bir metrik ekleyelim: "Zaman çizelgeleri: zaman". Artık bir bakışta faturalandırılabilir saatlerin belirli bir kişi tarafından takip edilen tüm saatlere oranının ne olduğunu görebilirsiniz.
Şimdi, raporunuza tüm çalışanlar için faturalandırılabilir kullanım oranlarını hesaplamamızı sağlayacak bir tablo ekleyelim.
Varsayılan olarak, rapora eklenen yeni bir tablo projelere göre düzenlenir. Bu ayarı "gruplama "ya tıklayarak ve sürükle ve bırak düzenleyicisinde kişileri projelerle değiştirerek değiştirebilirsiniz. Günlere göre ayrılmış verileri görmeniz gerekmiyorsa, bunu gruplamadan güvenle kaldırabilirsiniz. Bu gruplamayı kaydetmek için "uygula "ya tıklayın.
Hazır başlamışken metriklere gidin ve gereksiz sütunların (rezervasyonlar, müsaitlik durumu, tatiller) işaretini kaldırın. Önerimiz, zaman çizelgesi etiketleri için bir sütun eklemektir: faturalandırılabilir. Şu anda tablonuz şu şekilde görünmelidir:
Temelde, daha önce oluşturduğumuz çubuk grafikte sahip olduğunuz bilgilerle aynı. Yüzde değeri olarak ifade edilen kullanım oranını tabloya eklemek harika olurdu. Bunu "metrikler", ardından "özel ekle" ve ardından "özel hesaplama alanı ekle" seçeneğine tıklayarak yapabilirsiniz. Faturalandırılabilir kullanım, her kuruluş zaman çizelgesi etiketleri kullanmadığı için Teamdeck'te varsayılan olarak hesaplanan bir metrik değildir, ancak bir kullanım formülü yazabilir ve özel bir metrik oluşturabiliriz.
Kullanım formülü aşağıdaki gibidir:
(Faturalandırılabilir saatler/Tüm zaman çizelgeleri)*100
"Kaydet ve uygula "ya tıklayın - raporunuzda yeni bir sütun göreceksiniz. Burada çalışanlarınızın kullanım oranlarını görebilirsiniz.
Bizim durumumuzda, çok yüksek faturalandırılabilir kullanıma sahip birkaç ekip üyesi var. Saatlerinin çoğunun müşteri işlerine gittiği açıktır. Öte yandan, kullanım oranı 0% olan bazı kaynaklarımız da var. İşleri faturalandırılabilir hizmetlerle ilgili olmayabilir, bu nedenle faturalandırılabilir saatler kaydetmelerini beklememeliyiz.
Tüm raporu daha da anlaşılır hale getirmek için yapabileceğimiz son bir şey de tablonun "toplam" satırındaki formülü değiştirmektir. Şu anda, tüm satırlardaki değerlerin toplamıdır. İlk iki sütun için kullanışlı olsa da, "Faturalandırılabilir kullanım" sütunu hakkında bize pek bir şey söylemiyor. Ortalama bir değer çok daha iyi olurdu. Neyse ki bunu kolayca hesaplayabiliriz. Bu hücreye tıklayın ve yazın:
= ortalama(iç içe(Grup: Kişiler, Özel formüller: Faturalandırılabilir kullanım))
Değişkenlerin adlarını yazmaya başladığınızda Teamdeck'in size öneriler vereceğini unutmayın. Sonucu görmek için enter tuşuna tıklayın. Artık ekibimiz için ortalama faturalandırılabilir kullanım oranının 53.05% olduğunu biliyoruz
Ekibinizin performansını izlemek, kuruluşunuzun yararına optimize edilebilecek alanları tespit etmek için harika bir fırsattır. Çalışanlarınız da kendi kullanımlarını takip etmenizi takdir edeceklerdir; ne de olsa fazla çalıştırılmak istemezler.
Teamdeck'in ekibiniz için yararlı bir araç olabileceğini düşünüyorsanız, kesinlikle deneyin. Yapabilirsin kendiniz bir test sürüşü için kaydolun veya Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarısı uzmanımız. Bu uygulamadan en iyi şekilde yararlanmanıza ve şirketinizin proje ve kaynak yönetimi süreçlerini önemli ölçüde iyileştirmenize yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.
Her 5 kişiden sadece 1'i (18%) kullanışlı bir zaman yönetimi yöntemine sahiptir. Zaman yönetimi stratejileri ve proje zaman yönetimi araçları, size verilen işleri sahip olduğunuz zaman içinde halletmenize yardımcı olur. Proje yöneticisi olarak çalışmak,...
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...