Bir proje yöneticisi veya ekip lideri olduğunuzda, projenizin maliyetlerini her zaman takip etmeniz gerekir. Projenizin dahili bir girişim veya dış paydaşlar tarafından desteklenen bir şey olması fark etmez: ne kadar maliyet oluşturduğunu bilmek, ekibinize daha iyi liderlik etmenize ve maliyet yönetimi planını potansiyel olarak iyileştirmenize olanak tanır.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
Bu blog yazısında, şunları yapacağız kullanarak proje giderlerini nasıl takip edeceğinizi gösterir. Teamdeck kaynak planlama yazılımı. Projede çalışan ekip üyelerinizin ürettiği maliyetlere odaklanacağız - böyle bir analiz, her bir saatin genel bütçeye dahil olduğu zaman ve malzeme esasına göre çalışan şirketler için özellikle yararlı olacaktır. Projeyle ilgili diğer maliyetler de elbette önemlidir, ancak bunların izlenmesi çok daha kolay olma eğilimindedir.
Başlangıç olarak, proje bütçe takibi için sağlam bir uygulama kullanmanın temel avantajlarını özetleyelim.
Proje maliyetlerini takip etmenin önemini anladığınızı söylemenin oldukça güvenli olduğunu düşünüyoruz. Mesele şu ki, birçok şirket hala proje bütçelerini kontrol etmek için modası geçmiş araçlara, özellikle de elektronik tablolara güveniyor. Özel bir bütçe takip sistemi kullanmanın proje planlama aracı, ister bir pazarlama proje yöneti̇m yazilimi veya Teamdeck gibi kaynak odaklı bir şirket size önemli bir avantaj sağlar.
Her şeyden önce, verilerin kesin ve güncel olması gerekir. Bütçeyi dikkatlice planladıktan sonra, her şeyin plana göre gidip gitmediğini söyleyebilmeniz gerekir. Elektronik tabloları doğru tutmak kolay değildir, özellikle de birden fazla ekip üyesinin çalışmalarını takip etmeniz gerektiğinde.
Onlardan zaman çizelgelerini doldurmalarını istemek yardımcı olacaktır, ancak özellikle ekibiniz hareket halindeyken çalışıyorsa (örneğin, etkinlik yönetimi) bu uygunsuz bir seçenek olabilir. Teamdeck, ekibinizle ilgili tek bir doğruluk kaynağıdır takımın iş yükü ve zaman çizelgeleri.
Tüm çalışanlar kaydedilen zaman girişlerini manuel olarak girebilir veya bir mobil zaman takip cihazıHangisi daha rahat hissettirirse. Proje yöneticileri, her bir ekip üyesinin projede ne kadar zaman harcadığına bağlı olarak proje maliyetlerini kolayca hesaplayabilir.
Proje maliyetlerini takip etmenin bir diğer önemli yönü de verileri hızlı bir şekilde derinlemesine inceleyebilmektir. Farklı ekipler tarafından üretilen giderleri araştırmak veya farklı haftaların nasıl karşılaştırıldığını değerlendirmek isteyebilirsiniz. Proje raporlama özelliklerine sahip uygulamalar, raporu yeniden tasarlamak için çok fazla zaman harcamadan bunu kolayca yapmanıza olanak tanır. Proje maliyet raporunuz her zaman orada ve her zaman günceldir, daha fazla analiz edilmeye veya diğer insanlarla paylaşılmaya hazırdır.
[/vc_column_text]
Yapmanız gereken ilk şey bir Teamdeck hesabı oluşturmaktır. Uygulamayı yedi gün boyunca ücretsiz olarak test edebilir ve bu süre zarfında güçlü proje raporları da dahil olmak üzere tüm özellikleri keşfedebilirsiniz. Buradan kaydolun.
Projelerinizin maliyetlerini analiz etmeye başlamadan önce, takip etmek için bazı verilere sahip olmanız gerekir. Yeni Teamdeck kullanıcıları için burada iki seçenek vardır:
Analiz etmek için bir miktar veriye sahip olduğunuzda, uygulamanın üst menüsüne gidip "raporlar "a tıklayabilirsiniz.
"Yeni bir rapor oluştur" seçeneğine tıkladığınızda, şablon raporlar arasından seçim yapabilir veya sıfırdan bir rapor oluşturabilirsiniz. Bu eğitimde boş bir raporla başlayacağız, bu nedenle "özel oluştur" seçeneğine tıklayın.
Not: adlı bir şablon Proje Bütçesi bir başlangıç yapmak istiyorsanız maliyet ve bütçe takibi için iyi bir alternatif olacaktır.
Artık proje raporunuza sahip olduğunuza göre, onu adlandırmanız ve tarih aralığını seçmeniz gerekir.
Hazır mısınız? Grafik ve tablolarınızı eklemeye başlayalım proje bütçe takibi Rapor.
Tahmini maliyetler ile gerçek maliyetlerin karşılaştırılması, proje maliyetleri izleme raporlarınızda bulunması gereken faydalı bir grafiktir. Teamdeck'te, ekibinizin rezervasyonlarını kullanarak tahminleri hesaplayabilir ve zaman çizelgelerini gerçek maliyetler olarak kullanabilirsiniz. Bu iki değer ile bir çizgi grafiği oluşturalım:
Bu grafiğe bakarak, zaman çizelgeleri çizgisinin bir noktada rezervasyonlar çizgisini geçtiğini ve o zamandan beri harcanan gerçek zamanın tahminlerden çok daha yüksek olduğunu görebiliriz. Projemizin bütçesinin daha derinlemesine analizi için iyi bir başlangıç.
Not: Gördüğünüz gibi, bu grafikte projelerden yalnızca biri görülebilmektedir. Çünkü bir filtre kullandık ve sadece bu projeyi analiz etmeye karar verdik:
Şimdi, kaynaklarımızın zaman çizelgelerine dayanarak projenin maliyetini hesaplayabileceğimiz bir tablo ekleyelim.
Raporunuza bir tablo ekleyerek başlayın. Varsayılan olarak birkaç sütuna sahip olacaktır, ancak zaman çizelgeleri hariç hepsini kaldırabilirsiniz. Şimdi iki yeni sütun eklememiz gerekiyor - biri işin saatlik maliyetini ("saatlik ücret") ve diğeri toplam maliyeti ("projenin maliyetleri") belirtmek için.
Her iki sütun da Teamdeck'te varsayılan olarak toplanmayan değerlerden oluşacaktır: ya manuel olarak girmemiz (saatlik ücretler) ya da otomatik bir hesaplama oluşturmamız (zaman ve saatlik maliyetleri çarpmak için) gerekir. "Metrikler" ve ardından "özel ekle" üzerine tıklayın.
Şimdi, üç farklı seçenek göreceksiniz - bunların nasıl çalıştığını hızlıca açıklayalım:
Şimdi sütunları ekleyelim!
İlk olarak, "özel değer sütunu ekle" seçeneğine tıklayın ve bir isim verin (bizim durumumuzda "saatlik ücret"). Ardından, burada depolanacak veri türünü seçin.
Bu sütunu kaydettiğinizde, raporunuzda görünmesi gerekir. Boş hücreye tıklayın ve ekibinizin çalışma saatinin değerini yazın. Tüm ekip üyelerinizin saat ücretleri farklı olduğu için burada tek bir değer bulamıyor musunuz? Endişelenmeyin! Bu senaryoyu birazdan ele alacağız.
Şimdilik, projenin toplam maliyeti için bir sütun ekleyelim. "Özel hesaplama alanı ekle" seçeneğine tıklayın ve aşağıdaki formülü kullanın:
Zaman çizelgeleri: Zaman / 60 * Özel değerler: Saatlik Ücret
İlk değeri neden 60'a bölmemiz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Nedeni basit: zaman çizelgeleri sistemimizde dakika olarak saklanır, bu nedenle saat olarak işlem görmeleri için onları 60'a bölmemiz gerekir.
Masanız hazır:
Proje üzerinde çalışan farklı saatlik maliyetlere sahip kaynaklarınız varsa ne olur?
Önceki paragraflarda olduğu gibi aynı tablo kurulumunu bırakabilirsiniz, ancak herkesin oranlarını belirtmeniz gerekir. Proje adının yanındaki oka tıklayarak kişi listesine erişin:
Şimdi, her bir kişinin oranını kendi satırındaki boş hücreye yazın. Hesaplanan alanın her bir çalışan tarafından oluşturulan maliyetlerle dolmaya başlayacağını göreceksiniz.
Elbette genel maliyetleri de görmek istersiniz. Belirli kaynakların tüm maliyetlerini toplamak için, "projenin maliyetleri" hücresine tıklamanız gerekir. toplam satırına gidin ve aşağıdaki formülü yazın:
=topla(iç içe(grup: Kişiler, Özel formüller: Proje maliyetleri))
Enter tuşuna tıklayın - son satırda artık her bir kişinin maliyetlerinin toplamı görüntülenecektir:
Teamdeck ayrıca, yalnızca aşağıdaki verileri analiz etmenize olanak tanır faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz saatler (nasıl yapılacağını okuyun faturalandırılabilir saatleri hesaplama). Kaynaklarınız tarafından kaydedilen her zaman girişi uygun şekilde kategorize edilebilir (sözde zaman çizelgesi etiketleri kullanılarak). Örneğin, faturalandırılabilir maliyetler oluşturmak için tek yapmanız gereken bir filtre girmektir:
Benzer şekilde, yalnızca faturalandırılamayan saatlere odaklanabilir ve sonuç olarak dahili maliyetleri hesaplayabilirsiniz.
Faturalandırılamayan faaliyetler için ne kadar para ödemeniz gerektiğini bilmek, hem proje bütçesi açısından hem de maliyet optimizasyonu kararları almanıza yardımcı olabilir. Gereksiz toplantılar.
Verilerdeki belirli eğilimleri sadece sayılara bakarak açıklayamayabilirsiniz. Bu nedenle raporunuza zaman çizelgesi açıklamaları için bir sütun ekleyebilirsiniz. Açıklamalar, çalışanlarınızın belirli bir zaman girişini kaydederken yaptıkları yorumlardır. Açıklamaya bakarak, örneğin belirli bir ekip üyesinin fazla mesai girişi yaptığında ne yaptığını tam olarak söyleyebilirsiniz.
Muhtemelen bütçe raporunuzu diğer insanlarla paylaşmak istiyorsunuz: müşteri, yöneticileriniz ve ekibiniz. Teamdeck ile raporunuza bir bağlantı oluşturabilir ve ilgili kişilere gönderebilirsiniz. Bu blog gönderisinde oluşturduğumuz raporla oynayın Burada.
Bu eğitimin projeleriniz için bir maliyet izleme raporu oluşturmanıza yardımcı olacağını umuyoruz. Bu blog yazısında ele almadığımız bazı maliyet raporlama ihtiyaçlarınız varsa, şunları yapmanızı öneririz Aniela ile bir görüşme planlayın. Ekibinizin ihtiyaçlarına mükemmel şekilde uyan otomatik güncellenen bir raporu nasıl oluşturabileceğinizi size göstermekten mutluluk duyacaktır.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.