Konceptet med fakturerbara timmar är definitivt bekant för företag som fakturerar sina kunder per timme. Programvarukonsultföretag och agenturer arbetar ofta på så kallad "tid och material"-basis. Det innebär att de måste spåra den tid som teammedlemmarna lägger på kundarbete och utfärda fakturor baserat på de spårade timmarna.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Alla timmar som anställda loggar är dock inte fakturerbara timmar. Att arbeta med förslag till potentiella kunder, delta i utbildningssessioner, delta i all-hands-möten - allt detta kan betraktas som icke-fakturerbara timmar. Som företagare vill du naturligtvis hålla koll på ditt teams arbete, och det finns mycket betydande fördelar med att beräkna fakturerbara och icke-fakturerbara timmar.
Varför ska du beräkna fakturerbara timmar och icke-fakturerbar tid?
Till att börja med kan du fakturera dina kunder korrekt genom att veta den exakta fördelningen av arbetade timmar. En annan fördel med att spåra tid som spenderas på olika aktiviteter är att du kan utvärdera ditt företags timpris och avgifter. Tar du ut för lite för att dina projekt ska vara lönsamma?
Om du vet hur mycket tid dina medarbetare lägger på fakturerbara och icke-fakturerbara uppgifter kan du hitta förbättringsområden inom organisationen. Om medarbetarna tillbringar många timmar i icke fakturerbara möten kanske du ska fokusera på att lära ut effektiv möteshantering. Insyn i ditt teams arbete Tidrapporter gör att du kan optimera företagets processer och förbättra resultatet.
Teamdeck är en Saas-programvara för resurshantering som hjälper företag att planera och mäta sina teams arbete. Dussintals byråer, programvaruhus och produktteam använder Teamdeck för som programvara för resursplanering, Ledighetshanteringssystem, eller bara bästa medarbetare programvara för tidsregistrering.
För att beräkna fakturerbara och icke-fakturerbara timmar med Teamdeck använder du de uppgifter som samlas in från dina anställdas tidrapporter.
Tidrapportering och beräkning av fakturerbara timmar med Teamdeck är enkelt och bekvämt. Teammedlemmar kan använda en realtids mobil tidmätare eller mata in sina tidrapporter manuellt.
Hur kommer man igång? Registrera dig för att få en 30-dagars GRATIS provperiod och testa appen. Planen för team som är större än två personer kostar $3.99 per teammedlem per månad, alla funktioner ingår. Teamdecks besättning hjälper dig med att gå ombord på ditt team sömlöst, och du får ditt företags konto igång inom en dag.
När du registrerar dig för Teamdeck får du tillgång till en robust rapporteringssvit där du kan skapa rapporter om projektstatus, projekt mallar för budgetrapporter, och mallar för lönerapporter för anställdaoch mycket mer. Det är också här du kan hålla reda på ditt teams fakturerbara timmar.
Innan vi går in på detaljer om din fakturerbara timrapport, låt oss förklara hur Teamdeck kan känna igen fakturerbara och icke-fakturerbara timmar.
När någon loggar in tid - manuellt eller via en start-stopp-tidrapportör - kan de lägga till taggar för tidrapporter till deras post. Dessa taggar är konfigurerbara på företagsnivå och kan t.ex. bestå av
I princip bör du definiera en tagg för varje kategori av arbetstid som du vill kunna analysera senare.
Teamdecks rapporter gör att du kan dela upp ditt teams spårade tid baserat på dessa taggar, inklusive fakturerbar och icke-fakturerbar tid. Låt oss se hur det fungerar.
[/vc_kolumn_text]
Logga in på Teamdeck, gå till rapporter och klicka på plus-ikonen i nedre högra hörnet för att skapa en ny rapport. Här kommer du att kunna välja en rapportmall. I det här blogginlägget visar vi dig hur du skapar en rapport för fakturerbara timmar från grunden, så klicka på "skapa anpassad".
Du kommer att se en tom rapport. Ge den ett namn och välj det datumintervall som du vill analysera.
Nu klickar vi på "Lägg till en tabell" för att ladda in data. Du kommer att se en standardtabell med alla ditt företags projekt och några fördefinierade kolumner. Du kan ta bort alla kolumner utom "tidrapporter". Du kan också filtrera den information som visas i tabellen, t.ex. så att du bara ser ett visst projekt. För tillfället låter vi dock alla vara kvar:
Du kommer att märka att det finns en liten pilikon bredvid varje projekt. Om du klickar på den kan du gå ner i tidrapporteringsdata. Som standard ser du namnen på de personer som arbetar med ett visst projekt och sedan dagar. Vi kan ändra dessa inställningar för att se fakturerbara och icke-fakturerbara timmar.
Klicka på ikonen "gruppering" i det övre högra hörnet av din tabell. Nu bör du kunna dra och släppa olika dimensioner av data. Säg att vi vill se fakturerbara timmar per projekt och sedan dela upp dem per vecka. Dra "tidrapportstaggar" och "veckor" till vänster i grupperingsredigeraren. Är du redo? Klicka på "tillämpa".
När du nu klickar på pilikonen bredvid varje projekt ser du en uppdelning av dina tidrapporttaggar, inklusive icke-fakturerbara och fakturerbara timmar.
När du har en rapport som visar ditt teams fakturerbara timmar i Teamdeck kan du enkelt beräkna hur mycket pengar du ska fakturera dina kunder. Allt du behöver göra är att lägga till ditt teams timpris i rapporten.
Lägg till två nya kolumner i din rapport. Börja med att klicka på "Metrics" och välj sedan "Add custom" och "Add custom values column". Ge den nya kolumnen ett namn (t.ex. rate) och välj datatypen valuta. En ny kolumn visas där du kan skriva in data på samma sätt som i kalkylbladets celler.
Du kan ange ett annat timpris för varje projekt eller till och med för varje teammedlem som arbetar inom dessa projekt. På bilden ser du att ett fast pris har angetts för hela projektet "Candy arcade app".
Nu är det dags att beräkna fakturavärdet baserat på antalet fakturerbara timmar och priset för en enda timmes arbete. Lägg till en ny kolumn genom att gå till "Metrics", men den här gången väljer du "Add custom" och "Add custom calculation field". Ge kolumnen ett namn (t.ex. kostnad), ange datatypen valuta och skriv följande formel:
(Tidrapporter: Tid/60) * Egna värden: Pris
Se till att dela tidrapporten med 60 eftersom data lagras i vårt system som minuter, inte timmar.
Där har du det! Din tabell bör nu visa det exakta priset för dina tjänster som du kan ange på fakturan:
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
En av de svåraste uppgifterna för företagare och resursansvariga är skiftplanering. Det kan vara ganska utmanande och tidskrävande att planera vem som ska arbeta när och med vad, baserat på deras personliga preferenser och...