Ibland väl behärskad strategier för tidshantering är inte tillräckligt. Men hur spårar man de anställdas timmar? Hur registrerar du de anställdas timmar? Använder du programvara för tidsregistrering av anställda och analysera rapporter? Har du ett Excel-ark eller en riktig papperstidtabell för att logga timmar? Eller kanske registrerar du inte alls den tid du lägger ner på olika projekt?
Artikeln innehåller:
På Teamdeck vet vi att effektiv hantering av tidrapporter ger fördelar för företaget självt, men är också till nytta för de anställda. Båda sidor tjänar på att processen är transparent och effektiv. I den här artikeln, lär du dig hur du skapar en kraftfull tidrapport med hjälp av Teamdecks rapporteringsfunktioner. Med hjälp av den här rapporten kan du beräkna löner, fakturera dina kunder och förstå produktivitetsmönstren inom ditt team.
Men innan vi visar hur man skapar en tidrapport, några ord om själva tidrapporterna. En tidrapport är en tabell med data som innehåller spårbara tider som en viss anställd har arbetat under en viss tidsperiod och/eller uppgift eller projekt för en viss kund. För att uppnå detta mål används många olika metoder för att registrera tidrapporter. Från ett papper, dedikerad programvara för tidtabeller, app för spårning av anställdas tid eller resursplanerare med funktioner för tidsspårning och rapporter om tidtabeller.
För att kunna skapa en grundläggande rapport baserad på teamets tidrapporter måste du ha tillgång till deras loggade timmar. Teamdeck erbjuder funktioner för tidsspårning (inklusive en mobil tidmätare), så att du kan skapa rapporter med hjälp av dina anställdas registrerade tidsdata.
Är du osäker på hur du registrerar tid med Teamdeck? Våra Kunskapsbas bör hjälpa.
Är du redo att börja bygga din tidrapport? Logga in på Teamdeck och gå till rapporteringsavsnittet - du hittar det i toppmenyn. Nu, när du klickar på Skapa en ny rapport, kommer du att få två alternativ:
Rapporteringsmallar är visserligen användbara och kan påskynda ditt arbete, men i den här artikeln lär du dig hur du skapar tidrapporter från grunden. Gå vidare och klicka på skapa anpassade.
Nu när du har genererat en tom rapport kan du enkelt mata den med data. Glöm inte att namnge den och välja ett lämpligt datumintervall (båda elementen kan redigeras när som helst).
Låt oss börja med att lägga till en ny tabell (klicka på Lägg till bord) med grundläggande information om ditt teams tid. Du kommer att märka att tidrapporterna redan finns med i den nya tabellen, tillsammans med bokningar, tillgänglighet och semesterdata. Om du bara vill analysera tidrapporteringsinformationen kan du ta bort de andra kolumnerna genom att klicka på papperskorgsikonen. Du kommer att få en tabell som är uppdelad i olika projekt.
Vill du se loggade timmar för en viss användare och anställd i ditt team? Ändra helt enkelt hur data i din tabell grupperas:
Titta på skärmen ovan. Beroende på dina behov kan du gruppera information efter personer, projekt, veckor och så vidare, allt för att du bättre ska kunna förstå ditt teams arbetsbelastning och teamets prestationer (mer om hantering av arbetsbelastning).
En sådan tabell kan användas som underlag för att beräkna de anställdas löner. Du kan också filtrera uppgifterna så att de t.ex. bara omfattar vissa projekt. En sådan rapport är sedan ett bra komplement till din kundfaktura om du tar betalt per timme.
Klicka på plusikonen i det nedre högra hörnet om du vill lägga till fler element i din rapport. Visualisera tidrapporteringen genom att skapa ett linjediagram eller ett stapeldiagram. Du kanske också vill kontrollera hur stor andel olika projekt utgör av teamets totala loggade tid. Här kan ett cirkeldiagram vara till hjälp:
Genom att analysera data med olika visualiseringsmetoder kan du få nya insikter - t.ex. att ett projekt tar 30% av ditt teams tid, trots att det knappast är lika lönsamt som andra saker som du har i pipeline.
Att ha tillgång till dina anställdas loggade timmar är definitivt värdefullt, men att borra ner dessa data kan visa sig vara ännu mer fördelaktigt. Efter att ha läst styckena ovan vet du hur du grupperar dina data i grundläggande kategorier (personer, projekt, tidsperioder). Nu är det dags att bli lite mer sofistikerad och införa anpassade kategorier som du kan skapa på egen hand. Dessa anpassade insikter kan genereras med hjälp av:
Vad är skillnaden mellan dessa två? Taggar för tidrapporter kan läggas till varje registrerad tidspost, så de beskriver själva de loggade timmarna. Vanliga exempel på taggar för tidrapporter är fakturerbara, icke fakturerbara och övertid men du kan lägga till egna taggar för att ge mer information i tidrapportsvyn. Anpassade fält, å andra sidan, beskriver antingen projekt eller personer.
De flesta av våra kunder använder det anpassade fältet "Job title" för att kunna gruppera sin personal i olika kategorier baserat på deras kompetens. Du kanske också vill gruppera dina projekt i olika "Client"-kategorier, särskilt om du arbetar med flera projekt för ett antal företag.
Du kan hantera både taggar och anpassade fält i inställningarna för din organisation.
Varför är det bra att ha anpassade kategorier som du kan gruppera alla dina data i?
Först och främst kan du skapa en vy som ger 100% mening för ditt företag. Du kan t.ex. jämföra tidrapporter från olika kontor i ditt företag.
Med taggar för tidrapporter kan du gå ner i data och övervaka en valfri kategori: du kan till exempel gruppera tidrapporter som taggats som övertid, fakturerbar eller till och med hemmakontorom en viss uppdelning är meningsfull för din organisation.
Vill du få ännu mer insikt i ditt teams tidrapporter? Du kan lägga till en kolumn som heter "Tidrapportsbeskrivning" för att importera varje tidrapports beskrivning till din rapport. Beskrivningar är kommentarer som görs av dina teammedlemmar när de loggar in sina tidrapporteringsposter. När du ser dessa beskrivningar kan du inse exakt vad som orsakade vissa trender i teamets tidrapporter.
Boka en konsultation med Teamdeck-experter. Vi hjälper dig att skapa även de mest sofistikerade rapporterna.
En av fördelarna med tidsspårning är att du kan hålla reda på dina anställdas övertid. Vi har redan nämnt att ett sätt att göra det med Teamdeck skulle vara att be dina anställda att använda en tidtabellstagg Övertid varje gång de jobbar övertid.
Men du kan också beräkna övertid utan att behöva förlita dig på korrekt taggning. Hur gör man då? Allt du behöver är antalet beräknade arbetstimmar (eller tillgängliga timmar) och, naturligtvis, antalet faktiska/loggade timmar.
Teamdeck hjälp med Övertidshantering och så vidare. Det gör att du kan lagra både tillgängliga timmar (som dina anställdas tillgänglighet samt beräknad arbetstid (bokningar). Med den här typen av data till ditt förfogande kan du skapa en exakt rapport om ditt teams övertid. Låt oss skapa den steg för steg.
Inom Lägg till anpassat beräkningsfält ändra dataformatet till Tid och ange följande formel: Tidrapporter: Tid - Bokningar: Tid. Klicka på Spara och tillämpa.
Oavsett om du väljer att använda taggen Övertid i tidrapporten som en markör för extra timmar eller om du själv beräknar kolumnen Övertid, kan du fortfarande gruppera uppgifterna på olika sätt för att bättre förstå vem och under vilka omständigheter som var tvungen att arbeta övertid.
Ett av de potentiella användningsfallen skulle kunna vara att gruppera tabellen efter befattning (det är ett anpassat fält) och sedan se vilka roller som har lagt extra timmar på arbete. På det här sättet kan du prognos personalresurser och rekryteringsbehov eller förbättra dina resursfördelning.
Om vi tittar på övertidsrapporten ovan kan vi förmodligen säga att det här företaget bör anställa fler marknadsföringsspecialister, eftersom de nuvarande anställda i den här rollen har mycket övertid.
När du har sparat en rapport i Teamdeck ligger den kvar i din instrumentpanel. Gå igenom din rapport regelbundet för att se nya mönster i data och upptäcka potentiella förbättringsområden.
Vill du dela med dig av dessa insikter till ditt team? Gör det direkt i appen genom att klicka på share. Du kan också exportera data eller skapa en länk till din rapport så att den blir tillgänglig för personer från externa organisationer, t.ex. dina kunder eller lönespecialister.
Det finns praktiskt taget ingen gräns för vad som kan göras och analyseras med Teamdeck-rapporter. Viktigast av allt är att rapporteringsfunktioner är tillgängliga för alla användare av appen. Oavsett om du har 15 eller 150 personer ombord, kommer du att använda robusta tidrapporter till din fördel.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...