Introduktion av nya medarbetare? Se till att de snabbt får grepp om den programvara som ditt team använder. Eftersom Teamdeck används dagligen av de flesta av våra kunders anställda är det viktigt att de förstår verktygets struktur så snart som möjligt.
Förenkla introduktionsprocessen på ditt företag genom att dela med dig av den här guiden till dina nyanställda. Du kan också ladda ner en pdf-version här och skicka det till ditt team. Denna artikel kommer också att vara till hjälp för dina befintliga anställda när ditt företag precis har börjat med Teamdeck.
Obs: Detta är en guide för användare med regelbundna behörigheter för teammedlemmar, anställda som kan se sitt schema, registrera tid och begära ledighet, men som inte kan hantera andra personer med Teamdeck.
Teamdeck.io är en programvara för resursplanering
Teamdeck är en komplett lösning för resurshantering. Det hjälper företag att planera arbetet för sina team, övervaka deras arbetsbelastning och analysera företagets resultat.
Vårt uppdrag är att göra företag mer effektiva samtidigt som vi ser till att medarbetarna trivs. Vi tror att detta kan göras med hjälp av optimal arbetsbelastning, öppenhet på arbetsplatsen och balans mellan arbete och fritid. Teamdeck är utformat för att främja alla tre aspekterna.
Ur medarbetarens synvinkel är Teamdeck ett verktyg för att:
- Kontrollera din arbetstid
- Planera din tillgänglighet på jobbet och din ledighet
- Få en bättre överblick över dina kommande arbetsuppgifter
- Förstå din personliga produktivitetsstil
- Effektivisera kommunikationen med dina chefer
Låt oss gå igenom Teamdecks funktioner, med början med kärnelementet i detta verktyg: en kalender där du kan planera och spåra din tid.
Men först måste du aktivera ditt konto för att kunna komma in.
En onboardingprocess för anställda med Teamdeck.io
Det börjar med ett e-postmeddelande med titeln Du är inbjuden till Teamdeck-arbetsytan. Det betyder att någon vill att du ska gå med i deras företags Teamdeck-konto.
Öppna e-postmeddelandet och klicka på komma igång knapp. Nästa steg är att skapa ditt Teamdeck-konto (om du är ny på Teamdeck) eller att logga in med dina befintliga inloggningsuppgifter. När du är inloggad kommer du att bli ombedd att klicka på acceptera inbjudanoch som ett resultat av detta gå med i ditt företags konto.
Hantera din kalender
När du går in på fliken Kalender (den finns i toppmenyn) ser du ditt namn och eventuellt namnen på dina teammedlemmar. Detta beror på ditt företags policy.
Bredvid varje namn finns det rader som betecknas med olika ikoner. Låt oss gå igenom dem en efter en:
Bokningar - här ser du dina bokningar, dvs. arbetsuppgifter. De kan läggas till och redigeras av dina chefer. Klicka på en bokning för att få mer information om dina kommande uppgifter.
Tidrapporter - Detta är utrymmet för dina registrerade tidsposter, den tid du har arbetat med ett visst projekt. Du kan lägga till, redigera eller ta bort poster från raden för tidrapporter. I nästa avsnitt av den här artikeln lär du dig mer om hur du spårar din tid med Teamdeck med hjälp av en mobil tidrapportering app.
Tillgänglighet - Antalet arbetstimmar som du är tillgänglig för en viss dag. Om du är heltidsanställd är den här raden inte redigerbar.
Semester - utrymmet för din personliga ledighet. All frånvaro, betald eller ej, kommer att visas här.
Bokningar jämfört med tillgänglighet (B/A) & Tidrapporter jämfört med tillgänglighet (T/A) - Dessa rader gör det lätt att upptäcka potentiell och faktisk övertid. När bokningar och tidrapporter överskrider din dagliga tillgänglighet blir B/A- och T/A-fälten röda.
Skapa en anpassad kalendervy
Du kan ändra vilken informationsnivå som visas i din Teamdeck-kalender. För att redigera din standardvy eller lägga till en ny klickar du på pennikonen i det övre vänstra hörnet av din kalender. Därefter kan du välja de element som du vill behålla i din kalendervy.
Du kan också välja att ändra din vy från personer till projekt: om du väljer det senare ser du en lista över projekt och bokningar med personnamn på dem.
Tidrapportering
Det finns två sätt att fylla i dina tidrapporter:
- Använd en mobil tidmätare för att hålla reda på din arbetstid. Välj ett projekt som du ska arbeta med, klicka på spela när du påbörjar dina uppgifter och stoppa timern när du är klar. Dina tidsregistreringar sparas automatiskt.
Teamdecks mobilapp är tillgänglig för Android och iOS enheter.
- Lägg till tidsposter manuellt. Gå till kalendern, välj ett datum i rutan Tidrapporter raden och klicka på den. Du får upp en låda där du kan ge mer information om din tidrapportering.
Begär ledigt
Teamdeck används för frånvarohantering av många företag. Det är praktiskt eftersom de anställda själva kan begära semester. Cheferna behöver bara godkänna eller avslå dessa förfrågningar: allt sker i appen, så det finns inget behov av e-posttrådar och så vidare.
Din frånvaro kommer att bekräftas av dina teamledare och uppmärksammas av personer som ansvarar för schemaläggning av resurser. Detta hjälper företag att eliminera schemakonflikter en gång för alla.
För att kunna begära ledigt måste du klicka på ett datum (eller en uppsättning datum) i din kalender (i Semester rad). Fyll sedan i ett förfrågningsformulär och vänta på ett systemmeddelande om statusen för din förfrågan.
TIPS: Om du vet vem som är ansvarig för dina semesterförfrågningar kan du välja den personen i rullgardinsmenyn. Annars kommer din begäran att tas emot av alla Teamdeck-användare med chef och Ägare behörigheter i din organisation.
Det finns mer att upptäcka
Nu när du känner till huvudfunktionerna i Teamdeck kan du utforska verktyget ytterligare. Det finns ytterligare två alternativ som vi kommer att gå igenom idag:
Hantera din dagliga tillgänglighet
Den här funktionen är vanligtvis reserverad för deltidsanställda och frilansare. Om du är heltidsanställd är chansen stor att du inte kommer att behöva använda den.
Den tillgänglighet På raden i din kalender kan du ange din dagliga tillgänglighet. Lägg till perioder då du är ledig för att arbeta. Du kan skapa flera tillgänglighetsperioder per dag. Har du ett fast schema? Dina tillgänglighetsperioder kan upprepas varje vecka.
Analysera ditt arbete
Rapporter gör att du kan göra en djupdykning i dina data. Du kan övervaka dina fakturerbara timmar eller jämföra bokningar med den faktiska tid som lagts ned på ett visst projekt för att bedöma dina uppskattningar.
Om du fakturerar ditt företag baserat på dina tidrapporter kan du enkelt beräkna hur mycket pengar det rör sig om i rapporterna.
Ta kontakt med oss!
Vårt kundtjänstteam svarar gärna på dina frågor om vår app. Du kan alltid skicka ett meddelande till oss i chatten.
