För ett par månader sedan publicerade en välkänd onlineplattform för projektledare - Project-Management. com - en artikel om de 10 främsta orsakerna till att projekt misslyckas. Om man bara läser igenom texten hittar man ingenting om projektomfattning. Men när du läser den noggrant kommer du att se att de faktorer som författaren beskriver i hög grad är kopplade till att definiera och kontrollera projektets omfattning.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Dåliga förberedelser ansågs vara den främsta orsaken till misslyckande, följt av otillräcklig dokumentation och spårning. Listan avslutas med ignorerar projektets varningssignaler. Vi nämner dessa eftersom det här blogginlägget är tänkt att hjälpa dig att minska eller eliminera dessa faror genom att effektivt hantera projektets omfattning.
Läs vidare för att se att scope management börjar med förberedelser och är oupplösligt kopplat till korrekt dokumentation och övervakning av projektets framsteg. Hur är det med projektets varningssignaler? Du kommer att se att en av de mer illavarslande tecknen är scope creep. Lyckligtvis kan framgångsrik scope management hjälpa dig att undvika det.
Låt oss börja med att definiera de viktigaste begreppen som vi kommer att använda i den här guiden:
Vad är omfattningen?
Som filosofer brukade säga: utan förståelse för de termer vi använder finns det ingen förståelse alls. Så, vad betyder "omfattning"?
Låt oss börja med den definition som ges av institutioner utanför projektledningskretsen - av Oxford Dictionary. Tack vare dem kan vi läsa om två betydelser av omfattning term. För det första är räckvidden bara en potential, en möjlighet, en resurskapacitet, en möjlighet att förändra, att uppnå, att göra något. Men den andra betydelsen är tillräckligt nära projektledningssamhället vilket gör det värt att citera. Omfattning är:
(...) det spektrum av saker som ett ämne, en organisation, en verksamhet etc. hanterar
(Oxford Dictionary)
När vi jämför definitionen ovan med den som representeras av välkänd bland projektledare institution kommer du att se sambandet.
Tack vare Association for Project Management får vi veta att "scope" avser samtliga resultat, utfall och fördelar samt det arbete som krävs för att leverera projekt. Man kan säga att det är det arbete och/eller de medarbetare med rätt kompetens som krävs för att uppfylla alla projektets krav (dvs. för att framgångsrikt leverera en produkt).
Värt att nämna för att undvika missförstånd. Denna betydelse är något vidare än att låta likartad - betydelsen produktomfattning. Produktomfattning - allmänt sett - beskriver egenskaper och funktioner hos en produkt eller tjänst. Medan:
Projektets omfattning är det arbete som måste utföras för att leverera en produkt i enlighet med produktens omfattning (nödvändiga funktioner och egenskaper)
(Wrike.com)
Med detta i åtanke, vad är projektomfångshantering? För Association for Project Management:
Scope management är den process genom vilken output, resultat och fördelar identifieras, definieras och kontrolleras. "Scope" är den term som används inom projektledning för att hänvisa till samtliga outputs, resultat och fördelar och det arbete som krävs för att producera dem.
(APM Body of Knowledge, 7:e upplagan)
Men i den äldre versionen, från PMBOK®-guiden, 6:e upplagan är projektstyrning den process som gör det möjligt för dig att säkerställa att projektet omfattar allt arbete som krävs, och bara det arbete som krävs.
För att uttrycka det enkelt kan Project Scope Management enligt den 7:e utgåvan tolkas som tid och steg (en process) för att förvärva och dokumentera kunskap om alla aspekter av projektet. Och resultatet av processen för projektomfångshantering är listan över allt som projektplanen ska innehålla (uppgifter och deluppgifter, budgetar, ansvarsområden etc.).
Men i den 6:e upplagan betonas nödvändigt arbete (och/eller rätt erfaren medarbetare), arbete som krävs av projektet. Från det sista perspektivet bör en projektledare fokusera på människor eller - som man borde säga - resurser som kan (tack vare sina färdigheter och erfarenheter) leverera projektet med förväntade krav inom förväntad tid.
I slutet av detta kapitel sammanfattar vi med ett citat från En guide till Project Management Body of Knowledge
Att hantera projektets omfattning handlar i första hand om att definiera och kontrollera vad som ingår och inte ingår i projektet.
(PMBOK® Guide, 7:e upplagan)
Vår konkurrent och även välkänt projekt programvara för resurshantering leverantören informerar på sin webbplats om vad som är resultatet och målet med processen för hantering av projektomfattning.
Projektomfångshantering är en process som hjälper till att fastställa och dokumentera listan över alla projektmål, uppgifter, leveranser, tidsfrister och budgetar(...).
(Kissflow.com)
Som vi ser är det en inventering av allt som projektplanen ska innehålla. Och Den största fördelen med projektomfångshantering är att den hjälper dig att leverera ett framgångsrikt projekt. Tack vare den här processen vet du vad som behöver göras (och vad som inte behöver göras), så att du kan leda ditt team med större tillförsikt.
Andra fördelar med denna process är bland annat:
Stegen nedan är baserade på PMBOK® (Project Management Body of Knowledge). Se till att ta del av deras instruktioner om du är ute efter en omfattande plan för scope management. Nedan hittar du en scope management-process som bör göra det möjligt för dig att implementera den för ditt kommande projekt.
Planering av scope management bör börja med att du förbereder dig i förväg. Redan innan du samlar in krav och utformar projektets omfattning ska du planera hur du ska gå tillväga. Identifiera de viktigaste, men framför allt alla intressenter och personer som kommer att ha något att säga till om när det gäller projektets omfattning.
Träffa ditt team och bestäm hur processen för att skapa omfattningen ska se ut. Det skulle vara bra om du också funderade på eventuella förändringar av projektets omfattning. I det här läget är det förstås inte troligt att du vet vad som kan förändras, men du kan bestämma vad som ska hända om förändringar inträffar.
Samla alla beslut du fattar här i scope management-planen. Det kommer att vara ditt vägledande dokument för att genomföra resten av processen.
Det är dags att samla in projektkrav: saker som måste göras för att du ska kunna uppnå dina projektmål. Det är inte så enkelt som att bara gå till din kund och fråga hur vill du att slutprodukten ska se ut och bete sig? Att samla in krav är en upptäcktsprocess, eftersom intressenterna kanske inte ens vet vilka funktioner som ska ingå i deras produkt (särskilt om du har till uppgift att leda ett projekt som rör programvaruutveckling). )
Visserligen har dina kunder kanske inte den exakta visionen av slutprodukten, men de är förmodligen medvetna om de affärsmål som projektet ska uppnå. Du kan skapa en serie workshops och intervjuer för att ta reda på användarnas behov och på så sätt fastställa kraven.
Ytterligare ett sätt att samla in datadrivna krav är att genomföra en serie tester med prototyper för att se vilka egenskaper och funktioner som får de mest positiva reaktionerna från målgruppen.
Du kan också göra en benchmarking för att jämföra dina potentiella krav med branschens bästa praxis.
När du har en lista med olika krav (egenskaper och funktioner, affärsmål, processer som behövs för att leverera en produkt, acceptanskriterier) kan du försöka definiera omfattningen. Tänk på att det oftast inte är alla delar som du inledningsvis samlar in som hamnar i det slutliga projektomfånget.
Att definiera projektets omfattning innebär att skapa ett så kallat scope statement-dokument. I ett scope statement dokumenterar du projektets omfattning som består av:
Detta steg hjälper dig att visualisera omfattningen bättre och bryta ner den i mindre delar. Arbetsfördelningsstrukturen är ett hierarkiskt ramverk av leveranser som motsvarar projektets resultat.
Traditionellt sett beskriver WBS vad och inte hurDärför bör du fokusera på leveranser istället för aktiviteter (t.ex, Betalning snarare än utforma/utveckla/testa betalningsvägen). Ett annat sätt att tänka på det är att WBS beskriver "vad kunden kommer att få", inte "vilka åtgärder som kommer att vidtas av projektgruppen". Vissa projektledare behandlar det dock mer som en uppdelning av uppgifter och deluppgifter, vilket också är ett användbart dokument.
Varför ska man överhuvudtaget bry sig om att skapa en WBS? Först och främst är det lättare att skapa ett schema när du ser leveranserna uppdelade i mindre bitar. Det är också lättare att skapa och fördela uppgifter när du har en WBS att luta dig mot.
Slutligen gör en sådan hierarkisk struktur att det går snabbare att förstå projektets omfattning, särskilt om man är en visuell tänkare. Är du osäker på om du identifierar dig som en sådan? Kolla in vår guide Sketchnoting för projektledare för att se hur du kan dra nytta av visuellt tänkande inom projektledning.
Du har en beskrivning av projektets omfattning och en WBS, så du vet vad som ska ingå i projektet. Nu måste du få intressenterna att validera och godkänna omfattningen. Granska den för att se om det finns några oklarheter och försök att slutföra den innan projektarbetet påbörjas. På så sätt kan du minska risken för att omfattningen kryper.
När projektet pågår måste du kontrollera omfattningen. Övervaka vad som har gjorts jämfört med vad som var tänkt att göras. Under den processen kommer du förmodligen att ha nytta av följande verktyg:
Jämför projektrapporter med omfattningen och projektledningsschemat för att se om tidslinjen, arbetsbelastningen, slutförda uppgifter etc. stämmer överens med dina uppskattningar.
Processen med att hantera omfattningen av ditt projekt kan verka komplicerad, särskilt med tanke på hur mycket förberedelser som krävs. Men när du väl ger det ett försök kommer du att se att de dokument som du skapar mycket tidigt i processen (scope management plan och project scope statement) kommer att hjälpa dig oerhört mycket längre fram och göra det möjligt för dig att leverera den produkt eller tjänst som ditt team arbetar med.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...