Det korta svaret är: ja, det borde du! En bra arbetsbeskrivning kan bespara dig mycket stress, tid och kostnader. Låter som något värt att prova, eller hur? I det här blogginlägget går vi igenom grunderna i att skriva en effektiv arbetsbeskrivning. Vi kommer också att gå igenom de viktigaste fördelarna med detta dokument. Men först ska vi ta en stund och förklara vad en arbetsbeskrivning är och vilken plats den har i projektledningsprocessen.
Vad är en arbetsbeskrivning inom projektledning?
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definierar projektets arbetsbeskrivning (Statement of Work) som en narrativ beskrivning av produkter, tjänster eller resultat som ska levereras av ett projekt (källa: PMBOK® Guide - femte upplagan).
I grund och botten är det ett dokument som beskriver olika aspekter av projektet, inklusive:
- mål,
- arbetets omfattning,
- schema och förfallodagar,
- standarder och definition av framgång,
- betalningsinformation.
Arbetsbeskrivningen måste undertecknas av alla projektintressenter och är ofta en del av ett projektkontrakt.
Du kanske undrar över skillnaden mellan en arbetsbeskrivning och arbetets omfattning. Det förstnämnda är namnet på det dokument som vanligtvis innehåller projektets omfattning. När vi säger "arbetets omfattning" syftar vi vanligtvis på det arbete som måste utföras för att leverera ett projekt. Att dokumentera omfattningen är en viktig del av ett effektivt hantering av projektomfattning. Det kan du göra genom att skapa en så kallad work breakdown structure (WBS) som gör det möjligt att visualisera omfattningen. Det kan också vara en bra idé att lägga till WBS i arbetsbeskrivningen.
De främsta fördelarna med att skapa en arbetsbeskrivning för projektledning
I början av det här blogginlägget nämnde vi att en bra arbetsbeskrivning kan spara dig en hel del nerver och pengar. Det gäller särskilt när du arbetar med externa intressenter och ditt projekt är ganska komplext. Att ha en enda källa till sanning om det arbete du ska och inte ska utföra kan vara en livräddare. Tack vare en arbetsbeskrivning kan du:
- Hantera förväntningar - ditt SOW bör tydligt beskriva vad som ingår i och inte ingår i projektets omfattning. Det är till hjälp för projektteamet, men gör det också möjligt för dig att hantera kundens förväntningar. När det finns transparens i projektetAlla parter vet vad de kan förvänta sig och när.
- Lösning schemakonflikter och andra konflikter - även om du tydligt definierar det arbete som ditt team ska utföra kan det ibland ändå uppstå tvister eller missförstånd. Arbetsbeskrivningen är till för att hjälpa dig att lösa dessa problem: när du är osäker, hänvisa till arbetsbeskrivningen! Det innebär förstås att din arbetsbeskrivning bör vara tillräckligt exakt och detaljerad för att vara till hjälp när du och kunden behöver klargöra vissa saker.
- Undvik att omfattningen kryper oklar omfattningDet är mer sannolikt att projektets omfattning växer okontrollerat när arbetet är dåligt definierat. Med en arbetsbeskrivning vet alla inblandade inte bara vad som behöver göras, utan också när det ska levereras och vad som är "slutprodukten". Naturligtvis bör det också finnas processer för ändringskontroll för att kunna göra justeringar i projektet.
[/vc_kolumn_text]
Vad bör du inkludera i en arbetsbeskrivning inom projektledning?
Det är viktigt att notera att projekten kan vara mycket olika, så beroende på vilken typ av projekt de levererar kan olika företag använda mycket olika arbetsbeskrivningar. Det finns dock vissa element som din arbetsbeskrivning vanligtvis kommer att innehålla. Låt oss gå igenom dem en efter en:
Sammanfattning av projektet
I inledningen av din arbetsbeskrivning kan du sammanfatta projektet och beskriva alla inblandade parter. Sammanfattningen av projektet är vanligtvis där du förklarar syftet med och visionen för projektet. Vad handlar det här projektet om? Vad är affärsmålet för att leverera det? Vilket problem kommer slutprodukten att lösa?
Om du förklarar dessa delar i början av ditt SOW hjälper du till att ange tonen för hela dokumentet och ger också en motivering till varför vissa leveranser ingår eller inte ingår i omfattningen.
Projektets omfattning
I den här delen av din arbetsbeskrivning försöker du besvara två frågor:
- Vad kommer att levereras?
- Vad kommer inte att levereras?
Detta avsnitt får naturligtvis inte vara alltför vagt, eftersom det kan leda till missförstånd. Å andra sidan kan det hända att du inte kan beskriva alla uppgifter i detta avsnitt. Om så är fallet är det okej. Det viktiga är att du på ett korrekt sätt återspeglar den omfattning som du och andra intressenter har kommit överens om.
Du kan gå från en mer allmän översikt över omfattningen till att lista särskilda steg och uppgifter som projektgruppen måste utföra. Glöm inte bort leveranserna, och var specifik när det gäller dem. Det är viktigt att undvika tvetydiga fraser som att ni ska leverera det ena eller det andra. Om du vill att din arbetsbeskrivning ska vara till hjälp i eventuella framtida förhandlingar med kunden bör den vara så tydlig som möjligt.
Det kan också vara en bra idé att inkludera ett negativt scope i din SOW. Vi talar om de delar av projektet som diskuterades med kunden eller som finns i konkurrenternas produkter, men som ni i slutändan kom överens om att inte ta med i omfattningen.
Tidsplan och milstolpar
När du beskriver olika steg i projektet kanske du vill inkludera milstolpar i projektet och förfallodatum också. Vissa projekt har fasta deadlines, medan andra inte har det, så du kan inte alltid ange den exakta tidsperioden för utförandet. Det är dock bra att åtminstone kommunicera olika faser av projektet i SOW och den ungefärliga tid som de bör ta.
Acceptanskriterier, definitioner av framgång
Vi har redan betonat att du måste använda ett exakt språk i arbetsbeskrivningen och presentera projektet på ett korrekt sätt. Detsamma gäller för standarder och acceptanskriterier som också bör ingå i din arbetsbeskrivning.
Tänk dig att ditt team arbetar med en mobilapplikation åt en kund. Det räcker inte att bara beskriva appens funktioner i SOW. Tänk om din app fungerar enligt specifikationerna på de flesta mobila enheter, men inte på alla? Om du och kunden inte är överens om en lista över de plattformar som appen är avsedd för skulle du få svårt att hävda att jobbet är slutfört på ett framgångsrikt sätt. Det är därför det är så viktigt att inkludera vissa branschspecifika standarder. För mjukvaruutvecklingsprojekt kan de omfatta detaljer om:
- testning (Hur kommer produkten att testas?),
- enheter, webbläsare, operativsystem.
- stilleståndstid för produkter och underhåll,
- säkerhetsstandarder etc.
Du kan också nämna kundens ansvarsområden i SOW-dokumentet - behöver de till exempel tillhandahålla några tillgångar?
Slutligen ska du notera projektets definition av framgång: hur förväntar sig kunden att ett framgångsrikt projekt ska se ut? Vem kommer att ha ansvaret för att avgöra om projektet är framgångsrikt?
Pris och betalningsvillkor
Information om budgeten är en väsentlig del av ditt SOW. Om du kan presentera kostnaderna för projektet ska du skriva ner dem. Om ni arbetar på löpande räkning eller om det finns något annat avtal, förklara villkoren tydligt. Glöm inte bort ytterligare kostnader för projektet: licensavgifter, utrustning, resor osv.
Betalningsplanen bör också anges i uppdragsbeskrivningen. När ska du förvänta dig betalningen? Finns det några delbetalningar? Som projektansvarig ligger det i ert intresse att inte lämna utrymme för tvivel i någon del av uppdragsbeskrivningen, och det här avsnittet är förstås inget undantag.
Har du samlat in alla uppgifter som behövs i din arbetsbeskrivning? Se till att alla inblandade parter känner till dokumentet och se till att det undertecknas.
Spara mycket pengar och krångel åt ditt företag med ett bra SOW i projekthanteringen
Vid det här laget förstår du värdet av en välskriven arbetsbeskrivning. Oavsett om du driver en boutique-byrå eller arbetar för en större organisation är det en användbar del av ditt teams projektledningsprocess. Dela vår guide med projektledare på ditt företag och uppmuntra dem att skapa SOW-dokument för olika projekt som de driver.
Här på Teamdeck-bloggen delar vi ofta guider för projektledning. Här är några stycken som du och dina lagkamrater kan ha nytta av:
- En guide till spårning av projektkostnader
- Allt du behöver veta om rapporter om projektstatus
- Tips för effektiv möteshantering
- och många fler!
