Processen med att introducera nyanställda får mycket uppmärksamhet från företagen. Välkomstgåvor, skattjakter eller personliga meddelanden från cheferna på C-nivå kan alla bidra till minnesvärda upplevelser för de nyanställda. Du kan hitta massor av värdefulla online-resurser för att skapa ditt företags egen onboardingpolicy för anställda. Se till att kolla in denna mall från Trello eller en guide från Workable.
Det finns dock en annan onboardingprocess som är extremt viktig för ditt företag, men som ändå diskuteras mycket mindre. Jag talar om att lägga till nya personer i ett projektteam. Oavsett om det handlar om nyanställda eller befintliga medarbetare kräver det särskild uppmärksamhet att ansluta sig till ett nytt projekt.
Uppgiften för introduktion av nya teammedlemmar är vanligtvis projektledarnas ansvar. Det är mycket som står på spel, och det börjar med medarbetarnas lycka. Personer som inte har välkomnats till gruppen på rätt sätt kan känna sig utanför och så småningom lämna företaget. Projektleveransen kan också vara i fara: utan en ordentlig introduktion kan dina nya medarbetare helt enkelt vara mindre effektiva på jobbet.
Lyckligtvis finns det några steg du kan ta för att snabbt få in nya medarbetare i projektgruppen. I den här artikeln går vi igenom dem en efter en.
Innan de kommer in på kontoret (eller i chattrummet) bör du redan ha gjort vissa förberedelser.
Huvudelementet är att du måste vara medveten om att någon är på väg att ansluta sig till ditt team (och vem den personen är). Det är relativt lätt att göra när du arbetar på en startup eller en mindre byrå. Utmaningen är att hålla reda på schemaläggningsbeslut när ditt företag arbetar med flera projekt samtidigt. A resurskalender kommer väl till pass när du vill hålla koll på ditt teams bokningar:
Teamdecks resurskalender gör det enkelt att kontrollera vem som har tilldelats ditt projekt. Gruppera din kalender efter projekt för att snabbt kunna bläddra bland bokningarna.
När du vet att någon kommer att ansluta sig till ditt projektteam ska du se till att även de befintliga teammedlemmarna informeras om detta. Du vill undvika besvärliga "du är här för att göra vad?"-samtal. Det kan också vara en bra idé att låta din kund veta att ytterligare en person kommer att ansluta sig till teamet. Det ligger ju trots allt i deras företags bästa intresse också.
När du förbereder dig för att ta in nya medarbetare i projektgruppen bör du också tänka på deras arbetsstationer. Oavsett om du arbetar på kontoret eller på distans bör du se till att alla har all nödvändig utrustning och tillgång till programvaran. Det kommer inte bara att få dem att känna sig mer välkomna, utan det bör också effektivisera onboardingprocessen.
Din nyaste teammedlem måste känna till resten av teamet, kunden och alla medarbetare som de kommer att interagera med regelbundet. Samtidigt bör ditt team och de externa intressenterna introduceras till den nya gruppmedlemmen och dennes roll i projektet. För att bryta isen kan du ordna en gemensam lunch eller spela ett spel. Att vara ett distribuerat team är ingen ursäkt här. Det finns gott om teambuilding-aktiviteter även för distansteam.
Det är också i introduktionsfasen som du kan presentera ditt teams organisationskultur och ert vanliga arbetsflöde. Om du arbetar som IT-projektledare är chansen stor att du kommer att följa en av de mest populära metoderna. Även om dina anställda kanske är bekanta med grunderna i Scrum eller Kanban, tenderar teamen att lägga till sin individuella stil i processen. Det är därför det är så viktigt att din nyaste teammedlem får se alla möten och ritualer i aktion. Att skugga andra personer och delta i mötena från början är en bra idé.
En sak till här: se till att nyanställda vet hur företaget fungerar.
Att förklara företagets policyer och visa runt på kontoret sköts vanligtvis av HR-teamet, men det ligger i ditt bästa intresse att dubbelkolla att en viss anställd känner till hur organisationen fungerar. Dela med dig av några insidertips och se till att de trivs på sin arbetsplats och bättre förstår din kultur och dina kärnvärden.
När du introducerar nya teammedlemmar i projektet kan du tänka på de vanliga sakerna du gör när projektet startar. Du måste samla in alla krav, förstå projektets omfattning och detaljer om dess budget eller tidsplan. Den nyaste medlemmen i ditt team måste känna till alla dessa detaljer för att kunna förstå projektet fullt ut.
Läs mer om onboarding av projekt här.
Om du arbetar med en person som precis har anställts på ditt företag måste du vara särskilt tydlig med dina förväntningar. Det första projektet på ett nytt företag är mycket viktigt, eftersom det sätter tonen för det framtida samarbetet, men också hjälper dig att förstå hur en viss person arbetar.
Claire Lew, VD och koncernchef för Känn ditt team säger:
En rekommendation är att utforma hur den nyanställdes första månad kommer att se ut projektmässigt. Vad kommer de att ansvara för och vad är det ideala resultatet? Du vill ha något som hjälper personen att bekanta sig med företaget, men som också ger en känsla av att ha åstadkommit något på samma gång.
I själva verket kan det första projektet lika gärna visa sig vara ett uppdrag med hög press och korta deadlines för en krävande kund. För att minska stressen och undvika missförstånd bör du sätta upp tydliga mål och regelbundet stämma av med din nyanställda. På så sätt kan du lösa eventuella utmaningar snabbare.
En annan aspekt av teamets arbetsflöde som du måste ta upp under introduktionen handlar om de verktyg som ni använder. Även om din nya medarbetare är bekant med en viss programvara måste du se till att de förstår just ditt teams arbetsflöde. Många appar som används av IT-team för att leverera projekt erbjuder resurser för nya användare. Slack visar hur man utför de vanligaste uppgifterna. Atlassian lär ut hur man använder deras produkter inom ramen för en omfattande Agile-kurs. På TeamdeckVi har nyligen publicerat en guide för nya teammedlemmar, du kan läsa den här här. Samla de mest relevanta resurserna om programvaran som ditt team använder och dela dem med nya personer som ansluter sig till teamet.
Vi hoppas att de här tipsen hjälper dig att välkomna nya medarbetare till dina projekt på ett smidigt sätt och att leda ditt team med större självförtroende. Du kanske vill skräddarsy dem efter din organisations behov och skapa ett formellt onboarding-program. Vi önskar dig lycka till!
Den avgörande betydelsen av att mäta teamlycka Forskare har länge undersökt sambandet mellan anställdas lycka och deras prestation på jobbet. Olika studier tyder på att lycka verkligen gör människor mer produktiva. Det direkta sambandet mellan arbetsmoral...
När du funderar på hur du kan förbättra ditt företags möjligheter att lyckas är medarbetarengagemang förmodligen inte det första du tänker på. I första hand vill du hellre fokusera på aspekter som prestation, motivation och kompetensutveckling. Det är ju trots allt...