A retrospectiva do scrum é uma reunião crucial no calendário da sua equipe. É uma chance de analisar o sprint anterior e "criar um plano de melhorias a serem implementadas durante o próximo sprint" (fonte: o Guia do Scrum). Se você quiser que sua equipe tenha um desempenho melhor e que os membros da equipe se sintam melhor em relação ao trabalho, a retrospectiva é a reunião na qual você deve se concentrar mais.
Como as retrospectivas acontecem regularmente (entre cada Sprint Review e Sprint Planning), você tem muitas oportunidades de inspirar os membros da equipe a compartilhar suas ideias de melhorias. A desvantagem de as retrospectivas acontecerem com frequência é que elas podem facilmente se transformar em reuniões rotineiras que as pessoas querem apenas assistir e sobreviver.
Se a sua equipe também foi afetada pelo cansaço da retrospectiva ou se você não vê resultados tangíveis nessas reuniões, esta postagem do blog será especialmente útil. Reunimos algumas ideias para renovar sua cerimônia de retrospectiva ágil e maximizar os benefícios para sua equipe.
Agite as partes usuais das retrospectivas ágeis
Não estamos reinventando a roda aqui. Uma retrospectiva scrum tem uma estrutura estabelecida que não precisa ser desmontada para tornar a reunião mais produtiva. No entanto, você pode alterar a maneira como costuma fazer certas partes da retrospectiva:
Obter feedback e coletar dados
A coleta de anotações de diferentes membros da equipe é uma parte essencial de uma retrospectiva do scrum. É provável que você esteja usando a mesma fórmula para coletar feedback há algum tempo. Pode ser uma tabela com iniciar, parar, continuar ou as colunas veleiro metáfora. Elas podem ter funcionado bem no início, mas, com o tempo, ficaram um pouco obsoletas.
Você pode renovar as coisas fazendo basicamente a mesma coisa, mas mudando ligeiramente a forma desse exercício. Ele parecerá novo e poderá inspirar sua equipe a criar novos itens:
- Colunas/gráficos - você pode se ater a isso (trocadilho intencional) como base de seu exercício, mas mude as categorias para aprendido, faltava, amava ou contente, furioso, triste. Essa mudança não é revolucionária, mas pode dar às pessoas uma nova perspectiva sobre o que elas querem dizer ou escrever em suas notas adesivas. Se quiser ser criativo, você pode usar os super-heróis e suas principais qualidades como categorias (Superman é superO Doutor Estranho é estranho, e o Batman pode ser ruim se você trocar apenas uma letra em seu apelido ;). O crédito pela abordagem dos super-heróis vai para Ralph van Roosmalen, da Avanços ágeis.
- Metáforas - se você gostar do exercício do barco a vela, mas sua equipe estiver um pouco cansada de usá-lo, você pode mudar para analogias semelhantes, mas ligeiramente diferentes. Experimente a balão de ar quente ou o caminhada na montanha.
Gerar percepções
O objetivo dessa etapa da retrospectiva é aprofundar os pontos levantados pela sua equipe. Você quer saber por que as coisas aconteceram dessa forma? Antes de se aprofundar nos itens selecionados, você precisa escolher os que requerem mais atenção. Essa decisão geralmente é tomada por meio de votação. No entanto, você pode encontrar maneiras diferentes de decidir sobre o assunto para o restante da sua retrospectiva ágil.
Uma das ideias para filtrar suas notas adesivas (ou notas virtuais, se você estiver realizando uma retrospectiva scrum para funcionários remotos) é colocá-las na parede.probabilidade vs. impacto gráfico. Desenhe um gráfico no qual o eixo x represente o impacto de uma determinada ação (se concluída com êxito) e o eixo y represente a probabilidade de que essa ação ocorra em primeiro lugar.
Em seguida, peça ao seu grupo para colocar todos os itens nos locais apropriados do gráfico. Depois de mapeados, você pode escolher os itens prioritários (alto impacto, alta probabilidade) e os que provavelmente não precisam ser discutidos (baixo impacto, baixa probabilidade). Esse exercício foi descrito por Retrospectivas divertidas.
Itens de ação
O desafio de criar itens de ação é fazer com que eles sejam mantidos. Se você percebeu que os itens de ação de retrospectivas anteriores foram rapidamente abandonados, deve alterar a maneira como os formula.
Pense na estrutura SMART. Seus itens de ação (e as metas que eles apoiam) devem ser:
- Específico
- Mensurável
- Realizável
- Relevante
- Com prazo determinado
Certifique-se de que seus participantes da retrospectiva sejam capazes de responder às seguintes perguntas sobre seus itens de ação:
- O que queremos realizar?
- Quais etapas são necessárias para concluir esse item?
- Como saberemos se isso foi realizado?
- Quando isso deve ser feito?
O que você também pode fazer em relação a esses itens de ação é aumentar sua visibilidade. Se possível, exiba-os em notas adesivas ou como tíquetes em seu software de gerenciamento de projetos. Itens de ação contínua (por exemplo, "Atualize suas planilhas de horas após cada dia") podem ser facilitados com lembretes automáticos no Slack (ou outra ferramenta que você usa para comunicação).
Introduzir novos elementos nas reuniões de retrospectiva ágil
As atividades a seguir podem se tornar parte de sua próxima retrospectiva ágil. Você não precisa introduzir todas elas, mas experimente pelo menos uma ou duas.
Lembre as pessoas do objetivo por trás de uma retrospectiva do scrum
As retrospectivas podem facilmente se transformar em um festival de reclamações sombrias. Você pode pensar que isso não é ruim: é uma ocasião para falar sobre as coisas ruins também. Isso é verdade, mas a reunião deve resultar em um conjunto de itens de ação que melhorará significativamente os processos da sua equipe. Se for apenas uma hora (ou três horas) de reclamações, é pouco provável que a melhoria aconteça.
Outro elemento vital de uma retrospectiva bem-sucedida é garantir que a reunião não tenha culpados. É claro que as pessoas são incentivadas a falar o que pensam, mas isso não significa que devam apontar culpados. Afinal de contas, o objetivo é apresentar ideias construtivas de melhoria. Isso nem sempre é fácil de conseguir, especialmente quando a retrospectiva do scrum é organizada após um incidente desagradável durante o sprint (interrupção do software ou conflito de equipe).
Como garantir que sua equipe tenha essas regras em mente? Você pode reiterá-las ao iniciar a retrospectiva ou pode usar lembretes visuais: pôsteres ou notas de rascunho que lembrem os membros da equipe sobre a natureza dessa reunião.
Talvez sua equipe se inspire nas palavras do Diretiva Principal:
Independentemente do que descobrirmos, entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor trabalho possível, considerando o que sabiam na época, suas habilidades e capacidades, os recursos disponíveis e a situação em questão.
Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review
Monitore o bem-estar da sua equipe no início da retrospectiva
Verificar como sua equipe se sente é útil para o facilitador da reunião, mas também é um excelente quebra-gelo no início da retrospectiva ágil.
Use um flipchart, um quadro branco ou notas adesivas para representar visualmente o humor das pessoas. Peça a elas que mostrem seus sentimentos com emojis ou crie uma escala na qual elas possam se posicionar. Isso o ajudará a ler a sala durante a retrospectiva. Se você coletar esse tipo de dados regularmente, poderá descobrir padrões interessantes.
Mudar o facilitador
Se você é a pessoa que sempre conduz as retrospectivas, as coisas podem ficar um pouco repetitivas para os participantes. Uma das ideias de retrospectiva que as equipes consideram eficazes é pedir a pessoas diferentes que facilitem pelo menos uma parte da reunião. Isso permite que outras pessoas se envolvam e se aprofundem um pouco mais na teoria por trás das retrospectivas. Seu novo facilitador pode ter ideias para exercícios durante a reunião que revigorem toda a equipe.
Utilizar métricas quantitativas
Como gerente de projeto ou líder de equipe, você tem acesso a relatórios repletos de informações valiosas sobre o desempenho da sua equipe. É uma boa ideia compartilhá-los com os participantes da retrospectiva. Eles aprenderão fatos importantes, e você pode basear toda a discussão em ambos: feedback qualitativo e dados quantitativos.
Que tipo de dados você pode usar?
- Gráfico de burndown do projeto: você pode encontrá-lo em sua ferramenta de gerenciamento de projetos (por exemplo, Jira)
- A comparação de horas planejadas e horas reais ou o relatório de horas extras: podem ser gerados no Teamdeck, sua solução de gerenciamento de recursos.
Use estas ideias de retrospectiva ágil para dar uma nova vida às reuniões de sua equipe
Esperamos que este guia lhe forneça ideias de retrospectiva que possam funcionar em seu projeto. Seja qual for a sua escolha, lembre-se de que, para fazer com que a sua equipe aceite as novas iniciativas, é melhor dar a ela informações sobre os objetivos dessas ações. Quando eles souberem por que você está fazendo isso, estarão mais propensos a acompanhar e talvez até a contribuir para o conjunto de ferramentas de retrospectiva com suas próprias ideias.
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