Como podemos ler abaixo, de acordo com o Institute of Business Forecasting and Planning, todas as decisões e ações são baseadas - não necessariamente de forma consciente - na previsão de recursos. Este artigo baseia-se nas experiências do Gerente de Escritório e do Chefe de Finanças.
O artigo contém:
- Uma comparação das definições de previsão de recursos humanos
- Relatório de previsão de utilização da equipe
- Análise de tendências e função útil do software de gerenciamento de recursos previsão de recursos
Juntamente com nossos convidados, Piotr e Iwona, quero mostrar a vocês que um planejador de recursos pode fornecer dados para aprofundar esse entendimento e, como resultado, fazer escolhas de previsão mais confiantes.
Iwona Marciniak - Gerente de escritório no Le Polish Bureau, o departamento técnico de uma renomada empresa de produção, a UNIT9.
Piotr Bandosz - Diretor de finanças e pessoal da Apptension, uma empresa de software criativo para 50 pessoas com sede em Poznań, Polônia.
Usando o histórico para prever o futuro - algumas palavras antes de falarmos sobre previsão de RH
"(...) quer você perceba ou não, praticamente todas as decisões e processos de negócios são baseados em uma previsão."
(Instituto de Planejamento e Previsão de Negócios)
Obviamente, é verdade que, sem o passado, não há futuro - falando de forma grandiosa. Mas, falando de forma mais clara, qualquer previsão - também na vida privada - baseia-se em uma mistura de dados (extraídos de sua própria experiência e fornecidos por colegas ou ferramentas de apoio) e imaginação.
A criação do futuro ou apenas a implementação de metas definidas e a superação de tarefas e desafios que surgirão no caminho para o sucesso sempre se baseiam e contêm elementos como dados e experiência que ajudam a resolver problemas e a escolher a direção certa.
(...) a previsão é a tentativa de prever resultados futuros com base em eventos passados e na percepção gerencial.
(WoltersKluwer.com)
Previsão - quer se trate de clima, comportamento humano ou animal, finanças, negócios ou apenas recursos humanos - é o processo de usar dados, percepções e experiência para fazer previsões e preparações para atender a uma necessidade específica ou a uma necessidade de negócios - para ser franco.
Como reunir os dados que apoiam as decisões de previsão de RH?
Do significado à ação - compreensão da previsão de RH
Tendo isso em mente, podemos prever o significado da previsão de RH.
A previsão de RH ou previsão de recursos humanos é o processo de determinar ou prever as necessidades de pessoal de uma empresa usando os dados existentes.
(the-definition.com)
Nesse sentido, a ênfase está em garantir um número suficiente e esperado de funcionários adequadamente qualificados - esperados do ponto de vista da empresa ou do negócio. E o objetivo é garantir a continuidade dos negócios, atendendo às necessidades da empresa apenas por causa de funcionários qualificados.
Esse significado é bastante próximo do planejamento de capacidade, um termo muito popular entre os gerentes de recursos e de projetos. Para eles, o planejamento de capacidade tem tudo a ver com manter o número certo de funcionários (devidamente treinados e qualificados) que possam concluir com êxito o projeto ou a tarefa.
Portanto, a previsão de recursos humanos é... prever a demanda e a oferta. Pode se referir a um número de trabalhadores, habilidades específicas esperadas ou equipamentos de escritório. Em RH, previsão significa:
avaliar o número de funcionários e calcular as habilidades, os equipamentos e os recursos necessários para atender às necessidades dos funcionários e atingir os objetivos da empresa.
(rovva.com)
Isso soa familiar quando comparamos as definições acima com as definições de programação de recursos ou mesmo de gerenciamento de recursos?
Resumindo este capítulo, a previsão de recursos humanos é um processo de previsão - com base em dados, necessidades da empresa e funcionários que trabalham atualmente para a empresa e seus indicadores de engajamento e produtividade - de quem deve ser empregado. Empregados em termos de domínio e força de trabalho. A previsão de recursos humanos tem como objetivo atender às demandas de projetos futuros. Em sua essência, é uma operação que requer o entendimento correto do que está acontecendo em sua empresa.
Relatório de previsão de utilização da equipe
Piotr é um dos usuários mais antigos do Teamdeck, tendo usado o aplicativo desde o lançamento da versão beta. Não é de se admirar que ele tenha desenvolvido alguns de seus favoritos quando se trata de automatizar o trabalho e extrair valor dos dados. Um de seus relatórios preferidos é uma previsão de produção de três meses.
Ele se baseia na disponibilidade futura da equipe, bem como nas reservas de projetos que já foram atribuídas.
DICA: Use um recurso chamado Adicionar campo de cálculo personalizado para criar a coluna Utilização.
Como chefe de finanças e pessoal, Piotr pode usar esse relatório para ambos os aspectos de seu trabalho. Ele tem uma visão geral sólida do pipeline de produção planejado do Apptension: se os valores de utilização forem menores do que o esperado, ele pode conversar com a equipe de vendas e verificar se há potencial para fechar mais negócios nas próximas semanas.
DICA: Você pode rotular diferentes tipos de reservas com etiquetas, por exemplo, "provisória" para reservas que ainda não foram confirmadas, mas algumas providências já foram tomadas.
Essa tabela simples também é uma boa ferramenta para a previsão de recursos humanos
Piotr pode analisar a utilização de determinadas pessoas ou departamentos. Dessa forma, ele sabe quais funções estarão em alta demanda em breve e pode planejar os processos de recrutamento de acordo.
DICA: Os campos personalizados funcionam como etiquetas para projetos e pessoas no Teamdeck. Eles facilitam a classificação de seus dados em categorias, por exemplo, departamentos. Iwona e Piotr adicionaram uma tag "job title" aos seus colegas de equipe para filtrá-los por habilidades.
Observando a tabela acima, você vê que, embora o departamento de criação como um todo pareça estar sendo razoavelmente utilizado nos próximos meses, a análise detalhada dos dados mostra que poderíamos precisar de ajuda com a redação, pois a Luisa tem muito o que fazer.
A previsão de três meses também é útil quando se trata de avaliar se uma determinada função será necessária por um período mais longo ou se é um trabalho curto mais adequado para um freelancer.
Previsão de recursos humanos com base em dados históricos
Iwona ressalta que o acesso a dados históricos também é extremamente útil quando se tenta otimizar futuros processos de contratação. A análise de dados dos últimos meses e anos permite identificar tendências nos dados e fazer previsões mais precisas. Por exemplo, certas habilidades acabaram sendo mais procuradas em determinados meses. Agora que a equipe é capaz de prever uma necessidade futura de recrutamento, o processo pode ser planejado com antecedência.
Se você não tiver dados suficientes para analisar os anos anteriores, a análise do histórico recente também pode ajudá-lo. O relatório de dados históricos é baseado nas planilhas de horas das pessoas e, como a própria Iwona admite, "levou cerca de 5 minutos para ser preparado".
Há três colunas no relatório da Iwona:
- categorias de funcionários com base em seus cargos, depois de expandir cada categoria, você poderá ver meses e, em seguida, pessoas (use o agrupamento para poder colocar os dados nessa ordem)
- planilhas de horas extraídas diretamente do Teamdeck - software de gerenciamento de recursos
- número de pessoas necessárias para entregar o número de horas registradas na segunda coluna
DICA: A coluna Pessoas é o chamado cálculo personalizado e a fórmula é a seguinte:
Pessoas = planilhas de horas / 60 / 168
Por que 168? Essa é a quantidade média de horas em um mês de trabalho. Esse número pode variar de país para país - use o valor que fizer mais sentido em seu caso.
Esse relatório é realmente esclarecedor quando você expande as linhas e compara a carga de trabalho por mês com o número de pessoas que você realmente tem a bordo.
O que você vê na imagem é um detalhamento das planilhas de horas por mês de uma equipe fictícia de UX. Há três pessoas a bordo e, na maior parte do tempo, é a quantidade certa para concluir o trabalho (o valor do Pessoas não exceda 3). No entanto, dezembro parece ter sido muito movimentado para a equipe de UX. Todos os membros da equipe registraram mais tempo do que o normal e o cálculo mostra que seriam necessárias mais de 3 pessoas (3,43 na verdade) para concluir esse trabalho dentro do prazo normal.
Pode ser que esse dezembro específico tenha sido extraordinariamente movimentado ou talvez seja um padrão emergente. De qualquer forma, você tem todos os motivos para observar o carga de trabalho de designers de UX de perto e planejar novas contratações, se necessário.
DICA: Os relatórios de timesheet também são uma excelente base para calcular a folha de pagamento de seus funcionários.
Desafios da previsão de RH e como responder a eles
Há vários fatores a serem considerados quando se trata de recurso de planejamento demanda nas agências. As coisas mudam rapidamente aqui, tanto em termos de novos projetos no pipeline de produção quanto das novas habilidades necessárias para realizá-los. É preciso decidir se você está procurando pessoas para fazer parte da sua equipe ou contribuir para projetos como freelancers. Depois, é claro, há o custo do processo de recrutamento em si.
E quanto às consequências de processos de contratação mal planejados? Agências com excesso de pessoal podem facilmente perder sua liquidez financeira, mas não ter recursos suficientes pode comprometer os próximos projetos ou prejudicar as relações com os clientes cuidadosamente elaboradas. Claramente, há muita coisa em jogo aqui.
Felizmente, há dados confiáveis sobre:
- projetos confirmados (ou basicamente confirmados - aguardando a finalização), sua duração estimada e as funções necessárias para entregá-los,
- disponibilidade futura de seus colegas de equipe,
- registros anteriores: planilhas de horas, utilizaçãoestimativas vs. fatos,
o ajudarão enormemente. A previsão de recursos humanos orientada por dados começa com a coleta dos insights apropriados, de preferência em tempo real. As análises apresentadas neste artigo foram capturadas pelo Teamdeck, um software feito sob medida para apoiar agências, empresas de software e startups em gerenciamento de recursos de projetos.
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