Naujo projekto vadovo darbo pradžia gali kelti stresą: nesvarbu, ar esate patyręs projektų vadovas, ar tik pradedantis savo karjerą projektų vadovas, greičiausiai susidursite su naujais iššūkiais. Gera žinia ta, kad gavote darbą, taigi naujasis darbdavys pasitiki jūsų projektų valdymo įgūdžiais. Atėjo laikas jums pasiruošti ir pradėti naują darbą tinkama koja. Parengėme keletą patarimų, kaip pasiruošti spindėti naujose pareigose.

Kaip pasiruošti naujam projektų valdymo darbui?

Yra dalykų, kuriuos galite padaryti prieš pirmąją darbo dieną. Pirmiausia susitvarkykite reikiamus dokumentus. Ar yra kokių nors dokumentų, kuriuos turite pristatyti naujosios įmonės personalo skyriui? Taip pat galbūt norėsite dar kartą pasitikrinti savo išmokas darbuotojams. Kartais jos pateikiamos su pasirenkamaisiais paketais, todėl geriau iš anksto juos apgalvoti.

Nepamirškite apie logistiką: vienas geriausių dalykų, kuriuos galite padaryti, kad išvengtumėte nereikalingo streso, yra suplanuoti ir išbandyti kelionę į darbą ir atgal. Įsitikinkite, kad turite aiškų supratimą apie naujojo biuro aprangos kodą, automobilių statymo tvarką, patekimą į pastatą ir pan. Skirkite laiko savo įrangos analizei. Jei dirbate biure, tikriausiai jūsų laukia darbo vieta. Tačiau dirbdami nuotoliniu būdu, galbūt būsite atsakingi už reikiamos techninės įrangos sukomplektavimą. Jei bet kuriuo metu per šį pasirengimo darbui laikotarpį jums kyla klausimų. Nedvejodami kreipkitės į naująjį darbdavį.

Vertingas žingsnis gali būti naujos įmonės tyrimas. Be abejo, tikriausiai jau šiek tiek pasidomėjote ruošdamiesi pokalbiui, todėl gerai žinote, ką ji veikia ir kaip organizuota. Dabar pats metas geriau suprasti įmonės kultūrą. Patikrinkite jų įmonės socialinės žiniasklaidos kanalus arba peržiūrėkite darbuotojų vadovą, jei jį jau gavote. Nepergalvokite! Ši užduotis turi padėti jums jaustis užtikrinčiau dėl artėjančio karjeros pokyčio, o ne priversti ieškoti kokių nors "raudonų vėliavėlių".

Galiausiai būtinai išnaudokite laiką tarp darbų, kad galėtumėte šiek tiek gyventi ir atsipalaiduoti. Nusipelnėte šio laisvo laiko: išnaudokite jį maksimaliai! Jūsų prioritetas turėtų būti atvykti į naująją darbovietę su daug teigiamos energijos, neprarasti miego ir stengtis pasiruošti darbui.

Sėkmingai dirbkite naujame darbe: Pirmąsias dienas

Naujų darbuotojų įdarbinimas yra svarbus procesas visose organizacijose. Jūsų naujasis darbdavys tikriausiai turi nustatytą tvarką ar net specialų kelią naujiems projektų vadovams, kurie prisijungia prie komandos. Išsami informacija apie projekto įtraukimas į projektą procesas kiekvienoje įmonėje skirsis. Vis dėlto vienas žingsnis neabejotinas: sužinosite daug naujos informacijos. Kad neapsikrautumėte, stenkitės aprėpti šiuos keturis aspektus, kai sisteminsite savo naujas žinias ir užduosite papildomus klausimus:

  • procesas
  • įrankiai
  • projektas (-ai)
  • klientas (-ai)

Panagrinėkime juos vieną po kito.

Procesas. Jei turite valdyti organizacijos projektus, turite žinoti visas nustatytas su projektais susijusias procedūras. Tikėtina, kad pagrindus jau aptarėte per įdarbinimo procesą ir žinote, pavyzdžiui, kokią projektų valdymo metodiką propaguoja jūsų naujoji įmonė. Paklauskite apie šablonus, ataskaitų teikimo įpročius, susitikimus (įskaitant "Scrum" susitikimai), bendravimo procedūros, projekto gyvavimo ciklas ir kt. Jūsų tikslas - valdyti projektą taip, kad jis būtų veiksmingas, bet kartu ir gerai pažįstamas jūsų komandai.

Žinoma, galėjote būti paskirtas asmeniu, atsakingu už naujų procesų kūrimą ir projektų valdymo kultūros formavimą konkrečioje įmonėje. Vis dėlto naudinga žinoti apie buvusius procesus, kad galėtumėte juos tobulinti.

Įrankiai. Dauguma projektų vadovų neįsivaizduoja savo darbo be prieigos prie programinės įrangos, kuri padeda organizuoti darbą ir informuoti komandos narius. Jums gali tekti išmokti naudotis nauju įrankiu, nebent naujoje įmonėje būtų naudojamos jums jau žinomos programos. Labiausiai tikėtina, kad turėsite reikalų su tokio tipo internetinėmis priemonėmis:

  • Projektų valdymo programinė įranga su Kanban lentomis, užduočių sąrašais, Gantto diagramomis ir projektais išteklių kalendoriai. Tokie įrankiai kaip "Jira", "Asana", "Trello" ar "Basecamp" yra populiarūs tarp projektų vadovų.
  • Projektų planavimo programinė įranga kuri padeda planuoti išteklius, darbuotojų darbo laiko stebėjimas, arba valdyti komandos narių užimtumą (atostogų valdymo sistema). "Teamdeck" yra tokios priemonės pavyzdys.
  • Bendravimo programinė įranga - tai paprastai pokalbių programa, kuria galite bendrauti su komanda ir klientais asinchroniškai (pvz., "Slack" arba "Skype"). Šiai kategorijai taip pat priklausytų telekonferencijų programinė įranga, pavyzdžiui, "Zoom" arba "Google Hangouts".

Taip pat žr: Produktyvumą didinančios "Slack" programos projektų vadovams

Jei vadovaujate programinės įrangos projektui, taip pat turėtumėte išsiaiškinti, kokius įrankius naudoja jūsų komanda (pvz., klaidų sekimo įrankius, kodo saugyklas, laidų kūrimo įrankius). Žinoti, kokias programas ir įrankius naudoja jūsų komandos nariai, taip pat labai svarbu labai specializuotose pramonės šakose, pavyzdžiui, statybų. Galbūt nemokate naudotis konkrečia programa, tačiau turėtumėte žinoti, ką ji veikia ir kas ja naudojasi. Dėl to galėsite efektyviai bendrauti su savo komanda.

Projektai. Paprastai, kai pradedate dirbti nauju projektų vadovu organizacijoje, taip nutinka todėl, kad yra projektas, kuriam reikia vadovo. Vienas pirmųjų jūsų prioritetų turėtų būti kuo daugiau apie jį sužinoti. Apimtis, tvarkaraštis, reikalavimai, biudžetas, rizika, priklausomybės: viskas, ko reikia norint pradėti darbą. Priklausomai nuo projekto etapo, gali tekti pasikalbėti ir su savo pirmtaku: gali būti, kad perimate projektą iš kito asmens. Pasiteiraukite apie ligšiolinę pažangą, kelyje iškilusias problemas, santykius su suinteresuotosiomis šalimis. Pasistenkite paskatinti atvirus atsakymus: saldžialiežuvavimas ilgainiui tik apsunkins jūsų darbą. Peržiūrėkite projekto dokumentus ir įvertinkite, ar jie yra atnaujinti ir išsamūs. Jei ne, pasiteiraukite apie elementus, dėl kurių nesate tikri.

Jei įmanoma, pasistenkite surinkti informacijos ir apie kitus savo įmonės projektus. Galbūt galėsite pastebėti tam tikrus dėsningumus ir atskleisti tobulinimo sritis ar riziką. Taip pat daugiau sužinosite apie savo komandos narius.

Klientai. Kiekvienas projektas turi suinteresuotųjų šalių. Nesvarbu, ar vadovaujate vidiniam projektui, ar jūsų įmonę pasamdė išorinis klientas, turite žinoti, kas tai yra. Viena iš svarbiausių projekto vadovo vaidmens dalių - užmegzti gerus santykius su suinteresuotosiomis šalimis. Tai nereiškia, kad turėtumėte būti "taip", priešingai: kai klientas pasitiki jūsų sprendimu, jam turėtų būti lengviau atkalbėti jį nuo to, kam jūs ir jūsų komanda nepritariate. Pažindami klientą, stenkitės daugiau sužinoti apie jo verslą. Projekto, kurį ketinate pradėti valdyti, tikslas, naudotojų bazė, bet kokie tyrimai, kuriuos jie atliko prieš pradėdami projektą: šios įžvalgos padės jums priimti geresnius sprendimus dėl projekto.

Susipažinkite su bendradarbiais

Kai pradedate naują projektų valdymo darbą, labai svarbu tinkamai prisistatyti. Turėtumėte prisiminti tris bendradarbių grupes:

Jūsų projekto komanda. Kaip tikriausiai įsivaizduojate, projekto vadovo santykiai su komanda yra labai svarbūs. Pirmiausia išsiaiškinkite, kas priklauso jūsų projekto komandai ir kokios jų funkcijos (tiek įmonės, tiek projekto lygmeniu). Aktyviai klausykitės jų įžvalgų: jie gali papasakoti apie projektą ar klientą dalykų, kurių nesužinosite iš žmonių, nedirbusių komandoje.

Skatinkite grįžtamąjį ryšį ir atvirą bendravimą. Kurti kultūrą projekto skaidrumas padės sukurti pasitikėjimą tarp jūsų ir jūsų komandos. Nuo pat pradžių pasistenkite aiškiai apibrėžti savo, kaip projekto vadovo, vaidmenį ir nustatykite tam tikras pagrindines taisykles. Tai padės jums išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra ir užkirsti kelią darbo vietų skaičiaus mažėjimas.

Jūsų vadovai. Susitikimas su viršininku yra neišvengiama (ir būtina) įdarbinimo proceso dalis. Vieną iš įdomesnių patarimų apie šiuos santykius pateikė Owenas Gadekenas, kuris rašė:

"Dabar tikriausiai klausiate: "O kaip dėl susitikimo su naujuoju viršininku?" Taip, tai visada svarbu, ir tikriausiai jau turėjote bent vieną susitikimą. Tačiau rekomenduoju sąmoningai atidėti visus tolesnius susitikimus, kol surinksite pakankamai informacijos, kad galėtumėte bent preliminariai įvertinti savo projektą; priešingu atveju galite susidurti su pažadų ar įsipareigojimų, kurių negalėsite įvykdyti, prisiėmimu. "

Šaltinis: Gadeken, O. C. (2009). Taigi jūs esate naujasis projektų vadovas: patarimai, kaip gerai pradėti darbą. Pranešimas, pristatytas PMI® pasauliniame kongrese 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Kiti bendradarbiai. Tikriausiai jums bus naudinga susipažinti su kuo daugiau kolegų, ypač jei jūsų organizacijoje dirba mažiau nei, tarkime, 500 žmonių (didelėse korporacijose ši užduotis gali būti neįmanoma). Galbūt net norėsite paprašyti savo komandos: "Ką turėčiau pažinti?" Jums, kaip projekto vadovui, gali tekti bendradarbiauti su žmogiškųjų išteklių komandomis, biurų vadovais, pardavimų, finansų ir kt. Žinodami, kas yra kas, atsidursite geroje padėtyje. Žinoma, taip pat turėtumėte susipažinti su kolegomis projektų vadovais ir, jei įmanoma, suraskite žmogų, kuris galėtų tapti jūsų mentoriumi.

Kas toliau? Sudarykite pirmųjų darbo savaičių planą

Tam tikru metu turėsite pradėti dirbti: daugelyje organizacijų tai bus praėjus vos kelioms dienoms po jūsų pristatymo organizacijai. Perėjimas nuo įsidarbinimo iki "tikrojo darbo" gali būti sudėtingas, nes iš to, kad jumis bus rūpinamasi, tapsite (greičiausiai) savarankiškas. Kaip turėtumėte įveikti šį sudėtingą laikotarpį?

Nustatyti išmatuojami tikslai ir prioritetai: tiek jūsų projekto komandai, tiek jums patiems. Toks sąrašas bus vertingiausias jūsų šaltinis, kai kils abejonių.

Dalytis lūkesčiais su savo komanda. Jūsų tiesioginiai pavaldiniai bus dėkingi, jei žinos, kokie yra jų tikslai ir pagrindinės pareigos. Kita vertus, jūs galėsite būti tikresni, kad jūsų strategija bus įgyvendinta.

Išsakykite savo susirūpinimą ir nuomonę, ypač kai jie susiję su projektų valdymo procesais. Be abejo, niekam nepatinka tas žmogus, kuris prisijungia prie komandos ir nuo pat pirmos dienos nori viską pakeisti 180 kartų. Tačiau kai ką galima pasakyti apie šviežias akis: galbūt tiesiog pastebėsite daugiau trūkumų ir tobulinimo sričių nei kiti. Kol bendrausite ramiai ir dalykiškai, problemų kilti neturėtų. Atminkite, kad galiausiai būtent jums teks susidurti su ydingų procesų ir metodų pasekmėmis. Tikriausiai geriau bendradarbiauti su kolegomis tobulinant konkrečias sritis.

Kaip išlikti organizuotam naujame projektų valdymo darbe?

Pateikiame keletą patarimų, kurie padės išlikti organizuotam per pirmąsias sudėtingas savaites naujame darbe:

  • užduoti klausimus ir papildomus klausimus,
  • užsirašyti (tai gali būti puiki proga imtis eskizų rašymas),
  • naudokite esamus šablonus arba pristatykite juos organizacijai ir komandai,
  • sudaryti susitikimų tvarkaraštį ir laikytis taisyklių. veiksmingi susitikimai.

Pirmosios kelios savaitės naujose pareigose gali būti sudėtingos. Vis dėlto, jei laikysitės mūsų rekomendacijų, turėtumėte gerai suprasti būsimas pareigas ir užduotis. Jei kyla abejonių, visada galite kreiptis į internetinius išteklius, skirtus ministrams pirmininkams. Mes reguliariai skelbiame naudingus vadovus projektų vadovams, todėl būtinai žymėkite "Teamdeck" tinklaraštį! O jei dar neišbandėte mūsų programos, užsiregistruokite ir sužinokite, apie ką kalba kiti PM.

Laikykitės savo projektų eigos su "Teamdeck" - išteklių planavimo programinė įranga pasirinko "Hill-Knowlton

Susiję pranešimai