Kai vadovaujate projektui, paprastai gerai žinote, ką jūsų komanda turi padaryti, kad atitiktų projekto reikalavimus. Tačiau ką daryti, jei klientas pasiūlo naują funkciją, kad ir nedidelę, kurią turėtumėte pradėti dirbti virš esamos projekto apimties?
Ką sužinosite iš šio straipsnio:
Kaip projektų vadovui jums tikriausiai pažįstamas toks scenarijus, nes projektai dažnai keičiasi dėl naudotojų atsiliepimų arba dinamiškų rinkos sąlygų. Tai natūralu ir gali duoti labai teigiamų rezultatų (pavyzdžiui, kokybiškesnį galutinį produktą). Tačiau bėda ta, kad dėl šių netikėtų pakeitimų projekto apimtis gali padidėti tiek, kad jūs labai menkai kontroliuosite projekto eigą.
Atidžiau pažvelkime į projekto apimties šliaužimą ir aptarkime, kaip su juo kovoti savo projektų valdymo karjeroje.
Pirmiausia, kokia yra projekto apimtis? Projektų valdyme apimtis suprantama kaip visos projekto užduotys, procesai, veiklos, reikalavimai ir rezultatai. Paprasčiau tariant, tai visi darbai, kurių reikia projektui užbaigti.
Projekto apimtis yra projekto planavimo dalis. Šio projekto valdymo ciklo etapo rezultatas yra projekto apimties ataskaita. Tai projekto apimties dokumentas (dar vadinamas "apimties pareiškimu" arba "technine užduotimi"), kuriame yra nustatytas tikslus kontrolinis sąrašas
Kai projekto apimtis yra nustatyta, ateina laikas etapui, vadinamam projekto apimties valdymo planu. Jame aprašomi visi su projekto įgyvendinimu susiję procesai ir jis tarnauja kaip gairės, kad projektas neviršytų nustatytų lūkesčių ir ribų.
Lengviausias būdas apibūdinti apimties šliaužimą yra pasakyti, kad tai yra pridėti funkcijų ir reikalavimų, kurie viršija sutartą projekto apimtį. Abi šio apibrėžimo dalys yra svarbios, nes projekto apimties keitimas ar išplėtimas nebūtinai yra tas pats, kas apimties šliaužimas.
Priešingai, projektų valdyme pokyčiai yra visiškai normalus dalykas. Kai dėl pakeitimų nesusitariama, apimtis šliaužia, o projekto reikalavimų didėjimas yra nekontroliuojamas.
PMBOK® vadove (5-asis leidimas) pateiktame apibrėžime teigiama, kad apimties šliaužimas yra nekontroliuojamas produkto ar projekto apimties didinimas, nesuderinus laiko, sąnaudų ir išteklių. Šiame aprašyme pabrėžiamas labai svarbus veiksnys, kuris turėtų padėti įsivaizduoti galimas apimties didėjimo pasekmes. Kalbu apie tai, kaip šios naujos projekto apimties funkcijos nepritaikytos prie terminų, išteklių ar biudžetų.. Tai iš esmės reiškia, kad bet kuris (arba visi) iš šių kintamųjų gali labai pakenkti ir sužlugdyti jūsų projektą.
Dabar, kai apibrėžėme apimties didėjimą, aptarkime pagrindines jo priežastis.
Tikėtina, kad apimties didėjimą lemia šių veiksnių derinys:
Prasta projekto apimtis. Paprastai tai yra pagrindinis veiksnys, lemiantis projekto apimties didėjimą. Kai projekto apimtis yra neaiški arba jos iš viso nėra, kaip galite ją kontroliuoti? Tačiau aiškios apimties deklaracijos turėjimas nėra galutinis šio iššūkio sprendimas. Turite patvirtinti apimtį ir pasirašyti ją su visomis projekto suinteresuotosiomis šalimis.
Dar viena problema gali kilti, kai reikalavimų nesuderinate su tinkamais savo komandos žmonėmis. Pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad kai kurie reikalavimai yra techniškai neįgyvendinami, net jei jų apimtis yra aiški, o klientas jiems pritarė. Todėl labai svarbu, kad:
Norite sužinoti daugiau apie šį procesą? Peržiūrėkite mūsų projekto apimties valdymo vadovas. Tai padės jums sėkmingai valdyti apimtį.
Tikėtina, kad apimties didėjimas gali įvykti ir tada, kai neturite nustatytos pakeitimų prašymų nagrinėjimo tvarkos. Arba galbūt nustatėte tam tikras pakeitimų kontrolės taisykles, bet suinteresuotosios šalys apie jas nežino. Kitame šio tinklaraščio skirsnyje plačiau pakalbėsime apie pakeitimų valdymą, kad jie nesugriautų jūsų projekto.
Viena iš mažiau tikėtinų apimties didėjimo priežasčių yra ta, kai jūsų komandos nariams klientas tiesiogiai daro įtaką, kad jie pridėtų naują funkciją arba išplėstų esamą. Tokį išorinį spaudimą projektų vadovams gali būti sunku pastebėti, ypač jei komandos nariai apie tai nepraneša skaidriai.
Dar vienas galimas pavojus - kai suinteresuotosios šalys nevienodai dalyvauja projekte. Įsivaizduokite situaciją, kai jūsų klientas reikalavimų rinkimo etape neskiria daug dėmesio projekto apimčiai. Galbūt jie yra užsiėmę kitais dalykais arba tiesiog nėra labai įsitraukę į projektą. Tačiau pamatę pirmuosius jūsų darbo rezultatus, jie staiga įsitraukia aktyviau ir ima siūlyti naujas funkcijas arba iš naujo apibrėžti projekto tikslus. Galite įsivaizduoti, kaip tai gali lengvai lemti apimties didėjimą.
Galiausiai reikia paminėti išorinius veiksnius, kurių dažnai negalite kontroliuoti. Sunku pasiruošti netikėtiems scenarijams, tačiau kaip projekto vadovas turėtumėte turėti parengtus nenumatytų atvejų planus. Jie padės jums valdyti pokyčius, net jei jie jus užklups netikėtai.
Kaip matote, yra daugybė galimų apimties didėjimo priežasčių - mūsų sąrašas tikrai nėra baigtinis. Reikia nepamiršti, kad apimties didėjimas taip pat atsiranda dėl įvairių veiksnių derinio. Todėl naudinga žinoti, kaip potencialiai galite apskritai išvengti apimties didėjimo.
Pirmiausia pasakysime, kad apimties pokyčių nereikėtų vengti bet kokia kaina. Jei dirbate judrioje aplinkoje, tikriausiai tikitės, kad pokyčių bus. Tai, ką norite sušvelninti, yra jūsų apimties nekontroliuojamo augimo rezultatas. Panagrinėkime keletą strategijų, kaip užkirsti kelią apimties didėjimui:
Kai kurie projektų vadovai gali manyti, kad "sukurti aiškią projekto apimtį" dažnai lengviau pasakyti, nei padaryti, ir jie turi teisę. Daugelio projektų, ypač inovacinių, atveju galite nebūti tikri, kaip atrodys galutinis produktas. Taip yra daugelio programinės įrangos kūrimo projektų atveju, kai pakeitimai dažnai atliekami atsižvelgiant į naudotojų atsiliepimus ir bandymus. Projektų komandos susiduria su dar vienu iššūkiu, kai nusprendžia naudoti pažangiausias technologijas arba eksperimentinius sprendimus.
Tačiau tai nereiškia, kad tokiais atvejais būtinai atsiras apimties šliaužimas. Vis dar galite padidinti savo galimybes sukurti pagrįstą apimtį, pradėdami nuo vadinamojo projekto atradimo etapo. Tai laikotarpis, per kurį galite tikrinti hipotezes, ginčyti prielaidas arba kurti prototipus. Visa tai tam, kad patvirtintumėte savo idėjas ir patikrintumėte, ar siūlomi sprendimai yra perspektyvūs.
Ką tik aptarėme keletą geriausios praktikos pavyzdžių, kaip išvengti apimties didėjimo, bet ką daryti, jei jau susiduriate su juo? Galbūt tai prasidėjo nuo iš pirmo žvilgsnio nereikšmingų pakeitimų prašymų, o gal suinteresuotosios šalys nuo pat projekto pradžios tikėjosi papildomų funkcijų. Suvaldyti apimties didėjimą įmanoma, todėl pateikiame keletą galimybių.
Visų pirma, apimties didėjimas gali nuvilti, tačiau dabar ne laikas tapti pasyviam ir pralaimėjusiam. Projektai, kurių apimtis didėja, vis tiek gali baigtis gerai.
Įsitikinkite, kad atidžiau išnagrinėjote visus prašymus atlikti pakeitimus ir atidžiai išanalizavote jų pasekmes. Įvertinkite, kaip pakeitimai paveiks projekto biudžetą ir terminus. Net jei jūsų komanda jau įgyvendino tam tikrą pakeitimą, vis tiek vertinga ištirti jo galimą poveikį likusiai projekto daliai.
Tai taip pat puikus metas atkreipti dėmesį į išteklių prognozavimas. Pakeitimų prašymai galėjo turėti įtakos ir šiam projekto aspektui. Ar turite pakankamai laisvų komandos narių šiam projektui įgyvendinti? Ar jums reikės samdyti / samdyti kitus žmones? Atsižvelkite į darbuotojų užimtumą ir komandos darbo krūvis atsižvelgti (skaitykite apie darbo krūvio valdymas). Nenorite per daug išnaudoti savo komandos narių ir galbūt net juos sudeginti dėl apimties didėjimo.
Dar viena strategija, kaip kovoti su apimties didėjimu, - panaikinti kai kurių pradinių reikalavimų apimtis. Jei jūsų projekto darbų sąrašas yra suskirstytas pagal prioritetus, turėtumėte sugebėti nustatyti elementus, kuriuos būtų galima pakeisti naujai pridėtais. Dėl to galite laimėti šiek tiek papildomo laiko ir išlaidų projektui įgyvendinti.
Kadangi pakeitimų prašymų vis daugėja, jūsų komanda gali būti šiek tiek sutrikusi dėl projekto lūkesčių. Tai savo ruožtu gali lemti, kad tam tikroms užduotims atlikti bus sugaištama dar daugiau laiko. Turėtumėte dar kartą patikrinti, ar kiekvienas komandos narys supranta naujus projekto reikalavimus.
Nepamirškite pažvelgti į bendrą projekto vaizdą. Tai taip pat turi įtakos apimties didėjimui. Galbūt dabar jums ir projekto suinteresuotosioms šalims būtų prasminga aptarti paprojekčio (-ių) sukūrimą arba MVP paleidimą? Vienas iš apimties didėjimo trūkumų yra tai, kad komandos praranda pagreitį, o projektai užtrunka ilgiau, nei tikėtasi. Projekto apimties dalies pateikimas kaip atskiros versijos gali padėti atgauti pagreitį ir padėti komandai jaustis labiau pasiekusiai savo tikslą. Šis metodas naudingas ir verslui: išleidus MVP (minimalų gyvybingą produktą) ankstyvuoju etapu, jūsų klientas gali išbandyti produktą ir sulaukti ankstyvos klientų sėkmės.
Galiausiai, net jei ir susiduriate su apimties didėjimu, vis tiek turėtumėte reguliariai stebėti savo projekto būklę. Projektų ataskaitos padės jums įvertinti komandos veiklą. ir apskaičiuoti didėjančios apimties poveikį.
Apimties išplitimas nėra retas reiškinys. Būdami projektų vadovais, beveik neabejotinai su juo susidursite tam tikru savo karjeros laikotarpiu. Pusė Projektų valdymo instituto apklaustų respondentų 2018 m. Apklausa "Profesijos pulsas per pastaruosius 12 mėnesių susidūrė su apimties didėjimu. 2020 m, naujesnis šios ataskaitos leidimas parodė, kad įmonės, kurių pajėgumai yra labiau subrendę, yra mažiau paveiktos apimties šliaužimo nei organizacijos, kurių brandumas yra žemas (nuo 30% iki 47%).
Šios įžvalgos nestebina, nes nors apimties didėjimas ir gali būti žalingas, jį galima valdyti, ypač gerai išmanantiems projektų vadovams ir vadovams. Tikimės, kad šis tinklaraščio įrašas padėjo jums atrasti būdų, kaip suvaldyti apimties didėjimą savo komandos labui.
Norite daugiau sužinoti apie projektų valdymą? Kodėl neparagavus kitų mūsų paskelbtų šaltinių projektų vadovams?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...