Un software di gestione delle risorse mostra chi sta lavorando a cosa, chi ha capacità disponibili e se le ore che hai pianificato corrispondono a quelle effettivamente registrate dal tuo team. I fogli di calcolo non bastano più quando devi pianificare più di una manciata di persone su diversi progetti: le prenotazioni si sovrappongono, le ferie vengono tralasciate e nessuno si fida più dei dati sull’utilizzo.
Abbiamo confrontato nove strumenti di gestione delle risorse utilizzati da agenzie, società di software, studi di consulenza e team di progetto nel 2026. Una nota sulla trasparenza: noi realizziamo Teamdeck, quindi è nella lista, ma descriviamo ogni strumento in base a ciò per cui è stato creato, compresi i casi in cui un altro strumento è più adatto.
Risposta veloce: il miglior software di gestione delle risorse in base al tipo di team
- Agenzie e team IT che vogliono pianificazione, fogli presenze e ferie in un unico calendario: Teamdeck
- Agenzie creative che vogliono una pianificazione visiva curata: Float
- Piccoli team che gestiscono la disponibilità di persone, sale e attrezzature: Resource Guru
- Aziende di servizi che prevedono ricavi e capacità con mesi di anticipo: Runn
- Team che hanno bisogno di un’opzione on-premise o di una pianificazione molto flessibile: Hub Planner
- Grandi studi di servizi professionali che hanno bisogno di un sistema PSA completo: Kantata
- Organizzazioni che hanno già standardizzato l’uso di Smartsheet: Smartsheet Resource Management
- Agenzie che vogliono gestire budget, risorse e fatturazione in un’unica piattaforma: Productive
- Team la cui esigenza principale è il monitoraggio delle ore e la fatturazione: Harvest (con Harvest Forecast)
Confronto tra strumenti di gestione delle risorse
| Strumento | Ideale per | Pianificazione delle risorse | Monitoraggio delle ore | Gestione delle ferie | Reportistica | Modello di prezzo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Teamdeck | Agenzie, società di software, studi di consulenza e team di progetto | Sì, calendario condiviso con indicazione della disponibilità | Sì, fogli presenze con approvazioni | Sì, approvazioni, indennità, richieste su Slack | Utilizzo, budget, assenze, buste paga | Per utente, a partire da 2 $ (Light) e 6 $ (Full) a persona al mese |
| Float | Agenzie creative e di marketing | Sì, calendario visivo | Sì | Permessi nel calendario | Report su capacità e progetti | Per persona inserita nel programma |
| Resource Guru | Prenotazione semplice di persone, sale e attrezzature | Sì, con gestione dei conflitti | Base | Sì | Report sull'utilizzo | Per persona |
| Runn | Previsioni di capacità e finanziarie | Sì | Sì | Tempo libero previsto dal piano | Previsioni, budget, utilizzo | Per persona |
| Hub Planner | Pianificazione flessibile, su cloud o in locale | Sì | Sì, fogli presenze | Sì, gestione delle ferie | Report personalizzabili | Per risorsa, con componenti aggiuntivi |
| Kantata | Grandi organizzazioni di servizi professionali | Sì, in base alle competenze | Sì | Tramite integrazioni o configurazione | Reportistica finanziaria e di portafoglio | Basato sui preventivi |
| Gestione delle risorse Smartsheet | Team che già utilizzano Smartsheet | Sì | Sì | Disponibilità e ferie nel calendario | Report sull'utilizzo e sul budget | Inclusi nei piani Smartsheet |
| Produttivo | Agenzie che vogliono un'unica piattaforma per la gestione dell'agenzia | Sì | Sì | Richieste di ferie | Report su redditività e budget | Per utente, in base al piano |
| Harvest + Harvest Forecast | Prima il monitoraggio delle ore e la fatturazione | Sì, in Forecast | Sì, nel prodotto base | Registrazione delle assenze | Report su ore, budget e fatture | Per postazione, Forecast viene fatturato separatamente |
I nomi delle funzionalità e i piani cambiano spesso. Controlla il sito web di ciascun fornitore per conoscere i prezzi attuali prima di decidere.
Come abbiamo valutato gli strumenti
Abbiamo esaminato le domande che un project manager, il titolare di un’agenzia o un responsabile operativo si pone prima di acquistare un software per la gestione delle risorse:
- Pianificazione: puoi assegnare le persone ai progetti in base alle ore o alla percentuale, vedere a colpo d’occhio i sovraccarichi e la capacità disponibile, e pianificare il lavoro provvisorio?
- Previsione vs. realtà: il tempo registrato è affiancato alla pianificazione, così puoi confrontare le ore assegnate con quelle effettive senza dover esportare i dati?
- Disponibilità: ferie, assenze per malattia e giorni festivi fanno parte dello stesso calendario, in modo che la capacità sia accurata?
- Reportistica: puoi generare report su utilizzo, quota fatturabile, budget di progetto e dati relativi alle buste paga senza usare un foglio di calcolo?
- Adozione: tutto il team lo aggiornerà davvero? Le app mobili, l’integrazione con Slack e il calendario contano più del numero di funzionalità.
- Costo: i prezzi sono prevedibili man mano che il team cresce, e paghi anche per chi registra solo le ore?
I 9 migliori strumenti per la gestione delle risorse nel 2026
1. Teamdeck: pianificazione delle risorse, fogli presenze e permessi in un unico calendario
Ideale per: agenzie, software house, società di consulenza e team di progetto che gestiscono il personale su più progetti.
Teamdeck riunisce prenotazioni, fogli presenze, disponibilità e ferie nello stesso calendario. I project manager prenotano le risorse per ore, vedono la disponibilità e gli sovraccarichi per persona e risolvono i conflitti prima che inizi la settimana. I membri del team registrano le ore in base alle loro prenotazioni, così le ore pianificate e quelle effettive provengono da un’unica fonte. Le richieste di ferie, le approvazioni e le indennità sono visibili accanto al lavoro di progetto, comprese le richieste inviate da Slack.
Punti di forza:
- Pianificazione delle risorse con capacità disponibile, avvisi di sovraprenotazione e milestone
- Fogli presenze e monitoraggio del tempo con approvazioni e confronto tra ore prenotate e ore registrate
- Gestione delle ferie con tipi di ferie personalizzati, indennità e richieste da Slack
- Report personalizzati su utilizzo, budget di progetto, assenze e buste paga
- App per iOS e Android, un'API e integrazioni
- Tutte le funzionalità in ogni piano: Full Member a 6 $ e Light Member a 2 $ a persona al mese, con uno sconto del 10% sull’abbonamento annuale. I Light Member pagano meno perché registrano le ore e compaiono nel calendario, ma non hanno accesso completo all’app.
Cose da tenere a mente: Teamdeck si concentra su persone, capacità e tempo. Se hai bisogno di bacheche delle attività, fatturazione o contabilità PSA completa nello stesso strumento, abbinalo al tuo software di gestione dei progetti o di contabilità.
2. Float: un calendario visivo del team per le agenzie
Ideale per: agenzie creative e di marketing che pianificano il personale settimana per settimana.
Float è noto per una visualizzazione del calendario chiara e veloce. I team assegnano il personale ai progetti, visualizzano la disponibilità, aggiungono le ferie e tengono traccia delle ore lavorate. È una scelta comune per gli studi di design e marketing.
Cose da verificare: confronta come funzionano le approvazioni delle ferie e i report pronti per il libro paga in relazione al tuo processo HR. Confrontiamo i due strumenti in dettaglio in Teamdeck vs Float.
3. Resource Guru: prenotazioni semplici per persone, sale e attrezzature
Ideale per: team di piccole e medie dimensioni che vogliono una prenotazione semplice, anche per risorse non umane.
Resource Guru punta su una pianificazione veloce con gestione dei conflitti, una lista d’attesa per i lavori non assegnati e la gestione delle ferie. È veloce da implementare.
Cose da verificare: di quanto monitoraggio del tempo e di quanta profondità nei report hai bisogno. Dai un’occhiata al nostro confronto su Resource Guru.
4. Runn: pianificazione della capacità con previsioni finanziarie
Ideale per: società di consulenza e aziende di servizi che prevedono ricavi, margini e fabbisogni di assunzioni con mesi di anticipo.
Runn combina la pianificazione delle risorse con i dati finanziari dei progetti, così puoi simulare progetti provvisori e vedere l’effetto sulla capacità e sui ricavi. I fogli presenze colmano il divario tra lavoro pianificato e lavoro effettivo.
Cose da verificare: se il tuo team ha bisogno di previsioni approfondite o di una routine più semplice di pianificazione giornaliera e fogli presenze.
5. Hub Planner: pianificazione flessibile, nel cloud o in locale
Ideale per: organizzazioni con regole di pianificazione specifiche o che devono ospitare il sistema sui propri server.
Hub Planner offre pianificazione delle risorse, fogli presenze, gestione delle ferie e reportistica, con estensioni da aggiungere secondo necessità.
Cose da verificare: quali funzionalità sono aggiuntive e come cambia il prezzo totale quando le attivi.
6. Kantata: una piattaforma di automazione dei servizi professionali
Ideale per: grandi società di consulenza e servizi professionali che hanno bisogno di gestire risorse, aspetti finanziari dei progetti e consegna in un unico sistema aziendale.
Kantata (precedentemente Mavenlink) copre la gestione delle risorse basata sulle competenze, la contabilità di progetto, il monitoraggio di tempi e spese e la reportistica del portafoglio.
Cose da verificare: tempi e costi di implementazione. Le piattaforme PSA aziendali di solito richiedono un progetto di implementazione dedicato.
7. Smartsheet Resource Management: gestione delle risorse all’interno dell’ecosistema Smartsheet
Ideale per: i team che gestiscono già progetti su Smartsheet.
Precedentemente noto come 10,000ft, Smartsheet Resource Management aggiunge la pianificazione del team, il monitoraggio dell’utilizzo e del budget ai progetti Smartsheet.
Cose da verificare: quanto si adatta bene se Smartsheet non è già il tuo strumento principale per i progetti.
8. Productive: una piattaforma all-in-one per la gestione delle agenzie
Ideale per: agenzie che vogliono gestire pipeline di vendita, budget, risorse, monitoraggio delle ore e fatturazione in un’unica piattaforma.
Productive collega la pianificazione ai budget e alla redditività, così i responsabili dell’agenzia possono vedere l’impatto finanziario delle decisioni relative al personale.
Da verificare: se vuoi sostituire diversi strumenti contemporaneamente o aggiungere la pianificazione delle risorse a quelli che già usi.
9. Harvest e Harvest Forecast: il monitoraggio del tempo al primo posto
Ideale per: team che hanno soprattutto bisogno di un monitoraggio accurato delle ore, delle spese e della fatturazione.
Harvest è un noto strumento di monitoraggio del tempo con funzionalità di fatturazione. Harvest Forecast, venduto separatamente, aggiunge una pianificazione del team.
Cose da verificare: la pianificazione e le ferie sono gestite in un secondo prodotto, quindi controlla come funzionano i report “pianificato vs effettivo” tra i due.
Come scegliere un software di gestione delle risorse
- Parti dalla decisione che vuoi prendere più velocemente. “Possiamo accettare questo progetto?”, “Chi è libero la prossima settimana?” e “Stiamo raggiungendo il 75% di utilizzo fatturabile?” richiedono report diversi.
- Inserisci le assenze nello stesso calendario del lavoro sui progetti. La capacità è accurata solo quando ferie, assenze per malattia e giorni festivi la riducono automaticamente.
- Confronta le ore pianificate con quelle effettive. Gli strumenti che tengono insieme le prenotazioni e i fogli presenze mostrano le discrepanze nelle stime senza bisogno di esportazioni.
- Controlla chi ha bisogno di una licenza a pagamento. I collaboratori esterni e chi registra solo le ore non dovrebbero costare quanto i project manager.
- Testa l’adozione con un team reale. Fai una prova di 2 settimane con un team, progetti reali e permessi reali, poi dai un’occhiata ai report.
Per un quadro più approfondito, leggi il Compendio sulla gestione delle risorse, la nostra guida gratuita alla pianificazione della capacità, all’utilizzo e alla programmazione delle risorse.
Software di gestione delle risorse vs software di gestione dei progetti
Gli strumenti di gestione dei progetti come Jira, Asana o Monday.com organizzano le attività: cosa va fatto, entro quando e a che punto è. Il software di gestione delle risorse organizza il tempo delle persone: chi è disponibile, quante ore sono state prenotate per ciascuno e se il team ha capacità per nuovo lavoro. La maggior parte dei team usa entrambi: le attività in uno strumento di gestione dei progetti, la capacità, il tempo e le ferie in uno strumento di gestione delle risorse.
Domande frequenti
Cos’è un software di gestione delle risorse?
Il software di gestione delle risorse ti aiuta a pianificare il tempo delle persone tra i vari progetti. Mostra impegni, disponibilità, ferie e ore registrate in un unico posto, così i manager possono assegnare il lavoro, evitare sovraccarichi e generare report sull’utilizzo.
Qual è la differenza tra pianificazione delle risorse e programmazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse guarda al futuro: avremo abbastanza persone con le competenze giuste nel prossimo trimestre? La programmazione delle risorse è il lavoro quotidiano di assegnare persone specifiche a progetti e date specifici. I buoni strumenti supportano entrambe le funzioni su un unico calendario.
Qual è il miglior software di gestione delle risorse per le agenzie?
Le agenzie di solito hanno bisogno di una pianificazione veloce, fogli presenze per le ore fatturabili e visibilità sulle ferie. Teamdeck, Float e Productive sono scelte comuni. Teamdeck riunisce pianificazione, fogli presenze e ferie in un unico calendario a un prezzo per utente.
Esiste un software gratuito per la gestione delle risorse?
La maggior parte degli strumenti offre una prova gratuita piuttosto che un piano gratuito per i team. Teamdeck offre una prova gratuita di 14 giorni con tutte le funzionalità e non serve una carta di credito per iniziare.
Come si misura l’utilizzo delle risorse?
L’utilizzo è la percentuale di ore disponibili dedicate al lavoro sul progetto: ore registrate (o prenotate) divise per le ore disponibili, al netto delle assenze. L’utilizzo fatturabile conta solo le ore fatturabili. Scopri di più su come misurare l’utilizzo delle risorse.
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