Organisasi di seluruh dunia menghadapi beberapa tantangan umum seperti alokasi sumber daya, manajemen beban kerja, atau perencanaan kapasitas. Keadaan menjadi semakin rumit ketika, karena pandemi virus corona, banyak perusahaan harus beralih ke pekerjaan jarak jauh.
Situasi ini merupakan ujian nyata bagi setiap perangkat perusahaanApakah Anda memiliki alat bantu yang tepat (aplikasi, template, prosedur) untuk mengelola pekerjaan tim Anda? Dalam banyak kasus, ternyata proses yang mereka andalkan (misalnya, menyimpan data tentang hari libur dalam spreadsheet Excel) tidak cukup kuat dan membutuhkan terlalu banyak usaha untuk mengelolanya.
Teamdeck adalah alat yang membantu perusahaan memecahkan masalah manajemen tim proyek masalah mengenai merencanakan pekerjaan, mengelola portofolio proyekdan menilai keseluruhan kinerja tim.
Baru-baru ini kami meminta klien kami untuk berbagi cerita dan memberi tahu kami tentang tantangan yang tidak lagi mereka hadapi karena Teamdeck. Dalam posting blog ini, kami akan mencantumkan beberapa masalah manajemen tim yang dapat Anda selesaikan dengan mengimplementasikan aplikasi kami di organisasi Anda.
Perusahaan menghadapi berbagai jenis konflik penjadwalan proyek. Ketika mereka mengelola beberapa proyek sekaligus, jadwal mereka bisa bentrok. Sumber konflik lain yang umum terjadi adalah menugaskan orang ke dalam proyek meskipun anggota tim ini memiliki waktu cuti yang direncanakan selama periode tersebut. Masalah lain akan muncul ketika jadwal proyek Anda tidak memperhitungkan keterbatasan (atau perubahan) ketersediaan karyawan paruh waktu atau pekerja lepas.
Memastikan Anda tidak perlu mengatasi konflik penjadwalan mengharuskan Anda untuk mengoordinasikan proyek dengan orang-orang dan ketersediaan mereka (jam kerja biasa, liburan yang direncanakan). Tidak mudah untuk menyulap semua faktor ini ketika Anda merencanakan pekerjaan menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak PM yang tidak memperhitungkan ketersediaan orang.
Inti dari Teamdeck adalah kalender sumber daya-satu-satunya sumber kebenaran mengenai beban kerja dan ketersediaan tim Anda. Hanya dengan melihat sekilas pada pemesanan, Anda bisa mengetahui siapa yang bisa mengerjakan lebih banyak tugas dan siapa yang sudah dibanjiri tugas. Anda juga bisa melihat rencana liburan setiap orang dan jam-jam yang tepat ketika anggota tim ini tersedia pada hari tertentu.
Buka kalender sumber daya Teamdeck untuk melihat pemesanan setiap anggota tim, jadwal, ketersediaan harian, dan liburan yang direncanakan.
Merencanakan proyek baru dan menyesuaikan jadwal yang sudah ada akan jauh lebih nyaman jika Anda memiliki akses ke semua informasi yang Anda butuhkan.
Teamdeck telah sepenuhnya mengubah cara kami menjadwalkan pekerjaan. Kami sekarang memiliki pandangan yang jelas tentang semua proyek dan kapasitas kami untuk pekerjaan baru.
Sam Menter, Mace & Menter
Mendefinisikan ruang lingkup proyek dan membuat Gantt Chart adalah satu hal, tetapi menyesuaikan jadwal ini dengan ketersediaan dan kapasitas tim Anda adalah langkah yang tidak bisa diabaikan jika Anda ingin menyelesaikan proyek dengan sukses. Teamdeck sangat bagus untuk menemukan orang-orang yang tersedia untuk bergabung dengan tim proyek baru Anda: Anda dapat membuat rencana tingkat tinggi proyek Anda dan mengelola tugas-tugas tertentu dalam perangkat lunak manajemen proyek pilihan Anda.
Dalam hal alokasi sumber daya, Teamdeck memudahkan untuk memilih orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Anda bisa memfilter daftar karyawan Anda berdasarkan kategori yang berbeda (keahlian, pengalaman, lokasi) untuk menemukan kelompok sumber daya yang optimal.
Mengidentifikasi orang yang dapat bergabung dengan tim proyek Anda sangat mudah dengan kategori khusus seperti jabatan atau tingkat pengalaman.
Menugaskan orang-orang ini ke proyek Anda juga mudah: Anda hanya perlu menambahkan pemesanan ke jadwal mereka. Tidak yakin apakah proyek tersebut pada akhirnya akan diberi lampu hijau? Anda juga bisa menambahkan pemesanan tentatif.
Perencanaan kasar sangat mudah dilakukan dengan Teamdeck. Efisien, sederhana, dan lurus.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Bayangkan Anda berada dalam bisnis pengembangan perangkat lunak. Semakin banyak aplikasi yang dibuat oleh tim Anda, semakin besar keuntungan yang didapat oleh perusahaan-Anda mungkin harus mencari proyek untuk semua orang dalam tim Anda. Pada saat yang sama, Anda harus memperhatikan beban kerja, karena kebahagiaan karyawan akan terpengaruh olehnya. Anggota tim yang terlalu banyak bekerja tidak akan merasa puas (atau produktif), kurang dimanfaatkan juga tidak bagus.
Anda dapat melihat bahwa perencanaan sumber daya adalah sebuah tindakan penyeimbangan: Anda harus memperhitungkan kebutuhan proyek Anda, kebutuhan kapasitas tim Anda, dan juga pastikan bahwa beban kerja tim disebarkan secara adil. Mengukur pemanfaatan sumber daya sangat membantu, karena memberikan gambaran besar mengenai beban kerja setiap orang, namun sulit untuk menghitungnya tanpa alat yang tepat.
Ketika Anda membuat akun, Anda mendapatkan akses ke rangkaian pelaporan yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan analisis tim yang mendalam, termasuk laporan pemanfaatan sumber daya.
Laporan Teamdeck memungkinkan Anda untuk membandingkan ketersediaan orang dengan pekerjaan terjadwal (pemesanan) dan beban kerja aktual (lembar waktu).
Anda dapat menganalisis pemanfaatan semua orang di perusahaan Anda atau melihat lebih dekat pada tim atau peran tertentu.
Salah satu klien kami berkata: Dengan menggunakan Teamdeck, kami tidak hanya mengetahui ketersediaan sumber daya, tetapi juga dapat melacak penggunaan tim dan jam kerja yang dapat ditagih vs yang tidak dapat ditagihyang merupakan peralihan yang baik untuk tantangan lain dalam daftar kami: melacak waktu.
Mungkin ada banyak alasan bagi Anda untuk memperkenalkan pelacakan waktu dalam organisasi Anda, tetapi motivasi yang penting adalah untuk menilai berapa banyak waktu tim Anda yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih. Mengapa Anda perlu menganalisisnya? Pertama, Anda mungkin dapat mengidentifikasi elemen-elemen yang tidak dapat ditagih dari pekerjaan sehari-hari tim Anda yang dapat dioptimalkan (banyak tim membuang banyak waktu untuk rapat yang tidak produktif). Kedua, hal ini dapat mendorong Anda untuk mendesain ulang kontrak Anda atau bahkan menyesuaikan model bisnis Anda dan, sebagai hasilnya, meningkatkan keuntungan bisnis Anda.
Sekali lagi, meskipun Anda bisa meminta karyawan Anda untuk mengisi lembar waktu kertas atau mencatat jam kerja mereka di spreadsheet Excel, akan jauh lebih nyaman bagi kedua belah pihak untuk menggunakan aplikasi khusus.
Dengan Teamdeck, sangat mudah untuk membedakan jam kerja yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih. Setiap entri waktu yang dicatat dapat memiliki serangkaian tag yang menandakan sifatnya (misalnya, dapat ditagih, bekerja dari rumah, lembur yang disetujui). Pelacakan waktu itu sendiri tidak merepotkan bagi karyawan, karena mereka dapat menggunakan pelacak waktu seluler.
Aplikasi pelacakan waktu seluler Teamdeck akan membantu karyawan Anda melacak pekerjaan mereka.
Berkat fitur pelaporan Teamdeck yang canggih, Anda bisa menghitung dengan tepat berapa banyak uang yang dihasilkan proyek Anda dalam periode tertentu berdasarkan jam kerja yang dapat ditagih dan upah tim Anda.
Sederhana, bersih, mudah digunakan dan memiliki harga yang wajar. Tidak sarat dengan fitur-fitur yang tidak dipedulikan oleh siapa pun. Ini adalah produk yang berfokus pada kebutuhan spesifik.
Gabriela, Bentuk-bentuk Ameeba
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...