Perusahaan biasanya melakukan banyak upaya untuk alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini akan menjadi sangat rumit ketika tim Anda berkembang, terutama ketika Anda harus menugaskan orang ke beberapa proyek yang terjadi pada saat yang bersamaan.

Artikel berisi:

Salah satu cara termudah untuk memeriksa apakah upaya alokasi Anda berhasil adalah dengan melacak pemanfaatan dan kapasitas sumber daya tim Anda. Sebelum kami memperkenalkan Anda pada berbagai metrik dan formula pemanfaatan sumber daya, kami ingin mendefinisikan pemanfaatan sumber daya dengan cara yang mudah dimengerti. Oleh karena itu, dalam artikel ini - seperti artikel lainnya - kami menyajikan perbandingan definisi, arti, dan istilah yang digunakan oleh manajer proyek.

Wawasan pemanfaatan karyawan atau sumber daya terkait dengan istilah "pemanfaatan berlebih" dan "pemanfaatan kurang". Keduanya harus Anda waspadai. Mengapa? Terlalu banyak pekerjaan atau tugas selama (multitasking) sebuah proyek tidak membuat proyek tersebut akan selesai sepenuhnya atau dengan fungsi yang sesuai dengan yang dipikirkan. Jadi, sebelum kita mulai, mari kita lihat kesimpulan Gartner dari penelitian tersebut Cara Menghindari Tim Proyek TI Anda yang Terlalu Banyak.Membebani orang secara berlebihan biasanya menjadi bumerang, mengurangi kinerja dan meningkatkan kesalahan. Penelitian Gartner menunjukkan bahwa tim dengan tingkat pemanfaatan yang lebih rendah dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memberikan nilai bisnis sebesar 30% atau lebih. Mengetahui hal ini, menutup dan mengawasi tingkat pemanfaatan sumber daya menjadi masuk akal.

Kinerja sumber daya dan keberhasilan proyek tergantung pada tingkat pemanfaatan tim

Peran pemanfaatan sumber daya dalam manajemen proyek

Di mana pemanfaatan sumber daya dalam proses manajemen proyek?

Mengutip definisi Project Management Institute (PMI), manajemen proyek dipahami sebagai penggunaan pengetahuan, kompetensi, keterampilan, perangkat, alat, perangkat lunak, proses, dan teknik tertentu untuk menghasilkan sesuatu yang "bernilai bagi manusia". Dapat dengan mudah diartikan bahwa manajemen proyek adalah tentang melakukan sesuatu dengan menggunakan apa yang kita miliki. Secara mental dan fisik.

Dan, jika kita ingin menyindir, kita dapat menggunakan ambiguitas frasa "nilai bagi masyarakat" dan mengatakan bahwa konsep proyek PMI yang diusulkan juga dapat berarti penciptaan gerakan sosial, termasuk gerakan politik atau agama.

Namun dibandingkan dengan definisi PMI yang disebutkan di atas, proposal Association for Project Management dapat dianggap lebih ketat. Definisi terakhir lebih menekankan pada kriteria yang tidak bias dan terukur, seperti waktu dan anggaran.

Dalam bisnis, keduanya - meskipun dapat dinegosiasikan - keduanya menerapkan kerangka kerja proyek tertentu. Baik itu tugas dari klien atau tugas yang diberikan direktur perusahaan kepada departemen pemasaran, tugas tersebut harus diselesaikan dalam kerangka waktu yang diharapkan atau, agar lebih nyata, kerangka waktu yang layak secara komersial dan menghasilkan laba atas investasi. Jadi, menurut APM: Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas. Jadi, berbeda dengan manajemen biasa, jika kita berbicara tentang proyek dalam manajemen proyek, masing-masing mengandung tuntutan seperti waktu dan anggaran untuk setiap proyek yang harus diselesaikan. Beberapa contoh sumber daya proyek (dengan beberapa persyaratan) ditunjukkan di bawah ini:

menyegarkan kembali posisi merek (termasuk distribusi materi BTL baru) dalam 12 bulan dengan anggaran $100.000

Dengan contoh-contoh di atas, kita dapat membayangkan betapa banyaknya jumlah langkah, tugas administratif, dan prosedur yang terlibat dalam setiap proyek. Berapa banyak orang - dengan keterampilan yang relevan - yang menjadi bagian dari setiap langkah tersebut?

Jadi, seperti yang dikatakan di atas, manajemen proyek adalah aplikasi dari proses. Atau kita bisa mengatakannya secara langsung: proyek adalah sebuah proses. Dan proses tersebut dinamakan siklus hidup manajemen proyek. Di internet bisa ditemukan penjabarannya menjadi 3, 4, 5, bahkan 6, dan 7 fase dari proses ini. Tetapi yang paling populer adalah milik PMI yang disebutkan di atas dan mengasumsikan 5 fase.

Pemanfaatan sumber daya adalah bagian dari manajemen kinerja tim dan karyawan

Seperti yang Anda lihat, setiap fase adalah sekelompok tugas, dan ada banyak masalah dan tantangan yang berbeda di balik setiap fase. Perlu juga ditambahkan - terutama bagi mereka yang berada di awal peran mereka sebagai manajer proyek - bahwa fase-fase ini tidak harus selalu diperlakukan secara kronologis. Beberapa elemen dapat dimulai lebih awal, sementara yang lain merupakan proses yang berkelanjutan selama proyek berlangsung (misalnya manajemen kinerja, atau - lebih tepatnya dalam kaitannya dengan topik artikel ini - pemanfaatan alat perencanaan sumber daya). Dan masing-masing dari mereka - dengan cara tertentu - dioptimalkan selama proses berlangsung. Penyamarataan sumber daya adalah teknik penting yang digunakan untuk menyeimbangkan alokasi sumber daya dan menghindari penggunaan yang berlebihan atau kurang selama siklus hidup proyek.

Kembali ke topik utama, di bagian mana dari proses siklus hidup PM yang penting untuk memanfaatkan sumber daya?

Dari 5 fase proses tersebut, pemanfaatan sumber daya dapat ditemukan pada fase ketiga. Sebagai bagian dari fase pengawasan dan pengendalian atau, lebih tepatnya, sebagai bagian dari manajemen kinerja.

Bagi para pemimpin, pemanfaatan sumber daya adalah metrik dan KPI yang paling berharga dan berguna dalam manajemen kinerja.

Metrik paling berharga dalam manajemen kinerja - pemanfaatan sumber daya dan alokasi sumber daya

Seperti yang kita ketahui, perencanaan sumber daya dan penjadwalan sumber daya sangat penting untuk memastikan rencana proyek berjalan lancar. Pemanfaatan sumber daya secara efisien adalah bagian lain dari teka-teki ini, atau - seperti yang ingin kami katakan - manajemen sumber daya. Sementara alokasi sumber daya mengacu pada - secara sederhana - menugaskan sumber daya yang terampil untuk suatu tugas, pemanfaatan sumber daya mengukur efektivitas dan waktu yang dihabiskan oleh sumber daya ini selama tugas yang ditugaskan (pekerjaan yang dapat ditagih atau strategis, jam/menit yang tidak dapat ditagih, jam/menit admin, dll).

Jika pemanfaatan sumber daya memiliki kerangka kerja yang kuat, manajer proyek menjadwalkan ulang sumber daya

Pemanfaatan sumber daya sesuai dengan indikator yang membantu manajer proyek dan manajer sumber daya untuk mengetahui bagaimana karyawan mereka menghabiskan waktu mereka selama proyek berlangsung. Berkat pengetahuan ini, mereka dapat membuat penilaian dan keputusan sumber daya yang jauh lebih efisien sehingga meningkatkan produktivitas dan profitabilitas. Pemanfaatan sumber daya mengukur produktivitas setiap karyawan dan/atau rumus tingkat pemanfaatan seluruh tim. Sistem ini memantau apakah karyawan Anda terlalu banyak atau kurang dimanfaatkan dan menentukan kebijakan manajemen beban kerja.

Untuk mengatakannya dengan lebih akurat, dari sudut pandang manajer proyek dan bisnis, tingkat pemanfaatan sumber daya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan persentase waktu karyawan yang tersedia yang digunakan untuk tugas atau proyek yang dapat ditagih. Tingkat pemanfaatan sumber daya menunjukkan seberapa banyak waktu tim Anda dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih, serta seberapa produktif setiap anggota tim. Perkiraan sumber daya membantu manajer proyek memprediksi kebutuhan sumber daya di masa depan berdasarkan metrik pemanfaatan saat ini.

Dengan kata lain, pemanfaatan sumber daya adalah metrik yang menunjukkan apakah seluruh tim Anda atau karyawan tertentu telah dipesan penuh. Hal ini mengacu pada proses perencanaan proyek dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia di perusahaan.

Misalnya, ketika Anda tahu bahwa seseorang sudah terlalu banyak bekerja dan memiliki terlalu banyak pekerjaan, Anda bisa mencari orang lain dengan keahlian yang sama yang cocok dengan proyek Anda. Metrik ini juga membantu mengidentifikasi orang-orang yang kurang dimanfaatkan, sehingga Anda dapat menugaskan proyek baru kepada mereka.

Bagaimana cara menghitung pemanfaatan sumber daya? 

Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan menelusuri opsi-opsi yang ada dan memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Teknik pengoptimalan sumber daya dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi penghitungan pemanfaatan sumber daya Anda.

Rumus pemanfaatan sumber daya yang umum adalah:

Tingkat pemanfaatan sumber daya = Waktu sibuk / Waktu yang tersedia

Nilai ini, yang dinyatakan dalam persen, menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu yang dihabiskan oleh tim Anda untuk bekerja.

Meskipun terdengar mudah, ada beberapa pertanyaan yang muncul ketika mencoba mengukur pemanfaatan sumber daya. Haruskah Anda mendasarkan perhitungan Anda pada waktu kerja aktual (lembar waktu) atau lebih tepatnya waktu kerja yang direncanakan? Bagaimana dengan hari libur dan cuti berbayar? Seberapa sering Anda harus melacak rencana pemanfaatan sumber daya tim Anda? Strategi alokasi sumber daya yang ditetapkan dengan baik dapat secara signifikan memengaruhi keakuratan penghitungan tingkat pemanfaatan sumber daya Anda.

Membuat tingkat pemanfaatan sumber daya dari proyek aktif untuk meningkatkan data produktivitas

Jawabannya adalah: tergantung. Ada begitu banyak variabel sehingga hampir tidak mungkin untuk merekomendasikan solusi yang baik secara universal. Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan menelusuri semua opsi dan memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Bandingkan pemesanan dengan ketersediaan tim Anda

Salah satu cara untuk mengukur pemanfaatan kapasitas sumber daya adalah dengan membandingkan ketersediaannya dengan jam kerja yang direncanakan.

Penjadwalan sumber daya yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa pemesanan sesuai dengan ketersediaan tim.

Pemanfaatan sumber daya = Jam kerja yang direncanakan (pemesanan) / Jam yang tersedia

Selama kegiatan manajemen proyek, tingkat pemanfaatan berubah

Keuntungan utama dari metode ini adalah jika skornya terlalu rendah, Anda masih dapat mengoptimalkan rencana Anda. Lihatlah jadwal Anda dan lihat apakah proyek Anda sudah direncanakan dengan benar. Rencana alokasi sumber daya yang komprehensif dapat membantu memastikan bahwa semua sumber daya digunakan secara efektif dan kesenjangan dapat diminimalkan. Mungkin beberapa orang memiliki kesenjangan dalam pemesanan mereka, atau Anda memiliki, misalnya, dua pengembang yang bekerja 4 jam/minggu untuk sebuah proyek ketika Anda dapat memiliki 1 orang yang bekerja penuh waktu untuk proyek tersebut?

Cari tahu bagaimana Anda dapat mengisi kekosongan dalam jadwal tim Anda. Mungkin Anda harus memulai proyek R&D atau memperkenalkan cuti inovasi? Hal ini tidak hanya akan membantu Anda menghindari hilangnya produktivitas, namun juga merupakan cara yang baik untuk membuat orang-orang tetap terlibat. Kurangnya pemanfaatan lebih membuat frustrasi karyawan Anda daripada yang mungkin Anda sadari.

Waspadai orang-orang yang memiliki terlalu banyak tugas. Ada risiko bahwa tugas mereka tidak akan selesai tepat waktu (ditambah lagi, Anda tidak ingin mereka kelelahan). Pemesanan mereka yang berlebihan mungkin menunjukkan bahwa Anda perlu merekrut anggota tim baru.

Terakhir, menghitung estimasi pemanfaatan sumber daya adalah cara mudah bagi tim penjualan Anda untuk melihat seberapa banyak ruang yang tersisa dalam pipeline produksi Anda. Dengan cara ini, Anda tidak akan kehilangan peluang bisnis (atau berkomitmen pada proyek yang pada dasarnya tidak dapat Anda selesaikan tepat waktu).

Secara keseluruhan, menganalisis skor pemanfaatan sumber daya berbasis pemesanan membantu Anda mengoptimalkan dan meningkatkan pemanfaatan dan alokasi sumber daya serta meramalkan kebutuhan penjualan atau perekrutan.

Bandingkan lembar waktu dengan ketersediaan tim Anda

Cara lain untuk mengukur sumber daya dan mencapai tingkat pemanfaatan yang optimal adalah dengan membandingkan jam kerja yang dicatat oleh tim Anda (lembar waktu) dengan jam kerja yang tersedia. Banyak orang percaya bahwa ini adalah satu-satunya cara yang tepat untuk menunjukkan cara menghitung pemanfaatan sumber daya, karena Anda beroperasi pada jam kerja yang sebenarnya, bukan hanya perkiraan. Pelacakan sumber daya sangat penting untuk memantau dan mencatat penggunaan sumber daya secara akurat dari waktu ke waktu.

Pemanfaatan sumber daya = Jam kerja yang tercatat / Jam kerja yang tersedia

Banyak orang percaya bahwa ini adalah satu-satunya cara untuk menunjukkan secara tepat bagaimana menghitung pemanfaatan sumber daya, karena Anda beroperasi pada jam kerja yang sebenarnya, bukan hanya perkiraan.

Karena ini adalah skor retrospektif, Anda biasanya tidak dapat membatalkan kerusakan meskipun skor Anda mengecewakan. Namun, hal ini membantu Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik di masa depan.

Rencana proyek yang baik berarti sumber daya yang digunakan dengan baik dan merupakan titik awal yang baik untuk proyek-proyek di masa depan

Data historis mengenai pemanfaatan sumber daya tim berbeda-beda dan dapat menjadi indikator yang baik untuk mengetahui apakah Anda perlu mempekerjakan orang tambahan (atau mencari tugas tambahan untuk anggota tim yang sudah ada). Anda juga dapat memeriksa seberapa produktif karyawan Anda.

Rekomendasi saya adalah menggunakan kedua metode untuk menghitung pemanfaatan sumber daya. Bandingkan penggunaan aktual (yang tercatat) dengan estimasi (berdasarkan pemesanan) dan analisis perbedaannya. Perbedaan tersebut dapat menunjukkan masalah dalam memperkirakan beban kerja atau masalah manajemen proyek. Periksa apakah ada orang atau proyek yang diulang melebihi atau di bawah nilai estimasi utilisasi mereka. Analisis semacam itu memungkinkan Anda untuk menemukan area perbaikan dan mengambil tindakan. Analisis pemanfaatan sumber daya membantu manajer proyek memahami pola dan membuat keputusan berdasarkan data untuk proyek-proyek di masa depan.

Bagaimana mendefinisikan "ketersediaan" dan mengapa hal ini penting bagi hasil pemanfaatan sumber daya? 

Sekarang setelah Anda mengetahui berbagai rumus untuk menghitung pemanfaatan sumber daya, sekarang saatnya untuk membuat hal-hal yang sedikit lebih rumit. Hingga saat ini, kita telah menggunakan istilah "jam yang tersedia". Namun, apa sebenarnya artinya? Haruskah Anda menganggap ketersediaan sebagai waktu di mana karyawan Anda berada di tempat kerja? Atau haruskah Anda memasukkan liburan dan hari libur bank juga?

Pada awalnya, Anda mungkin berpikir bahwa memasukkan waktu cuti dalam ketersediaan keseluruhan adalah hal yang berlawanan dengan intuisi, bagaimanapun juga, orang-orang jelas tidak tersedia kemudian. Namun, pertimbangkan bahwa Anda mungkin masih perlu memberikan kompensasi kepada karyawan Anda untuk periode ini jika Anda beroperasi dengan upah tetap.

Sebagai pemberi kerja, Anda mungkin ingin melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan oleh anggota tim Anda untuk bekerja dalam skema besar. Jika Anda memutuskan untuk memasukkan waktu cuti dalam perhitungan Anda, perlu diingat bahwa tingkat pemanfaatan sumber daya ideal tim Anda bisa jadi jauh lebih rendah selama bulan-bulan puncak liburan (Desember dan Agustus). Perencanaan ketersediaan sumber daya membantu memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang tepat yang tersedia saat dibutuhkan, bahkan selama masa liburan.

Beberapa perusahaan menggunakan 2080 sebagai jumlah jam kerja tetap (52 minggu * 40 jam). Perusahaan lainnya menghitung jumlah jam kerja aktual yang tersedia pada tahun tertentu. Jika Anda ingin melakukan pemfilteran yang lebih canggih (misalnya memasukkan jam liburan, tidak termasuk hari libur bank, dengan mempertimbangkan karyawan paruh waktu), Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya.

Pemanfaatan produktif dan pemanfaatan sumber daya yang dapat ditagih

Ketika definisi Anda tentang "jam kerja yang tersedia" sudah siap, Anda harus mempertimbangkan apa yang Anda sebut sebagai "jam kerja". Apakah Anda berbicara tentang semua jam yang dihabiskan karyawan Anda untuk melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan, misalnya membuat proyek internal? Atau mungkin jam yang mereka habiskan untuk mengerjakan sesuatu yang bisa Anda tagih ke klien Anda.

Anda bisa menghitung apa yang disebut "pemanfaatan produktif", yang mempertimbangkan semua jam sibuk, dan "pemanfaatan yang dapat ditagih". Yang kedua ini sangat berguna bagi agensi, konsultan, atau perusahaan perangkat lunak: perusahaan yang mengerjakan proyek untuk klien mereka. Dengan penggunaan yang dapat ditagih, Anda dapat mengukur berapa banyak waktu yang didedikasikan oleh karyawan Anda untuk pekerjaan yang benar-benar menghasilkan. Penagihan sumber daya sangat penting untuk melacak dan mengelola jam kerja yang dapat ditagih untuk proyek-proyek klien.

Mengukur pemanfaatan sumber daya secara real-time

Anda mungkin telah menetapkan rumus yang akan Anda gunakan untuk mengukur ketersediaan dan pemanfaatan sumber daya, namun Anda harus memperhitungkan data yang selalu berubah. Ketersediaan orang di masa depan berubah setiap kali mereka meminta cuti atau sakit, yang juga memengaruhi pemesanan Anda.

Ada banyak alasan untuk berpikir bahwa data Anda harus diperbarui secara teratur dan skor pemanfaatan tim Anda juga harus disesuaikan secara real-time. Cara termudah untuk tetap mengetahui hal ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya. Manajemen sumber daya secara real-time memungkinkan penyesuaian dinamis terhadap alokasi sumber daya berdasarkan data terkini. Kami telah membangun Teamdeck sebagai alat manajemen sumber daya yang dapat mengotomatiskan upaya Anda sehingga Anda dapat fokus pada tugas manajemen proyek.

Laporan pemanfaatan waktu nyata untuk manajer sumber daya

Bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya membantu pemanfaatan sumber daya?

Teamdeck menggunakan tiga jenis titik data untuk perhitungan Anda:

Lacak pemanfaatan sumber daya dengan Teamdeck

Dengan cara ini Anda dapat menghitung estimasi serta pemanfaatan tim yang sebenarnya dan kemudian membandingkannya. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan rangkaian pelaporan yang memungkinkan Anda memvisualisasikan data dan membagikannya kepada masing-masing anggota tim (atau klien). Alat manajemen sumber daya menyediakan fitur yang komprehensif untuk melacak, menganalisis, dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.

Mencari perangkat lunak yang membantu pemanfaatan sumber daya?

Pemanfaatan sumber daya yang efektif berkat Teamdeck.io

Posting terkait