Ide untuk Rapat Scrum Harian yang Efektif

Melakukan pertemuan Scrum Harian adalah tradisi yang diikuti oleh banyak tim. Beberapa dari mereka melihat hasil yang nyata dari pertemuan ini, sementara yang lain berjuang untuk menjaga momentum tetap berjalan. Mungkin Anda termasuk dalam salah satu kelompok tersebut atau mungkin Anda bahkan tidak menyelenggarakan pertemuan harian untuk tim Scrum Anda. Hari ini, kami akan mencoba menunjukkan kepada Anda cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk memulai atau meningkatkan Daily Scrum tim Anda.

Mari kita mulai dengan mengacu pada Panduan Scrumyang merupakan sumber informasi yang bagus tentang semua hal tentang Scrum, termasuk rapat Scrum. Mereka mendefinisikan Scrum harian sebagai "acara dengan waktu 15 menit untuk Tim Pengembangan. Scrum Harian diadakan setiap hari selama Sprint. Pada acara tersebut, Tim Pengembangan merencanakan pekerjaan untuk 24 jam ke depan."

Melihat definisi ini, rapat Daily Scrum tampaknya cukup mudah. Akan tetapi, detail-detail kecil dapat menggagalkan rapat tim Anda dan mengubahnya menjadi pembaruan status yang tidak produktif. Untuk membahas hal ini, kita akan mulai dengan merangkum tujuan dari rapat harian ini.

Mencari lebih banyak kiat ahli tentang manajemen proyek? Lihatlah Daftar periksa perencanaan sprint GRATIS sekarang!

Apa tujuan dari Rapat Scrum Harian?

Daily Scrum adalah kesempatan bagi tim Anda untuk:

• Memeriksa kemajuan menuju tujuan Sprint. Hal tersebut harus menjadi penekanan dari standup tim Anda: di mana posisi kita dalam kaitannya dengan tujuan Sprint saat ini?
• Sinkronisasi aktivitas dan rencanakan 24 jam ke depan. Perhatikan hal itu, karena Anda akan segera melihat bahwa tujuan rapat Daily Scrum ini sering kali diabaikan dan orang-orang malah fokus pada pekerjaan yang sudah dilakukan.
• Mengidentifikasi hambatan yang dapat menghentikan kemajuan pekerjaan. Di atas kertas, sangat bagus jika anggota tim mendapatkan kesempatan untuk meninjau kembali masalah setiap hari. Hal ini memberikan setiap orang kesempatan untuk mengatasinya sebelum masalah tersebut meningkat. Pada kenyataannya, beberapa tim, sayangnya, cenderung mengabaikan bagian dari pertemuan Daily Scrum ini.
• Singkirkan rapat-rapat lain. Ketika Anda membuat rencana untuk 24 jam ke depan dalam 15 menit, Anda akan menghemat banyak waktu rapat. Pastikan untuk memeriksa panduan kami untuk manajemen rapat yang efektif dan pelajari cara membuat pertemuan non-Scrum Anda juga produktif.
• Menumbuhkan transparansi dan meningkatkan komunikasi. Rapat Scrum Harian adalah cara terbaik bagi tim Anda untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang terjadi di proyek dan mendiskusikan strategi untuk mencapai tujuan Sprint.

Haruskah Scrum master hadir selama Rapat Scrum Harian?

Peran Scrum master adalah memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tujuan dari pertemuan ini, tetapi tim pengembangan bertanggung jawab untuk melakukan standup harian. Pendekatan ini membantu menumbuhkan akuntabilitas tim dan semangat pengorganisasian diri. Pada akhirnya, ketika tim dapat melakukan sesi Daily Scrum yang efisien dan efektif, Scrum master bahkan tidak perlu berada di sana selama durasinya.

Apa perbedaan rapat Daily Scrum dengan rapat status?

Banyak praktisi Scrum menekankan bahwa sangat penting untuk tidak membiarkan rapat Scrum harian tim Anda berubah menjadi rapat status. Masalahnya adalah banyak orang tidak benar-benar melihat perbedaan yang signifikan antara keduanya. Kami akan mencoba menjelaskannya.

Ketika Anda memikirkan pembaruan status (rapat atau, misalnya, tulisan laporan status proyek), Anda mungkin membayangkan Anda dan tim Anda melapor kepada seseorang, entah itu manajer atau klien. Dan itulah masalahnya: selama rapat harian, tim Anda tidak melapor kepada siapa pun. Sebaliknya, mereka bekerja bersama untuk membuat rencana selama 24 jam ke depan.

Perbedaan lain antara Daily Scrum dan rapat status adalah apa yang didiskusikan selama rapat. Pembaruan status sering kali merupakan rekap dari siapa yang melakukan apa dan apa hasil dari tindakan ini. Di sinilah semuanya bisa menjadi sedikit kabur. Bagaimanapun, peserta rapat Daily Scrum juga mendiskusikan pekerjaan yang telah dilakukan. Perbedaannya adalah bahwa hasil utama dari rapat harian bukanlah daftar hal-hal yang telah dilakukan tetapi visi kolaboratif tentang bagaimana tim Scrum dapat bekerja selama 24 jam ke depan untuk memenuhi tujuan Sprint mereka.

Perbedaan-perbedaan ini mungkin terlihat kecil, tetapi ada manfaat nyata dengan tidak mengubah rapat harian tim Anda menjadi rapat status. Tetaplah berpegang pada Panduan Scrum: rapat Anda akan lebih efektif. Selain itu, anggota tim Anda akan melihat manfaatnya dan secara aktif berpartisipasi.

Ide untuk mengoptimalkan rapat scrum harian tim Anda

Meskipun setiap rapat Scrum diatur oleh beberapa aturan, masih ada banyak fleksibilitas yang dapat Anda dan tim Anda manfaatkan. Kami telah menguraikan beberapa tips untuk mengoptimalkan rapat Scrum Harian tim Anda di bawah ini. Kami tidak berfokus pada teknik tertentu (plank daily standup, ada yang mau?), tetapi kami membuat daftar hal-hal kecil yang bisa Anda pertimbangkan untuk membuat pekerjaan tim Anda lebih efisien.

• Pastikan setiap anggota tim memahami tujuan dari pertemuan Scrum ini. Jika mereka tidak tahu mengapa mereka berkumpul setiap hari, semuanya dapat dengan cepat berubah menjadi rapat status. Ngomong-ngomong, saran yang sama juga berlaku untuk rapat Scrum lainnya: Anda dapat membaca tentang ide untuk retrospektif di sini.
• Taruh kepercayaan pada tim Anda. Sekali lagi, semakin Anda mencoba mengendalikan rapat, semakin terasa seperti pembaruan status. Biarkan anggota tim Anda memfasilitasi rapat Scrum Harian mereka. Biarkan mereka memikirkan rencana untuk sisa hari itu.
• Doronglah orang-orang untuk berbicara secara terbuka tentang hambatan yang ada. Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa beberapa tim tidak merasa nyaman untuk berbagi tantangan yang mereka hadapi. Ketika Anda melihat bahwa kemajuan menuju tujuan Sprint tidak semulus yang diharapkan, namun orang-orang tidak menyebutkan hambatan apa pun, Anda akan tahu bahwa komunikasi dan transparansi mungkin harus ditangani.
• Lebih dari tiga pertanyaan tersebut. Tim Anda kemungkinan besar mengikuti formula tiga pertanyaan untuk rapat Scrum Harian mereka (Apa yang saya lakukan kemarin? Apa yang akan saya lakukan hari ini? Apakah ada halangan yang menghalangi saya?). Ini adalah resep yang dapat diandalkan untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur. Anda hanya perlu memastikan bahwa orang-orang tidak hanya berhenti menjawab ketiga pertanyaan ini. Bagaimanapun, mereka masih harus memutuskan apakah perlu ada penyesuaian dalam rencana mereka. Jika tidak, rapat Scrum ini tidak jauh berbeda dengan pembaruan status. Anda tahu betul sekarang bahwa ini seharusnya tidak terjadi. Jika Anda merasa ada "3 pertanyaan kelelahan" di antara anggota tim Anda, Anda dapat membumbui dengan mengubah urutan pertanyaan atau menulis ulang sedikit.
• Jangan fokus untuk membuat semua orang sibuk. Para peserta rapat Daily Scrum mungkin merasa bahwa ada stigma tertentu jika mereka tidak melaporkan telah mengerjakan banyak tugas/tetap sibuk. Seharusnya tidak seperti itu: prioritasnya adalah untuk mencapai tujuan Sprint, bukan untuk memaksimalkan kapasitas semua orang. Sebagai orang-orang di balik sebuah aplikasi manajemen sumber dayakami memahami pentingnya melacak pemanfaatan sumber dayatetapi Anda dapat mengubahnya apabila Anda merasa bahwa alur kerja sudah efisien, bukan sebaliknya.
• Perkenalkan tempat parkir untuk ide-ide yang muncul selama standup harian, tetapi tidak relevan dengan pertemuan Scrum ini. Tim Anda hanya memiliki waktu 15 menit untuk menilai kemajuan dan membuat rencana untuk 24 jam ke depan. Satu percakapan di luar topik dapat menggagalkan keseluruhan rapat. Dengan adanya tempat parkir, orang-orang dapat melanjutkan rapat. Namun, Anda tidak akan kehilangan ide-ide yang berpotensi penting dan dapat mendiskusikannya nanti.

Tingkatkan visibilitas anggota tim Anda agar rapat scrum harian tetap efisien

Subjek ini layak mendapatkan bagian tersendiri karena meningkatkan visibilitas karyawan adalah hal yang kami bantu setiap hari. Kami perangkat lunak manajemen sumber daya memungkinkan untuk melacak siapa yang bekerja pada hari tertentu dan siapa yang sedang berlibur. Karyawan paruh waktu dan pekerja lepas dapat memasukkan ketersediaan mereka secara tepat, sehingga Anda tahu bahwa mereka tersedia, misalnya, antara pukul 9 pagi hingga 11 pagi.