Memulai pekerjaan manajemen proyek yang baru mungkin akan membuat Anda stres: apakah Anda seorang PM berpengalaman atau orang yang baru memulai karier manajer proyek, Anda mungkin akan menghadapi beberapa tantangan baru. Kabar baiknya adalah Anda mendapatkan pekerjaan itu, sehingga atasan baru Anda yakin dengan kemampuan manajemen proyek Anda. Inilah saatnya bagi Anda untuk mempersiapkan diri dan memulai pekerjaan baru dengan langkah yang tepat. Kami telah menyiapkan beberapa tips untuk bersiap-siap agar Anda bisa bersinar di posisi baru Anda.

Bagaimana Cara Mempersiapkan Diri untuk Pekerjaan Manajemen Proyek Baru?

Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan sebelum hari pertama bekerja. Pertama, urus dokumen yang diperlukan. Apakah ada dokumen yang perlu Anda serahkan kepada tim SDM perusahaan baru Anda? Anda mungkin juga perlu memeriksa kembali tunjangan karyawan Anda. Terkadang tunjangan ini datang dengan paket opsional, jadi lebih baik Anda memikirkannya terlebih dahulu.

Ingatlah tentang logistik: salah satu hal terbaik yang bisa Anda lakukan untuk menghindari stres yang tidak perlu adalah dengan merencanakan dan menguji perjalanan Anda. Pastikan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang aturan berpakaian di kantor baru Anda, pengaturan parkir, cara mengakses gedung, dll. Luangkan waktu sejenak untuk menganalisis peralatan Anda. Jika Anda bekerja di kantor, Anda mungkin memiliki stasiun kerja yang menunggu Anda. Namun, jika Anda bekerja di tempat yang jauh, Anda mungkin bertanggung jawab untuk menyelesaikan perangkat keras yang diperlukan. Jika sewaktu-waktu selama periode pra-kerja Anda memiliki pertanyaan. Jangan ragu untuk menghubungi atasan baru Anda.

Meneliti perusahaan baru Anda mungkin merupakan langkah yang berharga. Memang, Anda mungkin telah melakukan beberapa penggalian untuk mempersiapkan wawancara, sehingga Anda memiliki gambaran yang baik tentang apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka terorganisir. Sekarang adalah waktunya untuk lebih memahami budaya perusahaan. Lihatlah saluran media sosial perusahaan mereka atau lihatlah buku panduan karyawan jika Anda sudah menerimanya. Jangan terlalu memikirkannya! Tugas ini seharusnya membuat Anda merasa lebih percaya diri tentang perubahan karier yang akan datang, bukan untuk membuat Anda mencari "tanda bahaya".

Terakhir, pastikan Anda menggunakan waktu di sela-sela pekerjaan untuk benar-benar hidup dan bersantai. Anda layak mendapatkan waktu istirahat ini: manfaatkanlah sebaik-baiknya! Prioritas Anda adalah tiba di tempat kerja baru Anda dengan banyak energi positif, tidak kurang tidur, dan mencoba mempersiapkan diri untuk pekerjaan.

Sukses di Pekerjaan Baru Anda: Hari-hari Pertama

Orientasi karyawan baru adalah proses penting di semua organisasi. Perusahaan baru Anda mungkin memiliki prosedur tetap atau bahkan jalur khusus untuk manajer proyek baru yang bergabung dengan tim. Detail dari orientasi proyek prosesnya akan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun, satu hal yang pasti: Anda akan mempelajari banyak informasi baru. Agar tidak kewalahan, cobalah untuk mencakup empat aspek ini saat mengatur pengetahuan baru Anda dan mengajukan pertanyaan lanjutan:

  • proses
  • alat
  • proyek(-proyek)
  • klien

Mari kita bahas satu per satu.

Proses. Jika Anda harus mengelola proyek untuk sebuah organisasi, Anda harus mengetahui prosedur terkait proyek yang telah ditetapkan. Kemungkinan besar, Anda sudah membahas dasar-dasarnya selama proses rekrutmen, dan Anda tahu, misalnya, metodologi manajemen proyek yang diperjuangkan oleh perusahaan baru Anda. Tanyakan tentang template, kebiasaan pelaporan, rapat (termasuk pertemuan scrum), prosedur komunikasi, siklus hidup proyek, dll. Tujuan Anda adalah mengelola proyek dengan cara yang efektif tetapi juga akrab bagi tim Anda.

Tentu saja, Anda bisa saja ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab untuk membuat proses baru dan membangun budaya manajemen proyek di perusahaan tertentu. Namun, tetap saja, akan berguna untuk mengetahui tentang proses yang sudah ada sebelumnya untuk memperbaikinya.

Peralatan. Sebagian besar manajer proyek tidak dapat membayangkan melakukan pekerjaan mereka tanpa akses ke perangkat lunak yang membantu mereka tetap terorganisir dan menjaga agar anggota tim tetap tahu. Anda mungkin perlu mempelajari cara menggunakan alat bantu baru kecuali jika perusahaan baru Anda menggunakan aplikasi yang sudah Anda kenal. Kemungkinan besar, Anda akan berurusan dengan jenis alat bantu online ini:

  • Perangkat Lunak Manajemen Proyek dengan papan kanban, daftar tugas, bagan Gantt, dan proyek kalender sumber daya. Alat bantu seperti Jira, Asana, Trello, atau Basecamp sangat populer di kalangan manajer proyek.
  • Perangkat lunak penjadwalan proyek yang membantu Anda dengan penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu karyawanatau mengelola ketersediaan anggota tim Anda (sistem manajemen cuti). Teamdeck adalah contoh dari alat tersebut.
  • Perangkat Lunak Komunikasi, biasanya berupa obrolan yang memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan tim dan klien secara asinkron (misalnya, Slack atau Skype). Perangkat lunak telekonferensi seperti Zoom atau Google Hangouts juga termasuk dalam kategori ini.

Lihat juga: Aplikasi Slack yang meningkatkan produktivitas untuk Manajer Proyek

Jika Anda mengelola proyek perangkat lunak, Anda juga harus mencari tahu alat apa saja yang digunakan oleh tim Anda (misalnya, pelacak bug, repositori kode, alat wireframing). Mengetahui aplikasi dan alat mana yang digunakan oleh anggota tim Anda juga penting untuk industri yang sangat terspesialisasi seperti konstruksi. Anda mungkin tidak tahu cara menggunakan aplikasi tertentu, tetapi Anda harus tahu apa yang dilakukannya dan siapa yang menggunakannya. Dengan demikian, Anda akan dapat berkomunikasi dengan tim Anda secara efisien.

Proyek. Biasanya, ketika Anda memulai sebagai manajer proyek baru di sebuah organisasi, itu karena ada proyek yang membutuhkan seorang pemimpin. Salah satu prioritas pertama Anda adalah mencari tahu sebanyak mungkin tentang proyek tersebut. Ruang lingkup, jadwal, persyaratan, anggaran, risiko, ketergantungan: semua yang Anda perlukan untuk memulai pekerjaan Anda. Tergantung pada tahap proyek, Anda mungkin juga perlu berbicara dengan pendahulu Anda: mungkin saja Anda mengambil alih sebuah proyek dari orang lain. Tanyakan tentang perkembangannya sejauh ini, masalah apa pun yang muncul di sepanjang jalan, hubungan dengan para pemangku kepentingan. Cobalah untuk mendorong jawaban yang jujur: menutup-nutupi hanya akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih sulit dalam jangka panjang. Telusuri dokumentasi proyek dan nilai apakah dokumentasi tersebut mutakhir dan lengkap. Jika tidak, tanyakan tentang elemen apa pun yang tidak Anda yakini.

Jika memungkinkan, cobalah untuk mengumpulkan informasi tentang proyek-proyek perusahaan Anda yang lain. Anda mungkin bisa melihat beberapa pola, dan menemukan area perbaikan atau risiko. Anda juga akan belajar lebih banyak tentang anggota tim Anda dalam prosesnya.

Klien. Setiap proyek memiliki pemangku kepentingan. Apakah Anda mengelola proyek internal atau ada pelanggan eksternal yang menyewa perusahaan Anda, Anda harus mengetahui siapa pemangku kepentingannya. Salah satu bagian penting dari peran manajer proyek adalah membangun hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan. Ini bukan berarti Anda harus menjadi orang yang selalu setuju, justru sebaliknya: ketika klien Anda mempercayai penilaian Anda, akan lebih mudah untuk membujuk mereka untuk tidak melakukan sesuatu yang tidak Anda dan tim Anda dukung. Ketika Anda mengenal klien Anda, cobalah untuk mempelajari lebih lanjut tentang bisnis mereka. Tujuan di balik proyek yang akan Anda kelola, basis pengguna, riset yang telah mereka lakukan sebelum peluncuran: wawasan ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang proyek tersebut.

Kenali rekan kerja Anda

Ketika Anda memulai pekerjaan manajemen proyek baru, memperkenalkan diri Anda dengan benar akan menjadi sangat penting. Ada tiga kelompok rekan kerja yang harus Anda ingat:

Tim proyek Anda. Seperti yang mungkin Anda bayangkan, hubungan manajer proyek dengan tim mereka sangatlah penting. Pertama, cari tahu siapa saja yang ada dalam tim proyek Anda dan apa saja peran mereka (baik di tingkat perusahaan maupun di proyek). Dengarkan secara aktif wawasan mereka: mereka mungkin memberi tahu Anda hal-hal tentang proyek atau klien, yang tidak dapat Anda pelajari dari orang yang tidak bekerja di tim.

Mendorong umpan balik dan komunikasi yang jujur. Membangun budaya transparansi proyek akan membantu Anda membangun kepercayaan antara Anda dan tim Anda. Sejak awal, cobalah untuk sangat jelas tentang peran Anda sebagai manajer proyek dan tetapkan beberapa aturan dasar. Hal ini akan membantu Anda untuk mempertahankan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dan mencegah pekerjaan merayap.

Manajer Anda. Bertemu dengan atasan Anda adalah bagian yang tak terelakkan (dan penting) dari proses orientasi Anda. Salah satu tips yang lebih menarik mengenai hubungan ini datang dari Owen Gadeken, yang menulis:

"Sekarang Anda mungkin bertanya, "Bagaimana dengan pertemuan dengan atasan baru saya?" Ya, itu selalu penting, dan Anda mungkin sudah pernah melakukan setidaknya satu kali pertemuan. Namun saya sarankan agar Anda sengaja menunda pertemuan lanjutan sampai Anda dapat mengumpulkan informasi yang cukup untuk membuat setidaknya penilaian awal terhadap proyek Anda; jika tidak, Anda mungkin akan membuat janji atau komitmen yang tidak dapat Anda tepati. "

Sumber: Gadeken, O. C. (2009). Jadi Anda adalah manajer proyek yang baru: kiat-kiat untuk memulai dengan baik. Makalah yang dipresentasikan pada Kongres Global PMI® 2009-Amerika Utara, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Institut Manajemen Proyek.

Rekan kerja lainnya. Anda mungkin akan mendapatkan keuntungan dengan mengenal sebanyak mungkin rekan kerja, terutama jika organisasi Anda mempekerjakan kurang dari, katakanlah, 500 orang (tugas ini mungkin tidak mungkin dilakukan di perusahaan besar). Anda bahkan mungkin ingin bertanya kepada tim Anda: "siapa yang harus saya kenal?" Sebagai manajer proyek, Anda mungkin perlu berkolaborasi dengan tim SDM, manajer kantor, penjualan, keuangan, dll. Mengetahui siapa saja yang dapat menempatkan Anda pada posisi yang baik. Tentu saja, Anda juga harus mengenal sesama PM, dan jika memungkinkan, menemukan seseorang yang mungkin menjadi mentor Anda.

Apa selanjutnya? Buatlah rencana untuk minggu-minggu pertama di tempat kerja

Pada titik tertentu, Anda akan diminta untuk mulai bekerja: untuk banyak organisasi, ini akan terjadi hanya beberapa hari setelah Anda diperkenalkan ke organisasi tersebut. Transisi antara orientasi dan "pekerjaan yang sebenarnya" mungkin sulit, karena Anda akan beralih dari yang sebelumnya diurus, menjadi (kemungkinan besar) sendirian. Bagaimana sebaiknya Anda menghadapi masa-masa sulit ini?

Set tujuan yang terukur dan prioritasbaik untuk tim proyek Anda maupun diri Anda sendiri. Daftar tersebut akan menjadi sumber daya Anda yang paling berharga ketika Anda ragu.

Berbagi harapan dengan tim Anda. Para bawahan langsung Anda akan senang mengetahui apa tujuan dan tanggung jawab utama mereka. Di sisi lain, Anda akan lebih percaya diri bahwa strategi Anda akan terlaksana.

Suarakan keprihatinan dan pendapat Anda, terutama jika itu berkaitan dengan proses manajemen proyek. Tentu saja, tidak ada yang menyukai orang yang bergabung dengan tim dan ingin melakukan perubahan 180 derajat sejak hari pertama. Namun ada hal yang bisa dikatakan tentang mendapatkan sepasang mata yang segar: Anda mungkin akan melihat lebih banyak kekurangan dan area perbaikan daripada yang lain. Selama Anda berkomunikasi dengan tenang dan faktual, Anda tidak akan mendapat masalah. Ingatlah, bahwa Andalah yang pada akhirnya harus berurusan dengan konsekuensi dari proses dan metode yang cacat. Mungkin lebih baik berkolaborasi dengan kolega Anda untuk meningkatkan area tertentu.

Bagaimana cara agar tetap terorganisir dalam pekerjaan manajemen proyek yang baru?

Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda tetap teratur selama minggu-minggu pertama yang penuh tantangan di pekerjaan baru:

  • mengajukan pertanyaan dan pertanyaan lanjutan,
  • membuat catatan (ini mungkin merupakan kesempatan yang sangat baik untuk mengambil mencatat sketsa),
  • menggunakan templat yang sudah ada atau memperkenalkannya kepada organisasi dan tim,
  • membuat jadwal pertemuan dan mengikuti aturan pertemuan yang efektif.

Beberapa minggu pertama di posisi baru mungkin akan terasa menantang. Namun, jika Anda mengikuti panduan kami, Anda seharusnya dapat memahami dengan baik tanggung jawab dan tugas yang akan datang. Jika ragu, Anda selalu dapat menggunakan sumber daya online untuk PM. Kami memposting panduan bermanfaat untuk manajer proyek secara teratur, jadi pastikan Anda menandai blog Teamdeck! Dan jika Anda belum mencoba aplikasi kami, daftarlah untuk melihat apa yang dikatakan oleh PM lain.

Jaga proyek Anda tetap pada jalurnya dengan Teamdeck - yang perangkat lunak perencanaan sumber daya dipilih oleh Hill-Knowlton

Posting terkait

Cara memulai proyek yang sukses dalam siklus hidup manajemen proyek
Manajemen Proyek

Kickoff Proyek - Bagaimana Cara Memulai Proyek?

Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini: Pengaruh perangkat lunak manajemen sumber daya dalam menyelesaikan proyek tepat waktu. Cara memulai proyek dengan biaya yang lebih murah. Awal proyek adalah momen ketika Anda membuat asumsi dan...