Kenali rekan kerja Anda
Ketika Anda memulai pekerjaan manajemen proyek baru, memperkenalkan diri Anda dengan benar akan menjadi sangat penting. Ada tiga kelompok rekan kerja yang harus Anda ingat:
Tim proyek Anda. Seperti yang mungkin Anda bayangkan, hubungan manajer proyek dengan tim mereka sangatlah penting. Pertama, cari tahu siapa saja yang ada dalam tim proyek Anda dan apa saja peran mereka (baik di tingkat perusahaan maupun di proyek). Dengarkan secara aktif wawasan mereka: mereka mungkin memberi tahu Anda hal-hal tentang proyek atau klien, yang tidak dapat Anda pelajari dari orang yang tidak bekerja di tim.
Mendorong umpan balik dan komunikasi yang jujur. Membangun budaya transparansi proyek akan membantu Anda membangun kepercayaan antara Anda dan tim Anda. Sejak awal, cobalah untuk sangat jelas tentang peran Anda sebagai manajer proyek dan tetapkan beberapa aturan dasar. Hal ini akan membantu Anda untuk mempertahankan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dan mencegah pekerjaan merayap.
Manajer Anda. Bertemu dengan atasan Anda adalah bagian yang tak terelakkan (dan penting) dari proses orientasi Anda. Salah satu tips yang lebih menarik mengenai hubungan ini datang dari Owen Gadeken, yang menulis:
"Sekarang Anda mungkin bertanya, "Bagaimana dengan pertemuan dengan atasan baru saya?" Ya, itu selalu penting, dan Anda mungkin sudah pernah melakukan setidaknya satu kali pertemuan. Namun saya sarankan agar Anda sengaja menunda pertemuan lanjutan sampai Anda dapat mengumpulkan informasi yang cukup untuk membuat setidaknya penilaian awal terhadap proyek Anda; jika tidak, Anda mungkin akan membuat janji atau komitmen yang tidak dapat Anda tepati. "
Sumber: Gadeken, O. C. (2009). Jadi Anda adalah manajer proyek yang baru: kiat-kiat untuk memulai dengan baik. Makalah yang dipresentasikan pada Kongres Global PMI® 2009-Amerika Utara, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Institut Manajemen Proyek.
Rekan kerja lainnya. Anda mungkin akan mendapatkan keuntungan dengan mengenal sebanyak mungkin rekan kerja, terutama jika organisasi Anda mempekerjakan kurang dari, katakanlah, 500 orang (tugas ini mungkin tidak mungkin dilakukan di perusahaan besar). Anda bahkan mungkin ingin bertanya kepada tim Anda: "siapa yang harus saya kenal?" Sebagai manajer proyek, Anda mungkin perlu berkolaborasi dengan tim SDM, manajer kantor, penjualan, keuangan, dll. Mengetahui siapa saja yang dapat menempatkan Anda pada posisi yang baik. Tentu saja, Anda juga harus mengenal sesama PM, dan jika memungkinkan, menemukan seseorang yang mungkin menjadi mentor Anda.
Apa selanjutnya? Buatlah rencana untuk minggu-minggu pertama di tempat kerja
Pada titik tertentu, Anda akan diminta untuk mulai bekerja: untuk banyak organisasi, ini akan terjadi hanya beberapa hari setelah Anda diperkenalkan ke organisasi tersebut. Transisi antara orientasi dan "pekerjaan yang sebenarnya" mungkin sulit, karena Anda akan beralih dari yang sebelumnya diurus, menjadi (kemungkinan besar) sendirian. Bagaimana sebaiknya Anda menghadapi masa-masa sulit ini?
Set tujuan yang terukur dan prioritasbaik untuk tim proyek Anda maupun diri Anda sendiri. Daftar tersebut akan menjadi sumber daya Anda yang paling berharga ketika Anda ragu.
Berbagi harapan dengan tim Anda. Para bawahan langsung Anda akan senang mengetahui apa tujuan dan tanggung jawab utama mereka. Di sisi lain, Anda akan lebih percaya diri bahwa strategi Anda akan terlaksana.
Suarakan keprihatinan dan pendapat Anda, terutama jika itu berkaitan dengan proses manajemen proyek. Tentu saja, tidak ada yang menyukai orang yang bergabung dengan tim dan ingin melakukan perubahan 180 derajat sejak hari pertama. Namun ada hal yang bisa dikatakan tentang mendapatkan sepasang mata yang segar: Anda mungkin akan melihat lebih banyak kekurangan dan area perbaikan daripada yang lain. Selama Anda berkomunikasi dengan tenang dan faktual, Anda tidak akan mendapat masalah. Ingatlah, bahwa Andalah yang pada akhirnya harus berurusan dengan konsekuensi dari proses dan metode yang cacat. Mungkin lebih baik berkolaborasi dengan kolega Anda untuk meningkatkan area tertentu.
Bagaimana cara agar tetap terorganisir dalam pekerjaan manajemen proyek yang baru?
Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda tetap teratur selama minggu-minggu pertama yang penuh tantangan di pekerjaan baru:
- mengajukan pertanyaan dan pertanyaan lanjutan,
- membuat catatan (ini mungkin merupakan kesempatan yang sangat baik untuk mengambil mencatat sketsa),
- menggunakan templat yang sudah ada atau memperkenalkannya kepada organisasi dan tim,
- membuat jadwal pertemuan dan mengikuti aturan pertemuan yang efektif.
Beberapa minggu pertama di posisi baru mungkin akan terasa menantang. Namun, jika Anda mengikuti panduan kami, Anda seharusnya dapat memahami dengan baik tanggung jawab dan tugas yang akan datang. Jika ragu, Anda selalu dapat menggunakan sumber daya online untuk PM. Kami memposting panduan bermanfaat untuk manajer proyek secara teratur, jadi pastikan Anda menandai blog Teamdeck! Dan jika Anda belum mencoba aplikasi kami, daftarlah untuk melihat apa yang dikatakan oleh PM lain.