Ketika ditanya tentang kekurangan menjadi manajer proyek, beberapa orang akan menyebutkan jam kerja yang panjang dan tekanan yang besar. Tidak dapat disangkal bahwa pekerjaan PM mungkin mengharuskan Anda melakukan panggilan yang sulit atau bekerja lembur. Namun, bukan berarti ini adalah profesi yang penuh tekanan dan melelahkan.
Di sisi lain, manajer proyek sering kali merasa kewalahan dengan jumlah pekerjaan yang mereka miliki. Jika Anda salah satu dari mereka, Anda mungkin ingin melihat lebih dekat pada beban kerja Anda dan bertanya pada diri sendiri:
Apakah saya terpengaruh oleh job creep?
Baca terus untuk mengetahui apa itu job creep dan apa penyebabnya. Kami juga akan mencantumkan langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengembalikan kehidupan kerja Anda ke jalur yang benar.
Job creep, juga disebut sebagai peran merayapterjadi ketika seseorang melakukan tugas di luar peran mereka atau ruang lingkup pekerjaan yang telah disepakati.
Perlu diketahui bahwa job creep dapat memengaruhi orang-orang yang bekerja dalam peran yang berbeda. Pada dasarnya, ini berarti melakukan tugas-tugas yang seharusnya dilakukan oleh anggota tim lainnya. Untuk Manajer Proyek, tugas-tugas ini biasanya terkait dengan pelaksanaan proyek, mengelola tim, atau menangani hubungan dengan klien.
Michael Wellin, dalam bukunya Mengelola Kontrak Psikologis: Menggunakan Kesepakatan Pribadi untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis, menyampaikan poin yang sangat menarik tentang role creep:
Job creep melibatkan tekanan yang terus menerus terhadap karyawan untuk memberikan lebih dari persyaratan normal pekerjaan mereka. Ini adalah situasi di mana norma timbal balik yang telah berkembang dari waktu ke waktu tidak lagi berlaku. Sebaliknya, pemberi kerja secara bertahap meningkatkan tuntutan mereka dari karyawan. Perilaku dan kinerja yang sebelumnya bersifat diskresioner sekarang menjadi semakin diharapkan atau diterima begitu saja oleh pemberi kerja. (Wellin, 2007, hal. 90)
Seperti yang Anda lihat, perayapan peran membuat Anda bekerja lebih keras untuk jangka waktu tertentu (misalnya hingga peluncuran proyek), namun hal ini juga dapat berkembang menjadi situasi yang konstan ketika atasan Anda mengharapkan Anda untuk selalu melakukan semua tugas ini. Manajer proyek perlu mengidentifikasi dan menghentikan role creep atau mencegahnya sejak awal.
Untuk lebih memahami fenomena ini, mari kita lihat beberapa penyebab umum dari job creep.
Faktor kunci di balik job creep di kalangan manajer proyek adalah sifat dari profesi mereka. Singkatnya, orang lain cenderung tidak memahami peran tersebut. Elizabeth Harrin, penulis buku Panduan Pemberontak untuk PMmengakui bahwa orang-orang di tempat kerja "sering kali tidak mengerti apa yang dia lakukan". Jika demikian, ekspektasi terhadap manajer proyek mungkin tidak masuk akal.
Anggapan sebagai orang yang "bertanggung jawab atas proyek", membuat manajer proyek rentan terhadap pergeseran peran. Lagi pula, hampir setiap tugas dapat dijadikan alasan terkait proyek. Akibatnya, PM mungkin merasa bahwa pada akhirnya terserah pada mereka untuk menyelesaikan sesuatu, meskipun ada orang lain dalam tim yang seharusnya menangani tugas yang diberikan.
Bagaimana jika tidak ada orang yang lebih siap untuk melakukan tugas tertentu? Pergeseran pekerjaan juga dapat terjadi sebagai konsekuensi dari kekurangan staf dan buruknya Peramalan SDM. Jika tidak ada orang yang bisa menyelesaikan suatu tugas, maka PM yang akan mengerjakannya.
Manajer proyek mungkin merasakan dorongan untuk terjun dan membantu tugas-tugas produksi. Tekanannya ada pada mereka karena mereka mengkomunikasikan hasil proyek kepada para pemangku kepentingan. Aleksandar Olic mengatakannya dengan baik ketika ia menulis:
Hal ini dapat menyebabkan krisis identitas. Mereka tidak dapat secara langsung mengontrol bagaimana sebuah situs web atau aplikasi akan bekerja atau terlihat, tetapi mereka bertanggung jawab atas hasil akhirnya. Selain itu, ketika harus mempresentasikan hasil karya, mereka diharapkan untuk mengetahui dan membicarakan segala sesuatu seolah-olah merekalah yang membuatnya.
Faktor lain yang membuat manajer proyek terpapar pada role creep adalah bahwa setiap proyek berbeda dan, dengan demikian, membutuhkan fleksibilitas di pihak PM. Meskipun fleksibilitas tersebut sering kali terbatas pada penggunaan alat dan teknik yang tepat, hal ini juga dapat membuat PM mengambil cakupan tugas yang lebih luas karena mereka merasa bahwa proyek mereka membutuhkannya. Jika cakupan tersebut semakin luas seiring berjalannya proyek, kita berbicara tentang job creep.
Terakhir, pengalaman dalam pekerjaan ternyata sangat penting bagi manajer proyek. Hal ini juga berlaku dalam hal role creep. Meskipun PM yang tidak berpengalaman mungkin memiliki latar belakang teori yang sangat kuat, mereka mungkin kesulitan dalam menyulap berbagai tugas dan mengenali perubahan peran.
Job creep dalam manajemen proyek dapat dicegah. Bahkan jika Anda sudah merasakan konsekuensinya, Anda masih bisa mengambil beberapa langkah perbaikan.
Tindakan mendasarnya adalah memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai peran Anda dalam proyek. Yang kami maksud adalah semua orang:
Menguraikan tanggung jawab Anda dan bahkan memberikan contoh hal-hal yang berada di luar peran Anda akan membantu Anda menetapkan ekspektasi terkait kinerja Anda. Idealnya, Anda harus melakukannya di awal proyek (atau saat Anda menegosiasikan tawaran pekerjaan), namun Anda juga bisa menanganinya saat Anda menyadari konsekuensi negatif dari role creep.
Apa yang berada di luar cakupan peran PM dapat sedikit berbeda dari satu proyek ke proyek lainnya, tetapi jika Anda membutuhkan inspirasi untuk membuat daftar tugas inti Anda, lihat ini artikel dari Manajer Proyek Digital.
Setelah tanggung jawab dan tugas potensial Anda diuraikan-Anda akan tahu apa untuk dikerjakan-sudah waktunya untuk menetapkan beberapa aturan tentang bagaimana. Pikirkan tentang waktu Anda dan cobalah untuk melindunginya: tetapkan jam kerja di mana Anda dapat membantu tim Anda, komunikasikan hari libur Anda, rencanakan apa yang harus dilakukan ketika beban kerja Anda menjadi sulit untuk dikelola.
Anda mungkin sudah mengetahui bahwa sebagian besar kiat-kiat untuk menghindari role creep berkaitan dengan komunikasi yang tepat. Transparansi proyek akan membantu Anda menjaga beban kerja Anda tetap terkendali, namun juga mencegah anggota tim Anda dari pekerjaan yang merambat. Tingkatkan visibilitas tugas Anda dan tim Anda, dengan memanfaatkan kalender sumber daya dan lembar waktu. Manajemen proyek dan alat manajemen sumber daya akan membantu Anda merencanakan pekerjaan secara efisien dan juga mencocokkan tugas dengan orang yang memiliki keterampilan yang paling tepat.
Berbicara tentang kemampuan dan kompetensi: sebagai manajer proyek, Anda mungkin merasa sangat cocok untuk melakukan sesuatu (misalnya, mendesain formulir web) karena pengalaman profesional Anda di masa lalu atau minat pribadi Anda. Dan dalam kasus yang jarang terjadi, PM mungkin secara bersamaan bertanggung jawab atas beberapa aspek produksi juga. Namun, jika peran Anda tidak bersifat hybrid, tetaplah berpegang teguh pada tugas PM Anda demi kesuksesan proyek Anda.
Ini bukan berarti desain atau kode Anda berkualitas buruk. Belum tentu demikian. Namun, ketika Anda mencurahkan upaya untuk tugas-tugas "ekstrakurikuler", Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk memenuhi tugas-tugas inti Anda.
Saran terakhir akan sangat membantu bagi para manajer proyek, yang baru saja mulai bekerja di industri ini. Meskipun Anda sudah memenuhi syarat untuk peran ini, perlu diingat bahwa ada kurva pembelajaran di sini. Hal ini terutama berlaku untuk hal-hal yang tidak terlalu nyata: Salah satunya adalah pekerjaan.
Kemungkinan ada manajer proyek yang lebih berpengalaman yang bekerja di perusahaan Anda. Mungkin bahkan ada skema mentoring? Jika tidak, buatlah ide untuk pertemuan berbagi pengetahuan. Anda juga bisa berpartisipasi dalam acara dan konferensi PM yang diselenggarakan oleh komunitas lokal.
Meskipun Anda tidak dapat mengikuti pertemuan tatap muka, Anda masih memiliki akses ke sumber daya yang berguna. Ikuti saluran dan blog yang dikhususkan untuk manajemen proyek dan dibuat oleh sesama praktisi PM. . Berikut ini beberapa postingan dari platform kami sendiri yang mungkin akan sangat bermanfaat bagi Anda:
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak penjadwalan sumber daya yang sangat baik, lebih baik Anda mencari teknik penjadwalan. Teknik penjadwalan membantu menyelaraskan jadwal proyek, ruang lingkup, dan sumber daya Anda. Sebuah jadwal harus sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dan...