Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk:

  • Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang menghambat proses produksi, atau proses pemberian layanan. 
  • Meningkatkan kecepatan produksi dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada, menghilangkan waktu yang tidak produktif, dan kendala lain yang dapat berdampak negatif pada kapasitas.

Manajemen kapasitas membantu perusahaan menaklukkan tantangan yang muncul saat mereka harus memenuhi permintaan pelanggan - baik dalam jangka pendek maupun jangka menengah. Manajemen kapasitas juga membantu mengelola operasi rantai pasokan, dan mengembangkan rencana organisasi untuk masa depan. 

Organisasi perlu meninjau berapa banyak sumber daya yang tersedia, untuk memastikan sumber daya tersebut dapat mencapai hasil produksi selama periode tertentu. Manufaktur, ritel, jasa, dan teknologi informasi sangat banyak menggunakan manajemen kapasitas.

Singkatnya, berikut ini adalah tujuan utama dari manajemen kapasitas: 

  • Mengenali persyaratan kapasitas untuk memenuhi proyeksi beban kerjabaik saat ini maupun di masa depan 
  • Membuat dan mempertahankan rencana manajemen kapasitas yang solid
  • Memastikan bahwa sasaran kinerja terpenuhi dengan baik dalam kerangka waktu dan anggaran yang tepat
  • Memeriksa kapasitas secara konsisten untuk membantu manajemen tingkat layanan
  • Dukungan dalam menentukan dan menyelesaikan insiden
  • Memeriksa dampak variasi pada kapasitas dan mengambil tindakan yang tepat untuk kinerja yang lebih baik yang lebih hemat biaya

Mengapa manajemen kapasitas penting?

Manajemen kapasitas adalah bagian penting dari sebuah organisasi, tetapi mengapa? Berikut adalah beberapa poin untuk membahas hal tersebut;

  1. Manajemen kapasitas membantu organisasi meningkatkan kemampuan mereka untuk mengevaluasi biaya, terutama selama musim pertumbuhan atau resesi. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi perubahan harga yang tiba-tiba dan membantu mereka bertindak sesuai situasi. 

  1. Jadwalkan siklus produksi sebelumnya dan optimalkan efisiensi produksi.

  1. Mengurangi biaya secara umum dalam menjalankan bisnis. 

  1. Membantu dalam manajemen persediaan yang lebih baik dan menangani masalah-masalah dalam rantai pasokan.

  1. Menetapkan sumber daya manusia dan material dengan cara yang lebih baik.

  1. Dan yang paling penting, manajemen kapasitas membantu dalam meningkatkan skala bisnis. Ini memberikan analisis mendalam tentang cara beroperasi sebelum mengembangkan bisnis. 

Proses manajemen kapasitas

Berikut ini adalah proses manajemen kapasitas yang umum dilakukan. Namun, proses ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. 

  1. Mengidentifikasi, dan menjabarkan rencana masa depan. Prakiraan dan jalur peluang membantu memahami jenis permintaan yang akan muncul di musim yang akan datang. Misalnya, lebih banyak orang perlu dipekerjakan, lebih banyak mesin diperlukan, atau mesin sebelumnya perlu diperbaiki atau dirawat.
  2. Memahami permintaan pelanggan, dan menganalisis peluang. Tren pasar dan permintaan pelanggan terus berkembang. Hal ini membantu dalam menciptakan jalur peluang. Sangat penting untuk memahami jika ada peristiwa yang tidak terduga atau faktor musiman yang memengaruhi sisi permintaan. 
  3. Evaluasi mendalam terhadap hasil dari sumber daya yang ada. Sebelum ada peningkatan produksi sehubungan dengan rencana yang baru dibuat, organisasi harus mengevaluasi apakah sumber daya atau infrastruktur yang ada dapat mengelola produksi tersebut. Jika tidak bisa, maka Anda mungkin harus membeli atau menyewa mesin, perangkat, atau peralatan baru. Kedua, untuk mengoperasikan mesin-mesin ini atau mengerjakan perangkat, diperlukan lebih banyak tenaga kerja. Pada saat yang sama, kontrol kualitas tidak boleh dilewatkan. Pada akhirnya, hasil produksi harus memiliki kualitas terbaik. 

  1. Melaksanakan sumber daya dan perencanaan kapasitas sesuai keputusan. Setelah rencana yang tepat tersedia, saatnya untuk menerapkan dan menjalankannya. Jika kebutuhannya adalah untuk memperkenalkan lebih banyak perangkat atau mesin untuk meningkatkan produksi, maka rencananya adalah membeli mesin/perangkat baru, memasangnya, memulai pekerjaan, dan memenuhi persyaratan tambahan secara tepat waktu.

  1. Memeriksa kapasitas produksi secara konsisten. Terakhir, jika Anda tidak memantau dan meninjau kapasitas produksi secara terus menerus, Anda mungkin akan melewatkan faktor-faktor penting. Lebih jauh lagi, sama seperti proses lainnya, selalu ada ruang untuk perbaikan. 

Manajemen kapasitas vs perencanaan kapasitas

Seringkali, ada kebingungan antara manajemen kapasitas dan perencanaan kapasitas. Meskipun keduanya memiliki kesamaan dalam beberapa aspek, namun keduanya juga sangat berbeda. Pertama, manajemen kapasitas memiliki pengertian yang luas, sedangkan perencanaan kapasitas dapat disebut sebagai bagian dari manajemen kapasitas. Namun, tujuan akhir dari keduanya adalah untuk memastikan bahwa ada jumlah kapasitas yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan.

Sesuai dengan Mike Wise, penulis buku Blog Microsoft DataDriven"satu perbedaan besar yang membedakan perencanaan kapasitas dengan manajemen kapasitas adalah bahwa perencanaan kapasitas memiliki kualitas "sekali pakai". Dengan kata lain, perencanaan kapasitas adalah sesuatu yang dilakukan di awal. Perencanaan kapasitas adalah asupan dan penilaian kebutuhan, namun manajemen kapasitas adalah seluruh siklus pemantauan, pengumpulan data, analisis data, optimalisasi infrastruktur, dan kembali ke pemantauan lagi."

Organisasi digital yang berencana untuk menerapkan perencanaan kapasitas dan strategi manajemen yang unggul harus menganggap istilah-istilah ini sebagai entitas yang terpisah. 

Sebagai penutup, manajemen kapasitas adalah siklus berkelanjutan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja. Sebaliknya, perencanaan kapasitas adalah kegiatan yang dilakukan di awal.  

Praktik-praktik terbaik untuk meningkatkan manajemen kapasitas

Sebelum Anda menyelami manajemen kapasitas, penting untuk memprioritaskan dan memberikan perhatian penuh. Manajemen kapasitas yang efektif mencakup komponen-komponen berikut ini:

  • Data historis. Lihat kembali masalah-masalah sebelumnya yang terjadi dalam manajemen kapasitas dan cari pola yang sama. Mungkin ada bulan atau musim tertentu ketika mengelola kapasitas menjadi sulit?

  • Faktor sumber daya. Pertimbangkan berapa banyak orang yang telah keluar sejak siklus manajemen kapasitas terakhir, dan nilai bagaimana hal tersebut akan memengaruhi periode yang akan sarat dengan pekerjaan. Anda juga harus melacak orang-orang yang Anda pekerjakan secara eksternal dalam jangka pendek. Dengan begitu, Anda bisa mencatat jam kerja, biaya yang dikeluarkan, dan ketersediaannya. 

  • Faktor operasional. Memeriksa dan mengelola faktor-faktor operasional yang dapat mempengaruhi bagaimana kapasitas kerja dikelola. Misalnya, menerapkan perangkat lunak pusat kontak awan dapat meningkatkan efisiensi operasi layanan pelanggan dengan menyediakan fitur-fitur seperti perutean panggilan otomatis, analitik waktu nyata, dan integrasi dengan saluran komunikasi lainnya.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk memanfaatkan manajemen kapasitas dengan sebaik-baiknya

  • Menetapkan kapasitas sesuai prioritas bisnis. Hal ini memungkinkan tim untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang penting, dan fokus pada proyek-proyek yang memiliki potensi ROI yang lebih besar.

  • Mengawasi permintaan bisnis yang sebenarnya. Sangat penting untuk mengetahui permintaan apa yang telah diberikan kepada tim. Mulai dari klien yang membeli layanan, hingga proyek internal yang membuka pertumbuhan bisnis. Pengetahuan yang kuat tentang permintaan memastikan bahwa pasokan sumber daya tetap pada tingkat yang memadai. Jika perusahaan perlu menambah staf untuk menangani beban kerja tambahan, mungkin masuk akal untuk menghubungi layanan asisten virtual untuk membantu memikul beban.  

  • Menyusun strategi untuk situasi yang berbeda. Dalam hal pekerjaan, selalu ada banyak variabel yang berperan. Sangatlah penting untuk memahami apa saja varian-varian ini-dan bagaimana mereka dapat memengaruhi kapasitas. Dengan melakukan hal tersebut, akan memastikan bahwa solusi untuk skenario tersebut adalah yang paling efisien. Misalnya, memahami risiko yang terkait dengan sumber daya, dan merencanakan situasi di mana terdapat kelangkaan sumber daya. 

  • Perhatikan adanya gangguan. Khususnya di bidang TI, gangguan adalah hal yang biasa terjadi. Hal ini dapat menghilangkan sumber daya yang dibutuhkan dari pekerjaan yang diprioritaskan. Misalnya, seorang karyawan staf secara langsung menghubungi pengembang dan meminta mereka untuk melakukan pekerjaan pengkodean, yang seharusnya hanya dilakukan oleh anggota staf tersebut. Skenario kecil namun signifikan seperti itu dapat menghabiskan waktu yang dibutuhkan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. 

  • Merencanakan penyimpangan. Seperti yang kita ketahui, perencanaan kapasitas sebagian besar didasarkan pada estimasi dan prakiraan. Sayangnya, perkiraan tidak selalu akurat. Itulah mengapa perencanaan manajemen kapasitas akan membutuhkan penyesuaian yang berulang. Di sisi lain, mungkin juga ada perubahan di dalam organisasi. Sebagai contoh, sebuah proyek yang mendesak perlu diprioritaskan tiba-tiba, dan proyek-proyek lainnya menjadi terbengkalai. 

Manajemen kapasitas selalu merupakan proses yang berkelanjutan. Setelah sebuah rencana dibuat, penting untuk memperbaruinya secara teratur. Sangat penting untuk melakukan perencanaan manajemen kapasitas setiap tahun untuk tetap mengikuti semua faktor internal dan eksternal penting yang mempengaruhi kapasitas.

Istilah-istilah kunci yang terkait dengan manajemen kapasitas

Manajemen kapasitas adalah konsep yang luas dan terdiri dari beragam istilah yang mungkin Anda ketahui atau tidak ketahui. Kami akan mendefinisikan komponen, kapasitas, laporan kapasitas, sistem informasi manajemen kapasitas (CMIS), kinerja, manajer kapasitas, dan rencana kapasitas.

Komponen. Sesuai dengan Institut CIPS "Komponen adalah struktur fundamental dari layanan tertentu, bagian penting dari sebuah layanan." Sebagai contoh, database adalah 'komponen' dari sebuah server. Komponen sangat penting, sehingga perlu dibeli, dibangun, dipelihara, dan dipantau.

Kapasitas. Definisi kapasitas sesuai dengan Institut CIPS adalah "mewakili sumber daya yang tersedia yang dapat dimanfaatkan untuk memenuhi tingkat permintaan tertentu." Sebagai ilustrasi, di sebuah restoran, kapasitas adalah:

  • Jumlah staf yang tersedia
  • Jumlah meja dan kursi yang tersedia
  • Kerangka waktu ketika restoran buka 

Rencana kapasitas. Pada dasarnya, mendefinisikan skenario untuk permintaan yang diharapkan. Misalnya, sumber daya yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Rencana kapasitas membantu bisnis memberikan layanan pelanggan yang tepat.  

Laporan kapasitas. Dokumen yang berisi data yang terkait dengan layanan yang diberikan, sumber daya yang digunakan, dan keseluruhan kinerja tim. Laporan kapasitas membantu para pembalas mengambil keputusan yang tepat. 

Sistem informasi manajemen kapasitas (CMIS). Tempat penyimpanan virtual untuk mengumpulkan dan menyimpan data yang terkait dengan kapasitas.

Kinerja. Manajemen kapasitas, merupakan metrik yang mencerminkan seberapa cepat sistem dapat merespons permintaan.

Tantangan-tantangan yang dihadapi selama manajemen kapasitas 

Manajemen kapasitas adalah tugas penting dalam ruang kerja. Namun bukan tugas yang mudah. Sesuai ForbesDi bawah ini adalah tantangan-tantangan umum yang dihadapi selama proses manajemen kapasitas. Mari kita jelajahi secara mendetail.

Tantangan data. Setiap hari, perencana kapasitas perlu menangani setumpuk informasi yang perlu ditambahkan ke lembar kerja proyeksebagian besar dilakukan secara manual. Untuk proses manajemen kapasitas yang lancar, data yang ditambahkan harus akurat dan disebutkan dalam format yang tepat. Misalnya, unit ukuran yang sama. Setelah data ditambahkan, mereka perlu memasukkan detail tentang permintaan dan penawaran. Setelah itu, mereka menggunakan rumus untuk memastikan informasi tentang kapasitas yang tersedia. 

Tantangan kompleksitas. Tantangan kompleksitas sangat mirip dengan tantangan data. Karena perencanaan kapasitas melibatkan manajer yang bekerja dengan perhitungan yang tak terhitung jumlahnya dan rumus yang rumit, kesalahan pasti akan terjadi. Misalnya, menambahkan data yang tidak akurat ke dalam spreadsheet. Sayangnya, kejadian seperti itu dapat menghambat keseluruhan proses. Lebih jauh lagi, keadaan dapat memburuk karena manajemen kapasitas umumnya melibatkan berbagai tingkatan atau lapisan. Untuk mencapai semua itu, dibutuhkan waktu, sumber daya, dan data. Singkatnya, terlalu banyak karyawan yang terlibat dalam proses perencanaan akan meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, harus ada proses yang tepat untuk menghindari hal ini. 

Tantangan komunikasi:  Komunikasi adalah landasan dari setiap perusahaan yang sukses. Kurangnya komunikasi atau lebih buruk lagi, komunikasi yang tidak memadai dapat menyebabkan banyak masalah. Untuk menghindari skenario seperti itu, sangat penting bagi semua karyawan yang menjadi bagian dari proses manajemen kapasitas untuk bertukar informasi secara teratur. Komunikasi yang jelas dan transparan memastikan bahwa proses manajemen kapasitas Anda akan berjalan dengan lancar. The alat komunikasi bisnis akan membuat prosesnya lebih cepat dan sederhana.

Setelah kita membahas tantangan yang sering muncul dalam proses manajemen kapasitas, sekarang saatnya mempelajari strategi yang paling efisien untuk mengatasi masalah tersebut.

Strategi untuk manajemen kapasitas 

Para manajer di seluruh dunia telah menemukan beberapa strategi manajemen kapasitas untuk mencapai hasil yang lebih baik, dalam rangka meningkatkan kapasitas produksi bisnis. Lihatlah strategi manajemen kapasitas yang banyak digunakan ini:

  1. Strategi jeda: Dalam strategi konservatif dan reaktif ini, manajer pertama-tama memahami kapasitas, lalu menunggu hingga ada lonjakan permintaan yang tepat dan stabil. Setelah itu, manajer meningkatkan produksi pada tingkat tertentu yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pasar pada saat itu. Namun, strategi ini memiliki kekurangan. Bisnis mungkin kehilangan kesempatan untuk menjual lebih banyak jika permintaan melonjak secara tak terduga karena peningkatan produksi juga membutuhkan waktu. Kedua, kurangnya persediaan dapat menyebabkan berkurangnya pelanggan. Perlu diketahui bahwa strategi ini digunakan oleh manajer ketika kapasitas tambahan diperlukan setelah perusahaan sudah berfungsi pada kapasitas penuh atau lebih. 

  1. Strategi Utama: Sementara strategi lag lebih halus, dan memiliki risiko yang lebih kecil, strategi lead hampir kebalikannya. Artinya, strategi ini lebih berisiko dan agresif. Dalam hal ini, perusahaan meningkatkan kapasitas produksi bahkan sebelum ada lonjakan permintaan. Strategi seperti ini dicapai dengan asumsi sederhana bahwa jika permintaan naik di masa depan, output tambahan akan mencukupi. Jelas, ini bukanlah strategi yang tepat untuk usaha kecil. Selain itu, ada beberapa kekurangan dari pendekatan ini juga: meningkatkan biaya penyimpanan inventaris dan pemborosan inventaris.

  1. Strategi Dinamis: Strategi dinamis didorong oleh perkiraan, dan terutama berfokus atau bergantung pada tren pasar saat ini. Di sini, manajer mengambil data penjualan dan tren saat ini, dan menganalisisnya untuk membuat penyesuaian dalam produksi. Strategi dinamis mungkin merupakan strategi yang paling aman dari semuanya karena manajer menggunakan data dengan akurasi yang layak yang membantu dalam memenuhi syarat target kapasitas mereka. Selain itu, strategi ini juga mengurangi risiko kelangkaan atau kehilangan persediaan.

  1. Strategi Pertandingan: Strategi pertandingan adalah perpaduan antara strategi memimpin dan tertinggal. Di sini, perusahaan meningkatkan kapasitasnya setelah memeriksa permintaan pasar saat ini. Namun, penambahannya kecil. Ketika terlihat jelas bahwa akan ada peningkatan permintaan, perusahaan akan meningkatkan proses produksinya. Namun, kenaikannya lagi-lagi tidak besar, masih kecil. Jadi, ketika permintaan naik, perusahaan dapat bekerja untuk memperluas penjualan. 

Contoh-contoh manajemen kapasitas

Manajemen kapasitas digunakan oleh perusahaan perangkat lunak, tim operasi keuangan, agensi kreatif, dan tim produk. Dalam hal ini kami mengambil contoh produsen TV. Ada dua hal yang dilakukan oleh produsen TV:

  • Mereka harus memastikan bahwa mereka dapat memenuhi permintaan konsumen sepanjang tahun dengan sumber daya yang tersedia. 
  • Baru-baru ini perusahaan tersebut memperkirakan bahwa permintaan televisi akan melonjak karena piala dunia akan dimulai 8 bulan lagi. Selain itu, mereka juga menyadari bahwa TV HD akan menjadi yang paling banyak diminati.

Karena akan ada lonjakan permintaan, manajer perusahaan perlu memahami perkiraan jumlah perangkat TV yang perlu dijual untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat. Jadi, secara otomatis, langkah selanjutnya adalah memeriksa apakah kapasitas yang ada saat ini memadai untuk memenuhi permintaan tambahan. Analisis seperti ini dapat mencerminkan bahwa mereka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan tenaga kerja untuk menangani permintaan yang terus meningkat, tetapi juga diperkirakan bahwa permintaan mungkin akan menurun segera setelah piala dunia berakhir. Jadi, di sini perusahaan mungkin lebih memilih untuk menyewa mesin], atau bekerja dengan kontraktor yang berbeda untuk jangka waktu tersebut, daripada membeli mesin baru atau mempekerjakan orang baru. 

Segera setelah sewa dan tenaga kerja tersedia, produksi dapat dimulai. Namun, perusahaan harus memulainya setidaknya 2-3 bulan sebelum piala dunia dimulai. Hal ini akan memastikan bahwa perangkat TV telah mencapai saluran ritel, dan tersedia tepat saat terjadi peningkatan permintaan. 

Beberapa contoh lainnya,

  • Sebuah agensi kreatif dapat menghasilkan 700 desain per minggu.
  • Sebuah toko roti dapat memanggang 80 pai per hari
  • Sebuah lini perusahaan mobil dapat merakit 200 mobil per bulan.

Posting terkait