Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk:
Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang menghambat proses produksi, atau proses pemberian layanan.
Meningkatkan kecepatan produksi dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada, menghilangkan waktu yang tidak produktif, dan kendala lain yang dapat berdampak negatif pada kapasitas.
Manajemen kapasitas membantu perusahaan menaklukkan tantangan yang muncul saat mereka harus memenuhi permintaan pelanggan - baik dalam jangka pendek maupun jangka menengah. Manajemen kapasitas juga membantu mengelola operasi rantai pasokan dan mengembangkan rencana organisasi untuk masa depan.
Organisasi perlu meninjau berapa banyak sumber daya yang tersedia untuk memastikan sumber daya tersebut dapat mencapai hasil produksi selama periode tertentu. Manufaktur, ritel, jasa, dan teknologi informasi sangat banyak menggunakan manajemen kapasitas.
Singkatnya, berikut ini adalah tujuan utama dari manajemen kapasitas yang tepat:
Mengenali kebutuhan kapasitas untuk memenuhi beban kerja yang diproyeksikan, baik saat ini maupun di masa mendatang.
Membuat dan mempertahankan rencana manajemen kapasitas yang solid.
Memastikan bahwa sasaran kinerja terpenuhi dengan baik dalam kerangka waktu dan anggaran yang tepat.
Memantau kapasitas secara konsisten untuk membantu manajemen tingkat layanan.
Dukungan dalam menentukan dan menyelesaikan insiden.
Memeriksa dampak variasi terhadap kapasitas dan mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan kinerja yang lebih baik dengan biaya yang lebih efisien.
Manajemen kapasitas adalah bagian penting dari sebuah organisasi, tetapi mengapa? Definisi manajemen kapasitas mengacu pada strategi yang digunakan oleh bisnis untuk mengelola hasil produksi dalam menanggapi permintaan pasar, memastikan pemanfaatan sumber daya yang optimal dan identifikasi serta penghapusan hambatan untuk mencapai keuntungan maksimum. Berikut adalah beberapa poin untuk membahas hal tersebut:
Evaluasi Biaya: Manajemen kapasitas membantu organisasi meningkatkan kemampuan mereka untuk mengevaluasi biaya, terutama selama musim pertumbuhan atau resesi. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi perubahan harga yang tiba-tiba dan membantu mereka bertindak sesuai situasi.
Efisiensi Produksi: Menjadwalkan siklus produksi sebelumnya dan mengoptimalkan efisiensi produksi.
Pengurangan Biaya: Mengurangi biaya secara umum dalam menjalankan bisnis.
Manajemen Persediaan: Membantu pengelolaan inventaris yang lebih baik dan menangani masalah dalam rantai pasokan.
Alokasi Sumber Daya: Menetapkan sumber daya manusia dan material dengan cara yang lebih baik.
Penskalaan: Yang paling penting, manajemen kapasitas membantu dalam meningkatkan skala bisnis. Manajemen kapasitas memberikan analisis mendalam tentang cara beroperasi sebelum mengembangkan bisnis.
Berikut ini adalah proses manajemen kapasitas yang umum dilakukan. Proses manajemen kapasitas yang tepat memastikan entri data yang akurat, manajemen kapasitas yang efektif, serta efisiensi dan produktivitas organisasi secara keseluruhan. Namun, proses ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
Prakiraan dan jalur peluang membantu memahami jenis permintaan yang akan muncul di musim yang akan datang. Misalnya, lebih banyak orang perlu dipekerjakan, lebih banyak mesin diperlukan, atau mesin sebelumnya perlu diperbaiki atau dirawat.
Tren pasar dan permintaan pelanggan terus berkembang. Hal ini membantu dalam menciptakan jalur peluang. Sangat penting untuk memahami jika ada peristiwa yang tidak terduga atau faktor musiman yang memengaruhi sisi permintaan.
Sebelum meningkatkan produksi sehubungan dengan rencana yang baru dirancang, organisasi harus mengevaluasi apakah kapasitas sumber daya atau infrastruktur yang ada dapat mengelola produksi tersebut. Jika tidak, maka mesin, perangkat, atau peralatan baru mungkin perlu dibeli atau disewa.
Setelah rencana yang tepat tersedia, saatnya untuk menerapkan dan menjalankannya. Jika kebutuhannya adalah untuk memperkenalkan lebih banyak perangkat atau mesin untuk meningkatkan produksi, maka rencananya adalah membeli mesin/perangkat baru, memasangnya, memulai pekerjaan, dan memenuhi persyaratan tambahan secara tepat waktu.
Terakhir, jika Anda tidak memantau dan meninjau kapasitas produksi secara terus menerus, Anda mungkin akan melewatkan faktor-faktor penting. Selain itu, seperti halnya proses lainnya, selalu ada ruang untuk perbaikan.
Sering kali, ada kebingungan antara manajemen kapasitas dan perencanaan kapasitas. Meskipun keduanya memiliki kesamaan dalam beberapa aspek, keduanya juga sangat berbeda. Manajemen kapasitas memiliki pengertian yang luas, sedangkan perencanaan kapasitas dapat disebut sebagai bagian dari manajemen kapasitas. Namun, tujuan akhir dari keduanya adalah untuk memastikan bahwa ada jumlah kapasitas yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan.
Menurut Mike Wise, penulis blog Microsoft DataDriven, "satu perbedaan besar yang membedakan perencanaan kapasitas dengan manajemen kapasitas adalah bahwa perencanaan kapasitas memiliki kualitas 'sekali pakai'. Artinya, perencanaan kapasitas adalah sesuatu yang dilakukan di awal. Perencanaan kapasitas adalah asupan dan penilaian kebutuhan, namun manajemen kapasitas adalah seluruh siklus pemantauan, pengumpulan data, analisis data, optimalisasi infrastruktur, dan kembali ke pemantauan lagi."
Organisasi digital yang berencana untuk menerapkan perencanaan kapasitas dan strategi manajemen yang unggul harus memikirkan istilah-istilah ini sebagai entitas yang terpisah.
Sebelum Anda menyelami manajemen kapasitas, penting untuk memprioritaskan dan memberikan perhatian penuh kepada manajemen kapasitas. Manajemen kapasitas yang efektif mencakup komponen-komponen berikut ini:
Lihat kembali masalah-masalah sebelumnya yang terjadi dalam manajemen kapasitas dan cari pola yang sama. Mungkin ada bulan atau musim tertentu ketika mengelola kapasitas menjadi sulit?
Pertimbangkan berapa banyak orang yang telah keluar sejak siklus manajemen kapasitas terakhir, dan nilai bagaimana hal tersebut akan memengaruhi periode yang akan sarat dengan pekerjaan. Anda juga harus melacak orang-orang yang Anda pekerjakan secara eksternal dalam jangka pendek.
Mengelola sumber daya manusia secara efektif sangat penting untuk menetapkan tugas berdasarkan kekuatan anggota tim, mencegah kelelahan, memenuhi tenggat waktu proyek, dan mempertahankan karyawan dan klien.
Memeriksa dan mengelola faktor operasional apa pun yang dapat memengaruhi bagaimana kapasitas kerja dikelola. Misalnya, menerapkan perangkat lunak pusat kontak cloud dapat meningkatkan efisiensi operasi layanan pelanggan dengan menyediakan fitur-fitur seperti perutean panggilan otomatis, analisis waktu nyata, dan integrasi dengan saluran komunikasi lainnya.
Hal ini memungkinkan tim untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang penting dan fokus pada proyek-proyek yang memiliki potensi ROI yang lebih besar dengan menerapkan manajemen kapasitas bisnis yang efektif.
Sangat penting untuk mengetahui permintaan apa yang telah ditempatkan pada tim. Mulai dari klien yang membeli layanan hingga proyek internal yang membuka pertumbuhan bisnis. Pengetahuan yang kuat tentang permintaan memastikan bahwa pasokan sumber daya tetap pada tingkat yang memadai.
Dalam hal pekerjaan, selalu ada banyak variabel yang berperan. Sangatlah penting untuk memahami apa saja varian-varian ini-dan bagaimana mereka dapat memengaruhi kapasitas. Dengan demikian, akan memastikan bahwa solusi untuk skenario tersebut adalah yang paling efisien.
Seperti yang kita ketahui, perencanaan kapasitas sebagian besar didasarkan pada estimasi dan prakiraan. Sayangnya, perkiraan tidak selalu akurat. Itulah mengapa perencanaan manajemen kapasitas akan membutuhkan penyesuaian yang berulang.
Manajemen kapasitas adalah konsep yang luas dan terdiri dari beragam istilah yang mungkin Anda ketahui atau tidak ketahui. Kami akan mendefinisikan komponen, kapasitas, laporan kapasitas, Sistem Informasi Manajemen Kapasitas (CMIS), kinerja, manajer kapasitas, dan rencana kapasitas.
Sesuai dengan CIPS Institute "Komponen adalah struktur fundamental dari layanan tertentu, bagian penting dari sebuah layanan." Sebagai contoh, database adalah 'komponen' dari sebuah server. Komponen sangat penting, sehingga perlu dibeli, dibangun, dipelihara, dan dipantau.
Definisi kapasitas menurut CIPS Institute adalah "sumber daya yang tersedia yang dapat dimanfaatkan untuk memenuhi tingkat permintaan tertentu." Sebagai ilustrasi, di sebuah restoran, kapasitas adalah jumlah staf yang tersedia, jumlah meja dan kursi yang tersedia, dan jangka waktu ketika restoran buka.
Pada dasarnya, mendefinisikan skenario untuk permintaan yang diharapkan. Misalnya, sumber daya yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Rencana kapasitas membantu bisnis memberikan layanan pelanggan yang tepat.
Dokumen yang mencakup data yang terkait dengan layanan yang diberikan, sumber daya yang digunakan, dan kinerja tim secara keseluruhan. Laporan kapasitas membantu manajer mengambil keputusan yang tepat.
Tempat penyimpanan virtual untuk mengumpulkan dan menyimpan data yang terkait dengan kapasitas.
Dalam manajemen kapasitas, manajemen kinerja adalah metrik yang mencerminkan seberapa cepat sistem dapat merespons permintaan.
Manajemen kapasitas adalah tugas penting dalam ruang kerja. Manajemen kapasitas yang efisien sangat penting untuk memenuhi permintaan sekaligus mengoptimalkan sumber daya dan manajemen proyek. Namun, hal ini tidaklah mudah. Menurut Forbes, di bawah ini adalah tantangan umum yang dihadapi selama proses manajemen kapasitas. Mari kita jelajahi secara detail.
Setiap hari, perencana kapasitas perlu menangani setumpuk informasi yang perlu ditambahkan ke lembar kerja proyeksebagian besar dilakukan secara manual. Untuk proses manajemen kapasitas yang lancar, data yang ditambahkan harus akurat dan disebutkan dalam format yang tepat.
Tantangan kompleksitas sangat mirip dengan tantangan data. Karena perencanaan kapasitas melibatkan manajer yang bekerja dengan perhitungan yang tak terhitung jumlahnya dan rumus yang rumit, kesalahan pasti akan terjadi. Misalnya, menambahkan data yang tidak akurat ke dalam spreadsheet. Sayangnya, kejadian seperti itu dapat menghambat keseluruhan proses.
Komunikasi adalah landasan dari setiap perusahaan yang sukses. Kurangnya komunikasi atau, lebih buruk lagi, komunikasi yang tidak memadai dapat menyebabkan banyak masalah. Untuk menghindari skenario seperti itu, sangat penting bagi semua karyawan yang menjadi bagian dari proses manajemen kapasitas untuk saling bertukar informasi secara teratur.
Para manajer di seluruh dunia telah menemukan beberapa strategi manajemen kapasitas untuk mencapai hasil yang lebih baik. Lihatlah strategi manajemen kapasitas yang banyak digunakan ini:
Dalam strategi konservatif dan reaktif ini, manajer pertama-tama memahami kapasitas, dan kemudian menunggu hingga ada lonjakan permintaan yang tepat dan stabil. Setelah itu, manajer meningkatkan produksi pada tingkat tertentu yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pasar pada saat itu.
Sementara strategi lag lebih halus dan memiliki risiko yang lebih kecil, strategi lead hampir kebalikannya. Dalam hal ini, perusahaan meningkatkan kapasitas produksi bahkan sebelum ada lonjakan permintaan.
Strategi dinamis didorong oleh prakiraan dan terutama bergantung pada tren pasar saat ini. Di sini, manajer mengambil data penjualan dan tren saat ini, dan menganalisisnya untuk membuat penyesuaian dalam produksi.
Strategi pertandingan adalah perpaduan antara strategi memimpin dan tertinggal. Di sini, perusahaan meningkatkan kapasitasnya setelah memeriksa permintaan pasar saat ini. Ketika terlihat bahwa akan ada kenaikan permintaan, perusahaan meningkatkan produksi secara bertahap.
Manajemen kapasitas digunakan oleh perusahaan perangkat lunak, tim operasi keuangan, agensi kreatifdan tim produk untuk memaksimalkan hasil produksi mereka dan memenuhi permintaan secara efisien. Mari kita ambil contoh produsen TV. Ada dua hal yang berlaku untuk produsen TV:
Mereka perlu memastikan bahwa mereka dapat memenuhi permintaan konsumen sepanjang tahun dengan sumber daya yang tersedia.
Baru-baru ini perusahaan memperkirakan bahwa permintaan televisi akan melonjak karena Piala Dunia akan dimulai 8 bulan lagi.
Karena akan ada lonjakan permintaan, manajer perusahaan perlu memahami perkiraan jumlah perangkat TV yang perlu dijual untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat. Analisis seperti ini dapat mencerminkan bahwa mereka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan tenaga kerja untuk menangani permintaan yang terus meningkat, tetapi juga diperkirakan bahwa permintaan akan menurun segera setelah Piala Dunia berakhir.
Jadi, di sini perusahaan mungkin lebih memilih untuk menyewa mesin atau bekerja dengan kontraktor yang berbeda untuk jangka waktu tertentu, daripada membeli mesin baru atau mempekerjakan orang baru. Segera setelah sewa dan tenaga kerja tersedia, produksi dapat dimulai. Namun, perusahaan harus memulainya setidaknya 2-3 bulan sebelum Piala Dunia dimulai. Hal ini akan memastikan bahwa perangkat TV telah mencapai saluran ritel dan tersedia tepat saat terjadi peningkatan permintaan.
Sebuah agensi kreatif dapat menghasilkan 700 desain per minggu.
Sebuah toko roti dapat memanggang 80 pai per hari.
Sebuah lini perusahaan mobil dapat merakit 200 mobil per bulan.
Manajemen kapasitas lebih dari sekadar proses strategis-ini adalah praktik penting yang memastikan bisnis dapat memenuhi permintaan secara efisien dan berkelanjutan. Dengan mengelola kapasitas secara efektif, organisasi dapat mengoptimalkan sumber daya merekamengurangi biaya, dan mempertahankan tingkat layanan yang tinggi bahkan selama periode permintaan yang berfluktuasi. Hal ini melibatkan siklus perencanaan, pemantauan, dan adaptasi yang berkesinambungan terhadap perubahan internal dan eksternal. Seiring dengan upaya bisnis untuk meningkatkan skala dan merespons dinamika pasar, strategi manajemen kapasitas yang kuat akan sangat penting dalam mencapai keunggulan operasional dan mempertahankan pertumbuhan. Menerapkan praktik-praktik terbaik dan meningkatkan strategi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik akan memberdayakan organisasi untuk menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang, sehingga meningkatkan kinerja dan daya saing secara keseluruhan.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak penjadwalan sumber daya yang sangat baik, lebih baik Anda mencari teknik penjadwalan. Teknik penjadwalan membantu menyelaraskan jadwal proyek, ruang lingkup, dan sumber daya Anda. Sebuah jadwal harus sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dan...