Industri teknologi sangat dinamis: proyek berubah, solusi baru untuk diimplementasikan muncul secara konstan, dan tim dihadapkan pada pergantian karyawan. Menguasai angin topan perubahan ini membutuhkan manajemen sumber daya yang kuat. Artikel ini akan menunjukkan kepada Anda cara melakukannya.

Pembaca kami dapat mengetahui:

  • Saran-saran dari rumah perangkat lunak tentang cara meningkatkan manajemen sumber daya 
  • Hambatan selama peningkatan manajemen sumber daya
  • Layar dan peran yang membantu dari perangkat lunak manajemen sumber daya

Mengetahui cara meningkatkan diri manajemen sumber daya proyek sangat penting bagi setiap rumah perangkat lunak. Ini adalah fakta. Mereka menjual waktu karyawan mereka untuk uang pelanggan mereka. Lagi pula, kita tidak berbicara tentang pekerjaan yang berulang-ulang di mana setiap hari, selama bertahun-tahun, karyawan yang sama datang ke kantor untuk melakukan tugas yang sama selama 8 jam. 

Apa yang dilakukan manajemen sumber daya?

Sebelum Anda memutuskan untuk mengambil langkah untuk meningkatkan manajemen sumber daya di perusahaan perangkat lunak Anda, Anda perlu mengetahui mengapa hal ini sepadan dengan usaha Anda. Anda akan tahu:

  • mengoptimalkan pekerjaan Anda dengan memanfaatkan kapasitas dan potensi tim Anda sebaik mungkin.
  • menghindari pemborosan waktu dan uang yang disebabkan oleh manajemen yang tidak efektif.
  • meningkatkan kepuasan karyawan Anda. Terlalu banyak tugas dan tekanan dapat membuat frustrasi seperti halnya rasa bosan dan merasa tidak berguna.
  • dapat memantau kemajuan proyek dan profitabilitas proyek dengan lebih mudah.

Bagaimana cara meningkatkan manajemen sumber daya [contoh perusahaan perangkat lunak]?

1. Mengidentifikasi masalah

Akan tiba saatnya, setelah bertukar pikiran dengan tim manajemen Anda, Anda memutuskan bahwa ada sesuatu yang harus diubah dan perusahaan Anda membutuhkan solusi baru. Anda membutuhkan pendekatan dan reformasi modern, sehingga Anda dapat menguasai pasar dan meninggalkan pesaing Anda jauh di belakang. Anda menginginkan semuanya. Dan Anda menginginkannya sekarang. 

Sayangnya, inilah alasan mengapa rencana yang ambisius sering kali tidak membuahkan hasil. Bahkan dengan manajemen sumber daya yang terbaik sekalipun, tidak mungkin menerapkan semua perubahan sekaligus. Terutama ketika Anda berurusan dengan rumah perangkat lunak menengah atau besardi mana semua proses harus bekerja sama. Oleh karena itu, langkah pertama Anda untuk mengoptimalkan pekerjaan Anda adalah dengan mengidentifikasi masalah (atau masalah). Mungkin titik lemahnya adalah kekurangan staf, kurangnya pelacakan PHK dan hari libur, kurangnya dokumentasi yang diperlukan untuk penerimaan karyawan baru dan serah terima proyek, proyek yang diremehkan atau dinilai terlalu tinggi, pengambilan keputusan yang rumit. Cara terbaik untuk mengidentifikasi masalah untuk memulai perubahan dalam organisasi Anda adalah dengan menganalisis data. Laporan berdasarkan berbagai proses dan hasil dalam bisnis Anda akan terbukti sangat berharga.

Mengetahui apa yang perlu diubah adalah dasar untuk melakukan perubahan. Langkah selanjutnya adalah memprioritaskan masalah-masalah ini. Pertimbangkan mana yang menyebabkan kerugian terbesar atau menghalangi proses lainnya - tangani ini terlebih dahulu, lalu satu per satu lakukan perbaikan lebih lanjut. Sebaiknya Anda membagi proyek besar menjadi beberapa tahapan dan tugas untuk mencapai tujuan secara sistematis.

2. Meninjau dan menyederhanakan pengambilan keputusan

Sering kali pelaksanaan suatu tugas, bahkan yang sederhana sekalipun, seperti memantulkan bola. 

  1. Pertama, Orang A melakukan tugas dan membutuhkan persetujuan.
  2. Dia mengirimkan permintaan peninjauan ke orang B - seorang rekan setim senior.
  3. Orang B mengatakan bahwa ini bukan bidang keahliannya dan mengalihkan Orang A untuk Orang C - anggota senior dari tim lain yang mengerjakan proyek tersebut.
  4. Kemudian orang C mengatakan bahwa dia tidak memiliki wewenang pengambilan keputusan dan yang terbaik adalah merujuk orang A untuk orang D - atasan langsungnya.
  5. Berikutnya, orang D mengatakan bahwa proyek ini harus dirujuk ke orang E - kepala departemen lain yang mengerjakan proyek tersebut.
  6. Akhirnya, Orang Eketika ditanya, mengatakan bahwa ini adalah pertama kalinya ia mendengar tugas semacam itu dan siapa yang menugaskannya.

Tentu saja, situasi yang digambarkan di atas cukup karikatural... tapi tidak terlalu? Masalah proses penerimaan yang rumit dan keraguan tentang siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan tentang berbagai masalah mempengaruhi banyak perusahaan. Dan tidak hanya perusahaan besar - bahkan organisasi yang terdiri dari 20 orang pun dapat menghadapi hambatan penerimaan. Momen krisis pertama adalah ketika manajemen tidak lagi dapat memutuskan segala sesuatu secara pribadi. Ini adalah momen ketika mereka harus mendelegasikan lebih banyak kemandirian kepada karyawan tingkat menengah. Semakin banyak orang di perusahaan, semakin dalam masalahnya, sehingga struktur yang efektif harus diterapkan sesegera mungkin. Terutama karena laju perkembangan startup tidak memaafkan kelambatan. Memblokir siklus kerja adalah cara terbaik untuk kehilangan waktu dan uang. 

Jadi, mulailah dengan meninjau seluruh tangga persetujuan

Lihat siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan. Langkah selanjutnya adalah menyederhanakan seluruh proses, dan ini paling baik dilakukan dengan memberikan otonomi kepada masing-masing departemen dan spesialis. Menetapkan aturan umum untuk tugas saat ini akan mempercepat tugas harian secara signifikan. Di perusahaan modern, ada baiknya bertaruh pada alur kerja yang baik, bahkan mengundurkan diri dari kendali penuh.

3. Membuat basis sumber daya

Untuk mengelola sumber daya Anda dengan baik, Anda perlu mengetahui apa yang Anda miliki. Ini seperti dalam sebuah permainan - Anda tidak akan bisa memainkan permainan dengan baik jika hanya mengetahui separuh dari kartu Anda. Informasi dasar yang penting bagi Anda adalah:

  • berapa banyak orang yang Anda miliki untuk membantu Anda,
  • kompetensi karyawan Anda,
  • tanggung jawab mereka,
  • apa kapasitas mereka

Basis sumber daya Anda adalah kunci untuk manajemen proyek yang efisien dan mendelegasikan orang ke tempat yang dibutuhkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memperkuat tim yang memiliki terlalu banyak pekerjaan di pundak mereka. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memberikan tugas baru kepada karyawan yang tidak memiliki pekerjaan dan merasa bosan. Tentu saja, menyimpan dan menggunakan data seperti itu di dalam kepala Anda sendiri atau tabel Excel tidak akan efisien. Oleh karena itu, merupakan ide yang baik untuk menggunakan alat manajemen sumber daya yang akan menunjukkan kepada Anda, dalam bentuk yang jelas, anggota tim mana yang sekarang dapat terlibat dalam tugas mana dan dalam proyek mana yang paling cocok untuk mereka.

4. Mengumpulkan dan mengatur pengetahuan

Hambatan yang sangat umum untuk memperlancar pekerjaan adalah kurangnya pengetahuan dan materi yang diperlukan. Berapa kali Anda harus bertanya kepada beberapa orang atau lebih di perusahaan di mana letak file atau dokumentasi tertentu? Proses ini melelahkan dan memakan waktu bahkan ketika menyangkut karyawan yang ada di perusahaan. Bayangkan apa yang terjadi saat seseorang pergi... dan bersama mereka, pengetahuan rahasia tentang di mana menemukan materi terkait proyek yang sedang Anda kerjakan. 

Pengetahuan juga merupakan sumber daya Anda dan sangat penting. Siapkan basis data yang baik dan terorganisir untuk semua materi yang mungkin berguna bagi Anda dalam proses orientasi, pengambilalihan tanggung jawab, atau rutinitas perusahaan sehari-hari. Tentu saja, ini tidak akan menjadi proses sekali jadi - basis data seperti itu hanya masuk akal jika selalu diperbarui. Software house menghasilkan begitu banyak informasi sehingga hal ini perlu menjadi kebiasaan. Namun, Anda bisa yakin bahwa semua orang akan mendapatkan manfaat darinya.

5. Membangun komunikasi antar departemen

Berbagai departemen dalam suatu perusahaan terkadang bertindak seperti organisme yang terpisah. Bagaimanapun, itulah fungsi mereka. Setiap departemen seharusnya mengurus aspek yang berbeda untuk membuat perusahaan Anda berjalan seperti jarum jam. Di sisi lain, sebagai sebuah organisasi, Anda bisa mencapai lebih banyak hal jika berbagai departemen saling mendukung satu sama lain. 

Bisnis baru dapat memberikan wawasan yang baik kepada bagian pemasaran dalam pembuatan konten, sementara promosi yang dilakukan oleh bagian pemasaran sangat baik untuk penjualan. Selain itu, bagian pemasaran dapat melakukan banyak hal untuk menyiapkan penawaran yang meyakinkan. Pengembang dapat membantu departemen SDM membuat iklan lowongan kerja terbaik dengan memberi tahu mereka apa yang harus dicari dan bagaimana cara meyakinkan kandidat. Kemudian HR dapat membawa karyawan baru dengan kompetensi yang paling diinginkan yang akan sempurna untuk proyek yang Anda kerjakan. 

Meningkatkan komunikasi antar departemen dan memastikan mereka mengetahui apa yang sedang dikerjakan satu sama lain dan apa yang mereka butuhkan akan memungkinkan Anda untuk memberikan dukungan yang tepat dan mencapai lebih banyak lagi melalui sinergi. Tim yang terintegrasi sangat penting untuk kualitas kerja dan kesejahteraan karyawan Anda. 

6. Meneliti kebutuhan pasar

Satu-satunya hal yang konstan di pasar adalah volatilitasnya. Memperbarui pengetahuan Anda tentang kebutuhan industri saat ini adalah cerita yang tidak pernah berakhir. Bagian dari meningkatkan manajemen sumber daya adalah terus memantau apa yang layak untuk diinvestasikan dan dikembangkan. Sebagai cara yang efektif manajer sumber daya atau manajer proyek Anda harus meninjau secara teratur:

  • keterampilan mana yang paling banyak dibutuhkan saat ini,
  • tren saat ini,
  • teknologi baru apa yang dicari pelanggan,
  • apakah perusahaan Anda berinvestasi dalam pelatihan untuk karyawan, yang memungkinkan mereka mengembangkan kompetensi dan memperluas pengetahuan mereka.

Dalam proses ini, waktu dan keteraturan sangat penting. Dengan mengetahui kebutuhan pasar, Anda dapat menyalurkan sumber daya ke dalam solusi yang paling menjanjikan dengan cepat, sehingga Anda dapat selalu menawarkan inovasi kepada pelanggan sebelum pesaing Anda melakukannya. 

7. Rencanakan pekerjaan Anda

Topiknya mungkin tampak sepele dan jelas - bagaimanapun juga, perencanaan kerja adalah dasar dari setiap manajemen sumber daya proyek. Namun, semakin kita mendalami hal ini, semakin banyak peluang sekaligus risiko yang kita temukan. 

Apa yang dimaksud dengan perencanaan kerja? Membuat daftar tugas di buku catatan adalah perencanaan kerja, tentu saja. Tetapi perencanaan kerja juga merupakan penulisan proyek 3 tahun ke depan menggunakan data besar, probabilitas, dan perangkat lunak khusus. Dan yang menarik, kedua cara ini akan efektif. Hanya saja tidak untuk semua orang. Kuncinya di sini adalah menyesuaikan sistem dengan karakteristik bisnis dan gaya kerja tim Anda. 

Tren terkini sering kali berfokus pada kelincahan dan fleksibilitas, sehingga pekerjaan diatur dalam sprint, misalnya mingguan, yang berisi sejumlah tugas yang dapat diselesaikan dalam waktu tersebut. Sebaiknya Anda juga memecah tugas-tugas individual menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Strategi ini menghindari sejumlah besar tugas yang membebani kita selama berbulan-bulan ke depan. Di sisi lain, beberapa proyek jangka panjang memerlukan jadwal yang direncanakan jauh-jauh hari. Rencana yang matang akan membantu Anda menghindari penundaan dan memiliki perspektif yang lebih luas dalam meningkatkan manajemen sumber daya.

8. Jangan menunggu untuk merekrut

Jika karyawan Anda mulai merasa bahwa Anda kekurangan staf, mungkin inilah masalahnya. Situasi seperti itu sangat tidak menguntungkan. Rasa frustrasi dan kelelahan menumpuk di dalam tim dan proyek-proyek mulai tertunda. Tentu saja, Anda adalah ahlinya dan yang paling tahu ritme perusahaan Anda. Kadang-kadang mungkin ada periode yang lebih sibuk dan Anda mungkin perlu menggunakan subkontraktor. Kemudian semuanya akan kembali normal, namun waspadalah terhadap tanda-tanda bahwa tim Anda terlalu banyak bekerja dan merasa kewalahan. Tidak ada gunanya menunggu terlalu lama untuk merekrut orang baru, terutama karena kandidat yang sempurna tidak mengintai di setiap sudut. Proses perekrutan terkadang bisa memakan waktu yang sangat lama.

9. Gunakan alat modern untuk meningkatkan manajemen sumber daya

Pada tahap membaca artikel ini, Anda mungkin berpikir, "Oke, tetapi di mana saya harus mengelola semua informasi ini agar efektif? Lagipula, saya tidak bisa menyimpan semuanya di percakapan Slack, kotak masuk email, dan ribuan tabel." Di sinilah alat manajemen kerja modern datang untuk membantu dan melakukan semua pekerjaan kotor untuk Anda. Mari kita ilustrasikan dengan Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya. Sistem kami akan memungkinkan Anda untuk mengelola pekerjaan Anda dan jadwal proyekmemeriksa karyawan mana yang sibuk dan berapa lama mereka memiliki proyek yang dijadwalkan, secara otomatis menemukan orang yang tepat untuk sebuah proyek, membuat seluruh tim dengan serangkaian kompetensi yang diperlukan, dan menyelesaikan konflik penjadwalan

Selain itu, Anda akan dapat melacak dan mengelola lembar waktu secara real-time untuk melihat tim mana yang membutuhkan lebih banyak dukungan dan proyek mana yang paling banyak memakan waktu. Pada setiap tahap, Anda juga dapat membuat laporan untuk menganalisis data dan mengoreksi aspek-aspek yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. Teamdeck adalah alat yang dibuat oleh rumah perangkat lunak karena kebutuhan. Kami telah berada di sana, kami melihat bahwa sistem kami sangat sederhana, hanya berisi fungsi-fungsi yang benar-benar Anda perlukan.

10. Ingatlah bahwa peningkatan manajemen sumber daya adalah proses yang berkelanjutan

Bekerja di perusahaan perangkat lunak bersifat dinamis, sehingga Anda membutuhkan fleksibilitas untuk mengelolanya dengan cara terbaik. Jika Anda ingin meningkatkan manajemen sumber daya, Anda harus siap untuk menjadikannya sebagai proses yang berkelanjutan dan berkesinambungan yang membutuhkan perhatian dan komitmen. Tidaklah cukup hanya dengan menyelesaikan masalah sekali dan melupakan pengoptimalan alur kerja. Untungnya, praktik yang baik dan solusi yang efektif akan membuahkan hasil, dan setelah perubahan besar dilakukan, akan lebih mudah bagi Anda untuk melakukan perbaikan kecil lebih lanjut.

Tingkatkan manajemen sumber daya dan ciptakan peluang besar untuk memanfaatkan potensi bisnis Anda dengan lebih baik. Setiap perubahan berikutnya akan menghasilkan efek yang nyata, jadi sebaiknya bertaruh pada strategi yang baik dan sistematis. Di Teamdeckkami selalu memenuhi harapan pelanggan kami dan mencari solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Anda dapat dengan mudah mengimpor semua data ke dalam alat kami. Kami ingin Anda Teamdeck untuk disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan yang bekerja sama dengan kami, itulah sebabnya kami memberikan banyak kemungkinan penyesuaian untuk membuat versi khusus dari perangkat lunak ini. Hubungi kami dan masuklah ke level baru dalam manajemen kerja!

Tingkatkan manajemen sumber daya dengan Teamdeck

Posting terkait

Cara memulai proyek yang sukses dalam siklus hidup manajemen proyek
Manajemen Proyek

Kickoff Proyek - Bagaimana Cara Memulai Proyek?

Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini: Pengaruh perangkat lunak manajemen sumber daya dalam menyelesaikan proyek tepat waktu. Cara memulai proyek dengan biaya yang lebih murah. Awal proyek adalah momen ketika Anda membuat asumsi dan...