Ketika Anda bertanggung jawab atas sebuah proyek, Anda biasanya tahu betul apa yang harus dilakukan oleh tim Anda untuk memenuhi persyaratan proyek. Tetapi bagaimana jika klien Anda mengajukan fitur baru, betapapun kecilnya, yang harus Anda kerjakan di luar cakupan proyek yang sudah ada?
Apa yang akan Anda pelajari berkat artikel ini:
Sebagai manajer proyek, Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan skenario ini, karena proyek sering kali berubah karena umpan balik pengguna atau kondisi pasar yang dinamis. Hal ini wajar, dan dapat menghasilkan hasil yang sangat positif (produk akhir dengan kualitas yang lebih baik, misalnya). Namun, masalahnya adalah pengeditan yang tidak terduga ini dapat mengakibatkan ruang lingkup merayap ke titik di mana Anda hanya memiliki sedikit kendali atas kemajuan proyek.
Mari kita lihat lebih dekat pada lingkup proyek yang merayap dan diskusikan bagaimana Anda bisa mengatasinya dalam karier manajemen proyek Anda.
Pertama-tama, apa ruang lingkup proyek? Ruang lingkup dalam manajemen proyek dipahami sebagai semua tugas, proses, aktivitas, persyaratan, dan hasil proyek. Sederhananya, ini adalah semua pekerjaan yang diminta untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Ruang lingkup proyek adalah bagian dari perencanaan proyek. Hasil dari fase siklus hidup manajemen proyek ini adalah Pernyataan Ruang Lingkup Proyek. Ini adalah dokumentasi ruang lingkup proyek (juga disebut "pernyataan ruang lingkup" atau "kerangka acuan") yang berisi daftar periksa yang telah ditetapkan tentang
Setelah pernyataan ruang lingkup proyek, saatnya untuk fase yang disebut rencana manajemen ruang lingkup proyek. Rencana ini menguraikan seluruh proses yang terlibat dalam pelaksanaan proyek dan berfungsi sebagai pedoman untuk menjaga agar proyek tetap berada dalam ekspektasi dan batasan yang ditentukan.
Cara termudah untuk menggambarkan scope creep adalah dengan mengatakan bahwa itu adalah menambahkan fitur dan persyaratan yang berada di luar cakupan proyek yang telah disepakati. Kedua bagian dari definisi ini penting karena perubahan atau perluasan ruang lingkup proyek tidak selalu sama dengan pergeseran ruang lingkup.
Sebaliknya, perubahan adalah hal yang sangat normal dalam manajemen proyek. Ruang lingkup merayap ketika perubahan tidak disepakati, dan peningkatan kebutuhan proyek tidak terkendali.
Definisi yang diberikan oleh PMBOK® Guide (edisi ke-5) menyatakan bahwa scope creep adalah perluasan cakupan produk atau proyek yang tidak terkendali tanpa penyesuaian waktu, biaya, dan sumber daya. Uraian ini menekankan faktor krusial yang akan membantu Anda membayangkan konsekuensi potensial dari scope creep. Yang saya maksudkan adalah, bagaimana hal ini fitur baru dalam ruang lingkup proyek tidak disesuaikan dengan jadwal, sumber daya, atau anggaran. Pada dasarnya, ini berarti bahwa salah satu (atau semua) dari variabel-variabel ini dapat menjadi sangat salah dan menenggelamkan proyek Anda.
Setelah kita mendefinisikan scope creep, mari kita bahas penyebab utamanya.
Scope creep kemungkinan besar disebabkan oleh kombinasi faktor-faktor berikut:
Ruang lingkup proyek yang buruk. Ini biasanya merupakan faktor utama yang berkontribusi pada pergeseran ruang lingkup. Ketika ruang lingkup proyek Anda tidak jelas atau tidak ada, bagaimana Anda bisa mengendalikannya? Memiliki pernyataan ruang lingkup yang jelas bukanlah solusi utama untuk tantangan ini. Anda perlu memvalidasi ruang lingkup dan menandatanganinya dengan semua pemangku kepentingan proyek.
Masalah lain dapat terjadi ketika Anda tidak mengkonsultasikan persyaratan dengan orang yang tepat di tim Anda. Sebagai contoh, beberapa persyaratan mungkin ternyata tidak layak secara teknis bahkan ketika ruang lingkup Anda sudah jelas, dan klien Anda telah memberikan lampu hijau. Inilah mengapa sangat penting bagi Anda:
Ingin mempelajari lebih lanjut tentang proses ini? Lihatlah halaman panduan untuk manajemen ruang lingkup proyek. Ini akan membantu Anda dalam mengelola cakupan dengan sukses.
Scope creep juga mungkin terjadi ketika Anda tidak memiliki prosedur yang ditetapkan untuk menangani permintaan perubahan. Atau mungkin Anda telah menetapkan beberapa aturan kontrol perubahan, namun para pemangku kepentingan tidak menyadarinya. Di bagian selanjutnya dari artikel blog ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang mengelola perubahan agar tidak menggagalkan proyek Anda.
Salah satu penyebab yang kurang diharapkan dari pergeseran ruang lingkup adalah ketika anggota tim Anda secara langsung dipengaruhi oleh klien untuk menambahkan fitur baru atau memperluas fitur yang sudah ada. Tekanan eksternal seperti itu bisa sulit diketahui oleh manajer proyek, terutama jika anggota tim tidak mengomunikasikannya secara transparan.
Bahaya lain yang mungkin terjadi adalah ketika para pemangku kepentingan menunjukkan keterlibatan yang bervariasi dalam proyek. Bayangkan sebuah situasi ketika klien Anda tidak terlalu memperhatikan ruang lingkup proyek selama tahap pengumpulan kebutuhan. Mungkin mereka sibuk dengan hal lain atau tidak benar-benar terlibat dalam proyek. Namun, begitu mereka melihat hasil pertama dari pekerjaan Anda, mereka tiba-tiba menjadi lebih terlibat dan mulai memunculkan fitur-fitur baru atau mendefinisikan ulang tujuan proyek. Anda dapat membayangkan bagaimana hal ini dapat dengan mudah menyebabkan pergeseran ruang lingkup.
Terakhir, kita harus menyebutkan pengaruh eksternal, yang sering kali berada di luar kendali Anda. Sulit untuk bersiap-siap menghadapi skenario yang tidak terduga, tetapi, sebagai manajer proyek, Anda harus memiliki beberapa rencana darurat yang disiapkan. Rencana ini akan membantu Anda mengelola perubahan meskipun perubahan itu mengejutkan Anda.
Seperti yang bisa Anda lihat, ada banyak kemungkinan penyebab terjadinya scope creep-daftar kami tentu saja tidak lengkap. Yang perlu Anda ingat, bahwa scope creep juga bisa terjadi akibat kombinasi berbagai faktor. Itulah mengapa, akan sangat berguna untuk mengetahui, bagaimana Anda bisa menghindari terjadinya scope creep.
Sebagai permulaan, mari kita katakan bahwa perubahan ruang lingkup bukanlah sesuatu yang harus Anda hindari dengan cara apa pun. Jika Anda bekerja di lingkungan yang gesit, maka Anda mungkin mengharapkan perubahan terjadi. Apa yang ingin Anda kurangi adalah hasil dari pertumbuhan ruang lingkup Anda yang tidak terkendali. Mari kita bahas beberapa strategi untuk mencegah perembetan ruang lingkup:
Beberapa manajer proyek mungkin merasa bahwa "menciptakan ruang lingkup proyek yang jelas" sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan-dan mereka ada benarnya. Untuk banyak proyek, terutama upaya inovatif, Anda mungkin tidak yakin 100% tentang seperti apa produk yang dihasilkan nantinya. Hal ini terjadi pada banyak proyek pengembangan perangkat lunak, di mana perubahan sering dilakukan berdasarkan umpan balik dan pengujian dari pengguna. Tim proyek menghadapi tantangan lain ketika mereka memutuskan untuk menggunakan teknologi mutakhir atau solusi eksperimental.
Namun, ini tidak berarti bahwa ruang lingkup pasti akan terjadi dalam skenario ini. Anda masih dapat meningkatkan peluang Anda untuk membangun ruang lingkup yang masuk akal dengan memulai dengan apa yang disebut fase penemuan proyek. Ini adalah periode di mana Anda dapat menguji hipotesis, menantang asumsi, atau membangun prototipe. Semuanya untuk memvalidasi ide-ide Anda dan memeriksa apakah solusi yang diusulkan layak.
Kita baru saja membahas beberapa praktik terbaik untuk menghindari pergeseran ruang lingkup, tetapi bagaimana jika Anda sudah mengalaminya? Mungkin hal ini dimulai dari permintaan perubahan yang tampaknya kecil, atau mungkin para pemangku kepentingan telah mengharapkan fitur tambahan sejak proyek dimulai. Mengelola scope creep sangat mungkin dilakukan, dan berikut adalah beberapa opsi untuk Anda.
Pertama-tama, scope creep mungkin terasa mengecewakan, tetapi ini bukan waktunya untuk menjadi pasif dan kalah. Proyek yang mengalami scope creep mungkin masih bisa berjalan dengan baik.
Pastikan Anda mencermati semua permintaan perubahan dan menganalisis konsekuensinya dengan cermat. Evaluasi bagaimana perubahan akan memengaruhi anggaran dan jadwal proyek Anda. Bahkan jika tim Anda telah menerapkan perubahan tertentu, tetap penting untuk menyelidiki potensi dampaknya terhadap sisa proyek Anda.
Ini juga merupakan waktu yang tepat untuk memperhatikan peramalan sumber daya. Permintaan perubahan mungkin juga mempengaruhi aspek proyek ini. Apakah Anda memiliki anggota tim yang cukup untuk menyelesaikan proyek ini? Apakah Anda perlu mempekerjakan/ mengalihdayakan beberapa orang? Pertimbangkan ketersediaan karyawan dan beban kerja tim ke dalam akun (baca tentang manajemen beban kerja). Anda tidak ingin menggunakan anggota tim Anda secara berlebihan dan bahkan berpotensi membuat mereka kelelahan karena ruang lingkup yang terlalu luas.
Strategi lain untuk menangani pergeseran ruang lingkup adalah dengan menghilangkan beberapa persyaratan awal. Jika backlog proyek Anda diprioritaskan, Anda harus dapat mengidentifikasi elemen-elemen yang dapat ditukar dengan elemen yang baru ditambahkan. Sebagai hasilnya, Anda dapat membeli waktu dan biaya tambahan untuk menyelesaikan proyek.
Ketika permintaan perubahan terus berdatangan, tim Anda mungkin akan sedikit bingung dengan ekspektasi proyek. Hal ini, pada gilirannya, dapat menyebabkan pelapisan emas dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas tertentu. Anda harus memeriksa ulang apakah setiap anggota tim memahami persyaratan proyek yang baru.
Jangan lupa untuk melihat gambaran besar proyek Anda. Ruang lingkup juga memengaruhinya. Mungkin sekarang masuk akal bagi Anda dan pemangku kepentingan proyek untuk mendiskusikan pembuatan sub-proyek atau meluncurkan MVP? Salah satu kelemahan dari scope creep adalah tim kehilangan momentum, dan proyek membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Memberikan bagian dari ruang lingkup proyek Anda sebagai rilis terpisah dapat membantu mendapatkan kembali momentum tersebut dan membuat tim Anda merasa lebih berhasil. Ada juga manfaat bisnis dari pendekatan ini: merilis MVP (produk yang layak minimum) lebih awal dapat membantu klien Anda menguji produk dan mendapatkan kesuksesan awal di antara para pelanggan.
Terakhir, meskipun Anda mengalami scope creep, Anda tetap harus memantau kesehatan proyek Anda secara teratur. Laporan proyek akan membantu Anda untuk mengevaluasi kinerja tim dan menghitung efek dari ruang lingkup yang berkembang.
Scope creep bukanlah fenomena yang langka. Sebagai manajer proyek, Anda hampir pasti akan menghadapinya pada suatu saat dalam karier Anda. Setengah dari responden yang disurvei oleh Project Management Institute pada tahun 2018 Survei Denyut Nadi Profesi telah mengalami penurunan cakupan dalam 12 bulan terakhir. Pada tahun 2020, edisi terbaru dari laporan ini menunjukkan bahwa perusahaan yang lebih matang dalam kapabilitasnya tidak terlalu terpengaruh oleh scope creep dibandingkan dengan organisasi dengan kematangan yang rendah (30% hingga 47%).
Wawasan ini tidak mengherankan, karena scope creep, meskipun berpotensi merugikan, dapat dikelola, terutama oleh manajer dan eksekutif proyek yang berpengalaman. Kami berharap artikel blog ini dapat membantu Anda menemukan cara untuk mengelola scope creep demi keuntungan tim Anda.
Ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen proyek? Mengapa Anda tidak memeriksa sumber daya lain untuk manajer proyek yang telah kami terbitkan:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...