Panduan Pemetaan Pikiran untuk Manajer Proyek

Untuk gambar yang lebih besar, klik di sini.

Pada awalnya, peta pikiran ini mungkin terlihat berantakan dan kacau, terutama jika Anda mendekatinya dengan cara Anda membaca dokumen (dari sudut kiri atau kanan atas). Peta pikiran harus dibaca dengan cara yang berbeda. Perhatikan lebih dekat: jika Anda mulai membacanya dari ide utama (menciptakan ruang kerja yang terorganisir) dan mengikuti cabang-cabang yang diberi kode warna, Anda dapat dengan mudah memahami pesannya.

Sekarang, bayangkan Anda adalah orang yang ingin menguraikan ide-ide mereka untuk ruang kerja yang terorganisir. Jika Anda memutuskan untuk menuliskan pemikiran Anda dengan cara tradisional dan linier, mungkin Anda harus mengatur ide-ide Anda terlebih dahulu jika Anda ingin tulisan Anda koheren. Sebaliknya, dengan peta pikiran, Anda bisa memulai dengan satu ide dan mengembangkannya secara organik. Lihat perbedaannya?

Mungkin ini adalah saat yang tepat untuk memperkenalkan Anda pada orang yang telah mempopulerkan pemetaan pikiran sebagai alat untuk pendidikan dan bisnis (termasuk manajemen proyek). Tony Buzan bukanlah orang pertama yang menggunakan diagram hirarkis untuk mengatur informasi, namun dia telah membuatnya menjadi sesuatu yang penting. Dia mempromosikan teknik ini dalam acara BBC "Use your head" yang disiarkan pada tahun 1970-an dan kemudian menjual jutaan kopi bukunya buku pada subjek tersebut. Buzan meninggal dunia pada tahun 2019, tetapi ide-idenya tetap hidup-Anda mungkin ingin melihat Tedx bicara tentang bagaimana otak kita bekerja (dan bagaimana peta pikiran memanfaatkannya). 

Manfaat menghubungkan pemetaan pikiran dan manajemen proyek

Membuat peta pikiran daripada catatan linear memiliki beberapa keuntungan. Kami telah menyebutkan bahwa peta dapat dikembangkan tanpa harus mengatur informasi terlebih dahulu-ini merupakan penghemat waktu dan pendorong produktivitas. Satu survei dari tahun 2019 melaporkan bahwa para eksekutif, rata-rata, 30% lebih produktif ketika menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran.

Peta pikiran memungkinkan Anda untuk melakukannya:

• Menghafal informasi secara efektif. Pemetaan pikiran dapat meningkatkan retensi informasi yang disertakan dalam diagram. Dalam satu studimahasiswa kedokteran dibagi menjadi dua kelompok dan diminta untuk menerapkan pemetaan pikiran (kelompok 1) dan "teknik belajar yang dipilih sendiri" (kelompok 2) pada sebuah bacaan sepanjang 600 kata. Ingatan mereka diukur langsung setelah tugas tersebut dan satu minggu kemudian. Ternyata, pengetahuan faktual pada kelompok "pemetaan" lebih besar 10% setelah satu minggu. 
• Gunakan asosiasi alami. Menggambar cabang-cabang yang tumbuh dari topik yang berbeda pada peta Anda, Anda mungkin dapat melihat hubungan dan kelompok yang tidak akan dapat Anda temukan dengan cara lain. Hal ini memungkinkan Anda untuk menginterpretasikan informasi Anda secara berbeda dan berpotensi mengidentifikasi bagian yang hilang.
• Mengatasi masalah yang kompleks. Ketika dihadapkan pada tantangan yang serius, kita sering kali tidak tahu harus memulai dari mana atau bagaimana cara mendekatinya. Para ahli manajemen proyek mungkin menyadari perasaan ini: sebuah proyek baru akan sering terasa seperti masalah yang rumit. Menggunakan peta pikiran untuk memvisualisasikan dan memecahnya menjadi beberapa topik, subtopik, dan lain-lain memungkinkan Anda untuk mengatasi tantangan ini selangkah demi selangkah.
• Masuk ke dalam detail tanpa kehilangan jejak gambaran besarnya. Ketika Anda memecah tema besar Anda menjadi beberapa bagian (misalnya, proyek menjadi beberapa tugas), Anda tetap harus mengingat tujuan utamanya, yaitu pertanyaan besar. Pemetaan pikiran adalah teknik yang sangat baik untuk memperhatikan detail-detail kecil, tetapi juga melihat gambaran besarnya-dalam hal ini secara harfiah.
• Memicu kreativitas Anda. Mungkin tidak mengherankan jika membuat peta pikiran adalah saluran kreatif yang sangat baik bagi orang-orang yang senang melakukan proyek kreatif. Bahkan jika Anda bukan tipe orang yang senang menggali simpanan alat tulis mereka, pemetaan pikiran sangat baik untuk otot kreatif Anda. Ini adalah cara yang mudah untuk menghasilkan banyak ide baru dan menghubungkannya untuk hasil yang lebih baik.

Pemetaan pikiran dalam manajemen proyek - contoh penggunaan

Kami telah menyinggung fakta bahwa manajemen proyek memiliki banyak kesempatan untuk memproses dan mengatur informasi: ini juga merupakan saat-saat yang tepat untuk menggunakan kemampuan pemetaan pikiran Anda. Kami telah mencantumkan beberapa di antaranya di bawah ini, tetapi jangan merasa dibatasi oleh daftar ini-jika Anda ingin membuat peta untuk acara yang berbeda, pasti akan memberikan banyak manfaat bagi Anda.

Sebagai Manajer Proyek, Anda dapat menggunakan pemetaan pikiran sejak awal di perencanaan proyek tahap. Buatlah peta pikiran untuk menyatukan semua informasi terkait proyek. Setiap cabang utama dapat mewakili proses manajemen proyek yang berbeda atau area yang berbeda dari proyek itu sendiri: risiko, pemangku kepentingan, sumber daya.

Peta seperti itu mungkin akan menjadi sangat umum, dan itu tidak masalah karena Anda tidak perlu membahasnya secara detail di sini. Setelah Anda memiliki gambaran besar, Anda dapat menggambar peta terpisah untuk setiap aspek proyek Anda. Bayangkan membuat peta pikiran manajemen proyek untuk ruang lingkup proyek Anda. Mulailah dengan cabang-cabang yang mewakili fungsi utama dari produk akhir dan kemudian memecahnya menjadi tugas-tugas tertentu. Menggunakan peta pikiran akan efektif pada setiap tahap manajemen ruang lingkup proyekmulai dari mengumpulkan persyaratan dari berbagai pemangku kepentingan hingga menyusunnya dan menguraikan tugas-tugasnya. Ketika daftar tugas Anda sudah siap, Anda dapat menggunakan peta tersebut untuk membuat bagan Gantt untuk proyek.

Berbicara tentang tugas-tugas: memetakannya di selembar kertas atau dalam perangkat lunak khusus dapat membantu Anda dengan memprioritaskan tugas proyek. Ketika Anda melihat semuanya, akan lebih mudah untuk memutuskan mana yang harus didahulukan. Struktur tugas yang divisualisasikan juga akan berguna ketika Anda ingin membiasakan anggota tim Anda dengan pekerjaan proyek mereka.

Setelah Anda memulai proyek, ingatlah untuk kembali ke peta Anda secara teratur. Peta ini dapat berfungsi sebagai pengingat, misalnya, risiko proyek dan tujuan bisnis utama. Anda juga dapat membuat peta pikiran yang akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan informasi terkait proyek yang terorganisir. Detail kontak, aset, dan tautan penting: sebagai manajer proyek, Anda ingin memiliki semua ini. Anda dapat melihat contoh peta semacam ini di sini.

Apa saja kasus penggunaan lain untuk pemetaan pikiran manajemen proyek?

• Fasilitasi pertemuan. Manajemen rapat yang efektif sangat penting ketika mengerjakan sebuah proyek: Di sinilah Anda bisa kehilangan atau menghemat banyak waktu.
• Peta pikiran dapat membantu Anda menyusun poin-poin yang dibicarakan selama rapat dan berfungsi sebagai catatan yang bagus setelah rapat.
• Pemecahan masalah. Entah Anda ingin memutuskan ke arah mana harus pergi atau mencari solusi untuk masalah yang dihadapi tim Anda, peta pikiran dapat membantu Anda mengatur fakta dan menemukan cara terbaik untuk melangkah maju.

Belajar. Sebagai manajer proyek, Anda perlu mempertajam keterampilan Anda dan mempelajari strategi manajemen proyek baru secara terus-menerus. Pemetaan pikiran memungkinkan Anda menyusun informasi baru dengan lebih baik dan menyegarkan pengetahuan Anda di kemudian hari.

Kiat untuk membuat peta pikiran yang efektif bagi manajer proyek

Elemen lain dari peta pikiran yang mungkin menarik perhatian Anda adalah penyertaan elemen visual: coretan, ikon, warna. Memang, Anda bisa membuat peta tanpa elemen-elemen tersebut. Namun, mungkin saja informasi visual lebih mudah dimengerti dan mudah diingat oleh Anda.

Jika Anda masih ragu untuk menggunakan coretan dan gambar pada peta Anda, Anda dapat mencoba latihan sederhana. Coba pikirkan sebuah apel. Berikan waktu beberapa detik untuk diri Anda sendiri, lalu cobalah untuk menganalisis apa yang dihasilkan oleh otak Anda. Anda tidak melihat huruf "A-P-P-L-E" dieja, bukan? Apa pun nama buah itu dalam bahasa ibu Anda, Anda mungkin melihat sebuah gambar, bukan huruf. Sebagai manusia, kita berpikir dalam gambar-itulah salah satu poin utama Tony Buzan. 

Jika Anda telah membaca panduan kami tentang pencatatan sketsa untuk manajer proyek (jika belum, pastikan untuk memeriksanya), Anda mungkin ingat bahwa membuat catatan sketsa bukanlah tentang seni, melainkan membuat informasi lebih mudah dipahami atau diingat. Hal yang sama berlaku untuk peta pikiran. Peta tidak harus indah: fungsinya lebih penting di sini. Saat Anda menggambar ikon, usahakan agar tetap sederhana dan mudah dikenali. Jika Anda ingin memasukkan elemen lucu dalam coretan Anda, lakukanlah - hal itu mungkin membantu Anda mengingat detail tertentu. Anda juga bisa berkreasi dengan font yang Anda gunakan, tetapi jaga agar tetap mudah dibaca. Cobalah untuk menghindari penggunaan terlalu banyak kata: jika Anda dapat meringkas sesuatu dengan satu kata kunci, lakukanlah.

Untuk kanvas yang akan Anda kerjakan, cobalah untuk tetap menggunakan kertas kosong/papan tulis/layar. Pola yang tercetak dapat membuat peta Anda kurang mudah dibaca. Orientasi lanskap pada kanvas Anda akan membantu Anda menyusun diagram dengan lebih baik.

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa cabang-cabang pada peta biasanya melengkung: hal ini dilakukan dengan sengaja. Begitu juga dengan praktik dari cabang yang tebal ke cabang yang lebih tipis.

Tips pemetaan pikiran ini (dan beberapa lainnya) telah divisualisasikan melalui, Anda dapat menebaknya, peta pikiran oleh Dasar-dasar Pembelajaran:

[/

Pemetaan pikiran untuk manajer proyek - alat yang berguna

Daftar alat bantu Anda dapat dibatasi pada selembar kertas dan pena. Anda bisa membuat peta pikiran yang solid hanya dengan dua alat ini. Tentu saja, jika Anda ingin membuat peta yang berwarna-warni, Anda akan menghargai krayon, stabilo, dan pena kuas. Yang terakhir ini sangat bagus untuk menggambar cabang yang melengkung.

Ketika Anda ingin membuat proyek Anda pada kanvas yang lebih besar, gunakan papan tulis atau flipchart. Anda akan memiliki lebih banyak ruang untuk bekerja, ditambah lagi, Anda bisa menggunakan font yang lebih besar agar gambar Anda mudah dibaca.

Ada banyak perdebatan mengenai keefektifan catatan yang ditulis tangan vs catatan yang dibuat oleh komputer. Dan ya, penelitian menunjukkan bahwa menggunakan tangan Anda sendiri dapat memperkuat proses pembelajaran. Namun, bagi banyak manajer proyek, menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran online akan lebih nyaman. Anda memiliki cukup banyak alat yang dapat dipilih, termasuk di antaranya:

• MindMeister - yang memungkinkan Anda membuat hingga 3 peta pikiran dalam paket gratis mereka. Jika Anda mencari solusi manajemen proyek yang lebih komprehensif, Anda bisa pasangan MindMeister dengan MeisterTask, sebuah alat bantu manajemen tugas.
• Lucidchart - solusi ini memungkinkan Anda untuk membuat tidak hanya peta pikiran manajemen proyek tetapi juga diagram alir dan diagram visual lainnya yang dapat Anda dan anggota tim Anda gunakan di seluruh siklus hidup proyek.
• Zenkitu - ini adalah alat yang telah kami sertakan dalam rangkuman proyek kami alat perencanaan. Setelah Anda membuat peta dengan Zenkit, Anda dapat dengan mudah mengubahnya menjadi papan Kanban atau tampilan kalender.

Kami harap artikel blog ini meyakinkan Anda bahwa pemetaan pikiran dapat membantu Anda merencanakan proyek dengan lebih baik dan menyelesaikan banyak masalah. Anda bisa menggunakannya di berbagai bidang manajemen proyek: mulai dari merencanakan proyek hingga mengatur tugas hingga menyelesaikan konflik.

Apakah Anda sudah membuat peta pikiran manajemen proyek yang ingin Anda bagikan? Kirimkan kepada kami dengan menggunakan obrolan di sudut layar Anda! Kami akan dengan senang hati menampilkannya di artikel ini.